展示会や日々の商談で交換する名刺。気づけばデスクに溜まってしまい、「この情報をどう整理しよう…」と頭を悩ませていませんか? 一枚一枚の名刺情報をシステムに手入力するのは時間がかかりますし、入力ミスも心配… せっかく獲得した見込み顧客の情報も、名刺情報の整理が追いついていないと、その後のアプローチが遅れてしまう可能性もありますよね。
そんなお悩みの解消に、OCR技術を活用して自動で名刺情報をデータ化する仕組み です。
この仕組みにより、名刺の画像データから社名、氏名、連絡先といったテキスト情報を自動で抽出し、使い慣れたデータベースに整理することが可能に!手作業による入力手間やミスを減らし、より迅速に、正確な名刺情報のデータ化を実現できるでしょう。
本記事ではノーコード で自動化の仕組みを構築する方法を詳しく解説。ぜひ最後までチェックして、名刺管理効率化の参考にしてみてください!
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、「名刺情報をOCRで読み取り、管理ツールに自動で整理する」業務フローを自動化するためのテンプレートが、すでに用意されています。 今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう!
Google Driveに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
交換した名刺の管理は、ビジネスにおいて重要ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字を読み取り、Google スプレッドシートへ情報を転記します。面倒な手入力を自動化し、正確な顧客リストを効率的に作成することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveへの名刺アップロード後の手入力作業に手間を感じている方 名刺情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力ミスを防ぎたい方 営業活動で得たリード情報を、チームで効率的に共有・管理したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへの名刺アップロードから転記までを自動化するため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能が自動でテキストを読み取るため、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダIDやフローの起動間隔を任意で設定できます。 Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップで取得したアウトプット(出力情報)を活用し、ダウンロード対象のファイルIDを指定します。 OCR機能の設定では、読み取るファイルの添付方法、抽出したい項目(会社名、氏名など)、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。 Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、書き込み対象のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定します。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートをそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
様々なツールから受信した名刺情報を自動でOCR処理してデータ化する方法
受け取った名刺をどのようにデータ化していますか? 名刺の受け取り方や管理方法は様々ですよね。日々複数の名刺交換をしていると、その管理は煩雑になりがち… ここでは実際の業務シーンを想定し、具体的な業務フローを自動化するテンプレートをいくつかご紹介! 名刺画像のクラウドストレージへのアップロード、メールでの受信、フォーム経由での提出など、あなたの業務スタイルに合ったテンプレートを見つけて、名刺管理をもっと効率化しませんか?
ストレージサービスに追加された名刺をOCRで読み取り、自動でデータ化する
Google DriveやBoxなどの共有ストレージに名刺画像がアップロードされると、自動でOCR処理を実行し、抽出した情報をGoogle スプレッドシートなどのツールに追加することができます。 ファイルが追加されるたびに手動で確認・入力する手間が省けるため、チーム内で共有された名刺情報を一元管理し、誰でも最新の情報にアクセスできる状態を保つのに役立つでしょう。
Google Driveに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
交換した名刺の管理は、ビジネスにおいて重要ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字を読み取り、Google スプレッドシートへ情報を転記します。面倒な手入力を自動化し、正確な顧客リストを効率的に作成することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveへの名刺アップロード後の手入力作業に手間を感じている方 名刺情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力ミスを防ぎたい方 営業活動で得たリード情報を、チームで効率的に共有・管理したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへの名刺アップロードから転記までを自動化するため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能が自動でテキストを読み取るため、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダIDやフローの起動間隔を任意で設定できます。 Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップで取得したアウトプット(出力情報)を活用し、ダウンロード対象のファイルIDを指定します。 OCR機能の設定では、読み取るファイルの添付方法、抽出したい項目(会社名、氏名など)、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。 Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、書き込み対象のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定します。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートをそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Boxに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
展示会などで受け取った大量の名刺。Boxにアップロードして整理するものの、その後のデータ入力に手間や時間を取られていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに整理・追加するため、面倒な名刺管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとGoogle スプレッドシートで名刺管理をしており、手入力の手間を省きたいと考えている方 獲得した名刺情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいと考えている営業・マーケティング担当者の方 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客リストを作成したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxに名刺ファイルをアップロードするだけで、自動で文字情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加するため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮します。 手動でのデータ入力作業そのものがなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、名刺画像が格納されるフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、アップロードされたファイルをYoom内に取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、「フォルダにファイルがアップロードされたら」の項目で、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 OCR機能の設定では、読み取りたいファイル(ダウンロードしたBoxのファイル)を添付し、抽出したい項目(会社名、氏名、メールアドレスなど)や使用するAI、言語などを任意で設定してください。 Google スプレッドシートの設定では、「レコードを追加する」の項目で、出力先のスプレッドシートID、タブ名、データを書き込むテーブル範囲を任意で指定してください。また、どの列にどのOCR情報を追加するかも設定できます。 ■注意事項
