【簡単設定】OneDriveのファイルを自動で削除する方法

指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する

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■概要
「指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する」ワークフローは、不要なファイルを定期的に整理し、ストレージの効率化を図るための業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定した日時に自動で特定フォルダ内のファイルを一括削除でき、効率的なファイル管理が実現します。
一時保存したファイルを自動的に削除することで、手動での管理作業を減らし、ストレージ容量の無駄遣いを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にOneDrive上の不要ファイルを整理したいと考えているビジネスユーザーの方
・ストレージ容量の管理に課題を感じているIT管理者の方
・手動でのファイル削除作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・OneDriveを活用しているが、ファイル管理に時間を取られている経営者の方

■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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「OneDriveの容量がいっぱいになりそうだけど、手動でファイルを削除するのは面倒…」
「プロジェクトが完了したら関連ファイルを削除したいけど、忘れそうで不安…」
このように、OneDriveのファイル管理、特に不要なファイルの削除に関して、手間や時間を感じていませんか？
削除漏れのリスクもありますよね。

特定のスケジュールやメール受信、チャットツールでの投稿などをトリガーとして、OneDrive上の指定したファイルを自動的に削除できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう！
ストレージ容量の最適化やコンプライアンスの維持が容易になり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、ファイル管理をもっと楽にしませんか？

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOneDriveのファイルを自動削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する

試してみる

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■概要
「指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する」ワークフローは、不要なファイルを定期的に整理し、ストレージの効率化を図るための業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定した日時に自動で特定フォルダ内のファイルを一括削除でき、効率的なファイル管理が実現します。
一時保存したファイルを自動的に削除することで、手動での管理作業を減らし、ストレージ容量の無駄遣いを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にOneDrive上の不要ファイルを整理したいと考えているビジネスユーザーの方
・ストレージ容量の管理に課題を感じているIT管理者の方
・手動でのファイル削除作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・OneDriveを活用しているが、ファイル管理に時間を取られている経営者の方

■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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OneDriveのファイル自動削除を実現する連携パターン

普段お使いの様々なツールやスケジュール設定をきっかけに、OneDrive上のファイルを自動で削除する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

スケジュールをトリガーにOneDriveのファイルを自動削除する

特定のスケジュール（毎日、毎週、毎月など）を設定し、OneDrive内の指定したフォルダのファイルや古いファイルを自動的に削除するフローです。
定期的なストレージメンテナンスの手間を大幅に削減し、常に最適な状態を保つことができます。

指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する

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■概要
「指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する」ワークフローは、不要なファイルを定期的に整理し、ストレージの効率化を図るための業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定した日時に自動で特定フォルダ内のファイルを一括削除でき、効率的なファイル管理が実現します。
一時保存したファイルを自動的に削除することで、手動での管理作業を減らし、ストレージ容量の無駄遣いを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にOneDrive上の不要ファイルを整理したいと考えているビジネスユーザーの方
・ストレージ容量の管理に課題を感じているIT管理者の方
・手動でのファイル削除作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・OneDriveを活用しているが、ファイル管理に時間を取られている経営者の方

■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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メール受信をトリガーにOneDriveのファイルを自動削除する

Outlookなどで特定の件名や差出人からのメール受信をきっかけに、関連するOneDrive上のファイルを自動で削除する設定も可能です。
プロジェクト完了通知メールを受信したら関連ファイルをアーカイブフォルダから削除するなど、特定の業務フローに合わせたファイル整理を自動化できます。

Outlookで特定件名のメールを受信したら、OneDriveのファイルを自動削除する

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■概要
「Outlookで特定件名のメールを受信したら、OneDriveのファイルを自動削除する」ワークフローは、メールとクラウドストレージを連携させた自動化プロセスです。
手動での管理作業を減らし、ストレージの整理整頓を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用しており、特定のメール処理を自動化したい方
・OneDrive上のファイル管理に手間を感じているビジネスユーザー
・業務効率化を図り、繰り返し作業を減らしたいIT担当者
・クラウドストレージの整理整頓を自動的に行いたいチームリーダー
・Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したい経営者
・メールとクラウドストレージの連携を強化したい事務担当者

