Gmailでメッセージを受信したら返信案を自動で生成・ラベルを追加し、Slackに通知する
試してみる
■概要
日々のメール対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていませんか？定型的な問い合わせであっても、一から文章を考えるのは手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でビジネス文章を生成します。
さらに、対応状況がわかるようにラベルを付け、内容をSlackへ通知するところまでを自動化し、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を割いているカスタマーサポート担当者の方
・AIを活用したビジネス文章の自動生成によって、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
・メールの対応漏れを防ぎ、チーム全体でスムーズな情報共有を実現したいマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、SalckのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「毎日届く大量のメールへの返信に追われている…」
「一件一件、丁寧なビジネス文章を考えるのが負担で、他の業務に手が回らない…」
このように、日々のメール対応業務に多くの時間を費やし、本来集中すべきコア業務に支障が出ていると感じていませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で読み取り、文脈に沿った適切な返信文案をスピーディーに生成してくれる仕組みがあれば、こうした定型的ながらも時間のかかる作業から解放され、より付加価値の高い業務にリソースを集中させられるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したメールの内容に基づきビジネス文章を自動で生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでメッセージを受信したら返信案を自動で生成・ラベルを追加し、Slackに通知する
試してみる
■概要
日々のメール対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていませんか？定型的な問い合わせであっても、一から文章を考えるのは手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でビジネス文章を生成します。
さらに、対応状況がわかるようにラベルを付け、内容をSlackへ通知するところまでを自動化し、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を割いているカスタマーサポート担当者の方
・AIを活用したビジネス文章の自動生成によって、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
・メールの対応漏れを防ぎ、チーム全体でスムーズな情報共有を実現したいマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、SalckのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメールからビジネス文章を自動生成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでメッセージを受信した際に、AIが返信案を自動で生成し、関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各種アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでメッセージを受信したら返信案を自動で生成・ラベルを追加し、Slackに通知する
試してみる
■概要
日々のメール対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていませんか？定型的な問い合わせであっても、一から文章を考えるのは手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でビジネス文章を生成します。
さらに、対応状況がわかるようにラベルを付け、内容をSlackへ通知するところまでを自動化し、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を割いているカスタマーサポート担当者の方
・AIを活用したビジネス文章の自動生成によって、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
・メールの対応漏れを防ぎ、チーム全体でスムーズな情報共有を実現したいマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、SalckのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとSlackをマイアプリ連携
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Slackのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailでメッセージを受信したら返信案を自動で生成・ラベルを追加し、Slackに通知する
試してみる
■概要
日々のメール対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていませんか？定型的な問い合わせであっても、一から文章を考えるのは手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でビジネス文章を生成します。
さらに、対応状況がわかるようにラベルを付け、内容をSlackへ通知するところまでを自動化し、メール対応業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を割いているカスタマーサポート担当者の方
・AIを活用したビジネス文章の自動生成によって、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
・メールの対応漏れを防ぎ、チーム全体でスムーズな情報共有を実現したいマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、SalckのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailでメッセージを受信したら返信案を自動で生成・ラベルを追加し、Slackに通知する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。
キーワードは「お礼」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
-
トリガーの起動時間：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ここでは、5分で設定をしています。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
-
キーワード：先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキストを生成する設定
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。詳しくは以下をご確認ください。
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値として受信したメールへの返信文章が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
ステップ5：GmailのメッセージIDの一覧を取得する設定
ここでは、指定したラベル内のメールのメッセージIDとスレッドIDの一覧を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
続いて、アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
-
ラベル：入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
-
検索ラベル：入力欄下の注釈を参照して設定します。
下図のように取得した値を使用して設定しましょう。
-
スパム・ゴミ箱を含む：プルダウンから選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値として、指定したラベル内のメールのメッセージIDとスレッドIDの一覧が表示されます。
最後に「保存する」をクリックして次へ進みましょう！
ステップ6：Gmailの特定のメッセージにラベルを追加する設定
赤枠部分をクリックしましょう！
ここでは、先ほど取得したメッセージにラベルを追加する設定を行います。
続いて、アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、任意でラベルを作成します。
「返信案作成済み」というラベルを作成しました。
Yoomの画面に戻って、必須項目を設定していきます！
-
メッセージID：入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。
-
追加するラベルID一覧：入力欄をクリックして表示される候補から先ほど作成したラベルを選択します。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
これで、特定のメッセージにラベルを追加できました。
最後に「保存する」をクリックして次へ進みましょう！
ステップ7：Slackに通知する設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、Gmailで受信したメッセージに対する返信が生成されたことをSlackに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
次の画面で、アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう！
続いて、API接続設定の画面で必須項目を設定しましょう！
まずは「投稿先のチャンネルID」を設定します。
下図のように入力欄をクリックして表示される「候補」から選択ができます。
続いて、「メッセージ」を入力します。
入力欄をクリックして表示される取得した値を活用して入力しましょう！
ここでは、以下の画像のように任意で入力した文章と組み合わせて設定できます。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、取得した値が問題なく表示されているか確認してください。
最後に、Slackに通知ができているか確認しましょう。
無事に通知されましたね！
Yoomの画面に戻って「保存する」をクリックします。
以上で、「Gmailでメッセージを受信したら返信案を自動で生成・ラベルを追加し、Slackに通知する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Gmailを使った自動化例
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることでもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する
試してみる
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
試してみる
■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/QM_-Y2rR_bw
Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローを利用すると、情報共有が迅速になります。
普段利用しているチャット上に自動でメール内容が転送されるため、情報の見落としを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで受信した重要なメールを迅速に対応したい方
・業務の効率化を図りたいと考えている方
・社内コミュニケーションツールとしてGoogleChatを使用している企業
・Google Chatを活用して迅速な情報共有や通知管理を行いたい方
■注意事項
・GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信する
試してみる
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
試してみる
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailで通知する
試してみる
Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailに通知するフローです。
まとめ
ビジネス文章の生成を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの返信文案を作成する手間を削減し、対応漏れや遅延といったミスを防げるでしょう。
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より創造的で戦略的な業務に集中できるはず！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の差出人や件名で起動させることは可能ですか？
A：はい、可能です。
検索演算子を含んだキーワードを設定することで実現できます。
Q：AIが生成する文章を自社用に調整できますか？
A：はい、できます。
プロンプトは自由に設定できるので、自社用に調整することが可能です。
Q：添付ファイルの内容をAIは読み取れますか？
A：YoomのOCR機能を使うことで、PDFファイルなどから特定の文字を抽出することが可能です。
参考テンプレートは下記です。
Gmailで添付ファイルを受信したら、OCRを行いOutlookで通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や注文書といった添付ファイル、その都度内容を確認して手作業で転記していませんか？
さらに、関係者にOutlookで通知する作業も重なると、手間がかかりミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、特定のGmailアカウントでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの情報をOCRで自動抽出し、その内容をOutlookで関係者に通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailに届く添付ファイル付きメールの処理に、多くの時間を費やしている方
・手作業でのデータ転記や、Outlookでの手動通知によるミスをなくしたい方
・GmailとOutlookを連携させ、定型的な通知業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
