【プログラミング不要】OCRを使ってZoomミーティングを自動作成する方法

フォームで受け取った添付ファイルをOCR処理し、Zoomミーティングを自動作成する

YoomフォームやGoogleフォームなどからファイルを受信すると、自動的にOCRで内容を読み取り、Zoomミーティングを作成することも可能！
フォームからの問い合わせや申し込みに対して、スムーズにオンライン面談や説明会を設定したい場合などに便利です。

チャットツールで受け取った添付ファイルをOCR処理し、Zoomミーティングを自動作成する

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで共有されたファイルをOCRで読み取り、Zoomミーティングを自動作成することもできます。
チャットで依頼を受けてミーティングを設定する際も、ファイルの内容確認や情報を転記する手間を省き、スピーディーなミーティング設定をサポートします。

Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomミーティングを自動作成するフローを作ってみよう

今回は例として、「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する」業務フローを自動化していきます。
この自動化を活用すれば、Gmailに特定の条件（件名や送信元など）でメールが届いた際に、添付されているPDFや画像ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報（例：氏名、希望日時、議題など）を使ってZoomミーティングを自動で作成できるようになります。

ご紹介する自動化は、ノーコードツールYoomを使って、業務フローを自動化するためのフローボットを作成して実現していきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう！

[Yoomとは]

今回の自動化フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとZoomのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：GmailとZoomをマイアプリ登録

はじめに、GmailとZoomをYoomと連携するためのマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

【Gmailのマイアプリ登録】

Yoomにログイン後、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択してください。

検索窓にGmailと入力し、表示された候補からGmailを選択します。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押しましょう。

アカウント選択画面になるので、Yoomと連携するアカウントを選択します。
連携したいアカウントが候補に表示されない場合は、「別のアカウントを使用」を選択し、使用したいGoogleアカウントにログインしてくださいね！

下図の画面が表示され、Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので、「すべて選択」をクリックしてください。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を押しましょう。

これで、Gmailのマイアプリ登録は完了です！

【Zoomのマイアプリ登録】

先ほど同様に「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にZoomと検索し、Zoom(OAuth)を選択してください。

‍「Client ID」と「Client secret」を入力し、「追加」をクリックします。
※Client IDとClient secretの取得方法は、こちらをご参照ください。

Zoomのアクセス認証ページで「Allow」をクリックしてZoomのマイアプリ登録完了です！

マイアプリ欄にGmailとZoomが表示されていれば、Yoomとの連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際に自動化フローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようにするためにテンプレートを利用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、Yoomのワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、下図のポップアップが表示されます。「OK」をクリックして設定を進めましょう！

ステップ3：Gmailのトリガー設定

最初の設定です！
ここでは、Gmailに特定のラベルのメールを受信したら、フローボットが自動的に起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

クリックすると、下図のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションはそのままにして「次へ」をクリックしましょう！

次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
「特定のラベルがついたメール」がトリガーになるため、まだラベルの作成が済んでいない場合は、一旦Gmailの画面に移り、先にラベルの作成をしましょう！

【事前準備】
‍Gmailのラベル作成とテスト用メール送信

1. Gmailのラベル作成

今回は下図赤枠の「Yoom」というラベルを作成してみました。
このラベルにメールが受信されると、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。

2. テスト用のメール送信

下図のような会議案内ファイルを、テスト用に送信しておきました。
テスト用なので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！

Gmailの設定が完了したら、Yoomの画面に戻って各項目を入力していきましょう。

• 「トリガーの起動時間」を任意で設定してください。今回は5分で設定をしてみました！
  ※ご利用中のプランによって選択できる最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
• 「ラベル」は入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど作成したラベルを選択します。ここで設定したラベルにメールが届くと、フローボットが自動的に起動するようになります。

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。テストが成功すると、テスト用に送信しておいたメールの情報が、アウトプットとして取得されます。正しく情報が取得できていることを確認しましょう。

