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【プログラミング不要】OCRを使ってZoomミーティングを自動作成する方法
オンラインでの打ち合わせや商談が当たり前になった今、Zoomミーティングの設定に意外と時間を取られていませんか？メールやチャット、フォームなどで受け取った申込書や面談希望の内容を見ながらミーティングを設定するのは、手作業だと情報入力やコピペが結構大変ですよね。日時や参加者、議題といった情報を正確に転記し、招待メールを作成・送信する… この一連の作業には手間も多くかかり、うっかりミスや設定漏れのリスクもあります。
そんな課題の解決には、ZoomとOCRを組み合わせた業務フローの自動化がおすすめ！
本記事では、様々なツールから受け付けたファイルを自動でOCR処理し、Zoomミーティングを自動作成する方法を詳しく解説します。
プログラミング不要で実現できるので、非エンジニアの方もご安心ください！ぜひ最後までチェックして、業務効率を改善する参考にしてみてくださいね。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、「メールやフォームなどで受け取った添付ファイルの内容をOCRで読み取り、Zoomミーティングを自動作成する」業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
すぐに試してみたい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして早速始めましょう！
■概要
Gmailで受信した申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- OCR技術を活用して、書類の文字情報をデータ化し業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からZoomミーティング作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前工程で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で情報を読み取る際、利用するAIエンジンを任意で選択できるため、読み取りたい書類の種類に応じて精度や処理速度の調整が可能です。
- Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや議題（説明文）に、OCR機能で読み取った顧客名や申し込み内容といった情報を動的に埋め込むことが可能です。
■概要
Gmailで受信した申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- OCR技術を活用して、書類の文字情報をデータ化し業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からZoomミーティング作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前工程で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で情報を読み取る際、利用するAIエンジンを任意で選択できるため、読み取りたい書類の種類に応じて精度や処理速度の調整が可能です。
- Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや議題（説明文）に、OCR機能で読み取った顧客名や申し込み内容といった情報を動的に埋め込むことが可能です。
様々なツールから受け付けたファイルをOCR処理し、Zoomミーティングを自動作成する方法
メール、フォーム、チャットツールなど、様々な方法で受け取る多様なファイル。その内容をOCRで読み取り、Zoomミーティングの作成を自動化できるテンプレートの具体的な例をいくつか紹介していきます。
たとえば、メールで届いたPDFの申込書から顧客名や希望日時を読み取って、自動でZoomミーティングを設定する、といったことが可能に！あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、自動化を気軽に試してみてくださいね。
メールの添付ファイルをOCR処理し、Zoomミーティングを自動作成する
GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイル（例：打ち合わせ依頼書、申込書など）を自動でOCR処理し、抽出した情報をもとにZoomミーティングを作成することができます。
メールを確認して手動でミーティング設定を行う手間を削減できるため、より迅速な対応が可能になるでしょう。
■概要
Gmailで受信した申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- OCR技術を活用して、書類の文字情報をデータ化し業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からZoomミーティング作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前工程で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で情報を読み取る際、利用するAIエンジンを任意で選択できるため、読み取りたい書類の種類に応じて精度や処理速度の調整が可能です。
- Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや議題（説明文）に、OCR機能で読み取った顧客名や申し込み内容といった情報を動的に埋め込むことが可能です。
■概要
Outlookで受信した申込書や注文書などの添付ファイルを開き、内容を確認して手動でZoomミーティングを作成する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルをOCR機能で自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動作成できます。これにより、面倒な手作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- 添付ファイルの確認や転記作業における入力ミスや設定漏れなどの課題を解消したい方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信からZoomのミーティング作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能でファイル内容を直接読み取るため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続けて「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションで、OCR機能で抽出した情報をもとにミーティングを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイルから抽出する項目（氏名、日時、メールアドレスなど）を任意でカスタムすることが可能です。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるZoomアカウントのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信した申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- OCR技術を活用して、書類の文字情報をデータ化し業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からZoomミーティング作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前工程で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で情報を読み取る際、利用するAIエンジンを任意で選択できるため、読み取りたい書類の種類に応じて精度や処理速度の調整が可能です。
- Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや議題（説明文）に、OCR機能で読み取った顧客名や申し込み内容といった情報を動的に埋め込むことが可能です。
■概要