BoxとGoogle スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
メールで受け取った名刺をOCRで読み取り、自動でデータ化する
GmailやOutlookといったメールツールで名刺画像が添付されたメールを受信すると、自動でOCR処理を行い、抽出したデータを用いて、名刺データを管理しているツールへ情報を追加することも可能です。 メールを確認して添付ファイルをダウンロードし、別途ツールに入力するといった一連の作業を自動化できるため、担当者の負担を軽減し、より迅速かつ正確なデータ管理に期待できます。
Gmailで受信した名刺をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Gmailで受信した名刺の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに入力していませんか?この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した名刺の画像データをAI-OCRが自動で読み取り、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートに直接追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った名刺情報を手作業で管理している営業担当者の方 Google スプレッドシートへの顧客データ入力の効率化を目指している方 手作業によるデータ転記での入力ミスや漏れを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの名刺受信からGoogle スプレッドシートへの登録までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールに添付されている名刺画像を読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取った情報を指定のスプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能で画像を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、出力先となるスプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列にどの情報を反映させるかを任意で設定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Outlookで受信した名刺をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
展示会や商談後にOutlookで受け取った名刺の画像、その情報を一つひとつ手作業で入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか? このワークフローを活用すれば、名刺画像が添付されたメールをOutlookで受信するだけで、OCR機能が自動で情報を読み取りGoogle スプレッドシートに転記します。面倒なデータ入力作業を自動化し、顧客情報の管理を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った名刺情報を手作業でデータ化している営業担当者の方 Google スプレッドシートで顧客リストを作成しており、入力の手間を省きたい方 名刺管理の工数を削減するため、OCRを活用した業務自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信を起点に名刺情報の読取から転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データベースの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードした名刺画像を指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定の列に追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、名刺が添付されたメールのみを対象としてワークフローを起動させることが可能です。 OCR機能の設定では、会社名・氏名・電話番号といった抽出したい項目や使用するAIエンジン、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。 Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、OCRで読み取ったどの情報をGoogle スプレッドシートのどの列に書き込むかを自由に設定できます。 ■注意事項
OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
フォームで受け取った名刺をOCRで読み取り、自動でデータ化する
イベント申し込みや資料請求などで、GoogleフォームやYoom独自のフォーム機能を通じて名刺画像を受け取った場合に、自動でOCR処理し、使い慣れた管理ツールに情報を整理します。 フォーム送信後、タイムリーにデータ化が開始されるため、リード情報の管理やフォローアップを効率的に進めることができるでしょう。これにより、フォローアップやマーケティング活動など、次のアクションにスピーディーに繋げられることで、効率的な業務運営をサポートします。
Googleフォームで受け取った名刺をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
イベントなどで受け取った名刺情報を、一つひとつ手作業で入力するのは手間がかかるのではないでしょうか? Googleフォームで名刺画像を受け付けても、結局は目視で確認し転記する作業が発生し、入力ミスや時間のロスにつながることもあります。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像が送信されると、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った名刺情報を手入力で管理している方 OCRを活用して名刺のデータ化を自動化し、業務効率を改善したい方 Google スプレッドシートへのデータ転記ミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から名刺情報の読み取り、Google スプレッドシートへの転記までを自動化し、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮します。 手作業による転記がなくなることで、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺ファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像を読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能の設定では、抽出したい項目(会社名、氏名など)や使用するAI、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。 Google スプレッドシートのアクション設定で、どのGoogle スプレッドシートのどの列に、OCRで読み取った情報を追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
フォームで受け取った名刺をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
展示会や日々の営業活動で受け取った名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。一枚ずつ手入力する作業は非効率なだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローは、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ顧客リストとして追加します。面倒なデータ化作業を自動化し、正確な顧客データベースを効率的に構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
