Slackで特定の投稿があったら、Asanaでタスクを自動で作成する
試してみる
「また口頭での依頼か…。ちゃんとタスクに落とさないと忘れちゃうんだよな」
そんなふうに感じたことはありませんか？Asanaは便利だけど、手動でタスクを登録するのは地味に手間がかかります。Slackでやりとりした内容や、HubSpotでの顧客対応のステータス変更、さらには週次レポートの締切リマインドなど「これ自動でAsanaにタスク化できたら…」と思う場面は意外と多いものです。
この記事では、Asanaへのタスク作成を自動化する具体的な方法を画像付きで詳しく解説 していきます。普段のコミュニケーションやルーチン業務をそのままタスクに変換して、タスク登録の“ひと手間”をまるごと削減してみませんか？
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaへのタスク作成を自動化する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
Slackで特定の投稿があったら、Asanaでタスクを自動で作成する
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Asanaのタスク作成を自動化する方法
普段お使いの様々なツールやタイミングに合わせて、Asanaへのタスク作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
チャットツールの情報を使ってAsanaにタスクを作成する
Slackなどのチャットツールでの特定のコミュニケーションを起点にして、Asanaにタスクを自動で作成する フローです。
Slackで特定の投稿があったら、Asanaでタスクを自動で作成する
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データベース/CRMサービスのデータを使ってAsanaにタスクを作成する
HubSpotなどのCRMやデータベースサービスの情報更新をトリガーとして、Asanaに関連タスクを自動生成する ことも可能です。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、Asanaでタスクを自動で作成する
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スケジュールを起点にAsanaにタスクを作成する
特定の日時や繰り返しスケジュールを設定し、Asanaに定期的なタスクを自動で作成する ことも。
指定日時にAsanaで定期的なタスクを自動で作成する
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SlackからAsanaにタスクを自動作成するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Slackで特定の投稿があった際にAsanaでタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
AsanaとSlackのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなる投稿と各アクション（データ抽出・タスク追加）の設定
フロー稼働の準備
Slackで特定の投稿があったら、Asanaでタスクを自動で作成する
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ステップ1：AsanaとSlackのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいAsanaアカウントとSlackアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではAsana）を検索して選択。
Asanaのサインイン画面が表示されます。
YoomからAsanaへのアクセス権限を確認し、「許可」をクリック。
連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
続けて、Slackもマイアプリに登録していきます。
アプリ一覧画面でSlackを検索して選択。
Slackのサインイン画面で、連携させるワークスペースにサインイン。
連携させるワークスペースを右上のプルダウンから選択し、トリガーとなるメッセージを投稿するチャンネルを下部のプルダウンから選択。
YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。
連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。 このフローで使用する2つのアプリのマイアプリ登録が完了したら、テンプレートのコピーに進みましょう。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
Slackで特定の投稿があったら、Asanaでタスクを自動で作成する
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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなる投稿の設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メッセージ投稿）を設定していきます。
Slackの「指定したテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。こちらのヘルプページ をご覧ください。
「チャンネルID」にトリガーとなるメッセージを投稿するチャンネルのIDを設定。こちらの記事 をご参照ください
トリガー条件の「テキスト」に任意のキーワードを設定。
設定を終えたら、Slackの指定したチャンネルに、Asanaに追加したいタスクの内容を投稿してください。
「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」に投稿されたメッセージの情報が追加されます。
手順7で投稿したメッセージの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これでトリガーとなる投稿の設定が完了しました。
ステップ4：データの抽出
ステップ3で取得した情報から、タスク追加に使用するデータを抽出していきます。
AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
目的に応じて「変換タイプ」を選択。
「次へ」をクリック。
「対象のテキスト」にはデフォルトで、ステップ3で取得したメッセージの内容が設定されています。こちらのヘルプページ をご覧ください。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を設定。
設定を終えたら、「テスト」をクリック
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目がメッセージから抽出され、「取得した値」に追加されます。
抽出したいデータが取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ5：タスクの追加
では、抽出したデータを用いてAsanaにタスクを追加しましょう。
Asanaの「タスクを追加」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「タスク名」にステップ4で取得したタスク名を設定。
「プロジェクトID」にタスクを追加するプロジェクトのIDを設定。
「セクションID」にタスクのセクションのIDを設定。
その他の項目も、必要に応じて設定してください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功したら、Asanaの指定したプロジェクトを確認しましょう。
指定した通りにタスクが追加されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
AsanaのAPIを使ったその他の自動化例 AsanaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Asanaを使った自動化例 Google フォームに入力された情報をAsanaにタスクとして自動登録したり、Asanaで作成されたタスクの内容をGoogle スプレッドシートに同期させたりすることができます。また、Asanaで新しいタスクが追加された際にGitHubにIssueを作成したり、Salesforceで新規リードが登録されたタイミングでAsanaに関連タスクを生成したりと、他のアプリケーションと連携することで業務の一貫性と抜け漏れ防止を実現できます。
Asanaで新しいタスクが作成されたらGitHubのIssueを自動作成する
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Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
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Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
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Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、Asanaにタスクを追加する
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Salesforceの新規リード情報をAsanaにタスクとして自動登録する
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まとめ この記事では、「Asanaへのタスク作成を自動化する方法」 について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したAsanaとの連携テンプレート以外にも、さまざまなツールと組み合わせて業務を自動化できるテンプレートが多数用意されています。 スケジュールに応じた通知、フォーム入力を起点にした処理、チャットでの依頼をタスク化するなど、実際の業務に即した自動化が簡単に実現できるのが魅力です。
「タスク登録の手間を減らしたい」「チーム全体の抜け漏れをなくしたい」「繰り返し作業を自動化したい」 とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。面倒な設定なしですぐに始められます！
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