【ノーコードで実現】書類をOCRで読み取りAIで分析し業務ワークフローを自動化する方法

Gmailで注文データファイルを受信したら、OCRで読み取りAIで生産管理をして、Slackに通知する

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■概要

Gmailで受信する注文データファイルの処理、その後のOCRでの読み取り、AIを活用した生産管理、そしてSlackへの通知といった一連の業務に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるデータ入力や確認作業は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの注文メールの受信からSlackへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した注文データファイルを元に、手作業で生産管理を行っている担当者の方
• OCRやAIを活用して業務を効率化し、Slackで迅速な情報共有を実現したいチームの方
• 定型的ながら重要な業務プロセスを自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からOCR処理、AIによる生産管理、Slack通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減し、より迅速な対応が可能になります。
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、通知の遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性と信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信メールに添付された注文データファイルから必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータや事前に設定した指示（プロンプト）に基づいて生産管理に関する情報を生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、AIが生成した生産管理情報や関連する通知を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、注文データファイルが添付されたメールを特定するためのキーワード（例：「新規注文」「注文書」など）を任意で指定してください。
• OCR機能の設定では、注文データファイルの中から読み取りたい項目（例えば、注文番号、商品名、数量、納期など）を正確に抽出できるよう、対象ファイルのレイアウトに合わせて抽出範囲をカスタムしてください。
• AI機能の設定では、OCRで取得した情報を活用し、どのような生産管理のアウトプットを生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を任意でカスタムできます。定型的な指示文に加え、前段階で取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択し、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、OCRで抽出したデータやAIが生成した結果などを変数として埋め込み、状況に応じた柔軟な通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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「紙の請求書や領収書を手入力するのに時間がかかりすぎる…」
「契約書の内容をシステムに登録する際、ミスがないか何度も確認してしまう…」
このように、書類の情報を手作業で処理することに多くの時間と手間を取られ、本来集中すべき業務が進まないと悩んでいませんか？
特に、書類の種類が多く、それぞれフォーマットが異なる場合、その負担はさらに大きくなります。

もし、紙の書類や画像ファイルをOCR（光学的文字認識）で自動的にテキスト化し、その内容をAIが分析して必要な情報を抽出し、業務システムへ連携できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、日々の業務効率を大幅に向上させ、より創造的な仕事に時間を使うことができるようになるでしょう！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入の手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に書類処理の自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには書類の情報をOCRで読み取りAIで分析する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで注文データファイルを受信したら、OCRで読み取りAIで生産管理をして、Slackに通知する

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■概要

Gmailで受信する注文データファイルの処理、その後のOCRでの読み取り、AIを活用した生産管理、そしてSlackへの通知といった一連の業務に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるデータ入力や確認作業は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの注文メールの受信からSlackへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した注文データファイルを元に、手作業で生産管理を行っている担当者の方
• OCRやAIを活用して業務を効率化し、Slackで迅速な情報共有を実現したいチームの方
• 定型的ながら重要な業務プロセスを自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からOCR処理、AIによる生産管理、Slack通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減し、より迅速な対応が可能になります。
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、通知の遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性と信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信メールに添付された注文データファイルから必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータや事前に設定した指示（プロンプト）に基づいて生産管理に関する情報を生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、AIが生成した生産管理情報や関連する通知を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、注文データファイルが添付されたメールを特定するためのキーワード（例：「新規注文」「注文書」など）を任意で指定してください。
• OCR機能の設定では、注文データファイルの中から読み取りたい項目（例えば、注文番号、商品名、数量、納期など）を正確に抽出できるよう、対象ファイルのレイアウトに合わせて抽出範囲をカスタムしてください。
• AI機能の設定では、OCRで取得した情報を活用し、どのような生産管理のアウトプットを生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を任意でカスタムできます。定型的な指示文に加え、前段階で取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択し、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、OCRで抽出したデータやAIが生成した結果などを変数として埋め込み、状況に応じた柔軟な通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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OCRとAIを活用したワークフロー自動化テンプレート

OCR技術とAIを組み合わせることで、これまで手作業で行っていた書類からの情報抽出や分析、さらにはその後のアクションまでを自動化できます。
これにより、入力ミスの削減、業務スピードの向上、そして担当者の負担軽減が実現し、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例をテンプレートとして紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

メールで受信したファイルをOCRとAIで処理する

メールで受け取った注文書や請求書などの添付ファイルを自動でOCR処理し、AIがその内容を分析して生産管理システムへの登録や関連ツールへの通知を行うフローです。
手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、迅速かつ正確な業務遂行を支援します！

