Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
試してみる
■概要
日々受信する大量のメールの中から重要な情報を探し出し、内容を把握して整理する作業に手間を感じていませんか。特に、ChatGPTやBoxを活用していても、手作業での情報の転記や保存が業務を非効率にしているケースは少なくありません。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTで自動的に要約し、結果をBoxへ格納します。面倒な手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTとBoxを連携させ、日々の情報収集や管理を自動化したいと考えている方
- Gmailで受信する問い合わせや通知メールの確認・整理に多くの時間を費やしている方
- チーム内での情報共有のため、メールの内容を手動で要約し転記する作業をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにChatGPTでの要約からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペーストや要約作業が不要になるため、情報の転記ミスや要約内容のブレといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約します
- 次に、書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションで、要約内容を記載したファイルを作成します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意の内容にカスタマイズできます
- ChatGPTのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由に編集でき、メールの件名や本文などを変数として利用可能です
- 書類発行機能では、出力するGoogle スプレッドシートの雛形を任意のものに変更でき、ChatGPTの生成結果などの情報をシート内の好きな箇所に設定できます
- Boxへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの受信日時といった変数を含めたりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
「ChatGPTで生成したテキストを、毎回手作業でコピーしてBoxに保存している…」
「大量のメールや書類の内容をChatGPTで要約してBoxで共有したいけど、一つひとつ対応するのは時間がかかりすぎる…」
このように、ChatGPTとBoxをそれぞれ活用しているものの、二つのツール間でのデータ連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？
もし、ChatGPTが生成した文章の要約や翻訳結果などを、人の手を介さずに自動でBoxに格納してくれる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の反復作業にかかる手間や時間を大きく削減できるので、ぜひこの機会に導入して、業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatGPTとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
試してみる
■概要
日々受信する大量のメールの中から重要な情報を探し出し、内容を把握して整理する作業に手間を感じていませんか。特に、ChatGPTやBoxを活用していても、手作業での情報の転記や保存が業務を非効率にしているケースは少なくありません。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTで自動的に要約し、結果をBoxへ格納します。面倒な手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTとBoxを連携させ、日々の情報収集や管理を自動化したいと考えている方
- Gmailで受信する問い合わせや通知メールの確認・整理に多くの時間を費やしている方
- チーム内での情報共有のため、メールの内容を手動で要約し転記する作業をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにChatGPTでの要約からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペーストや要約作業が不要になるため、情報の転記ミスや要約内容のブレといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約します
- 次に、書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションで、要約内容を記載したファイルを作成します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意の内容にカスタマイズできます
- ChatGPTのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由に編集でき、メールの件名や本文などを変数として利用可能です
- 書類発行機能では、出力するGoogle スプレッドシートの雛形を任意のものに変更でき、ChatGPTの生成結果などの情報をシート内の好きな箇所に設定できます
- Boxへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの受信日時といった変数を含めたりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ChatGPTとBoxを連携してできること
ChatGPTとBoxのAPIを連携すれば、ChatGPTで生成した様々なテキストデータをBoxに自動で保存・整理することが可能になります。
これにより、手作業によるコピー＆ペーストやファイルのアップロードといった手間をなくし、業務の迅速化とミスの削減を実現します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
日々大量に届くメールの中から重要なものだけを抽出し、内容を要約してチームに共有する作業は手間がかかります。
この連携を活用すれば、特定のキーワードを含むメールの受信をトリガーに、ChatGPTが自動で本文を要約し、その結果をテキストファイルとしてBoxの指定フォルダに格納するため、情報共有の迅速化と対応漏れの防止に繋がりそうです。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
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■概要
日々受信する大量のメールの中から重要な情報を探し出し、内容を把握して整理する作業に手間を感じていませんか。特に、ChatGPTやBoxを活用していても、手作業での情報の転記や保存が業務を非効率にしているケースは少なくありません。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTで自動的に要約し、結果をBoxへ格納します。面倒な手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTとBoxを連携させ、日々の情報収集や管理を自動化したいと考えている方
- Gmailで受信する問い合わせや通知メールの確認・整理に多くの時間を費やしている方
- チーム内での情報共有のため、メールの内容を手動で要約し転記する作業をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにChatGPTでの要約からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペーストや要約作業が不要になるため、情報の転記ミスや要約内容のブレといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約します