展示会などで受け取った大量の名刺を手入力しており、業務を効率化したい方 Google スプレッドシートで顧客リストを作成・管理している営業やマーケティング担当者の方 手作業による名刺情報の入力ミスをなくし、正確なデータベースを構築したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに名刺画像をアップロードするだけで、文字情報の読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、手作業の時間を削減します。 手入力に伴う転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームに添付された名刺画像を対象とします 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、名刺画像以外にも必要な情報を取得するための質問項目を自由に設定、追加、修正できます。 OCR機能では、読み取りたいファイルの添付方法や、抽出したい項目(会社名、氏名など)、使用するAI、言語を任意で設定できます。 Google スプレッドシートのアクションでは、情報を追加したいスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を任意で指定してください。また、どの値をどの列に追加するかも設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Google Driveに名刺がアップロードされたらOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加するフローを作ってみよう
今回は一例として、「Google Driveに名刺ファイルがアップロードされたら、その情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する 」というプロセスを自動化してみましょう! 一連のプロセスを自動化する、フローボットの作成手順を詳しく解説していきます。 このフローを使えば、チームで共有している名刺フォルダに画像を追加するだけで、自動的にリストが更新されていくのはメリットですよね。
この便利なフローボットは、Yoom を使用して作成します。 まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成は、大きく分けて以下のステップで進めます。
Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
テンプレートのコピー
Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
フロー稼働の準備(トリガーをONに設定)
Google Driveに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
交換した名刺の管理は、ビジネスにおいて重要ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字を読み取り、Google スプレッドシートへ情報を転記します。面倒な手入力を自動化し、正確な顧客リストを効率的に作成することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveへの名刺アップロード後の手入力作業に手間を感じている方 名刺情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力ミスを防ぎたい方 営業活動で得たリード情報を、チームで効率的に共有・管理したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへの名刺アップロードから転記までを自動化するため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 OCR機能が自動でテキストを読み取るため、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダIDやフローの起動間隔を任意で設定できます。 Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップで取得したアウトプット(出力情報)を活用し、ダウンロード対象のファイルIDを指定します。 OCR機能の設定では、読み取るファイルの添付方法、抽出したい項目(会社名、氏名など)、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。 Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、書き込み対象のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定します。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートをそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
【事前準備】
フローボットを作成するにあたって、各項目が設定した内容で正常に動作するかをテストするため、以下の事前準備をしておきましょう。
テスト用の名刺の画像ファイル
名刺データを管理するGoogle スプレッドシート
例として、下図のような名刺画像とテストシートを用意してみました!
▼テスト用 名刺画像ファイル▼
▼テスト用 名刺データ管理シート▼
ステップ1:Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行い、Yoomと連携しておきましょう。 事前にマイアプリ登録を済ませておくと、その後のフローの設定がスムーズに進みますよ!
【マイアプリ登録】
Yoomにログイン後、画面左側のサイドバーから「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックします。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでGoogle Driveを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
Yoomと連携する任意のGoogleアカウントを選択してログインし、「次へ」を押してください。
Googleアカウントへのアクセス権限を「全て許可」にし、「続行」を選択します。
「マイアプリ」欄にGoogle Driveが追加されていれば、Yoomとの連携完了です!
先ほど同様に、検索バーでGoogle スプレッドシートを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
先ほど同様に、Yoomと連携する任意のGoogleアカウントを選択してログインしてください。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
YoomからのGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリックしましょう。「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてくださいね!
「マイアプリ」の画面に戻り、Google スプレッドシートが追加されていればYoomとの連携完了です!
ステップ2:テンプレートのコピー
使用するアプリとYoomの連携が完了したら、テンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、DeepLで翻訳後、Slackに通知する
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■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、DeepLで翻訳後、Slackに通知する」フローを利用すると、クラウド上でのファイル処理が効率化します。 Google Driveと他のツールが連携するため、手間を減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveを利用してファイル管理を行っている方 OCR機能を活用して紙の書類をデジタルデータ化しているが、手動での作業に時間がかかっている方 迅速にデジタルデータを翻訳し、複数の言語でのコミュニケーションを効率化したい方 Slackを業務上のコミュニケーションツールとして利用している企業 Slackを活用して共有された情報を素早くチームメンバーに通知したい方 日々の業務を効率化し、手間を省きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRし、DeepLで翻訳後にSlackに通知するフローを導入することで、業務のスピードアップが期待できます。 ファイルの文字を迅速にデジタル化し翻訳することで、情報の共有や対応がスムーズに行えるようになります。
また、Slackへの通知により、チーム全体での情報共有が早まるため、メンバー間のコミュニケーションが活性化されるでしょう。 これにより、作業の効率が高まり、より円滑に業務を進められるようになります。 このフローを利用することで、情報の正確性も向上し、結果として高い品質の業務が実現できるでしょう。
クリックすると自動的にテンプレートがコピーされ、フローボットの設定画面が表示されます。「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう!
