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「毎日届く大量のメールへの返信に追われている…」
「一件一件、丁寧なビジネス文章を考えるのが負担で、他の業務に手が回らない…」
このように、日々のメール対応業務に多くの時間を費やし、本来集中すべきコア業務に支障が出ていると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">受信したメールの内容をAIが自動で読み取り、文脈に沿った適切な返信文案をスピーディーに生成してくれる仕組み</span>があれば、こうした定型的ながらも時間のかかる作業から解放され、より付加価値の高い業務にリソースを集中させられるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">受信したメールの内容に基づきビジネス文章を自動で生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailでメッセージを受信した際に、AIが返信案を自動で生成し、関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Slackのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「Gmailでメッセージを受信したら返信案を自動で生成・ラベルを追加し、Slackに通知する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。
キーワードは「お礼」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。詳しくは以下をご確認ください。
詳細設定の画面に遷移したら、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値として受信したメールへの返信文章が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
ここでは、指定したラベル内のメールのメッセージIDとスレッドIDの一覧を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
続いて、アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値として、指定したラベル内のメールのメッセージIDとスレッドIDの一覧が表示されます。
最後に「保存する」をクリックして次へ進みましょう！
赤枠部分をクリックしましょう！
ここでは、先ほど取得したメッセージにラベルを追加する設定を行います。
続いて、アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、任意でラベルを作成します。
「返信案作成済み」というラベルを作成しました。
Yoomの画面に戻って、必須項目を設定していきます！
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
これで、特定のメッセージにラベルを追加できました。
最後に「保存する」をクリックして次へ進みましょう！
いよいよ最後の設定です！
ここでは、Gmailで受信したメッセージに対する返信が生成されたことをSlackに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
次の画面で、アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう！
続いて、API接続設定の画面で必須項目を設定しましょう！
まずは「投稿先のチャンネルID」を設定します。
下図のように入力欄をクリックして表示される「候補」から選択ができます。
続いて、「メッセージ」を入力します。
入力欄をクリックして表示される取得した値を活用して入力しましょう！
ここでは、以下の画像のように任意で入力した文章と組み合わせて設定できます。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、取得した値が問題なく表示されているか確認してください。
最後に、Slackに通知ができているか確認しましょう。
無事に通知されましたね！
Yoomの画面に戻って「保存する」をクリックします。
以上で、「Gmailでメッセージを受信したら返信案を自動で生成・ラベルを追加し、Slackに通知する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
受信したメールの内容を自動的に整理・保存できます。
例えば、重要な情報をデータベースに転記することが可能です。
また、受信した契約書やアンケート結果を自動的に処理し、通知を送ることでもできます。
さらに、リードやタスクの管理を自動化することで、営業活動の精度向上と時間短縮を実現します。
ビジネス文章の生成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの返信文案を作成する手間を削減し、対応漏れや遅延といったミスを防げるでしょう。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より創造的で戦略的な業務に集中できるはず！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の差出人や件名で起動させることは可能ですか？
A：はい、可能です。
検索演算子を含んだキーワードを設定することで実現できます。
Q：AIが生成する文章を自社用に調整できますか？
A：はい、できます。
プロンプトは自由に設定できるので、自社用に調整することが可能です。
Q：添付ファイルの内容をAIは読み取れますか？
A：YoomのOCR機能を使うことで、PDFファイルなどから特定の文字を抽出することが可能です。
参考テンプレートは下記です。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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