- 次に、書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションで、要約内容を記載したファイルを作成します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意の内容にカスタマイズできます
- ChatGPTのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由に編集でき、メールの件名や本文などを変数として利用可能です
- 書類発行機能では、出力するGoogle スプレッドシートの雛形を任意のものに変更でき、ChatGPTの生成結果などの情報をシート内の好きな箇所に設定できます
- Boxへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの受信日時といった変数を含めたりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
Outlookに添付された報告書や議事録などのファイルを都度ダウンロードし、内容をChatGPTで要約してBoxにアップロードする作業は非常に面倒です。
この自動化を導入すれば、Outlookで特定のファイル付きメールを受信するだけで、添付ファイルの内容が自動で要約され、結果がBoxに保存されるので、ファイル管理と情報集約にかかる時間を大幅に削減できます。
Outlookでファイルを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
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■概要
Outlookで受信する報告書や資料など、添付ファイルの確認と整理に手間を感じていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を把握し、要約して所定の場所に保存する作業は、時間もかかり重要な業務を圧迫する一因になりがちです。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの内容をChatGPTが自動で要約し、指定のBoxフォルダへ格納します。ChatGPTとBoxを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、情報管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る添付ファイルの確認・整理作業を効率化したいと考えている方
- 手作業での要約作成やファイル管理に、手間やヒューマンエラーのリスクを感じている方
- ChatGPTとBoxを連携させ、情報共有やナレッジ蓄積のプロセスを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで、添付ファイルの要約作成からBoxへの格納までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存し忘れや、要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能でダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- ChatGPTのアクションを設定し、抽出したテキストを基に要約を生成させます。
- 書類発行機能のアクションで、用意したGoogle スプレッドシートの雛形に、生成した要約テキストを出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された書類を任意のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、ファイル形式や送信元メールアドレスなど、前段で取得した情報をもとに後続処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、読み取るファイルの中から、どの箇所のテキストを抽出するかを任意で指定することが可能です。
- ChatGPTにテキストを生成させるためのプロンプトは自由にカスタマイズでき、メールの件名や本文など前段で取得した情報を変数としてプロンプトに含めることも可能です。
- 書類発行機能では、アウトプットに使用するGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意で設定でき、生成された要約などをどのセルに出力するかを指定できます。
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダやファイル名を、固定値だけでなく前段で取得した情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Outlook、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ChatGPTとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にChatGPTとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでChatGPTとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- ChatGPTとBoxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- ChatGPTのトリガー設定およびBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
試してみる
■概要
日々受信する大量のメールの中から重要な情報を探し出し、内容を把握して整理する作業に手間を感じていませんか。特に、ChatGPTやBoxを活用していても、手作業での情報の転記や保存が業務を非効率にしているケースは少なくありません。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTで自動的に要約し、結果をBoxへ格納します。面倒な手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTとBoxを連携させ、日々の情報収集や管理を自動化したいと考えている方
- Gmailで受信する問い合わせや通知メールの確認・整理に多くの時間を費やしている方
- チーム内での情報共有のため、メールの内容を手動で要約し転記する作業をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにChatGPTでの要約からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペーストや要約作業が不要になるため、情報の転記ミスや要約内容のブレといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約します
- 次に、書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションで、要約内容を記載したファイルを作成します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意の内容にカスタマイズできます
- ChatGPTのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由に編集でき、メールの件名や本文などを変数として利用可能です
- 書類発行機能では、出力するGoogle スプレッドシートの雛形を任意のものに変更でき、ChatGPTの生成結果などの情報をシート内の好きな箇所に設定できます
- Boxへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの受信日時といった変数を含めたりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です。
【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ→新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、選択します。