Outlookで受信した申込書や注文書などの添付ファイルを開き、内容を確認して手動でZoomミーティングを作成する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルをOCR機能で自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動作成できます。これにより、面倒な手作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- 添付ファイルの確認や転記作業における入力ミスや設定漏れなどの課題を解消したい方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信からZoomのミーティング作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能でファイル内容を直接読み取るため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続けて「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションで、OCR機能で抽出した情報をもとにミーティングを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイルから抽出する項目（氏名、日時、メールアドレスなど）を任意でカスタムすることが可能です。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるZoomアカウントのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け取った添付ファイルをOCR処理し、Zoomミーティングを自動作成する
YoomフォームやGoogleフォームなどからファイルを受信すると、自動的にOCRで内容を読み取り、Zoomミーティングを作成することも可能！
フォームからの問い合わせや申し込みに対して、スムーズにオンライン面談や説明会を設定したい場合などに便利です。
■概要
フォームからの問い合わせや申し込み後、添付ファイルの内容を確認し、手動でZoomミーティングを設定する作業は手間がかかる上に、対応の遅れや転記ミスにつながりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると添付ファイルの内容がOCR機能によって自動で読み取られ、その情報をもとにZoomミーティングが即座に作成されるため、迅速かつ正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応で、添付ファイルの確認と日程調整に手間を感じている営業やカスタマーサポート担当の方
- 手作業によるZoomミーティング設定での、URLの払い出しミスや参加者情報の入力間違いを防止したい方
- 申し込みからオンライン面談までを自動化し、顧客体験を向上させたいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からZoomミーティング作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の日程調整業務の時間を短縮できます。
- 手作業での情報確認や転記が不要になることで、日時や参加者情報の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付用の項目を設けます。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受信したファイルを指定して「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を活用してミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（氏名や連絡先など）を任意で指定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるZoomアカウントのメールアドレスを任意で設定できます。
■注意事項
・ZoomとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報や添付ファイルを確認し、手動でZoomミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。特に、添付された書類から情報を転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると添付ファイルがAI-OCRで自動的に読み取られ、その内容に基づいてZoomミーティングが作成されるため、一連の作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoomを使い、面談や打ち合わせの日程調整を行っている担当者の方
- 添付された書類の内容を手作業で確認し、ミーティング設定をしている方
- 申し込み受付から日程調整までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から添付ファイルの読み取り、ミーティング作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りで情報を連携するため、手作業でのデータ転記による入力間違いや設定漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームへの回答のみをトリガーとして起動させることが可能です。
- OCR機能で情報を読み取るオペレーションでは、読み取り精度に応じてAIエンジンを任意で選択できます。これにより、読み取る書類の種類に応じて最適なエンジンを利用できます。
■注意事項
- Googleフォーム、ZoomをYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
フォームからの問い合わせや申し込み後、添付ファイルの内容を確認し、手動でZoomミーティングを設定する作業は手間がかかる上に、対応の遅れや転記ミスにつながりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると添付ファイルの内容がOCR機能によって自動で読み取られ、その情報をもとにZoomミーティングが即座に作成されるため、迅速かつ正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応で、添付ファイルの確認と日程調整に手間を感じている営業やカスタマーサポート担当の方
- 手作業によるZoomミーティング設定での、URLの払い出しミスや参加者情報の入力間違いを防止したい方
- 申し込みからオンライン面談までを自動化し、顧客体験を向上させたいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からZoomミーティング作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の日程調整業務の時間を短縮できます。
- 手作業での情報確認や転記が不要になることで、日時や参加者情報の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付用の項目を設けます。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受信したファイルを指定して「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を活用してミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（氏名や連絡先など）を任意で指定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるZoomアカウントのメールアドレスを任意で設定できます。
■注意事項
・ZoomとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み情報や添付ファイルを確認し、手動でZoomミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。特に、添付された書類から情報を転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると添付ファイルがAI-OCRで自動的に読み取られ、その内容に基づいてZoomミーティングが作成されるため、一連の作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoomを使い、面談や打ち合わせの日程調整を行っている担当者の方