■注意事項
・Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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チャットツールの投稿をトリガーにOneDriveのファイルを自動削除する

Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、指定したOneDriveのファイルを自動削除することも！
チーム内での指示や情報共有に基づいて迅速かつ正確にファイル整理を実行し、ストレージの無駄遣いを防ぐのに役立ちます。

Slackで特定の投稿があったら、OneDriveのファイルを自動削除する

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■概要
「Slackで特定の投稿があったら、OneDriveのファイルを自動削除する」フローは、チームコミュニケーションとファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
特定のメッセージがSlackに投稿された際に、OneDriveのファイルを自動的に削除することで、情報の整理に役立ちます。
YoomのAPI連携により、手動操作の手間を省きつつ、スムーズな業務運営を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとOneDriveを日常的に使用しており、ファイル管理の効率化を図りたい方
・業務フローの自動化を進め、手作業を減らしたいIT管理者
・チーム内の情報整理や不要ファイルの管理に課題を感じているリーダー
・Yoomを活用して他のSaaSアプリとも連携し、業務を一元管理したい方

■注意事項
・Slack、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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指定日時にOneDriveのファイルを自動削除するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、「指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルをすべて自動で削除するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• OneDriveのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガースケジュールと各アクション（ファイル一覧の取得・削除）の設定
• フロー稼働の準備

指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する

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■概要
「指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する」ワークフローは、不要なファイルを定期的に整理し、ストレージの効率化を図るための業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定した日時に自動で特定フォルダ内のファイルを一括削除でき、効率的なファイル管理が実現します。
一時保存したファイルを自動的に削除することで、手動での管理作業を減らし、ストレージ容量の無駄遣いを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にOneDrive上の不要ファイルを整理したいと考えているビジネスユーザーの方
・ストレージ容量の管理に課題を感じているIT管理者の方
・手動でのファイル削除作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・OneDriveを活用しているが、ファイル管理に時間を取られている経営者の方

■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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※事前準備

テスト用に、ファイルを削除しても問題のないフォルダを{アプリA}に作成してください。
ここでは例として、下図のフォルダを使用します。

ステップ1：OneDriveのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoftアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

1. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでOneDriveを検索して選択。

1. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
   連携させたいOneDriveに紐づくMicrosoftアカウントでサインインしてください。
   ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
   法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

　　　　※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。

1. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。

1. マイアプリ画面に戻ります。

OneDriveが追加されていれば、マイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する

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■概要
「指定日時にOneDriveの特定フォルダのファイルをすべて自動削除する」ワークフローは、不要なファイルを定期的に整理し、ストレージの効率化を図るための業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、指定した日時に自動で特定フォルダ内のファイルを一括削除でき、効率的なファイル管理が実現します。
一時保存したファイルを自動的に削除することで、手動での管理作業を減らし、ストレージ容量の無駄遣いを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にOneDrive上の不要ファイルを整理したいと考えているビジネスユーザーの方
・ストレージ容量の管理に課題を感じているIT管理者の方
・手動でのファイル削除作業を自動化し、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・OneDriveを活用しているが、ファイル管理に時間を取られている経営者の方

■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

先ずは、フローの起点となるスケジュールトリガーを設定していきます。

1. トリガーアクションの「指定したスケジュールになったら」をクリック。

1. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   例：毎月1日の9時になったら
2. フローを起動するスケジュールを設定しましょう。
   デフォルトでは「毎月1日（日付指定）の9時」になっています。
   運用に合わせて、日付や時刻を変更してください。
   曜日指定やCronによる設定も可能です。

1. 設定を終えたら、「保存する」をクリック。

スケジュールトリガーの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
トリガーアクションのタイトルも、設定したものに変更されています。

