指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する
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■概要
OneDriveの特定フォルダにファイルが溜まり、手作業での定期的な削除に手間を感じていませんか？
また、削除忘れによるストレージ容量の圧迫や、必要なファイルを探す際の非効率も課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルを自動で一括削除でき、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveを利用し、定期的なファイル整理や削除に手間を感じている方
- 手作業によるファイル削除の時間を削減し、他の業務に集中したい方
- OneDriveのストレージを定期的にクリーンアップし、管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルが自動で削除されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
- 定期的なファイル削除作業を自動化することで、削除忘れや手作業によるミスを防ぎ、ファイル管理業務の品質を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、削除対象のファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションで繰り返し処理機能の「アイテムIDを1件ずつ取得する」アクションを設定し、取得したファイル情報を1件ずつ処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、繰り返し処理で取得した各ファイルを順次削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、ファイルを削除したい任意の日時（例：毎月1日の午前9時など）や繰り返し周期をユーザーの運用に合わせて設定してください。
- OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、削除対象ファイルが格納されているドライブID、フォルダ名、またはフォルダのアイテムIDを正確に設定してください。
- 繰り返し処理機能の設定では、前のステップであるOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションで取得したファイル一覧の値を、繰り返し対象として正しく連携させてください。
- OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションでは、削除するファイルのドライブIDとアイテムIDを、繰り返し処理で1件ずつ取得されるそれぞれのファイル情報と動的に連携するように設定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「OneDriveの容量がいっぱいになりそうだけど、手動でファイルを削除するのは面倒…」
「プロジェクトが完了したら関連ファイルを削除したいけど、忘れそうで不安…」
このように、OneDriveのファイル管理、特に不要なファイルの削除に関して、手間や時間を感じていませんか？
削除漏れのリスクもありますよね。
特定のスケジュールやメール受信、チャットツールでの投稿などをトリガーとして、OneDrive上の指定したファイルを自動的に削除できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう！
ストレージ容量の最適化やコンプライアンスの維持が容易になり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、ファイル管理をもっと楽にしませんか？
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDriveのファイルを自動削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する
試してみる
■概要
OneDriveの特定フォルダにファイルが溜まり、手作業での定期的な削除に手間を感じていませんか？
また、削除忘れによるストレージ容量の圧迫や、必要なファイルを探す際の非効率も課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルを自動で一括削除でき、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveを利用し、定期的なファイル整理や削除に手間を感じている方
- 手作業によるファイル削除の時間を削減し、他の業務に集中したい方
- OneDriveのストレージを定期的にクリーンアップし、管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルが自動で削除されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
- 定期的なファイル削除作業を自動化することで、削除忘れや手作業によるミスを防ぎ、ファイル管理業務の品質を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、削除対象のファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションで繰り返し処理機能の「アイテムIDを1件ずつ取得する」アクションを設定し、取得したファイル情報を1件ずつ処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、繰り返し処理で取得した各ファイルを順次削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、ファイルを削除したい任意の日時（例：毎月1日の午前9時など）や繰り返し周期をユーザーの運用に合わせて設定してください。
- OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、削除対象ファイルが格納されているドライブID、フォルダ名、またはフォルダのアイテムIDを正確に設定してください。
- 繰り返し処理機能の設定では、前のステップであるOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションで取得したファイル一覧の値を、繰り返し対象として正しく連携させてください。
- OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションでは、削除するファイルのドライブIDとアイテムIDを、繰り返し処理で1件ずつ取得されるそれぞれのファイル情報と動的に連携するように設定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveのファイル自動削除を実現する連携パターン
普段お使いの様々なツールやスケジュール設定をきっかけに、OneDrive上のファイルを自動で削除する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
スケジュールをトリガーにOneDriveのファイルを自動削除する
特定のスケジュール（毎日、毎週、毎月など）を設定し、OneDrive内の指定したフォルダのファイルや古いファイルを自動的に削除するフローです。
定期的なストレージメンテナンスの手間を大幅に削減し、常に最適な状態を保つことができます。
指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する
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■概要
OneDriveの特定フォルダにファイルが溜まり、手作業での定期的な削除に手間を感じていませんか？
また、削除忘れによるストレージ容量の圧迫や、必要なファイルを探す際の非効率も課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルを自動で一括削除でき、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveを利用し、定期的なファイル整理や削除に手間を感じている方
- 手作業によるファイル削除の時間を削減し、他の業務に集中したい方
- OneDriveのストレージを定期的にクリーンアップし、管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルが自動で削除されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
