「紙の請求書や領収書を手入力するのに時間がかかりすぎる…」
「契約書の内容をシステムに登録する際、ミスがないか何度も確認してしまう…」
このように、書類の情報を手作業で処理することに多くの時間と手間を取られ、本来集中すべき業務が進まないと悩んでいませんか？
特に、書類の種類が多く、それぞれフォーマットが異なる場合、その負担はさらに大きくなります。
もし、<span class="mark-yellow">紙の書類や画像ファイルをOCR（光学的文字認識）で自動的にテキスト化し、その内容をAIが分析して必要な情報を抽出し、業務システムへ連携できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、日々の業務効率を大幅に向上させ、より創造的な仕事に時間を使うことができるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入の手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に書類処理の自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには<span class="mark-yellow">書類の情報をOCRで読み取りAIで分析する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
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OCRとAIを活用したワークフロー自動化テンプレート
OCR技術とAIを組み合わせることで、これまで手作業で行っていた書類からの情報抽出や分析、さらにはその後のアクションまでを自動化できます。
これにより、入力ミスの削減、業務スピードの向上、そして担当者の負担軽減が実現し、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例をテンプレートとして紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したファイルをOCRとAIで処理する
<span class="mark-yellow">メールで受け取った注文書や請求書などの添付ファイルを自動でOCR処理し、AIがその内容を分析して生産管理システムへの登録や関連ツールへの通知を行う</span>フローです。
手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、迅速かつ正確な業務遂行を支援します！
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フォームで受信したファイルをOCRとAIで処理する
<span class="mark-yellow">ウェブフォームを通じてアップロードされた領収書や申請書などのファイルをOCRでテキスト化し、AIが勘定科目の仕分けや内容のチェックを行い、データベースへ自動で記録する</span>こともできるので、経費精算や各種申請業務の効率化に大きく貢献します。
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ミーティングの音声をAIで文字起こし・要約する
<span class="mark-yellow">オンラインミーティングツールでの会議が終了すると、その録音データをAIが自動で文字起こしし、さらに内容を要約してコミュニケーションツールへ通知する</span>ことも可能です。
これにより、議事録作成の手間を大幅に削減し、会議内容の迅速な共有と活用を実現します！
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Gmailで受信したファイルをOCRで読み取りAIで分析するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメール（例：件名に「注文データ」を含む）を受信した際に、添付された画像やPDFファイルからOCRで情報を読み取り、その内容をAIが分析・処理して、結果をSlackに通知するフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SlackとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるメールと各アクション（OCR・発注予測の生成・通知）の設定
- フロー稼働の準備
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※事前準備
テスト用に、発注予測の元となるPDF（もしくは画像ファイル）をご用意ください。
ここでは例として、下図の「注文データ_サンプル.pdf」を使用します。
ステップ1：SlackとGmailのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいSlackアカウントとGoogleアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではSlack）を検索して選択。
- Slackのサインイン画面で、連携させるワークスペースにサインイン。
※ サインイン済みのワークスペースがある場合、この画面はスキップされます。
- AIの生成結果を通知するチャンネルを下部のプルダウンから選択。
※ 連携させるワークスペースを変更する場合は、右上のプルダウンから選んでください。
- YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。
- マイアプリ画面に戻ります。
Slackが追加されていることを確認してください。
このまま、Gmailも連携していきましょう。
- アプリ一覧画面でGmailを選択して検索。
- 「Sign in with Google」をクリック。
- トリガーとなるGmailに紐づくGoogleアカウントを選択してログイン。
- 内容を確認し、「次へ」をクリック。
- YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
- マイアプリ画面に戻ります。
Gmailも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
例）「注文データ」を含むメールを受信したら - 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くSlackへの通知が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「キーワード」に任意のキーワードを設定。
ここで指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。 - テスト用に、事前準備で用意したファイルと指定したキーワードを含むメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
※ 受信するメールの例
- フローボットに戻り、「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に指定したキーワードを含むメールを受信していない場合はテストに失敗します。
- テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーとなるメールの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：添付ファイルのOCR
OCRを使って、受信メールの添付ファイル（PDF）からテキストを抽出しましょう。
OCRや音声の文字起こしなどのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまいます、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使用できるため、気になる機能をぜひお試しください。
- AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は、文字数によって消費するタスク数が変わります。
4,000字（5タスク）・8,000字（10タスク）・12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
- 「次へ」をクリック。
- OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」に、「取得した値を使用」「添付ファイル1」を設定します。
これがステップ3で受信メールから取得した添付ファイルになります。 - 「抽出したい項目」に、発注予測の生成で使用する項目を設定。
議事録や報告書といった定型項目のあるファイルであれば、「会議名・出席者・議題」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することも可能です。 - 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」「Gemini」から選択。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。 - 読み取るファイルの言語に合わせて、「言語」を「日本語」「英語」から選択。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
※ OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
ここでは例として「項目名」と「レコード毎のリスト」を抽出します。
- テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。
- 「保存する」をクリック。
ステップ5：発注予測の生成
抽出したデータを用いて、AIで発注予測を生成しましょう。
- AIオペレーションの「発注予測を生成する」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 指定するプロンプトの文字数に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
文字数（500・1,000・3,000・5,000文字以内）によって消費するタスク数が変わります。 - 「次へ」をクリック。
「テキストを生成する」の設定方法
- 「プロンプト」に生成に使用する項目と、生成する発注予測の条件を設定しましょう。
入力欄クリック時に表示されるOCRアクションメニューから、ステップ4で抽出した各項目が選択可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
※ 取得した値は、フローが稼働する度に更新されます。
- 「言語」に生成するテキストの言語を入力。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に生成結果が追加されます。
※ 期待する結果にならなかった場合は、「プロンプト」を変更して再度お試しください。
- 「保存する」をクリック。
ステップ6：Slackへの通知
最後に、生成した発注予測をSlackに通知しましょう。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「投稿先のチャンネルID」にメッセージを投稿するチャンネルのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているSlackアカウントから候補が表示されるため、対象となるチャンネルを選択してください。
検索欄にチャンネル名を入力すると検索が楽になります。
- 「メッセージ」に生成結果を含む任意の内容を設定。
ステップ5のプロンプトと同様に、入力欄クリック時に表示される各アクションのメニューから、取得した値を追加できます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、指定したチャンネルにメッセージが投稿されます。
※ メッセージが送信できない場合には、指定したチャンネルにYoomアプリをインストールして再度お試しください。
※ 投稿されるメッセージの例
- ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ7：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
連携しているGmail宛てに指定したキーワードを含むメールを送信し、そのメールに添付されたPDFから生成された発注予測がSlackに投稿されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
OCRを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した注文データファイルの読み取り以外でも、OCRを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
[[213870,211775,211940,211242,210292]]
まとめ
書類のOCR処理とAIによる分析を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や内容確認、さらにはその後の関連業務への連携といった一連のプロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、従業員は煩雑なルーティンワークから解放され、より戦略的で創造的な業務に集中できる時間と環境が生まれるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の書類処理業務の自動化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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