- 添付された書類の内容を手作業で確認し、ミーティング設定をしている方
- 申し込み受付から日程調整までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から添付ファイルの読み取り、ミーティング作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りで情報を連携するため、手作業でのデータ転記による入力間違いや設定漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームへの回答のみをトリガーとして起動させることが可能です。
- OCR機能で情報を読み取るオペレーションでは、読み取り精度に応じてAIエンジンを任意で選択できます。これにより、読み取る書類の種類に応じて最適なエンジンを利用できます。
■注意事項
- Googleフォーム、ZoomをYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールで受け取った添付ファイルをOCR処理し、Zoomミーティングを自動作成する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで共有されたファイルをOCRで読み取り、Zoomミーティングを自動作成することもできます。
チャットで依頼を受けてミーティングを設定する際も、ファイルの内容確認や情報を転記する手間を省き、スピーディーなミーティング設定をサポートします。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで受け取った申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを設定していませんか。この一連の作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackに投稿されたファイルをAI-OCRが自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを作成するまでを自動化できるため、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを設定している方
- ミーティング設定のような定型業務に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
- SlackとZoomを連携させ、文字起こしを含めた業務フローの自動化を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からZoomミーティング作成までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の作業時間を短縮することができます。
- OCR機能がファイルから文字情報を正確に抽出するため、手入力による転記ミスやミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続いて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい特定のチャンネルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題（説明文）に、前工程で取得した情報を動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりすることができます。
■注意事項
- Slack、ZoomとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft Teamsで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを確認し、手動でZoomミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。特にファイルから必要な情報を転記する作業は、ミスが発生しやすく注意が必要です。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたファイルをAIが自動でOCR処理し、その情報をもとにZoomミーティングを即座に作成するため、一連の定型業務を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受け取った添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- ファイルの内容確認からミーティング設定までの転記作業に、手間やヒューマンエラーを感じている方
- OCR技術を活用して、Microsoft TeamsとZoom間の連携業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、OCRによる文字読み取りからZoomミーティング作成までが自動化され、手作業の時間を短縮することができます。
- 添付ファイルからの情報転記が不要になるため、会議の議題や参加者情報などの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、ZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルをダウンロードします。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、添付ファイルの有無や特定のキーワードを含むメッセージなど、後続の処理を開始する条件を任意で設定してください。
- AI機能によるOCRのアクションでは、読み取るファイルからどの項目（例：氏名、会社名など）を抽出するかを具体的に指定し、使用するAIモデルや言語も任意で選択することが可能です。
- このワークフローに、作成したミーティング情報を通知するアクションを追加する場合、Microsoft Teamsの通知先チャネルやメッセージ本文、メンションするユーザーなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、ZoomとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで受け取った申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを設定していませんか。この一連の作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackに投稿されたファイルをAI-OCRが自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを作成するまでを自動化できるため、面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを設定している方
- ミーティング設定のような定型業務に時間を取られ、コア業務に集中できていない方
- SlackとZoomを連携させ、文字起こしを含めた業務フローの自動化を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からZoomミーティング作成までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の作業時間を短縮することができます。
- OCR機能がファイルから文字情報を正確に抽出するため、手入力による転記ミスやミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続いて、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい特定のチャンネルを任意で指定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピックや議題（説明文）に、前工程で取得した情報を動的に埋め込んだり、固定の案内文を設定したりすることができます。
■注意事項
