【ノーコードで実現】ChatGPTとOCR連携でテキスト抽出・要約を自動化する方法

ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してチャットツールに通知する方法

Boxにファイルがアップロードされると、OCRで文字を読み取り、ChatGPTがその内容を要約します。

<span class="mark-yellow">要約結果はSlackやDiscordなどのチャットツールに自動で通知され、チーム内の情報共有がスピーディに。</span>さらに、問い合わせ対応の一次返信としても活用でき、やり取りの効率化につながります。

ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してメールで送信する方法

Boxなどのストレージサービスに保存されたファイルに対してOCR処理を行い、ChatGPTが内容を要約。

その結果を指定した宛先にGmailやOutlookで自動送信することで、<span class="mark-yellow">請求書内容の要約を経理担当者に送るなどの作業を自動化し、関係者への情報伝達を効率化します。</span>

アップロードされたファイルをOCRとChatGPTで処理し、データベースに登録するフローを作ってみよう

ここでは、<span class="mark-yellow">例としてBoxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに自動で追加するフロー</span>の作成手順を解説します。この自動化によって、Box内の書類管理とデータ活用の効率向上が期待できます。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• BoxとChatGPTをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Boxのトリガー設定とChatGPTのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：Box・ChatGPT・Google スプレッドシートのマイアプリ連携

BoxとChatGPTをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Boxにファイルを格納しておきましょう！今回は、以下画像のようなファイルを格納しました。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にBoxと入力し、検索結果からアイコンを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。

次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。

3.続いてChatGPTをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順でChatGPTを検索して、次の画面で必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。詳しくは、こちらを参照してください。

今回設定するテンプレートは、Google スプレッドシートも使用するため、Google スプレッドシートもマイアプリ登録をしましょう！

先ほどと同様の手順で、Google スプレッドシートを検索します。
表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。

‍次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックします。

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マイアプリにBoxとChatGPT、Google スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Boxのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックします。

4.次の画面で、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：Boxのファイルダウンロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルの取得に成功したら「保存する」をクリックします。（ファイルをアップロードしていない人は、テスト前にアップロードしてください。）

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※・OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには、少し余裕をもたせてご利用ください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。必要であればアクションを変更しましょう。

3.詳細設定を行います。

「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、ファイルから抽出したい項目を入力します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。

入力を終えたら「テスト」を実行し指定した項目通りに情報が抽出されていることを確認したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：ChatGPTの設定

1.アプリと連携する「テキストを生成」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※今回は、以下画像のように入力しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ7：データベースの設定

1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。

2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前に作成したGoogle スプレッドシートのシート内の項目が表示されます。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにGoogle スプレッドシートに追加されます。

ステップ8：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

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ChatGPTやOCRを活用したその他の自動化テンプレート

Yoomでは、ChatGPTやOCRを活用した様々な自動化テンプレートを提供しています。業務に合わせてカスタマイズ可能なテンプレートをいくつかご紹介します。

ChatGPTを活用したその他の自動化例

ChatGPTと連携した自動化フローを活用すれば、面倒なテキスト処理や報告書作成も短時間で完了します。

議事録やメール下書き、請求書の要約など、日々の業務を効率化できるテンプレートを今すぐ試してみましょう。

OCRを使った便利な自動化例

OCRを使えば、紙の書類や画像から文字を抽出して、他のツールと自動で連携できます。

入力や転記の手間を減らし、情報のデジタル化・共有をスムーズに。ルーチン業務を効率化する具体的な例を紹介します。

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まとめ

この記事では、プログラミング不要でChatGPTとOCRを連携させ、画像やPDFファイルからテキスト情報を抽出・要約し、様々なツールへ自動連携する方法について解説しました。OCRで読み取ったテキストデータをChatGPTで処理することで、書類の内容把握、データ入力、情報共有といった一連の作業を効率化できます。

Yoomでは、Boxのようなストレージサービスだけでなく、メール受信やフォーム送信など、様々なきっかけ（トリガー）で自動化を開始できます。
また、連携先もGoogle スプレッドシートや各種チャットツール、メールなど多岐にわたるため、既存の業務フローに合わせて柔軟に自動化を構築できます。

手作業によるデータの転記ミスを防ぎ、情報処理の時間を削減することで、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。

今回ご紹介したテンプレートを使えば、すぐに自動化の効果を体験できますので、ぜひ試してみてください！