次の画面で、赤枠部分の「Sign in with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
そのあと、Gmailと同じ手順で進み、Google スプレッドシートの連携が完了です！
【ChatGPTのマイアプリ連携】
次にChatGPTのマイアプリ連携をします。
※ChatGPTのアクションを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細はこちら。
先ほどと同様に、検索窓にChatGPTを入力し、選択します。
アカウント名とアクセストークンを入力し「追加」をクリックするとChatGPTのマイアプリ連携が完了します。
【Boxのマイアプリ連携】
検索窓にBoxと入力し、選択します。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです。次に進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する
試してみる
■概要
日々受信する大量のメールの中から重要な情報を探し出し、内容を把握して整理する作業に手間を感じていませんか。特に、ChatGPTやBoxを活用していても、手作業での情報の転記や保存が業務を非効率にしているケースは少なくありません。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をChatGPTで自動的に要約し、結果をBoxへ格納します。面倒な手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTとBoxを連携させ、日々の情報収集や管理を自動化したいと考えている方
- Gmailで受信する問い合わせや通知メールの確認・整理に多くの時間を費やしている方
- チーム内での情報共有のため、メールの内容を手動で要約し転記する作業をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにChatGPTでの要約からBoxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペーストや要約作業が不要になるため、情報の転記ミスや要約内容のブレといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約します
- 次に、書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションで、要約内容を記載したファイルを作成します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意の内容にカスタマイズできます
- ChatGPTのアクションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由に編集でき、メールの件名や本文などを変数として利用可能です
- 書類発行機能では、出力するGoogle スプレッドシートの雛形を任意のものに変更でき、ChatGPTの生成結果などの情報をシート内の好きな箇所に設定できます
- Boxへのアップロード設定では、ファイルの保存先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの受信日時といった変数を含めたりすることが可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！ここから「Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままにで「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。
キーワードは「マーケティング会議」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
-
トリガーの起動時間：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
-
キーワード：先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
※取得した値についての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：ChatGPTを使ってテキスト生成する設定
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意編集し、連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは変更せず、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージ内容」は、先ほど取得したアウトプットを引用することができます。
アウトプットは入力欄をクリックすると表示されます。
アウトプットを利用することで、条件に合致したメールを受信するたびに自動で要約されます。
他の項目は任意で入力してください。
-
ロール：「ユーザー」「システム」「アシスタント」から選択
※ロールはユーザーと対話する際にGPTがどのような立場から回答を出力するか役割を決めます。
-
temperature・最大トークン：赤線を確認の上、直接入力
-
モデル：候補から選択
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ここで取得したアウトプットの値を次のステップで使用します！
ステップ5：書類を発行する設定
続いて、Google スプレッドシートで書類を発行する設定です。赤枠部分をクリックしてください。
次の画面で、タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう。
PDFにしたい書類の雛形となる「スプレッドシートのファイルID」を入力します。
こちらを参考にして、雛形書類を事前に作成しましょう。
下図のように入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。
続いて、「格納先のGoogle DriveフォルダID」を設定します。
こちらも入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「出力ファイル名」は他のファイル名と被らないように設定してください。
下図のように入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定が可能です。
※直接入力も可能です。
次の画面で、「置換後の文字列」をステップ4で取得した値を活用して入力していきます。
※アウトプットは入力欄をクリックすると表示されます。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
また、先ほど指定したフォルダにPDFが保存されます。確認できたら「保存する」をクリックしてください！
ステップ6：Boxにファイルをアップロードする設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、先ほど発行した書類ををBoxに格納する設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
以下の内容を確認後、「次へ」をクリックしてください。
-
「タイトル」：任意で修正
-
「連携するアカウント」：合っているかを確認
-
「アクション」：「ファイルをアップロード」を選択
次の画面で、「ファイル名」を任意で設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから引用が可能です。
※手動で設定する場合は、必ず「.pdf」のように拡張子を含めるようにしましょう。
続いて、以下の項目を確認してください。
-
「格納先フォルダのコンテンツID」：ファイルのダウンロード先となるBoxのフォルダのコンテンツIDを入力
※入力欄下の注釈を参照して入力してください。
-
「ファイルの添付方法」：「取得した値を使用する」を選択
-
「ファイル」：「発行した書類」を選択
「テスト」をクリックししましょう！
