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「ChatGPTで生成したテキストを、毎回手作業でコピーしてBoxに保存している…」
「大量のメールや書類の内容をChatGPTで要約してBoxで共有したいけど、一つひとつ対応するのは時間がかかりすぎる…」
このように、ChatGPTとBoxをそれぞれ活用しているものの、二つのツール間でのデータ連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ChatGPTが生成した文章の要約や翻訳結果などを、人の手を介さずに自動でBoxに格納してくれる仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の反復作業にかかる手間や時間を大きく削減できるので、ぜひこの機会に導入して、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ChatGPTとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ChatGPTとBoxのAPIを連携すれば、ChatGPTで生成した様々なテキストデータをBoxに自動で保存・整理することが可能になります。
これにより、手作業によるコピー＆ペーストやファイルのアップロードといった手間をなくし、業務の迅速化とミスの削減を実現します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
日々大量に届くメールの中から重要なものだけを抽出し、内容を要約してチームに共有する作業は手間がかかります。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">特定のキーワードを含むメールの受信をトリガーに、ChatGPTが自動で本文を要約し、その結果をテキストファイルとしてBoxの指定フォルダに格納</span>するため、情報共有の迅速化と対応漏れの防止に繋がりそうです。
Outlookに添付された報告書や議事録などのファイルを都度ダウンロードし、内容をChatGPTで要約してBoxにアップロードする作業は非常に面倒です。
この自動化を導入すれば、<span class="mark-yellow">Outlookで特定のファイル付きメールを受信するだけで、添付ファイルの内容が自動で要約され、結果がBoxに保存される</span>ので、ファイル管理と情報集約にかかる時間を大幅に削減できます。
それでは、さっそく実際にChatGPTとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでChatGPTとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ→新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
そのあと、Gmailと同じ手順で進み、Google スプレッドシートの連携が完了です！
【ChatGPTのマイアプリ連携】
次にChatGPTのマイアプリ連携をします。
※ChatGPTのアクションを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細はこちら。
先ほどと同様に、検索窓にChatGPTを入力し、選択します。
アカウント名とアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとChatGPTのマイアプリ連携が完了します。
【Boxのマイアプリ連携】
検索窓にBoxと入力し、選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです。次に進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！ここから「Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままにで「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。
キーワードは「マーケティング会議」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意編集し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは変更せず、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージ内容」は、先ほど取得したアウトプットを引用することができます。
アウトプットは入力欄をクリックすると表示されます。
アウトプットを利用することで、条件に合致したメールを受信するたびに自動で要約されます。
他の項目は任意で入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ここで取得したアウトプットの値を次のステップで使用します！
続いて、Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう。
PDFにしたい書類の雛形となる「スプレッドシートのファイルID」を入力します。
こちらを参考にして、雛形書類を事前に作成しましょう。
下図のように入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
こちらも入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。
下図のように入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定が可能です。
※直接入力も可能です。
次の画面で、「置換後の文字列」をステップ4で取得した値を活用して入力していきます。
※アウトプットは入力欄をクリックすると表示されます。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
また、先ほど指定したフォルダにPDFが保存されます。確認できたら「保存する」をクリックしてください！
いよいよ最後の設定です！
ここでは、先ほど発行した書類ををBoxに格納する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
以下の内容を確認後、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、「ファイル名」を任意で設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから引用が可能です。
※手動で設定する場合は、必ず「.pdf」のように拡張子を含めるようにしましょう。
続いて、以下の項目を確認してください。
「テスト」をクリックししましょう！
設定したBoxのフォルダを開いて、実際にファイルがアップロードされているか確認してください。
無事にアップロードされましたね！
最後に、Yoomの画面で「保存する」を押してください。
以上で、「Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回はChatGPTからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからChatGPTへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxに保存された請求書や契約書などの画像ファイルの内容を手動で確認し、要約してスプレッドシートに転記する作業は、時間がかかる上にミスも発生しがちです。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Boxにファイルをアップロードするだけで、OCR機能がテキストを読み取り、ChatGPTが要約した結果を自動でGoogleスプレッドシートに記録する</span>ため、書類管理とデータ入力の手間を劇的に削減できます。
Webフォーム経由で送られてくる申込書や履歴書などの添付ファイルを手動でBoxに保存し、内容を確認・要約してNotionのデータベースに入力する作業は、対応が遅れる原因になります。
このフローでは、<span class="mark-yellow">フォーム送信をトリガーとして、ファイルのBoxへの格納からChatGPTによる内容要約、Notionへの情報登録までを完全に自動化</span>し、対応の迅速化と抜け漏れ防止を実現します。
今回ご紹介した連携以外でも、ChatGPTやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
チャットツールの投稿やデータベースのレコード追加をトリガーに、回答やテキストを自動生成し、通知やデータ入力の手間を削減できます。
また、受信したメールやフォームの回答内容を要約・抽出することで、必要な情報を効率的に管理することが可能です。
さらに、定期的に新しいアイデアを生成し、クラウドストレージに自動保存するといった活用もできます。
ファイルがアップロードされたことをトリガーに、メールを送信したり、チャットツールに通知したりします。
また、他ツールでファイルを受信したらアップロードすることも可能です。
異なるオンラインストレージ間のデータ同期も実現することで、手動でのファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
ChatGPTとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたChatGPTの生成結果の転記や、Boxに保存されたファイルの要約といった反復作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報共有やデータ管理をより迅速かつ正確に進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ChatGPTのAPI利用料はどれくらいかかりますか？
A：ChatGPT APIの料金は、モデルや処理するトークン数（文字数に相当）によって異なります。
具体的な最新料金はOpenAIの公式価格表をご確認いただくのが確実です。
※詳細はOpenAI APIの料金ページをご覧ください。
Q：メール内容に応じてBoxの保存先フォルダを変えられますか？
（例えば「A案件」という件名ならAフォルダ、「B案件」ならBフォルダに自動で振り分けることは可能ですか？）
A：はい、可能です。
案件ごとにそれぞれフローボットを作り、今回の設定方法と同様に該当の案件を設定することで実現できます。
Q：Boxにアップロードされたファイルの権限はどうなりますか？
（Yoom経由で保存したファイルは、チームメンバーも閲覧・編集できますか？）
A：Yoom経由でBoxへファイルをアップロードすると、そのファイルはアップロード先フォルダのアクセス権限ポリシーを継承します。
たとえばチーム共有フォルダを指定すれば、フォルダの設定に基づきメンバーが閲覧や編集できます。
逆に個人用フォルダに保存した場合は、他のユーザーはアクセスできません。
セキュリティ要件に応じて、Box側のフォルダ権限を事前に設計しておくことが重要です。
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