ステップ3:トリガーとなるGoogle Driveのフォルダ設定
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
1. コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
2. 連携アカウントとアクションの設定内容を確認し、「次へ」をクリックします。 ※ 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
3. 「トリガーの起動間隔」を、プルダウンメニューから5分、10分、15分、30分、60分の間隔より選択しましょう。ご利用中のプラン によって、設定できる最短の起動間隔が違うのでご注意ください。 基本的には、ご利用中プランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
4. 「フォルダID」に、トリガーの起動対象となるフォルダを設定します。入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveのアカウントから候補が表示されるので、対象のフォルダを選択しましょう。 ここで設定したフォルダにファイルがアップロードされると、フローボットが起動するようになりますよ!
5. 設定を終えたら先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに、事前準備しておいたテスト用の名刺画像ファイルを実際にアップロードしてください。 アップロード後、Yoom画面に戻って「テスト」をクリックします。
6. テストが成功すると、「取得した値」に最終更新日時が最も新しいファイルの情報が、アウトプットとして取得されます。
※アウトプットとは? アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。 取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちら をご参照ください。
7. 正しく情報が取得できていることを確認したら、ページ下部の「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4:ファイルをダウンロードする設定
続いて、ステップ3で取得したファイル情報を用いて、実際にアップされたファイルをGoogle Driveからダウンロードする設定を行います。
1. 「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
2. 連携アカウントとアクションの設定内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
3. 「ファイルID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのIDが設定されています。このままの設定にし、「テスト」をクリックしてください。
4. テストが成功すると、ステップ3で取得したファイル情報を基に、対象のファイルがダウンロードされます。 この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」となるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をクリックして確認してみてくださいね!
5. ページ下部の「保存する」をクリックして、ファイルのダウンロードは完了です。
ステップ5:テキストを抽出する設定
続いて、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出する設定を行います。
1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーの原因となりますので、ご注意ください。 ※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルができます。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、この機会にぜひ、気になる機能をお試しください!
2. テンプレートを使用しているため、アクションには、「【v2】名刺を読み取る(4タスク)」がデフォルトで設定されています。 履歴書やレシート、PDFファイルなどからテキストを読み取る場合には、プルダウンから任意のアクションに変更して活用してくださいね! 設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
3. 「ファイルの添付方法」には、デフォルトでステップ4でダウンロードした「GoogleDriveからの取得ファイル」が設定されています。こちらはこのままの設定でOKです!
4. 「追加で抽出したい項目」には、活用する業務内容に応じて任意の項目を設定してください。 会社名や氏名など、入力欄下の注釈に記載されている情報は、デフォルトで抽出されるようになっています。 ここでは例として、「追加で抽出したい項目」に「フリガナ」を設定してみました!
5. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択しましょう。AIモデルの違いはこちらのヘルプページ をご覧ください。
6. 「言語」を「日本語」「英語」から選択します。 ※OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページ をご参照ください。
7. 設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
8. テストが成功すると、デフォルトの抽出項目と、「追加で抽出したい項目」に設定した項目の値が、GoogleDriveからダウンロードしたファイルから自動で抽出されます。「取得した値」にデータが反映されるので、内容を確認しましょう。 ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更し、再度試してみてくださいね!
