展示会や日々の商談で交換する名刺。気づけばデスクに溜まってしまい、「この情報をどう整理しよう…」と頭を悩ませていませんか？
そんなお悩みの解消に、OCR技術を活用して自動で名刺情報をデータ化する仕組み です。
この仕組みにより、名刺の画像データから社名、氏名、連絡先といったテキスト情報を自動で抽出し、使い慣れたデータベースに整理することが可能に！手作業による入力手間やミスを減らし、より迅速に、正確な名刺情報のデータ化を実現できるでしょう。
本記事ではノーコード で自動化の仕組みを構築する方法を詳しく解説。ぜひ最後までチェックして、名刺管理効率化の参考にしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、「名刺情報をOCRで読み取り、管理ツールに自動で整理する」業務フローを自動化するためのテンプレートが、すでに用意されています。
Google Driveに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
様々なツールから受信した名刺情報を自動でOCR処理してデータ化する方法
受け取った名刺をどのようにデータ化していますか？
ストレージサービスに追加された名刺をOCRで読み取り、自動でデータ化する
Google DriveやBoxなどの共有ストレージに名刺画像がアップロードされると、自動でOCR処理を実行し、抽出した情報をGoogle スプレッドシートなどのツールに追加することができます。
Google Driveに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Boxに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
メールで受け取った名刺をOCRで読み取り、自動でデータ化する
GmailやOutlookといったメールツールで名刺画像が添付されたメールを受信すると、自動でOCR処理を行い、抽出したデータを用いて、名刺データを管理しているツールへ情報を追加することも可能です。
Gmailで受信した名刺をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Outlookで受信した名刺をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
フォームで受け取った名刺をOCRで読み取り、自動でデータ化する
イベント申し込みや資料請求などで、GoogleフォームやYoom独自のフォーム機能を通じて名刺画像を受け取った場合に、自動でOCR処理し、使い慣れた管理ツールに情報を整理します。
Googleフォームで受け取った名刺をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
フォームで受け取った名刺をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Driveに名刺がアップロードされたらOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう
今回は一例として、「Google Driveに名刺ファイルがアップロードされたら、その情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する 」というプロセスを自動化してみましょう！
この便利なフローボットは、Yoom を使用して作成します。こちら の登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成は、大きく分けて以下のステップで進めます。
Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
テンプレートのコピー
Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
Google Driveに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
【事前準備】
フローボットを作成するにあたって、各項目が設定した内容で正常に動作するかをテストするため、以下の事前準備をしておきましょう。
テスト用の名刺の画像ファイル
名刺データを管理するGoogle スプレッドシート
例として、下図のような名刺画像とテストシートを用意してみました！
▼テスト用 名刺画像ファイル▼
▼テスト用 名刺データ管理シート▼
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行い、Yoomと連携しておきましょう。
【マイアプリ登録】
Yoomにログイン後、画面左側のサイドバーから「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックします。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでGoogle Driveを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
Yoomと連携する任意のGoogleアカウントを選択してログインし、「次へ」を押してください。
Googleアカウントへのアクセス権限を「全て許可」にし、「続行」を選択します。
「マイアプリ」欄にGoogle Driveが追加されていれば、Yoomとの連携完了です！
先ほど同様に、検索バーでGoogle スプレッドシートを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
先ほど同様に、Yoomと連携する任意のGoogleアカウントを選択してログインしてください。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
YoomからのGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリックしましょう。「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてくださいね！
「マイアプリ」の画面に戻り、Google スプレッドシートが追加されていればYoomとの連携完了です！ ステップ2：テンプレートのコピー
使用するアプリとYoomの連携が完了したら、テンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、DeepLで翻訳後、Slackに通知する
試してみる
クリックすると自動的にテンプレートがコピーされ、フローボットの設定画面が表示されます。「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう！
ステップ3：トリガーとなるGoogle Driveのフォルダ設定
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
1. コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
2. 連携アカウントとアクションの設定内容を確認し、「次へ」をクリックします。
3. 「トリガーの起動間隔」を、プルダウンメニューから5分、10分、15分、30分、60分の間隔より選択しましょう。ご利用中のプラン によって、設定できる最短の起動間隔が違うのでご注意ください。