Gmailで注文データファイルを受信したら、OCRで読み取りAIで生産管理をして、Slackに通知する

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■概要

Gmailで受信する注文データファイルの処理、その後のOCRでの読み取り、AIを活用した生産管理、そしてSlackへの通知といった一連の業務に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるデータ入力や確認作業は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの注文メールの受信からSlackへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した注文データファイルを元に、手作業で生産管理を行っている担当者の方
• OCRやAIを活用して業務を効率化し、Slackで迅速な情報共有を実現したいチームの方
• 定型的ながら重要な業務プロセスを自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からOCR処理、AIによる生産管理、Slack通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減し、より迅速な対応が可能になります。
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、通知の遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性と信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信メールに添付された注文データファイルから必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータや事前に設定した指示（プロンプト）に基づいて生産管理に関する情報を生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、AIが生成した生産管理情報や関連する通知を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、注文データファイルが添付されたメールを特定するためのキーワード（例：「新規注文」「注文書」など）を任意で指定してください。
• OCR機能の設定では、注文データファイルの中から読み取りたい項目（例えば、注文番号、商品名、数量、納期など）を正確に抽出できるよう、対象ファイルのレイアウトに合わせて抽出範囲をカスタムしてください。
• AI機能の設定では、OCRで取得した情報を活用し、どのような生産管理のアウトプットを生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を任意でカスタムできます。定型的な指示文に加え、前段階で取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択し、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、OCRで抽出したデータやAIが生成した結果などを変数として埋め込み、状況に応じた柔軟な通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで受信したファイルをOCRとAIで処理する

ウェブフォームを通じてアップロードされた領収書や申請書などのファイルをOCRでテキスト化し、AIが勘定科目の仕分けや内容のチェックを行い、データベースへ自動で記録することもできるので、経費精算や各種申請業務の効率化に大きく貢献します。

フォームで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Notionにまとめる

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■概要

領収書の処理は手作業による入力や仕訳で手間がかかり、ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、フォームから受信した領収書を一つ一つ確認して勘定科目を判断しNotionに転記するのは大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した領収書画像をOCR機能で読み取り、AI機能が勘定科目を自動で仕訳し、Notionへ自動で記録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信する領収書の処理に手間を感じている経理担当者の方
• 領収書のOCR処理やAI機能による自動仕訳に関心のある業務改善担当者の方
• Notionを活用して経費情報を一元管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからの領収書受付後、OCR機能、AI機能による仕訳、Notionへの記録まで自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの読み取りミスや仕訳判断の誤り、Notionへの転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、領収書ファイルを受け付けるフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信した領収書ファイルから必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に勘定科目などをAI機能に判断させます。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能が生成した仕訳情報や領収書データを指定のデータベースへ追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、受信した領収書ファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、OCR機能で抽出したデータを基に、どのようなテキストを生成するかをプロンプトで具体的に指示して設定できます。
• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、Notionデータベースのどの項目に固定値を入力するか、または前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として埋め込むかなど、詳細なカスタムが可能です。

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ミーティングの音声をAIで文字起こし・要約する

オンラインミーティングツールでの会議が終了すると、その録音データをAIが自動で文字起こしし、さらに内容を要約してコミュニケーションツールへ通知することも可能です。
これにより、議事録作成の手間を大幅に削減し、会議内容の迅速な共有と活用を実現します！

Zoomで特定のミーティングが終了したら文字起こしと要約を行い、Microsoft Teamsに通知する

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■概要

Zoomでのミーティング終了後、録画データから手作業で文字起こしや要約を作成し、関係者に共有するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、これらの作業には時間も要し、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定のミーティングが終了した際に、自動で録画データから文字起こしと要約を行い、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ通知することが可能になり、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomミーティングの議事録作成や情報共有に手間を感じているビジネスパーソンの方
• ミーティング内容の文字起こしや要約作成の効率化を目指すチームリーダーや担当者の方
• Microsoft Teamsを活用し、迅速かつ正確な情報共有体制を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の文字起こし、要約作成、Microsoft Teamsへの通知という一連の作業が自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業による文字起こしの誤りや要約の作成漏れ、通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の質を高めることに貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定し、対象のミーティングを指定します。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画ファイルをYoom内に保存します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルから音声データをテキスト化します。
6. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータから要約を作成します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、文字起こし結果と要約を指定したチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするミーティングの種類（例：特定のホストID、定期ミーティングなど）や条件を任意で設定できます。
• フローの途中に分岐機能を追加することで、ミーティングのレコーディング情報（例：参加人数、ミーティング時間など）といった前段階で取得した情報に基づき、任意の条件を指定して後続の処理（例えば通知先のチャネルを変更する、特定のキーワードが含まれる場合のみ通知するなど）を分岐させることが可能です。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャネルやチーム、メッセージの本文の内容、メンションするユーザーなどを任意で設定してください。これにより、関連メンバーへ確実に情報を届けることができます。