設定したBoxのフォルダを開いて、実際にファイルがアップロードされているか確認してください。
無事にアップロードされましたね！
最後に、Yoomの画面で「保存する」を押してください。
以上で、「Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、ChatGPTで内容を要約し結果をBoxに格納する」フローの完成です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
BoxのデータをChatGPTに連携したい場合
今回はChatGPTからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからChatGPTへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
Boxに保存された請求書や契約書などの画像ファイルの内容を手動で確認し、要約してスプレッドシートに転記する作業は、時間がかかる上にミスも発生しがちです。
このテンプレートを使えば、Boxにファイルをアップロードするだけで、OCR機能がテキストを読み取り、ChatGPTが要約した結果を自動でGoogleスプレッドシートに記録するため、書類管理とデータ入力の手間を劇的に削減できます。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxに保存した契約書や請求書の内容を、都度確認して手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、手作業による転記では、入力ミスや要約内容のばらつきといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイル格納をきっかけに、OCRによる文字抽出、ChatGPTによる要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納した請求書や契約書の内容を手作業で転記、管理している方
- OCRやChatGPTを活用して、書類の要約やデータベース化を効率化したい方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから転記までが自動化されるため、書類内容の確認や要約作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」のアクションを設定します。
- オペレーションでBoxのファイルダウンロードアクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの行を追加するアクションを設定し、生成された要約内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定で、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Boxからファイルをダウンロードするアクションでは、ダウンロード対象のコンテンツIDを指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFから抽出したい項目を自由に指定することが可能です。
- ChatGPTのメッセージ内容を編集し、要約の形式や内容を指示することで、目的に応じたテキストを生成します。
- Google スプレッドシートへの追加先として、対象のスプレッドシートIDやテーブル範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Box、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームからファイルが送信されたら、Boxにファイルを格納後、ChatGPTで内容を要約しNotionに追加する
Webフォーム経由で送られてくる申込書や履歴書などの添付ファイルを手動でBoxに保存し、内容を確認・要約してNotionのデータベースに入力する作業は、対応が遅れる原因になります。
このフローでは、フォーム送信をトリガーとして、ファイルのBoxへの格納からChatGPTによる内容要約、Notionへの情報登録までを完全に自動化し、対応の迅速化と抜け漏れ防止を実現します。
フォームからファイルが送信されたら、Boxにファイルを格納後、ChatGPTで内容を要約しNotionに追加する
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■概要
フォームから送信されるファイル管理に、手間や時間を取られていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を確認し、ストレージに保存してから要約を作成する、といった一連の作業は、本来の業務を圧迫する要因になりがちです。このワークフローは、フォーム送信をトリガーに、Boxへのファイル格納、ChatGPTによる内容の要約、そしてNotionへの情報集約までを自動化します。ChatGPTとBoxを連携させることで、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームから受け取ったファイルの管理や整理に課題を感じている方
- BoxとChatGPTを連携させ、情報収集や要約作成を自動化したいと考えている方
- Notionを活用して、チームや個人でのナレッジ・情報管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からファイル保存、要約、情報転記までの一連の流れを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮します
- 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、ChatGPT、NotionをYoomと連携します
- トリガーで、フォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、フォームで受信したファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します
- 続いて、オペレーションのOCR機能で、アップロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、抽出したテキスト内容を要約するよう設定します
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、生成した要約などを指定のデータベースにレコードとして追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイル添付欄はもちろん、テキスト入力欄などの項目を任意で追加・編集できます
- Boxのアクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを固定のフォルダにしたり、フォームの回答内容に応じて動的に変更したりといった設定が可能です
- OCR機能では、読み取りたいファイルの種類や、抽出したい項目などを任意で設定できます
- ChatGPTへ指示を出すプロンプトは自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出したテキストを変数として組み込むことも可能です
- Notionのアクションでは、レコードを追加したいデータベースを指定し、各項目にどの情報を紐付けるかを柔軟に設定できます
■注意事項
- Box、ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ChatGPTやBoxを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、ChatGPTやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ChatGPTを使った自動化例
チャットツールの投稿やデータベースのレコード追加をトリガーに、回答やテキストを自動生成し、通知やデータ入力の手間を削減できます。
また、受信したメールやフォームの回答内容を要約・抽出することで、必要な情報を効率的に管理することが可能です。