4. 「フォルダID」に、トリガーの起動対象となるフォルダを設定します。入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveのアカウントから候補が表示されるので、対象のフォルダを選択しましょう。
5. 設定を終えたら先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに、事前準備しておいたテスト用の名刺画像ファイルを実際にアップロードしてください。
6. テストが成功すると、「取得した値」に最終更新日時が最も新しいファイルの情報が、アウトプットとして取得されます。
※アウトプットとは？ アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。こちら をご参照ください。
7. 正しく情報が取得できていることを確認したら、ページ下部の「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ファイルをダウンロードする設定
続いて、ステップ3で取得したファイル情報を用いて、実際にアップされたファイルをGoogle Driveからダウンロードする設定を行います。
1. 「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
2. 連携アカウントとアクションの設定内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
3. 「ファイルID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのIDが設定されています。このままの設定にし、「テスト」をクリックしてください。
4. テストが成功すると、ステップ3で取得したファイル情報を基に、対象のファイルがダウンロードされます。
5. ページ下部の「保存する」をクリックして、ファイルのダウンロードは完了です。
ステップ5：テキストを抽出する設定
続いて、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出する設定を行います。
1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーの原因となりますので、ご注意ください。
2. テンプレートを使用しているため、アクションには、「【v2】名刺を読み取る（4タスク）」がデフォルトで設定されています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
3. 「ファイルの添付方法」には、デフォルトでステップ4でダウンロードした「GoogleDriveからの取得ファイル」が設定されています。こちらはこのままの設定でOKです！
4. 「追加で抽出したい項目」には、活用する業務内容に応じて任意の項目を設定してください。
5. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択しましょう。AIモデルの違いはこちらのヘルプページ をご覧ください。
6. 「言語」を「日本語」「英語」から選択します。こちらのヘルプページ をご参照ください。
7. 設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
8. テストが成功すると、デフォルトの抽出項目と、「追加で抽出したい項目」に設定した項目の値が、GoogleDriveからダウンロードしたファイルから自動で抽出されます。「取得した値」にデータが反映されるので、内容を確認しましょう。
9. 抽出したい項目が正しく取得できていることを確認したら、ページ下部の「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ6：Google スプレッドシートにデータを追加する設定
最後に、抽出したテキストを用いて、Google スプレッドシートにデータを追加する設定です。
1. 「レコードを追加する」をクリックしてください。
2. 連携カウントとアクションの設定内容を確認し、ページを下にスクロールします。
3. データベースの連携の「スプレッドシートID」に、名刺情報を追加したいスプレッドシートのIDを設定してください。
4. 「スプレッドシートのタブ名」に、対象となるスプレッドシートのタブ（シート）を設定します。
5. 「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定しましょう。
※テーブル範囲の指定については、以下のヘルプページもご参照ください。
6. 設定を終えたら、「次へ」をクリックします。
7. 追加するレコードの詳細を設定していきましょう！
「取得した値」を活用する他にも、「日付」タブから、日付情報を設定することも可能です。
8. 設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
9. 「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りの値でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されていることを確認します。確認後、「保存する」をクリックしてください。
▼事前準備しておいたテストシートに追加されたレコード▼
ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
全ての設定が完了すると、「全ての設定が完了しました！」とポップアップが表示されます。
あとで稼働させる場合は、フローボット設定画面の左上にあるトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
フローボットは自由にカスタマイズできるので、今回のご紹介した業務フローの自動化以外にも、様々な業務の自動化が実現できます。ぜひこの機会に、Yoomの便利な機能をお試しください！
OCR技術を活用したその他の便利な自動化例
名刺情報のOCR処理を自動化する以外にも、OCR技術を活用した、さまざまな業務フローの自動化を実現するテンプレートが、Yoomには豊富に用意されています。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
試してみる
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取りMediumに投稿する
試してみる
まとめ
いかがでしたか？この記事では、OCR技術を活用して名刺情報を自動でデータ化する方法について解説しました。
Yoom を使えば、この便利な仕組みはノーコード で実現可能！
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大に広がります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
名刺情報の自動データ化は、顧客フォローやマーケティング活動の迅速化のみならず、チーム内の情報共有を円滑化し、ビジネスのスピードアップにも貢献するはずです。
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