- Slack、ZoomとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft Teamsで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを確認し、手動でZoomミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。特にファイルから必要な情報を転記する作業は、ミスが発生しやすく注意が必要です。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたファイルをAIが自動でOCR処理し、その情報をもとにZoomミーティングを即座に作成するため、一連の定型業務を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受け取った添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- ファイルの内容確認からミーティング設定までの転記作業に、手間やヒューマンエラーを感じている方
- OCR技術を活用して、Microsoft TeamsとZoom間の連携業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、OCRによる文字読み取りからZoomミーティング作成までが自動化され、手作業の時間を短縮することができます。
- 添付ファイルからの情報転記が不要になるため、会議の議題や参加者情報などの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、ZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルをダウンロードします。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、添付ファイルの有無や特定のキーワードを含むメッセージなど、後続の処理を開始する条件を任意で設定してください。
- AI機能によるOCRのアクションでは、読み取るファイルからどの項目（例：氏名、会社名など）を抽出するかを具体的に指定し、使用するAIモデルや言語も任意で選択することが可能です。
- このワークフローに、作成したミーティング情報を通知するアクションを追加する場合、Microsoft Teamsの通知先チャネルやメッセージ本文、メンションするユーザーなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、ZoomとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomミーティングを自動作成するフローを作ってみよう
今回は例として、「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する」業務フローを自動化していきます。
この自動化を活用すれば、Gmailに特定の条件（件名や送信元など）でメールが届いた際に、添付されているPDFや画像ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報（例：氏名、希望日時、議題など）を使ってZoomミーティングを自動で作成できるようになります。
ご紹介する自動化は、ノーコードツールYoomを使って、業務フローを自動化するためのフローボットを作成して実現していきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう！
[Yoomとは]
今回の自動化フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとZoomのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
■概要
Gmailで受信した申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- OCR技術を活用して、書類の文字情報をデータ化し業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からZoomミーティング作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前工程で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で情報を読み取る際、利用するAIエンジンを任意で選択できるため、読み取りたい書類の種類に応じて精度や処理速度の調整が可能です。
- Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや議題（説明文）に、OCR機能で読み取った顧客名や申し込み内容といった情報を動的に埋め込むことが可能です。
■概要
Gmailで受信した申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- OCR技術を活用して、書類の文字情報をデータ化し業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からZoomミーティング作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前工程で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で情報を読み取る際、利用するAIエンジンを任意で選択できるため、読み取りたい書類の種類に応じて精度や処理速度の調整が可能です。
- Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや議題（説明文）に、OCR機能で読み取った顧客名や申し込み内容といった情報を動的に埋め込むことが可能です。
ステップ1：GmailとZoomをマイアプリ登録
はじめに、GmailとZoomをYoomと連携するためのマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
【Gmailのマイアプリ登録】
Yoomにログイン後、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択してください。
検索窓にGmailと入力し、表示された候補からGmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押しましょう。
アカウント選択画面になるので、Yoomと連携するアカウントを選択します。
連携したいアカウントが候補に表示されない場合は、「別のアカウントを使用」を選択し、使用したいGoogleアカウントにログインしてくださいね！
下図の画面が表示され、Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので、「すべて選択」をクリックしてください。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を押しましょう。
これで、Gmailのマイアプリ登録は完了です！
【Zoomのマイアプリ登録】
先ほど同様に「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にZoomと検索し、Zoom(OAuth)を選択してください。
「Client ID」と「Client secret」を入力し、「追加」をクリックします。
※Client IDとClient secretの取得方法は、こちらをご参照ください。
Zoomのアクセス認証ページで「Allow」をクリックしてZoomのマイアプリ登録完了です！
マイアプリ欄にGmailとZoomが表示されていれば、Yoomとの連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際に自動化フローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようにするためにテンプレートを利用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Gmailで受信した申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- OCR技術を活用して、書類の文字情報をデータ化し業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からZoomミーティング作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前工程で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で情報を読み取る際、利用するAIエンジンを任意で選択できるため、読み取りたい書類の種類に応じて精度や処理速度の調整が可能です。
- Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや議題（説明文）に、OCR機能で読み取った顧客名や申し込み内容といった情報を動的に埋め込むことが可能です。
■概要
Gmailで受信した申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- OCR技術を活用して、書類の文字情報をデータ化し業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なミーティング設定業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からZoomミーティング作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前工程で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で情報を読み取る際、利用するAIエンジンを任意で選択できるため、読み取りたい書類の種類に応じて精度や処理速度の調整が可能です。
- Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや議題（説明文）に、OCR機能で読み取った顧客名や申し込み内容といった情報を動的に埋め込むことが可能です。
クリックすると、Yoomのワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、下図のポップアップが表示されます。「OK」をクリックして設定を進めましょう！
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここでは、Gmailに特定のラベルのメールを受信したら、フローボットが自動的に起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
クリックすると、下図のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションはそのままにして「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
「特定のラベルがついたメール」がトリガーになるため、まだラベルの作成が済んでいない場合は、一旦Gmailの画面に移り、先にラベルの作成をしましょう！
【事前準備】
Gmailのラベル作成とテスト用メール送信
1. Gmailのラベル作成
今回は下図赤枠の「Yoom」というラベルを作成してみました。
このラベルにメールが受信されると、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。
2. テスト用のメール送信
下図のような会議案内ファイルを、テスト用に送信しておきました。
テスト用なので、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！
Gmailの設定が完了したら、Yoomの画面に戻って各項目を入力していきましょう。
- 「トリガーの起動時間」を任意で設定してください。今回は5分で設定をしてみました！
※ご利用中のプランによって選択できる最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。 - 「ラベル」は入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど作成したラベルを選択します。ここで設定したラベルにメールが届くと、フローボットが自動的に起動するようになります。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。テストが成功すると、テスト用に送信しておいたメールの情報が、アウトプットとして取得されます。正しく情報が取得できていることを確認しましょう。
最後に「保存する」をクリックし、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：OCRを使ったテキスト抽出設定
続いて、メールに添付されているファイルから、OCR技術を使ってテキストデータを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは一部有料プランで利用可能な機能です。他プランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
- 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
詳細設定の画面に遷移したら、注意事項を確認しましょう。
まず「ファイルの添付方法」を選択します。
Gmailで取得したファイルを使用するため、下図のように設定してください。
次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
ここで設定した項目のテキストデータが抽出され、抽出したデータを使ってZoomミーティングを作成していくので、ミーティングを作成するために必要な情報を設定してください。
今回は以下のように設定してみました。入力する際は、入力欄下の注釈を参考にして入力してみてくださいね！
使用するAIを任意で選択してください。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。
各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。
抽出したいテキストデータが取得できていることを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
※OCRを使った「画像・PDFから文字を読み取る」設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！
ステップ5：Zoomのミーティング作成設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、OCRで読み取った情報を使って、Zoomでミーティングを作成する設定を行います。「ミーティングを作成」をクリックしてください。
以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
実行アクションは変更せず、次に進みましょう！
続いて、API接続設定を行います。
「メールアドレス」には、お使いのZoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
トピック、会議の説明、開始日時には、先ほど「画像・PDFから文字を読み取る」設定で取得したアウトプットが設定されています。
※以下の画像は、例として、「開始日時」をアウトプットから引用して設定する方法です。
入力欄をクリックすると「取得した値」が表示されるので、ここから前の設定で取得したアウトプットのデータを引用できますよ！
会議時間はデフォルトで60分と設定されていますので、変更する場合は任意の値を入力してください。
入力完了後、テストをします。
テストが成功すると、自動作成されたZoomミーティングの情報がアウトプットとして取得できます。
Zoomの画面に移り、作成されたミーティングの内容を確認しましょう。
きちんと作成されていますね！
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
すべての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
早速フローを起動させる場合は「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットの動作チェックをしましょう！
あとで起動させる場合は「あとで」を選択します。フローボットの設定画面左上にあるトリガースイッチから、トリガーの「ON／OFF」の切り替えが可能です。
以上が、「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する」方法でした！
