メールで受け取った名刺をOCRで読み取り、自動でデータ化する
GmailやOutlookといったメールツールで名刺画像が添付されたメールを受信すると、自動でOCR処理を行い、抽出したデータを用いて、名刺データを管理しているツールへ情報を追加することも可能です。
メールを確認して添付ファイルをダウンロードし、別途ツールに入力するといった一連の作業を自動化できるため、担当者の負担を軽減し、より迅速かつ正確なデータ管理に期待できます。
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展示会や日々の商談で交換する名刺。気づけばデスクに溜まってしまい、「この情報をどう整理しよう…」と頭を悩ませていませんか？
一枚一枚の名刺情報をシステムに手入力するのは時間がかかりますし、入力ミスも心配…
せっかく獲得した見込み顧客の情報も、名刺情報の整理が追いついていないと、その後のアプローチが遅れてしまう可能性もありますよね。
そんなお悩みの解消に、<span class="mark-yellow">OCR技術を活用して自動で名刺情報をデータ化する仕組み</span>です。
この仕組みにより、名刺の画像データから社名、氏名、連絡先といったテキスト情報を自動で抽出し、使い慣れたデータベースに整理することが可能に！手作業による入力手間やミスを減らし、より迅速に、正確な名刺情報のデータ化を実現できるでしょう。
本記事ではノーコードで自動化の仕組みを構築する方法を詳しく解説。ぜひ最後までチェックして、名刺管理効率化の参考にしてみてください！
Yoomには、「名刺情報をOCRで読み取り、管理ツールに自動で整理する」業務フローを自動化するためのテンプレートが、すでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう！
受け取った名刺をどのようにデータ化していますか？
名刺の受け取り方や管理方法は様々ですよね。日々複数の名刺交換をしていると、その管理は煩雑になりがち…
ここでは実際の業務シーンを想定し、具体的な業務フローを自動化するテンプレートをいくつかご紹介！
名刺画像のクラウドストレージへのアップロード、メールでの受信、フォーム経由での提出など、あなたの業務スタイルに合ったテンプレートを見つけて、名刺管理をもっと効率化しませんか？
Google DriveやBoxなどの共有ストレージに名刺画像がアップロードされると、自動でOCR処理を実行し、抽出した情報をGoogle スプレッドシートなどのツールに追加することができます。
ファイルが追加されるたびに手動で確認・入力する手間が省けるため、チーム内で共有された名刺情報を一元管理し、誰でも最新の情報にアクセスできる状態を保つのに役立つでしょう。
GmailやOutlookといったメールツールで名刺画像が添付されたメールを受信すると、自動でOCR処理を行い、抽出したデータを用いて、名刺データを管理しているツールへ情報を追加することも可能です。
メールを確認して添付ファイルをダウンロードし、別途ツールに入力するといった一連の作業を自動化できるため、担当者の負担を軽減し、より迅速かつ正確なデータ管理に期待できます。
イベント申し込みや資料請求などで、GoogleフォームやYoom独自のフォーム機能を通じて名刺画像を受け取った場合に、自動でOCR処理し、使い慣れた管理ツールに情報を整理します。
フォーム送信後、タイムリーにデータ化が開始されるため、リード情報の管理やフォローアップを効率的に進めることができるでしょう。これにより、フォローアップやマーケティング活動など、次のアクションにスピーディーに繋げられることで、効率的な業務運営をサポートします。
今回は一例として、「Google Driveに名刺ファイルがアップロードされたら、その情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する」というプロセスを自動化してみましょう！
一連のプロセスを自動化する、フローボットの作成手順を詳しく解説していきます。
このフローを使えば、チームで共有している名刺フォルダに画像を追加するだけで、自動的にリストが更新されていくのはメリットですよね。
この便利なフローボットは、Yoomを使用して作成します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成は、大きく分けて以下のステップで進めます。
フローボットを作成するにあたって、各項目が設定した内容で正常に動作するかをテストするため、以下の事前準備をしておきましょう。
例として、下図のような名刺画像とテストシートを用意してみました！
▼テスト用 名刺画像ファイル▼
▼テスト用 名刺データ管理シート▼
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行い、Yoomと連携しておきましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、その後のフローの設定がスムーズに進みますよ！
【マイアプリ登録】
使用するアプリとYoomの連携が完了したら、テンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
クリックすると自動的にテンプレートがコピーされ、フローボットの設定画面が表示されます。「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう！
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
1. コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
2. 連携アカウントとアクションの設定内容を確認し、「次へ」をクリックします。
※ 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
3. 「トリガーの起動間隔」を、プルダウンメニューから5分、10分、15分、30分、60分の間隔より選択しましょう。ご利用中のプランによって、設定できる最短の起動間隔が違うのでご注意ください。
基本的には、ご利用中プランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4. 「フォルダID」に、トリガーの起動対象となるフォルダを設定します。入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveのアカウントから候補が表示されるので、対象のフォルダを選択しましょう。
ここで設定したフォルダにファイルがアップロードされると、フローボットが起動するようになりますよ！
5. 設定を終えたら先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに、事前準備しておいたテスト用の名刺画像ファイルを実際にアップロードしてください。
アップロード後、Yoom画面に戻って「テスト」をクリックします。
6. テストが成功すると、「取得した値」に最終更新日時が最も新しいファイルの情報が、アウトプットとして取得されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
7. 正しく情報が取得できていることを確認したら、ページ下部の「保存する」をクリックしましょう。
続いて、ステップ3で取得したファイル情報を用いて、実際にアップされたファイルをGoogle Driveからダウンロードする設定を行います。
1. 「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
2. 連携アカウントとアクションの設定内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
3. 「ファイルID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのIDが設定されています。このままの設定にし、「テスト」をクリックしてください。
4. テストが成功すると、ステップ3で取得したファイル情報を基に、対象のファイルがダウンロードされます。