■注意事項

• Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。　
  
  • ミーティングが終了したら　
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで受信したファイルをOCRで読み取りAIで分析するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメール（例：件名に「注文データ」を含む）を受信した際に、添付された画像やPDFファイルからOCRで情報を読み取り、その内容をAIが分析・処理して、結果をSlackに通知するフローを解説していきます！

Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• SlackとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるメールと各アクション（OCR・発注予測の生成・通知）の設定
• フロー稼働の準備

Gmailで注文データファイルを受信したら、OCRで読み取りAIで生産管理をして、Slackに通知する

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■概要

Gmailで受信する注文データファイルの処理、その後のOCRでの読み取り、AIを活用した生産管理、そしてSlackへの通知といった一連の業務に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるデータ入力や確認作業は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの注文メールの受信からSlackへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した注文データファイルを元に、手作業で生産管理を行っている担当者の方
• OCRやAIを活用して業務を効率化し、Slackで迅速な情報共有を実現したいチームの方
• 定型的ながら重要な業務プロセスを自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からOCR処理、AIによる生産管理、Slack通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減し、より迅速な対応が可能になります。
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、通知の遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性と信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信メールに添付された注文データファイルから必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータや事前に設定した指示（プロンプト）に基づいて生産管理に関する情報を生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、AIが生成した生産管理情報や関連する通知を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、注文データファイルが添付されたメールを特定するためのキーワード（例：「新規注文」「注文書」など）を任意で指定してください。
• OCR機能の設定では、注文データファイルの中から読み取りたい項目（例えば、注文番号、商品名、数量、納期など）を正確に抽出できるよう、対象ファイルのレイアウトに合わせて抽出範囲をカスタムしてください。
• AI機能の設定では、OCRで取得した情報を活用し、どのような生産管理のアウトプットを生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を任意でカスタムできます。定型的な指示文に加え、前段階で取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択し、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、OCRで抽出したデータやAIが生成した結果などを変数として埋め込み、状況に応じた柔軟な通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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※事前準備

テスト用に、発注予測の元となるPDF（もしくは画像ファイル）をご用意ください。
ここでは例として、下図の「注文データ_サンプル.pdf」を使用します。

ステップ1：SlackとGmailのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいSlackアカウントとGoogleアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

1. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではSlack）を検索して選択。

1. Slackのサインイン画面で、連携させるワークスペースにサインイン。
   ※ サインイン済みのワークスペースがある場合、この画面はスキップされます。

1. AIの生成結果を通知するチャンネルを下部のプルダウンから選択。
   ※ 連携させるワークスペースを変更する場合は、右上のプルダウンから選んでください。

1. YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。

1. マイアプリ画面に戻ります。

Slackが追加されていることを確認してください。

このまま、Gmailも連携していきましょう。

1. アプリ一覧画面でGmailを選択して検索。

1. 「Sign in with Google」をクリック。

1. トリガーとなるGmailに紐づくGoogleアカウントを選択してログイン。

1. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

1. YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
   「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

1. マイアプリ画面に戻ります。

Gmailも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Gmailで注文データファイルを受信したら、OCRで読み取りAIで生産管理をして、Slackに通知する