さらに、定期的に新しいアイデアを生成し、クラウドストレージに自動保存するといった活用もできます。
kintoneにレコードが追加されたらChatGPTでテキストを生成する
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■概要
kintoneに新規レコードが追加されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成したテキストをkintoneとGoogleスプレッドシートに格納するフローです。
kintoneのレコード追加の内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneとGoogleスプレッドシートに回答内容が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Yoomでは並列にフローを進行させることもでき、時間差をなくすような操作を行いたい場合はこちらが有効です。
※今回のフローは並列に進行をさせなくても実施可能です。
■注意事項
・kintone、ChatGPT、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・「並列で進行する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理する
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■概要
「Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理する」フローは、メール処理の効率化とデータ管理の自動化を実現する業務ワークフローです。
日々大量に届くGmailのメールから、必要な情報を手動で抜き出すのは時間と労力がかかります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメール内容を自動的にChatGPTで解析・抽出し、必要なデータを管理できます。
これにより、手作業の負担を減らし、データ管理の精度と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで日常的に多くのメールを処理しているビジネスパーソン
- メール内容の情報を整理し、管理を効率化したい方
- ChatGPTを活用してデータ抽出を自動化したいIT担当者
- 業務効率化を図り、ルーチン作業を減らしたいチームリーダー
- データ管理の精度を高めたい経営者や管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した内容から必要情報をChatGPTで抽出して管理することで、手動入力の手間を省けます。
また、抽出した情報が反映されるため、最新のデータを常に把握できます。
自動化によって、データ入力や情報管理におけるヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性も向上します。
Googleフォームの回答をChatGPT要約し、Notionでレコードを更新する
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■概要
Googleフォームで集めたアンケート回答や問い合わせ内容の確認、そしてNotionへの転記作業に手間を感じていませんか。
特に、長文の回答が増えると内容の把握や要約に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームに送信された回答をChatGPTが自動で要約し、その結果をNotionのデータベースへ自動で更新できるため、一連の情報集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報をNotionで管理しており、転記や要約作業に時間を費やしている方
- ChatGPTを活用して、顧客からのフィードバックや問い合わせ内容の把握を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報集約の漏れやミスを防ぎ、より迅速な情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答受信からChatGPTによる要約、Notionへの更新までが自動化されるため、情報集約にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや要約内容のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報をNotionに蓄積することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、ChatGPT、GoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定して、フォームの回答内容を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約をNotionの指定のレコードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成」では、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込む設定ができます。
- 「レコードを更新する」では、前のステップで生成した要約結果を変数として活用し、任意のデータベースの特定の項目に反映させることが可能です。
■注意事項
- Notion、ChatGPT、GoogleフォームをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
定期的に新しいアイデアをChatGPTで生成し、Google Driveに保存する
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■概要
定期的なアイデア出しは重要ですが、ChatGPTで生成した内容を手作業でGoogle Driveに保存する作業は、手間がかかり後回しになりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にChatGPTがアイデアを生成し、その結果をGoogle Driveのドキュメントとして保存するため、アイデア創出のプロセスを効率化し、よりクリエイティブな業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTとGoogle Driveを使い、定期的にアイデアを生成・管理している方
- コンテンツ企画やブレインストーミングのプロセスを仕組み化、効率化したい方
- アイデア出しのタスクを自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づき自動でアイデア生成と保存が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのコピー＆ペーストや保存作業が不要となるため、転記ミスや保存忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、アイデアを生成したい任意のスケジュール（例：毎週月曜日の午前9時など）を設定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「新しいブログ記事のアイデアを10個生成して」など、生成したいテキストのプロンプト（指示）を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「書類を発行する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストをドキュメントとして保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 発行する書類名や書類内の任意の箇所に、ChatGPTで生成したテキストや実行日時などの情報を変数として埋め込み、動的な内容にカスタマイズできます。