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」となるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をクリックして確認してみてくださいね！
5. ページ下部の「保存する」をクリックして、ファイルのダウンロードは完了です。
続いて、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出する設定を行います。
1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーの原因となりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルができます。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、この機会にぜひ、気になる機能をお試しください！
2. テンプレートを使用しているため、アクションには、「【v2】名刺を読み取る（4タスク）」がデフォルトで設定されています。
履歴書やレシート、PDFファイルなどからテキストを読み取る場合には、プルダウンから任意のアクションに変更して活用してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
3. 「ファイルの添付方法」には、デフォルトでステップ4でダウンロードした「GoogleDriveからの取得ファイル」が設定されています。こちらはこのままの設定でOKです！
4. 「追加で抽出したい項目」には、活用する業務内容に応じて任意の項目を設定してください。
会社名や氏名など、入力欄下の注釈に記載されている情報は、デフォルトで抽出されるようになっています。
ここでは例として、「追加で抽出したい項目」に「フリガナ」を設定してみました！
5. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択しましょう。AIモデルの違いはこちらのヘルプページをご覧ください。
6. 「言語」を「日本語」「英語」から選択します。
※OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご参照ください。
7. 設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
8. テストが成功すると、デフォルトの抽出項目と、「追加で抽出したい項目」に設定した項目の値が、GoogleDriveからダウンロードしたファイルから自動で抽出されます。「取得した値」にデータが反映されるので、内容を確認しましょう。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更し、再度試してみてくださいね！
9. 抽出したい項目が正しく取得できていることを確認したら、ページ下部の「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後に、抽出したテキストを用いて、Google スプレッドシートにデータを追加する設定です。
1. 「レコードを追加する」をクリックしてください。
2. 連携カウントとアクションの設定内容を確認し、ページを下にスクロールします。
3. データベースの連携の「スプレッドシートID」に、名刺情報を追加したいスプレッドシートのIDを設定してください。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントのスプレッドシートから候補が表示されます。対象となるスプレッドシートを選択しましょう。
4. 「スプレッドシートのタブ名」に、対象となるスプレッドシートのタブ（シート）を設定します。
入力欄をクリックすると、先ほど「スプレッドシートID」に設定したシートのタブが候補として表示されるため、対象となるタブを選択してください。
5. 「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定しましょう。
今回、例として事前準備で用意していた「テスト用シート」にレコードを追加する場合は、「A1:H」と入力します。
※テーブル範囲の指定については、以下のヘルプページもご参照ください。
6. 設定を終えたら、「次へ」をクリックします。
7. 追加するレコードの詳細を設定していきましょう！
※ 「追加するレコードの項目」は、先ほど指定したテーブル範囲の列名になります。
入力欄をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」のメニューを開くと、ステップ5で抽出した名刺情報が表示されます。各項目に合う適切な値を設定しましょう。選択すると、{{項目名 抽出された情報}}のような形で入力されます。
このように、ステップ5で抽出した値を用いて各項目を設定することで、名刺ごとの情報に合わせた値でデータを自動追加できるようになりますよ！
「取得した値」を活用する他にも、「日付」タブから、日付情報を設定することも可能です。
たとえば、Google スプレッドシートに「データ追加日」などの項目がある場合は、日付タブから「今日」を設定しておくことで、データ更新日の日付が自動的に反映されます。
8. 設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
※ 空欄箇所は空欄として追加されます。
9. 「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りの値でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されていることを確認します。確認後、「保存する」をクリックしてください。
▼事前準備しておいたテストシートに追加されたレコード▼
全ての設定が完了すると、「全ての設定が完了しました！」とポップアップが表示されます。
早速フローを稼働させる場合は、「トリガーをON」をクリックし、正常に動作するか確認してみましょう！
あとで稼働させる場合は、フローボット設定画面の左上にあるトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
フローボットは自由にカスタマイズできるので、今回のご紹介した業務フローの自動化以外にも、様々な業務の自動化が実現できます。ぜひこの機会に、Yoomの便利な機能をお試しください！
名刺情報のOCR処理を自動化する以外にも、OCR技術を活用した、さまざまな業務フローの自動化を実現するテンプレートが、Yoomには豊富に用意されています。
ここでは、関連するその他のテンプレートをいくつかご紹介します。
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、気軽に体験してみてくださいね！
いかがでしたか？この記事では、OCR技術を活用して名刺情報を自動でデータ化する方法について解説しました。
展示会や日々の営業活動で増え続ける名刺の管理は、多くのビジネスパーソンにとって悩みの種ですよね…
手入力による時間的なコストや入力ミスは、業務効率を低下させるだけでなく、貴重なビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。
今回ご紹介した仕組みを活用して、様々な方法で受け取った名刺画像を自動でOCR処理し、使い慣れているツールで正確なデータ管理を実現してみませんか？
Yoomを使えば、この便利な仕組みはノーコードで実現可能！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大に広がります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に。</span>
名刺情報の自動データ化は、顧客フォローやマーケティング活動の迅速化のみならず、チーム内の情報共有を円滑化し、ビジネスのスピードアップにも貢献するはずです。
この機会に、本記事を参考にして自動化を導入し、業務効率の改善を体感してみてくださいね。
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