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「OneDriveの容量がいっぱいになりそうだけど、手動でファイルを削除するのは面倒…」
「プロジェクトが完了したら関連ファイルを削除したいけど、忘れそうで不安…」
このように、OneDriveのファイル管理、特に不要なファイルの削除に関して、手間や時間を感じていませんか？
削除漏れのリスクもありますよね。
<span class="mark-yellow">特定のスケジュールやメール受信、チャットツールでの投稿などをトリガーとして、OneDrive上の指定したファイルを自動的に削除できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう！
ストレージ容量の最適化やコンプライアンスの維持が容易になり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、ファイル管理をもっと楽にしませんか？
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveのファイルを自動削除する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールやスケジュール設定をきっかけに、OneDrive上のファイルを自動で削除する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">特定のスケジュール（毎日、毎週、毎月など）を設定し、OneDrive内の指定したフォルダのファイルや古いファイルを自動的に削除する</span>フローです。
定期的なストレージメンテナンスの手間を大幅に削減し、常に最適な状態を保つことができます。
<span class="mark-yellow">Outlookなどで特定の件名や差出人からのメール受信をきっかけに、関連するOneDrive上のファイルを自動で削除する</span>設定も可能です。
プロジェクト完了通知メールを受信したら関連ファイルをアーカイブフォルダから削除するなど、特定の業務フローに合わせたファイル整理を自動化できます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、指定したOneDriveのファイルを自動削除する</span>ことも！
チーム内での指示や情報共有に基づいて迅速かつ正確にファイル整理を実行し、ストレージの無駄遣いを防ぐのに役立ちます。
それでは代表的な例として、「指定した日時にOneDriveの特定フォルダ内のファイルをすべて自動で削除するフロー」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
※事前準備
テスト用に、ファイルを削除しても問題のないフォルダを{アプリA}に作成してください。
ここでは例として、下図のフォルダを使用します。
先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoftアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
OneDriveが追加されていれば、マイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるスケジュールトリガーを設定していきます。
スケジュールトリガーの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
トリガーアクションのタイトルも、設定したものに変更されています。
次のアクションに進みましょう。
削除したいファイルが保存されているフォルダを指定し、ファイルの一覧を取得していきます。
ファイル削除を行うにあたって、ループ処理で用いる値（アイテムID）を設定します。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、他のプランでは制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
最後に、取得したファイルを1件ずつ削除していきましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
右上の「起動する」をクリックすることで、スケジュールトリガーを待たずにフローを起動できます。
フロー起動後、指定したフォルダのファイルが全て削除されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Yoomには、OneDriveを活用したファイル管理・通知・権限設定の自動化テンプレートが多数揃っています。
たとえば、OutlookやGmailで受信した添付ファイルをOneDriveに自動アップロードしたり、メール受信と同時にMicrosoft Teamsへ通知を送ることで、情報の見逃しを防げます。
また、Salesforceで取引先が登録されたら、取引先ごとのフォルダをOneDrive上に自動作成するなど、顧客管理や営業活動の効率化にもつながります。
「これも取り入れてみたい」と思ったら、以下のリンクからテンプレートをチェックしてみてください！
OneDriveのファイル自動削除を設定することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定期的なファイル整理や、プロジェクト完了後のファイル削除といった作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる誤削除や削除漏れを防ぐことができます。</span>
常にストレージ容量を最適化し、必要な情報へ素早くアクセスできる環境を維持できるため、日々の業務効率向上に繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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