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■概要

Gmailで受信する注文データファイルの処理、その後のOCRでの読み取り、AIを活用した生産管理、そしてSlackへの通知といった一連の業務に、手間や時間を取られていませんか。手作業によるデータ入力や確認作業は、ミスが発生しやすく、担当者の負担も大きくなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの注文メールの受信からSlackへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した注文データファイルを元に、手作業で生産管理を行っている担当者の方
• OCRやAIを活用して業務を効率化し、Slackで迅速な情報共有を実現したいチームの方
• 定型的ながら重要な業務プロセスを自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からOCR処理、AIによる生産管理、Slack通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減し、より迅速な対応が可能になります。
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、通知の遅延といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性と信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信メールに添付された注文データファイルから必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したデータや事前に設定した指示（プロンプト）に基づいて生産管理に関する情報を生成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、AIが生成した生産管理情報や関連する通知を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、注文データファイルが添付されたメールを特定するためのキーワード（例：「新規注文」「注文書」など）を任意で指定してください。
• OCR機能の設定では、注文データファイルの中から読み取りたい項目（例えば、注文番号、商品名、数量、納期など）を正確に抽出できるよう、対象ファイルのレイアウトに合わせて抽出範囲をカスタムしてください。
• AI機能の設定では、OCRで取得した情報を活用し、どのような生産管理のアウトプットを生成させたいか、具体的な指示（プロンプト）を任意でカスタムできます。定型的な指示文に加え、前段階で取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択し、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、OCRで抽出したデータやAIが生成した結果などを変数として埋め込み、状況に応じた柔軟な通知内容にカスタムできます。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：トリガーとなるメールの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。

1. 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   例）「注文データ」を含むメールを受信したら
2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

1. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くSlackへの通知が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
   起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

1. 「キーワード」に任意のキーワードを設定。
   ここで指定したキーワードを含むメールを受信した際にフローが起動します。
2. テスト用に、事前準備で用意したファイルと指定したキーワードを含むメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
   ※ 受信するメールの例

1. フローボットに戻り、「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に指定したキーワードを含むメールを受信していない場合はテストに失敗します。

1. テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
   これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

1. テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
   トリガーとなるメールの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4：添付ファイルのOCR

OCRを使って、受信メールの添付ファイル（PDF）からテキストを抽出しましょう。

OCRや音声の文字起こしなどのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまいます、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は他のプランでは制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使用できるため、気になる機能をぜひお試しください。

1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

1. 適宜「タイトル」を変更。
2. 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
   このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は、文字数によって消費するタスク数が変わります。
   4,000字（5タスク）・8,000字（10タスク）・12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。
   ※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
   文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

1. 「次へ」をクリック。
2. OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」に、「取得した値を使用」「添付ファイル1」を設定します。
   これがステップ3で受信メールから取得した添付ファイルになります。
3. 「抽出したい項目」に、発注予測の生成で使用する項目を設定。
   議事録や報告書といった定型項目のあるファイルであれば、「会議名・出席者・議題」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することも可能です。
4. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」「Gemini」から選択。
   AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
5. 読み取るファイルの言語に合わせて、「言語」を「日本語」「英語」から選択。
6. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
   ※ OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
   ここでは例として「項目名」と「レコード毎のリスト」を抽出します。

1. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
   ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。

1. 「保存する」をクリック。

ステップ5：発注予測の生成

抽出したデータを用いて、AIで発注予測を生成しましょう。

1. AIオペレーションの「発注予測を生成する」をクリック。

1. 適宜「タイトル」を変更。
2. 指定するプロンプトの文字数に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
   文字数（500・1,000・3,000・5,000文字以内）によって消費するタスク数が変わります。
3. 「次へ」をクリック。

「テキストを生成する」の設定方法

1. 「プロンプト」に生成に使用する項目と、生成する発注予測の条件を設定しましょう。
   入力欄クリック時に表示されるOCRアクションメニューから、ステップ4で抽出した各項目が選択可能です。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
   ※ 取得した値は、フローが稼働する度に更新されます。

1. 「言語」に生成するテキストの言語を入力。
2. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

1. テストに成功すると、「取得した値」に生成結果が追加されます。
   ※ 期待する結果にならなかった場合は、「プロンプト」を変更して再度お試しください。

1. 「保存する」をクリック。

ステップ6：Slackへの通知

最後に、生成した発注予測をSlackに通知しましょう。

1. Slackの「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。

1. 適宜「タイトル」を変更。
2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

1. 「投稿先のチャンネルID」にメッセージを投稿するチャンネルのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているSlackアカウントから候補が表示されるため、対象となるチャンネルを選択してください。
   検索欄にチャンネル名を入力すると検索が楽になります。

1. 「メッセージ」に生成結果を含む任意の内容を設定。
   ステップ5のプロンプトと同様に、入力欄クリック時に表示される各アクションのメニューから、取得した値を追加できます。

1. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

1. テストに成功すると、指定したチャンネルにメッセージが投稿されます。
   ※ メッセージが送信できない場合には、指定したチャンネルにYoomアプリをインストールして再度お試しください。
   ※ 投稿されるメッセージの例

1. ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ7：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
連携しているGmail宛てに指定したキーワードを含むメールを送信し、そのメールに添付されたPDFから生成された発注予測がSlackに投稿されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

OCRを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した注文データファイルの読み取り以外でも、OCRを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Boxに注文データファイルが格納されたら、OCRで読み取りAIで生産管理をして、Microsoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

日々の業務で発生する注文データの処理は、ファイル確認、内容の読み取り、関連部署への情報共有など、多くの手作業を伴い手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による確認漏れや入力ミスは業務の遅延にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxに注文データファイルが格納されると、OCR機能で内容を自動で読み取り、AI機能が生産管理に必要な情報を生成し、その結果をMicrosoft Teamsへ通知するため、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Teamsを利用し、注文データ処理の自動化を目指す方
• OCRやAIを活用して、生産管理業務の効率化や精度向上に関心のある方
• 手作業によるデータ処理の負担を減らし、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、データ読取、AI処理、通知まで自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れを防ぎ、関係者への正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた注文データファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報に基づいて生産管理に関連するテキストを生成します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、注文データファイル内の読み取りたい項目（例えば、品番、数量、納期など）を任意でカスタム設定することが可能です。
• AI機能では、テキストを生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出した情報を変数として組み込むことで、より具体的な生産指示などを生成できます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを任意で選択できるほか、メッセージ本文も固定のテキストに加え、前段階のオペレーション（OCRの結果やAIの生成テキストなど）で取得した値を変数として埋め込み、柔軟に作成できます。

■注意事項

• Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信した生産工程書類をOCRしてデータを取得し、AIで分析してMicrosoft Teamsで通知する

試してみる

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■概要

Gmailで日々受信する生産工程書類の管理、そこからのデータ抽出、AIによる分析、そしてチームへの情報共有といった一連の業務に、多くの時間や手間がかかっていませんか？また、手作業による確認漏れや入力ミスも業務の正確性を損なう要因となり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付された生産工程書類をOCRでデータ化しAIで分析、その結果をMicrosoft Teamsへ自動で通知するプロセスを構築し、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する生産工程書類の処理やデータ入力に手間を感じている担当者の方
• OCRやAIを活用してデータ分析を効率化し、Microsoft Teamsでの情報共有を迅速化したい方
• 生産管理業務の自動化やDX推進の方法を具体的に検討しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの書類受信からMicrosoft Teamsへの分析結果通知までの一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや読み取り誤りといったヒューマンエラーを減らし、業務プロセスの信頼性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールが特定の条件（例：添付ファイルの有無など）を満たす場合に後続の処理に進むよう構成します。
4. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、メールの本文や件名などから必要な情報を抽出します。
5. 必要に応じて、オペレーションで再度分岐機能を設定し、抽出したファイル名に含まれるキーワードなどに応じて処理を分岐させます。
6. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された生産工程書類（画像やPDFファイル）から文字情報を読み取ります。
7. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、OCRによって抽出されたテキストデータを基に、生産工程に関する分析や要約などを実行します。
8. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、特定のラベルだけでなく、メールの送信者アドレスや件名に含まれるキーワードなど、より詳細な条件を指定してフローの起動を制御できます。
• データ抽出機能では、正規表現を設定することでメール本文やファイル名から特定のパターンに合致するより詳細なデータを抽出することが可能です。
• 2つ目の分岐機能では、ファイル名に「日報」や「週次報告」といった特定のワードが含まれている場合にのみ、その後のフローを進行させるといった条件設定もできます。
• OCR機能では、ファイル全体から文字を読み取るだけでなく、読み取りたい範囲を指定したり、特定の項目のみを抽出するように設定することが可能です。
• AI機能のプロンプト設定では、生産工程の概要をまとめる、考えられる課題点をリストアップする、改善提案を生成するなど、分析してほしい内容やアウトプットの形式を具体的に指示できます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知するチャネルを任意で指定できるのはもちろん、メッセージ内容に固定のテキストだけでなく、前段のステップで取得したファイル名やOCRで読み取ったデータ、AIによる分析結果などを動的な値として埋め込み、柔軟な通知を作成できます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに月間の注文データがアップロードされたら、OCRで読み取りAIで発注予測を生成して、Slackに通知する