- 定期的なファイル削除作業を自動化することで、削除忘れや手作業によるミスを防ぎ、ファイル管理業務の品質を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、削除対象のファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションで繰り返し処理機能の「アイテムIDを1件ずつ取得する」アクションを設定し、取得したファイル情報を1件ずつ処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、繰り返し処理で取得した各ファイルを順次削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、ファイルを削除したい任意の日時（例：毎月1日の午前9時など）や繰り返し周期をユーザーの運用に合わせて設定してください。
- OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、削除対象ファイルが格納されているドライブID、フォルダ名、またはフォルダのアイテムIDを正確に設定してください。
- 繰り返し処理機能の設定では、前のステップであるOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションで取得したファイル一覧の値を、繰り返し対象として正しく連携させてください。
- OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションでは、削除するファイルのドライブIDとアイテムIDを、繰り返し処理で1件ずつ取得されるそれぞれのファイル情報と動的に連携するように設定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
メール受信をトリガーにOneDriveのファイルを自動削除する
Outlookなどで特定の件名や差出人からのメール受信をきっかけに、関連するOneDrive上のファイルを自動で削除する設定も可能です。
プロジェクト完了通知メールを受信したら関連ファイルをアーカイブフォルダから削除するなど、特定の業務フローに合わせたファイル整理を自動化できます。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、OneDriveのファイルを自動削除する
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■概要
特定のメールを受け取った後、関連するファイルをOneDriveから手動で削除する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は、他の重要な業務への集中を妨げ、時には削除漏れや誤削除といったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定件名のメールを受信するだけで、指定されたOneDrive上のファイルが自動で削除され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するメールに基づき、手作業でOneDriveのファイルを整理している方
- 特定の情報更新や通知メールに応じて、OneDrive上の関連ファイルを削除する必要がある方
- ファイル管理における手作業での削除ミスや、作業漏れのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をきっかけにOneDriveのファイルが自動で削除されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を削減できます。
- 自動処理により、重要なファイルの誤削除や、削除すべきファイルの残存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動するメールの件名を指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文などから削除対象のファイル名やフォルダ名に関する情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報や、あらかじめ設定したキーワードを元に、削除対象のファイルやフォルダを検索します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、検索結果に基づいて特定されたファイルやフォルダを自動で削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールの件名を具体的に指定してください。また、特定のフォルダ内のメールのみを対象にすることも可能です。
- AI機能でテキストからデータを抽出するオペレーションでは、メール本文のどの部分から、どのようなキーワードやパターンでファイル名や関連情報を抽出するかを細かく設定できます。
- OneDriveでフォルダやファイルを検索する際には、検索の起点となるドライブIDや、検索に使用するキーワードを、実際のファイル管理状況に合わせてカスタマイズしてください。
- OneDriveのファイルを削除するオペレーションでは、削除対象のファイルやフォルダを正確に指定するために、対象のドライブIDおよびアイテムID（ファイルIDまたはフォルダID）を動的に、または固定値で設定してください。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールの投稿をトリガーにOneDriveのファイルを自動削除する
Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、指定したOneDriveのファイルを自動削除することも！
チーム内での指示や情報共有に基づいて迅速かつ正確にファイル整理を実行し、ストレージの無駄遣いを防ぐのに役立ちます。
Slackで特定の投稿があったら、OneDriveのファイルを自動削除する
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■概要
Slackでの特定のコミュニケーションをトリガーとして、手動でOneDrive上のファイルを整理・削除する作業は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。 このワークフローを活用することで、Slackで特定の投稿があった際に、該当するOneDriveのファイルを自動的に検索し削除するプロセスを構築でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackの投稿内容に応じてOneDriveのファイルを定期的に手動で削除している方
- ファイル管理の効率化とヒューマンエラーの削減を目指す情報システム担当者の方
- SaaS間の連携による業務自動化に関心があり、具体的な活用例を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackでの通知を基に関連ファイルを自動で削除するため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの誤削除や削除漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、Slackの監視したいチャンネルや特定のテキストを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容からOneDriveで検索するファイル名などの情報を抽出します。
- オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに削除対象のファイルを検索します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、検索で見つかったファイルを削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackトリガーで設定するメッセージ内容や監視対象チャンネルは、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- AI機能でテキストからデータを抽出する際の指示（プロンプト）は、Slackの投稿形式や抽出したい情報に応じて調整してください。
- OneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションでは、検索対象とするドライブIDとSlackの投稿から抽出した情報などを用いた検索キーワードを任意で指定してください。
- OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションでは、削除対象ファイルが存在するドライブIDと前のステップで検索したファイルのアイテムIDを任意で指定してください。
■注意事項
- Slack、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