ステップ4：ファイル一覧の取得

次のアクションに進みましょう。
削除したいファイルが保存されているフォルダを指定し、ファイルの一覧を取得していきます。

1. OneDriveの「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得」をクリック。
2. 適宜「タイトル」を変更。
   例：（フォルダ名）のファイル一覧を取得
3. 連携アカウントと実行アクションを確認し、「次へ」をクリック。

1. 「ドライブID」の入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoftアカウントのOneDriveから候補が表示されます。
   対象となるドライブを選択してください。
2. 「フォルダ名」に、ファイルを一括削除したいフォルダの名前を設定。
3. 「フォルダのアイテムID」の入力欄をクリックすると、手順4のドライブから手順5のフォルダ名を元に候補が表示されます。
   対象となるフォルダが候補に表示されない場合は、手順5をフォルダ名の一部に変更して再度お試しください。

1. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

1. テストに成功すると、フォルダ内にあるファイルのIDとファイル名が「取得した値」に追加されます。
   これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

1. 「保存する」をクリック。

ステップ5：繰り返し対象の設定

ファイル削除を行うにあたって、ループ処理で用いる値（アイテムID）を設定します。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、他のプランでは制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。

1. 処理繰り返しの「アイテムIDを1件ずつ取得する」をクリック。
2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 繰り返し対象にはデフォルトで、ステップ4で取得した「アイテムIDの一覧」が設定されています。
   ファイル削除ではアイテムIDしか用いませんが、その他のアクションを追加する際には、こちらのヘルプページを参考に繰り返し対象を追加してください。

1. 「保存する」をクリック。

ステップ6：ファイルの削除

最後に、取得したファイルを1件ずつ削除していきましょう。

1. OneDriveの「ファイル・フォルダを削除」をクリック。
2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

1. 「ドライブID」には、ステップ4と同じドライブIDを設定してください。
2. 「アイテムID」にはデフォルトで「アイテムIDの一覧のループ変数」が設定されています。変更は必要ありません。
   このループ変数には、ステップ4で取得したアイテムID一覧の内の1件が入っており、ループする度に次の値に変わります。
3. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

1. テストに成功したら、OneDriveの指定したフォルダから1件のファイルが削除されていることを確認してください。
   ※ テストではループ処理が実行されず、1件のファイルのみ削除されます。

1. ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
右上の「起動する」をクリックすることで、スケジュールトリガーを待たずにフローを起動できます。
フロー起動後、指定したフォルダのファイルが全て削除されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

OneDriveを使った自動化例

Yoomには、OneDriveを活用したファイル管理・通知・権限設定の自動化テンプレートが多数揃っています。
たとえば、OutlookやGmailで受信した添付ファイルをOneDriveに自動アップロードしたり、メール受信と同時にMicrosoft Teamsへ通知を送ることで、情報の見逃しを防げます。
また、Salesforceで取引先が登録されたら、取引先ごとのフォルダをOneDrive上に自動作成するなど、顧客管理や営業活動の効率化にもつながります。
「これも取り入れてみたい」と思ったら、以下のリンクからテンプレートをチェックしてみてください！

Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する

試してみる

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Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する

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■概要「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する」フローは、従業員情報の管理とファイルアクセス権限の設定を自動化する業務ワークフローです。新しい従業員がGoogle スプレッドシートに登録されると、その所属部署に基づいてOneDrive内の関連ファイルやフォルダへのアクセス権が自動的に付与されます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している人事担当者
・OneDriveでのファイル共有や権限管理に時間を取られているIT管理者
・部署ごとに異なるアクセス権限を効率的に設定したいチームリーダー
・業務の自動化を通じて作業効率を向上させたい経営者

■注意事項
・Google スプレッドシートとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

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Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。

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Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

試してみる

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Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。

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メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

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メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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まとめ

OneDriveのファイル自動削除を設定することで、これまで手作業で行っていた定期的なファイル整理や、プロジェクト完了後のファイル削除といった作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる誤削除や削除漏れを防ぐことができます。
常にストレージ容量を最適化し、必要な情報へ素早くアクセスできる環境を維持できるため、日々の業務効率向上に繋がるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！