試してみる

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■概要

月間の注文データがGoogle Driveにアップロードされるものの、その後のデータ処理や発注予測を手作業で行うことに手間を感じていませんか。また、OCRやAIを活用したくても、どのように連携し自動化すれば良いか悩むこともあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、OCRでのデータ読み取り、AIによる発注予測生成、そしてSlackへの通知までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を解決に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで月次注文データを管理し、手作業での処理に課題を感じている方
• OCR技術やAIを活用して発注予測の精度向上や業務効率化を目指したい方
• 予測結果や重要情報をSlackで迅速にチーム共有したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのデータアップロードから発注予測、Slack通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• 手作業によるデータの転記ミスや読み取り誤りを防ぎ、発注予測の精度向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、アップロードされた注文データファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータをもとに発注予測を生成します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された発注予測を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルや、そのファイルから抽出したい項目を任意で設定できます。
• AI機能のアクションでは、発注予測を生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズでき、固定のテキストだけでなく、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやユーザーを任意で設定できるほか、通知メッセージの本文も固定値だけでなく、前段階で取得した発注予測結果などの情報を変数として埋め込み、柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Slackで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Google スプレッドシートにまとめる

試してみる

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■概要

Slackで共有される領収書の管理や経費処理は、手作業が多く手間がかかる業務の一つではないでしょうか？
特に、受け取った領収書の内容を読み取り、勘定科目を判断して会計システムやGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいものです。
このワークフローを活用すれば、Slackに領収書ファイルが投稿されるだけで、OCRによる文字抽出、AIによる勘定科目の自動仕訳、そしてGoogle スプレッドシートへの記録までの一連の処理を自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受け取った領収書の処理に毎月時間を取られている経理担当者の方
• 手作業でのデータ入力によるミスをなくし、正確な経費管理を実現したい方
• 経費精算業務を効率化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackに領収書が投稿されると、OCRとAIによる仕訳、Google スプレッドシートへの記録まで自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手を介さずに処理が進むため、勘定科目の判断ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、領収書が投稿される特定のチャンネルを設定します。
3. 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した文字情報と事前に定義した指示に基づき、AIが勘定科目などを判断し仕訳データを作成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した仕訳データを指定のGoogle スプレッドシートに自動で追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、領収書ファイルが投稿される対象のチャンネルIDを、実際に利用するチャンネルに合わせて任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、読み取る文字数に応じたアクションの選択や、領収書から特に抽出したい項目（例：日付、金額、支払先）、使用するAIモデルの種類、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定できます。
• テキスト生成機能のアクション設定では、処理する文字数に応じたアクションの選択のほか、AIに勘定科目の仕訳ルールなどを指示するプロンプトの内容や、出力結果の言語（日本語、英語など）を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクション設定では、どの列にどの情報（日付、勘定科目、金額、摘要など）を記録するかを、実際に使用するGoogle スプレッドシートの形式に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、AIで内容を分析してSlackに通知する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認してSlackに報告する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、GmailとSlackを連携させ、特定のメール受信をトリガーに、添付ファイルをOCRで読み取り、AIが内容を分析してSlackへ自動で通知します。手作業による確認や転記の手間をなくし、正確な情報共有を実現することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとSlackを連携させ、受信ファイルの確認から報告までの流れを自動化したい方
• 受信した請求書や申込書などの内容確認、転記作業に時間を要している方
• 手作業による情報共有の遅れや、重要情報の見落としなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでファイルを受信するだけで、内容の読み取りからSlackへの通知までが自動で実行されるため、手作業による一連の業務時間を短縮できます。
• OCRとAIが自動で情報を抽出・要約するため、人の手による確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無など、任意の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、OCR機能で、受信したメールの添付ファイルを読み取り、テキストデータを抽出します。
5. 次に、AI機能で、抽出したテキストデータをもとに内容の要約など、任意のテキストを生成します。
6. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、AIが生成した内容などを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与されたラベルを任意で指定できます。
• 分岐機能では、メールの件名や差出人など、前段のトリガーで取得した情報をもとに処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
• OCR機能では、読み取るファイルの中から、請求金額や会社名など、抽出したい項目を任意で指定できます。
• AI機能では、抽出したテキストの要約や分析など、目的に応じたプロンプトを自由に作成でき、本文には前段で取得した情報も変数として利用できます。
• Slackへの通知では、通知先のチャンネルやメンション先を任意に設定できるほか、通知メッセージの本文も自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
  

詳細を見る 試してみる

まとめ

書類のOCR処理とAIによる分析を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や内容確認、さらにはその後の関連業務への連携といった一連のプロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、従業員は煩雑なルーティンワークから解放され、より戦略的で創造的な業務に集中できる時間と環境が生まれるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の書類処理業務の自動化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！