- Google Driveに書類を保存する際に、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- ChatGPT、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 書類発行アクションを使用することで、Google Driveに自動でファイルが保存されます。
Slackでの投稿内容に対するChatGPTの回答を自動で取得して通知
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■概要
Slackでの投稿内容に対するChatGPTの回答を自動で取得してSlackに通知します。
■設定方法
1.SlackとChatGPTを連携します。（マイアプリ連携）
2.Slackの「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」オペレーションでチャンネルIDを設定します。
3.SlackのアプリトリガーとSlackのメッセージ送付の無限ループにならないよう「ChatGPTの回答です。」の文字列が含まれているかで分岐を設定します。
4.アプリ連携でChatGPTとの会話アクションを選択し、メッセージ内容を設定します。
5.アプリ連携でSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを選択し、チャンネルIDを指定し、「ChatGPTの回答です。」を含めたメッセージ内容を設定します。
■注意事項
・ChatGPTとSlackの連携設定が必要です。連携アカウントや設定情報を適宜変更してください。
・SlackのアプリトリガーとSlackのメッセージ送付の無限ループにならないよう分岐を設定する必要があります。（デフォルトでは「ChatGPTの回答です。」で分岐が設定されております）
・通知先のSlackチャンネルや通知メッセージの内容は任意の値に置き換えてください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxを使った自動化例
ファイルがアップロードされたことをトリガーに、メールを送信したり、チャットツールに通知したりします。
また、他ツールでファイルを受信したらアップロードすることも可能です。
異なるオンラインストレージ間のデータ同期も実現することで、手動でのファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
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■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Salesforceにレコードを作成する
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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容を、Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSalesforceの連携をスムーズに実現し、ファイルがアップロードされるとOCRで内容を読み取り、自動でSalesforceへレコードを作成します。これにより、データ入力作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforceを利用しており、日々のデータ入力作業に負担を感じている営業や営業事務の方
- Boxに保管した契約書などの内容をSalesforceに転記する際の入力ミスをなくしたいと考えている方
- SalesforceとBoxの連携を通じて、書類管理から顧客情報の登録までを一気通貫で自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードをトリガーにSalesforceへのレコード作成が自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- OCRによる自動読み取りとデータ登録によって、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで指定したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルからテキストデータを抽出します
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にレコードを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceでレコードを作成するアクションでは、対象となるカスタムオブジェクトのAPI参照名を任意で設定してください
- Salesforceとの連携設定を行う際は、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLを設定する必要があります
■注意事項
- Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
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■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
試してみる
◼️概要
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。
◼️注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。
boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る
試してみる
■概要
boxにファイルがアップロードされたらそのファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Teamsを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議資料を毎回送付する必要のある方
・プレゼンデータ作成担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・boxにアップロードされたらチャット送付まで自動で行うので手作業による手間を削減できます。
■注意事項
・boxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
ChatGPTとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたChatGPTの生成結果の転記や、Boxに保存されたファイルの要約といった反復作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は情報共有やデータ管理をより迅速かつ正確に進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ChatGPTのAPI利用料はどれくらいかかりますか？
A：ChatGPT APIの料金は、モデルや処理するトークン数（文字数に相当）によって異なります。
具体的な最新料金はOpenAIの公式価格表をご確認いただくのが確実です。
※詳細はOpenAI APIの料金ページをご覧ください。
Q：メール内容に応じてBoxの保存先フォルダを変えられますか？
（例えば「A案件」という件名ならAフォルダ、「B案件」ならBフォルダに自動で振り分けることは可能ですか？）
A：はい、可能です。
案件ごとにそれぞれフローボットを作り、今回の設定方法と同様に該当の案件を設定することで実現できます。
Q：Boxにアップロードされたファイルの権限はどうなりますか？
（Yoom経由で保存したファイルは、チームメンバーも閲覧・編集できますか？）
A：Yoom経由でBoxへファイルをアップロードすると、そのファイルはアップロード先フォルダのアクセス権限ポリシーを継承します。
たとえばチーム共有フォルダを指定すれば、フォルダの設定に基づきメンバーが閲覧や編集できます。
逆に個人用フォルダに保存した場合は、他のユーザーはアクセスできません。
セキュリティ要件に応じて、Box側のフォルダ権限を事前に設計しておくことが重要です。