指定日時にOneDriveのファイルを自動削除するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルをすべて自動で削除するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガースケジュールと各アクション（ファイル一覧の取得・削除）の設定
- フロー稼働の準備
指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する
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■概要
OneDriveの特定フォルダにファイルが溜まり、手作業での定期的な削除に手間を感じていませんか？
また、削除忘れによるストレージ容量の圧迫や、必要なファイルを探す際の非効率も課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルを自動で一括削除でき、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveを利用し、定期的なファイル整理や削除に手間を感じている方
- 手作業によるファイル削除の時間を削減し、他の業務に集中したい方
- OneDriveのストレージを定期的にクリーンアップし、管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルが自動で削除されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
- 定期的なファイル削除作業を自動化することで、削除忘れや手作業によるミスを防ぎ、ファイル管理業務の品質を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、削除対象のファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションで繰り返し処理機能の「アイテムIDを1件ずつ取得する」アクションを設定し、取得したファイル情報を1件ずつ処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、繰り返し処理で取得した各ファイルを順次削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、ファイルを削除したい任意の日時（例：毎月1日の午前9時など）や繰り返し周期をユーザーの運用に合わせて設定してください。
- OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、削除対象ファイルが格納されているドライブID、フォルダ名、またはフォルダのアイテムIDを正確に設定してください。
- 繰り返し処理機能の設定では、前のステップであるOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションで取得したファイル一覧の値を、繰り返し対象として正しく連携させてください。
- OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションでは、削除するファイルのドライブIDとアイテムIDを、繰り返し処理で1件ずつ取得されるそれぞれのファイル情報と動的に連携するように設定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
※事前準備
テスト用に、ファイルを削除しても問題のないフォルダを{アプリA}に作成してください。
ここでは例として、下図のフォルダを使用します。
ステップ1：OneDriveのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoftアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでOneDriveを検索して選択。
- Microsoftのサインイン画面が表示されます。
連携させたいOneDriveに紐づくMicrosoftアカウントでサインインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
- パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
- マイアプリ画面に戻ります。
OneDriveが追加されていれば、マイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する
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■概要
OneDriveの特定フォルダにファイルが溜まり、手作業での定期的な削除に手間を感じていませんか？
また、削除忘れによるストレージ容量の圧迫や、必要なファイルを探す際の非効率も課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルを自動で一括削除でき、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveを利用し、定期的なファイル整理や削除に手間を感じている方
- 手作業によるファイル削除の時間を削減し、他の業務に集中したい方
- OneDriveのストレージを定期的にクリーンアップし、管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルが自動で削除されるため、手作業によるファイル整理の時間を短縮できます。
- 定期的なファイル削除作業を自動化することで、削除忘れや手作業によるミスを防ぎ、ファイル管理業務の品質を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションを設定し、削除対象のファイル情報を取得します。
- 続けて、オペレーションで繰り返し処理機能の「アイテムIDを1件ずつ取得する」アクションを設定し、取得したファイル情報を1件ずつ処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、繰り返し処理で取得した各ファイルを順次削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、ファイルを削除したい任意の日時（例：毎月1日の午前9時など）や繰り返し周期をユーザーの運用に合わせて設定してください。
- OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションでは、削除対象ファイルが格納されているドライブID、フォルダ名、またはフォルダのアイテムIDを正確に設定してください。
- 繰り返し処理機能の設定では、前のステップであるOneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」アクションで取得したファイル一覧の値を、繰り返し対象として正しく連携させてください。
- OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションでは、削除するファイルのドライブIDとアイテムIDを、繰り返し処理で1件ずつ取得されるそれぞれのファイル情報と動的に連携するように設定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
先ずは、フローの起点となるスケジュールトリガーを設定していきます。
- トリガーアクションの「指定したスケジュールになったら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
例：毎月1日の9時になったら
- フローを起動するスケジュールを設定しましょう。
デフォルトでは「毎月1日（日付指定）の9時」になっています。
運用に合わせて、日付や時刻を変更してください。
曜日指定やCronによる設定も可能です。
- 設定を終えたら、「保存する」をクリック。
スケジュールトリガーの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
トリガーアクションのタイトルも、設定したものに変更されています。
ステップ4：ファイル一覧の取得
次のアクションに進みましょう。
削除したいファイルが保存されているフォルダを指定し、ファイルの一覧を取得していきます。
- OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
例：（フォルダ名）のファイル一覧を取得
- 連携アカウントと実行アクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「ドライブID」の入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoftアカウントのOneDriveから候補が表示されます。
対象となるドライブを選択してください。
- 「フォルダ名」に、ファイルを一括削除したいフォルダの名前を設定。
- 「フォルダのアイテムID」の入力欄をクリックすると、手順4のドライブから手順5のフォルダ名を元に候補が表示されます。