9. 抽出したい項目が正しく取得できていることを確認したら、ページ下部の「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ6:Google スプレッドシートにデータを追加する設定
最後に、抽出したテキストを用いて、Google スプレッドシートにデータを追加する設定です。
1. 「レコードを追加する」をクリックしてください。
2. 連携カウントとアクションの設定内容を確認し、ページを下にスクロールします。
3. データベースの連携の「スプレッドシートID」に、名刺情報を追加したいスプレッドシートのIDを設定してください。 入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントのスプレッドシートから候補が表示されます。対象となるスプレッドシートを選択しましょう。
4. 「スプレッドシートのタブ名」に、対象となるスプレッドシートのタブ(シート)を設定します。 入力欄をクリックすると、先ほど「スプレッドシートID」に設定したシートのタブが候補として表示されるため、対象となるタブを選択してください。
5. 「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定しましょう。 今回、例として事前準備で用意していた「テスト用シート」にレコードを追加する場合は、「A1:H」と入力します。
※テーブル範囲の指定については、以下のヘルプページもご参照ください。
6. 設定を終えたら、「次へ」をクリックします。
7. 追加するレコードの詳細を設定していきましょう! ※ 「追加するレコードの項目」は、先ほど指定したテーブル範囲の列名になります。 入力欄をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」のメニューを開くと、ステップ5で抽出した名刺情報が表示されます。各項目に合う適切な値を設定しましょう。選択すると、{{項目名 抽出された情報}}のような形で入力されます。 このように、ステップ5で抽出した値を用いて各項目を設定することで、名刺ごとの情報に合わせた値でデータを自動追加できるようになりますよ!
「取得した値」を活用する他にも、「日付」タブから、日付情報を設定することも可能です。 たとえば、Google スプレッドシートに「データ追加日」などの項目がある場合は、日付タブから「今日」を設定しておくことで、データ更新日の日付が自動的に反映されます。
8. 設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。 ※ 空欄箇所は空欄として追加されます。
9. 「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りの値でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されていることを確認します。確認後、「保存する」をクリックしてください。
▼事前準備しておいたテストシートに追加されたレコード▼
ステップ7:フロー稼働の準備(トリガーをONに設定)
全ての設定が完了すると、「全ての設定が完了しました!」とポップアップが表示されます。 早速フローを稼働させる場合は、「トリガーをON」をクリックし、正常に動作するか確認してみましょう!
あとで稼働させる場合は、フローボット設定画面の左上にあるトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
フローボットは自由にカスタマイズできるので、今回のご紹介した業務フローの自動化以外にも、様々な業務の自動化が実現できます。ぜひこの機会に、Yoomの便利な機能をお試しください!
OCR技術を活用したその他の便利な自動化例
名刺情報のOCR処理を自動化する以外にも、OCR技術を活用した、さまざまな業務フローの自動化を実現するテンプレートが、Yoomには豊富に用意されています。 ここでは、関連するその他のテンプレートをいくつかご紹介します。 気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、気軽に体験してみてくださいね!
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか?手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方 BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方 OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。 オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方 DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。 OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します(「テキストを翻訳」アクションを使用)。 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。 OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。 DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン(フォーマル/インフォーマルなど)を任意で選択することが可能です。 Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。 ■注意事項
DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。 手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー&ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
試してみる
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか? このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。 面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。 Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。 ■注意事項
GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取りMediumに投稿する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度開いて内容を確認し、手動でMediumに転記していませんか? こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でOCR処理され、その内容がMediumに投稿されるため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した添付ファイルの内容を、手作業でMediumに投稿している方 OCR技術を活用して、画像やPDFからの文字起こし業務を効率化したいと考えている方 コンテンツ作成や情報共有のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookのメール受信を起点に、添付ファイルのOCR処理からMediumへの投稿までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。 手動での転記作業がなくなるため、内容の入力ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMediumをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、対象の添付ファイルを特定します。 次に、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、特定したファイルをYoom上にダウンロードします。 その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを用いて投稿を作成します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールが格納されるフォルダIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます。 OCR機能の設定では、読み取る文字数や抽出したい特定の項目、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で指定することが可能です。 Mediumへの投稿設定では、投稿するユーザーIDや投稿のタイトル、コンテンツのフォーマット(HTMLやMarkdownなど)を任意で設定してください。 ■注意事項
Medium、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか?この記事では、OCR技術を活用して名刺情報を自動でデータ化する方法について解説しました。 展示会や日々の営業活動で増え続ける名刺の管理は、多くのビジネスパーソンにとって悩みの種ですよね… 手入力による時間的なコストや入力ミスは、業務効率を低下させるだけでなく、貴重なビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。 今回ご紹介した仕組みを活用して、様々な方法で受け取った名刺画像を自動でOCR処理し、使い慣れているツールで正確なデータ管理を実現してみませんか?
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大に広がります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
名刺情報の自動データ化は、顧客フォローやマーケティング活動の迅速化のみならず、チーム内の情報共有を円滑化し、ビジネスのスピードアップにも貢献するはずです。 この機会に、本記事を参考にして自動化を導入し、業務効率の改善を体感してみてくださいね。