最後に「保存する」をクリックし、Gmailのトリガー設定は完了です！

ステップ4：OCRを使ったテキスト抽出設定

続いて、メールに添付されているファイルから、OCR技術を使ってテキストデータを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
• 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
  ※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。

まず「ファイルの添付方法」を選択します。
Gmailで取得したファイルを使用するため、下図のように設定してください。

次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
ここで設定した項目のテキストデータが抽出され、抽出したデータを使ってZoomミーティングを作成していくので、ミーティングを作成するために必要な情報を設定してください。

今回は以下のように設定してみました。入力する際は、入力欄下の注釈を参考にして入力してみてくださいね！

使用するAIを任意で選択してください。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。

各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。
抽出したいテキストデータが取得できていることを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
※OCRを使った「画像・PDFから文字を読み取る」設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。

これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！

ステップ5：Zoomのミーティング作成設定

いよいよ最後の設定です！
ここでは、OCRで読み取った情報を使って、Zoomでミーティングを作成する設定を行います。「ミーティングを作成」をクリックしてください。

以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
実行アクションは変更せず、次に進みましょう！

続いて、API接続設定を行います。
「メールアドレス」には、お使いのZoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
トピック、会議の説明、開始日時には、先ほど「画像・PDFから文字を読み取る」設定で取得したアウトプットが設定されています。

※以下の画像は、例として、「開始日時」をアウトプットから引用して設定する方法です。
入力欄をクリックすると「取得した値」が表示されるので、ここから前の設定で取得したアウトプットのデータを引用できますよ！

  会議時間はデフォルトで60分と設定されていますので、変更する場合は任意の値を入力してください。

入力完了後、テストをします。
テストが成功すると、自動作成されたZoomミーティングの情報がアウトプットとして取得できます。

Zoomの画面に移り、作成されたミーティングの内容を確認しましょう。

きちんと作成されていますね！
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認

すべての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
早速フローを起動させる場合は「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットの動作チェックをしましょう！

あとで起動させる場合は「あとで」を選択します。フローボットの設定画面左上にあるトリガースイッチから、トリガーの「ON／OFF」の切り替えが可能です。

以上が、「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する」方法でした！

ZoomやOCRを活用したその他の自動化例

Yoomには今回ご紹介した業務フローの自動化以外にも、ZoomやOCRを活用した業務自動化を実現できるテンプレートが、豊富に用意されています。
今回はその一部をご紹介！気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして気軽にお試しください。

Zoomを使ったその他の便利な自動化例

今回ご紹介したOCRとの連携以外にも、様々なツールと連携して多様な業務フローを自動化することができます。
たとえば、会議終了後に自動で文字起こしをしてデータベースに保存したり、データベースに情報が追加されたら、Zoomのウェビナーに登録者を追加したりすることも可能。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを活用して、最適なフローを構築してみてくださいね！

OCRを使ったその他の便利な自動化例

こちらも、Zoomとの連携以外にも様々なツールとの連携が可能です。
ファイルや名刺画像、書類など、多様なデータを自動でOCR処理し、チャットツールに通知したり、データベースに追加することができます。
ぜひこの機会に、OCR技術を活用した便利な業務フローの自動化を体験してみてくださいね。

まとめ

いかがでしたか？今回は、メールやフォーム、チャットツールで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、その情報を使ってZoomミーティングを自動作成する方法を解説しました。オンラインミーティングが当たり前になってきた今、ミーティングの設定は頻繁に発生する業務ですが、手作業では時間がかかり、ミスも起こりがちですよね。
今回ご紹介したような自動化を取り入れることで、こうした日々のちょっとした手間やストレスから解放されるかもしれません。

Yoomを使えば、便利な自動化フローの構築もプログラミング不要で可能に！
「本当に簡単に設定できる？」「他にどんな業務を自動化できるの？」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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ミーティング設定業務の効率化はもちろん、OCR技術を活用すれば、請求書処理、名刺管理、契約書管理など、様々な業務フローが自動化でき、効率的な業務運営を実現できるでしょう。
この機会に自動化を取り入れて、業務効率の改善を体感してみてください。