対象となるフォルダが候補に表示されない場合は、手順5をフォルダ名の一部に変更して再度お試しください。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、フォルダ内にあるファイルのIDとファイル名が「取得した値」に追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「保存する」をクリック。
ステップ5：繰り返し対象の設定
ファイル削除を行うにあたって、ループ処理で用いる値（アイテムID）を設定します。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、他のプランでは制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
- 処理繰り返しの「アイテムIDを1件ずつ取得する」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 繰り返し対象にはデフォルトで、ステップ4で取得した「アイテムIDの一覧」が設定されています。
ファイル削除ではアイテムIDしか用いませんが、その他のアクションを追加する際には、こちらのヘルプページを参考に繰り返し対象を追加してください。
- 「保存する」をクリック。
ステップ6：ファイルの削除
最後に、取得したファイルを1件ずつ削除していきましょう。
- OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」をクリック。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「ドライブID」には、ステップ4と同じドライブIDを設定してください。
- 「アイテムID」にはデフォルトで「アイテムIDの一覧のループ変数」が設定されています。変更は必要ありません。
このループ変数には、ステップ4で取得したアイテムID一覧の内の1件が入っており、ループする度に次の値に変わります。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功したら、OneDriveの指定したフォルダから1件のファイルが削除されていることを確認してください。
※ テストではループ処理が実行されず、1件のファイルのみ削除されます。
- ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
右上の「起動する」をクリックすることで、スケジュールトリガーを待たずにフローを起動できます。
フロー起動後、指定したフォルダのファイルが全て削除されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
OneDriveを使った自動化例
Yoomには、OneDriveを活用したファイル管理・通知・権限設定の自動化テンプレートが多数揃っています。
たとえば、OutlookやGmailで受信した添付ファイルをOneDriveに自動アップロードしたり、メール受信と同時にMicrosoft Teamsへ通知を送ることで、情報の見逃しを防げます。
また、Salesforceで取引先が登録されたら、取引先ごとのフォルダをOneDrive上に自動作成するなど、顧客管理や営業活動の効率化にもつながります。
「これも取り入れてみたい」と思ったら、以下のリンクからテンプレートをチェックしてみてください！
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
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■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとOneDriveを業務で使用している方
・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者
・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者
・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方
2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。
・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
■注意事項
・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.メールでのファイル受信を頻繁に行う企業やチーム
- 顧客やクライアントからのファイルがメールで届くことが多い業務担当者
- メールで受信したファイルを効率的に管理したい企業の管理者
2.OneDriveを利用している企業やチーム
- OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- ファイルの一元管理やアクセス権限の管理を重要視している企業
3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
- Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのファイル管理や通知作業の手間を省きたいIT担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したい業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・ファイルが安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、ファイル管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業
・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業
2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方
・ファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
■注意事項
・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google スプレッドシートの情報をもとに手作業でOneDriveのアクセス権限を付与する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じたOneDriveのフォルダ権限付与が自動で完了し、こうした管理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとOneDriveで従業員のアクセス権限を管理している方
- 部署ごとの情報統制のため、手作業でフォルダの権限設定を行っている担当者の方
- 新メンバーの入社対応など、定型的なアカウント管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加だけでOneDriveの権限付与が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での設定による権限の付与間違いや設定漏れを防ぎ、適切な情報アクセス管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定し、対象のシートを指定します。
- 次に、オペレーションで「進路切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署の情報をもとに処理を分岐させます。
- 最後に、分岐したそれぞれの進路でOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定し、対象の従業員に適切な権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 進路切り替え機能では、Google スプレッドシートから取得した「部署」列の値などをもとに「営業部の場合」「開発部の場合」といった条件を設定し、その後の処理を分岐させることが可能です。
- OneDriveで権限を付与するアクションでは、対象とするフォルダやファイル、また付与する権限の種類（閲覧のみ、編集可能など）を任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
OneDriveのファイル自動削除を設定することで、これまで手作業で行っていた定期的なファイル整理や、プロジェクト完了後のファイル削除といった作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる誤削除や削除漏れを防ぐことができます。
常にストレージ容量を最適化し、必要な情報へ素早くアクセスできる環境を維持できるため、日々の業務効率向上に繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