ZoomやOCRを活用したその他の自動化例
Yoomには今回ご紹介した業務フローの自動化以外にも、ZoomやOCRを活用した業務自動化を実現できるテンプレートが、豊富に用意されています。
今回はその一部をご紹介！気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして気軽にお試しください。
Zoomを使ったその他の便利な自動化例
今回ご紹介したOCRとの連携以外にも、様々なツールと連携して多様な業務フローを自動化することができます。
たとえば、会議終了後に自動で文字起こしをしてデータベースに保存したり、データベースに情報が追加されたら、Zoomのウェビナーに登録者を追加したりすることも可能。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを活用して、最適なフローを構築してみてくださいね！
■概要Web会議後の議事録作成、特にZoomミーティングの録画を聞き返して文字起こしする作業に手間を感じていませんか。 手作業での文字起こしは時間がかかるだけでなく、聞き漏らしなどのミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomでのミーティング終了後、録画データから自動で音声を文字起こしし、議事録としてNotionに保存するため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- Notionを活用して、会議の議事録や関連情報を一元管理しているチームの方
- 会議後のタスクの抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了をトリガーに文字起こしからNotionへの保存までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしでの聞き漏らしや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の記録をより正確に残すことができます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、文字起こししたテキストなどを指定のデータベースに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Notionにページを作成する際、保存先のデータベースやページタイトル、文字起こしテキスト以外に連携する会議情報などを任意で設定できます。
■注意事項- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要ZoomでのWebミーティングが増える中で、録画したレコーディング動画の共有に手間を感じていませんか？ミーティング終了後に手動でURLを共有する作業は、数が多くなると負担になり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了を検知し、自動でSlackにレコーディングURLを通知することが可能になり、こうした共有作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomでのミーティングが多く、レコーディング共有を手作業で行っている方
- Slackを活用して、チームへの迅速な情報共有を徹底したいと考えている方
- ミーティングの録画共有漏れを防ぎ、業務の抜け漏れを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了後、自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていたレコーディングURLの共有時間を短縮できます。
- 手作業による共有漏れやURLの貼り付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにレコーディングURLを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
- Slackへ通知するメッセージは、レコーディングURLだけでなく、ミーティングのトピックや日時など、取得した情報を組み合わせて任意でカスタマイズが可能です。
■注意事項- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要ウェビナーの参加者管理において、Google スプレッドシートの申込者リストからZoomへ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかる上に登録漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その情報を基にZoomのウェビナーへ登録者を自動で追加できるため、手作業による登録業務の負担を減らし、より円滑なウェビナー運営を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとZoomを使い、手作業でウェビナー登録者を追加している方
- ウェビナー申し込み者リストの管理と登録作業の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- 手作業による登録情報の入力ミスや、登録漏れなどのリスクをなくしたいイベント運営者の方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにZoomへの登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した申込者情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、登録が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、前段のトリガーで取得したスプレッドシートの値を引用し、氏名やメールアドレスなどの各フィールドに自由に設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
- Zoomでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
- Notionを活用して、会議の議事録や関連情報を一元管理しているチームの方
- 会議後のタスクの抜け漏れを防ぎ、迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
- Zoomミーティング終了をトリガーに文字起こしからNotionへの保存までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしでの聞き漏らしや、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、会議の記録をより正確に残すことができます。
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」を設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、文字起こししたテキストなどを指定のデータベースに保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Notionにページを作成する際、保存先のデータベースやページタイトル、文字起こしテキスト以外に連携する会議情報などを任意で設定できます。
- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Zoomでのミーティングが多く、レコーディング共有を手作業で行っている方
- Slackを活用して、チームへの迅速な情報共有を徹底したいと考えている方
- ミーティングの録画共有漏れを防ぎ、業務の抜け漏れを減らしたい方
- Zoomミーティング終了後、自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていたレコーディングURLの共有時間を短縮できます。
- 手作業による共有漏れやURLの貼り付けミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにレコーディングURLを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
- Slackへ通知するメッセージは、レコーディングURLだけでなく、ミーティングのトピックや日時など、取得した情報を組み合わせて任意でカスタマイズが可能です。
- Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Google スプレッドシートとZoomを使い、手作業でウェビナー登録者を追加している方
- ウェビナー申し込み者リストの管理と登録作業の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- 手作業による登録情報の入力ミスや、登録漏れなどのリスクをなくしたいイベント運営者の方
- Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにZoomへの登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した申込者情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、登録が完了した行にステータスなどを追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください。
- Zoomへの登録者追加オペレーションでは、前段のトリガーで取得したスプレッドシートの値を引用し、氏名やメールアドレスなどの各フィールドに自由に設定できます。
- Google スプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
OCRを使ったその他の便利な自動化例
こちらも、Zoomとの連携以外にも様々なツールとの連携が可能です。
ファイルや名刺画像、書類など、多様なデータを自動でOCR処理し、チャットツールに通知したり、データベースに追加することができます。
ぜひこの機会に、OCR技術を活用した便利な業務フローの自動化を体験してみてくださいね。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方
- 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Outlookに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度開いて内容を確認し、手動でMediumに転記していませんか？
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でOCR処理され、その内容がMediumに投稿されるため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルの内容を、手作業でMediumに投稿している方
- OCR技術を活用して、画像やPDFからの文字起こし業務を効率化したいと考えている方
- コンテンツ作成や情報共有のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、添付ファイルのOCR処理からMediumへの投稿までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手動での転記作業がなくなるため、内容の入力ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMediumをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、対象の添付ファイルを特定します。
- 次に、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、特定したファイルをYoom上にダウンロードします。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを用いて投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されるフォルダIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数や抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で指定することが可能です。
- Mediumへの投稿設定では、投稿するユーザーIDや投稿のタイトル、コンテンツのフォーマット（HTMLやMarkdownなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- Medium、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方
- 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Outlookに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度開いて内容を確認し、手動でMediumに転記していませんか？
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でOCR処理され、その内容がMediumに投稿されるため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルの内容を、手作業でMediumに投稿している方
- OCR技術を活用して、画像やPDFからの文字起こし業務を効率化したいと考えている方
- コンテンツ作成や情報共有のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、添付ファイルのOCR処理からMediumへの投稿までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手動での転記作業がなくなるため、内容の入力ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMediumをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、対象の添付ファイルを特定します。
- 次に、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、特定したファイルをYoom上にダウンロードします。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを用いて投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されるフォルダIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数や抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で指定することが可能です。
- Mediumへの投稿設定では、投稿するユーザーIDや投稿のタイトル、コンテンツのフォーマット（HTMLやMarkdownなど）を任意で設定してください。
■注意事項
- Medium、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？今回は、メールやフォーム、チャットツールで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、その情報を使ってZoomミーティングを自動作成する方法を解説しました。オンラインミーティングが当たり前になってきた今、ミーティングの設定は頻繁に発生する業務ですが、手作業では時間がかかり、ミスも起こりがちですよね。
今回ご紹介したような自動化を取り入れることで、こうした日々のちょっとした手間やストレスから解放されるかもしれません。
Yoomを使えば、便利な自動化フローの構築もプログラミング不要で可能に！
「本当に簡単に設定できる？」「他にどんな業務を自動化できるの？」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、使い方は無限大！自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
ミーティング設定業務の効率化はもちろん、OCR技術を活用すれば、請求書処理、名刺管理、契約書管理など、様々な業務フローが自動化でき、効率的な業務運営を実現できるでしょう。
この機会に自動化を取り入れて、業務効率の改善を体感してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
