請求書や見積書、アンケート結果など、ビジネスシーンではPDF形式の書類を受け取る機会が多いですよね。
これらの書類に含まれる情報を分析や管理のためにMicrosoft Excelに入力し直す作業は、多くの企業で行われています。
しかし、手作業によるデータ入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。
特に、大量のPDFデータを扱う場合、その負担は大きく、本来注力すべき業務の時間を圧迫してしまいがちです。
この記事では、プログラミングの知識がなくても誰でも簡単にPDFファイルから必要な情報を自動で抽出して、Microsoft Excelファイルに転記する方法をご紹介します。
この方法を活用すれば、面倒な手作業が低減し、業務効率がアップするはずです。
ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「受け取ったPDFファイルから自動でデータを読み取り、Microsoft Excelファイルに転記する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに保存された請求書や発注書などの書類内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存された書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 請求書や領収書などの処理業務における、入力ミスや確認作業の削減を目指している経理担当者の方
- AI-OCRを活用したペーパーレス化や業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、これまで費やしていた作業時間を短縮します。
- システムが自動でデータを抽出・入力するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を追加し、新規ファイルのみを処理するように条件分岐を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AI-OCRで読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI-OCRで文字を読み取るアクションでは、読み取り対象のファイルや、抽出したい項目、言語などを任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベースや、追加したいレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
[Yoomとは]
PDFからMicrosoft Excelへ！データ自動入力の自動化する様々な方法
メールの添付ファイルや、オンラインストレージに保存されたPDF、フォームから送信されたPDFなど、様々な場面で受け取るPDFファイル。
そこからデータを抽出し、Microsoft Excelへ自動で入力する方法は多岐にわたります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に近いものがあれば、ぜひクリックして詳細をチェックしてみてください！
ストレージサービス経由でPDFをMicrosoft Excelに自動入力する
OneDriveやMicrosoft SharePointなどのオンラインストレージにPDFファイルが追加されたら、自動でOCR（光学的文字認識）がファイルを読み取り、抽出データを指定のMicrosoft Excelファイルへ転記します。これにより、アップロードごとの手入力が不要になり、ファイル管理とデータ入力作業をスムーズに進められます。
OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
OneDriveに保存された請求書や発注書などの書類内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存された書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 請求書や領収書などの処理業務における、入力ミスや確認作業の削減を目指している経理担当者の方
- AI-OCRを活用したペーパーレス化や業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、これまで費やしていた作業時間を短縮します。
- システムが自動でデータを抽出・入力するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を追加し、新規ファイルのみを処理するように条件分岐を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AI-OCRで読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI-OCRで文字を読み取るアクションでは、読み取り対象のファイルや、抽出したい項目、言語などを任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベースや、追加したいレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保存された請求書や申込書の内容を、一つひとつ確認しながらMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用することで、Microsoft SharePointにファイルが格納されるとAI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelにデータを追加する一連の流れが自動化され、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとMicrosoft Excel間のデータ転記に手間を感じている方
- 請求書や申込書などの書類処理における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
- OCRを活用した業務自動化の具体的な方法を探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル格納を起点にOCRでの読取りからExcelへの追加までが自動実行されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルのみ後続のアクションが実行されるように条件を指定します。
- Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- その後、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、処理対象とするファイルの条件を任意に設定してください。
- Microsoft SharePointの各アクションでは、自動化の対象としたいサイトID、ドライブID、アイテムIDなどを実際の環境に合わせて設定してください。
- OCR機能では、読み取るファイルの添付方法や、抽出したい項目、言語などを任意に設定してください。
- Microsoft Excelのアクションでは、レコードを追加したいファイルやシートを選択し、どのセルにどのOCRデータを追加するかを設定してください。
■注意事項
- Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
- 無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
メール経由でPDFをMicrosoft Excelに自動入力する
OutlookやGmailで受け取ったメールに添付されたPDFファイルを自動で認識し、OCRで内容を読み取ってMicrosoft Excelへデータを追記します。
取引先から送られてくる請求書PDFなども、メールを開く手間なく自動処理できるので、経理業務などの効率化に繋がるでしょう。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方
- ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。
- 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
- ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。
- ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
フォーム経由でPDFをMicrosoft Excelに自動入力する
GoogleフォームやYoomフォームなどにファイル添付項目がある場合、送信されたPDFファイルを自動でOCR処理し、抽出データをMicrosoft Excelに記録します。
申し込みフォームに添付された身分証明書やアンケートに添付された書類などから、手作業なしで情報をリスト化できるため、受付業務や集計作業の負担を減らすことができます。
Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一つひとつ手作業で開き、内容をMicrosoft Excelに転記する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動的にテキスト化し、指定のMicrosoft Excelのファイルへデータを追加できるため、こうした転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った添付ファイルの内容を手作業で転記している方
- 請求書や申込書などのデータをMicrosoft Excelで管理している経理や総務担当の方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信をトリガーに、添付ファイルの読み取りからデータ追加までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでYoomの独自機能である「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、抽出したテキストデータを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードする際に、対象ファイルの保存先フォルダやファイル形式を細かく指定することが可能です。
- OCR機能では、読み取りたい文字の領域を指定したり、特定の項目（例：請求金額、会社名など）だけを抽出したりといったカスタムができます。
- Microsoft Excelへのデータ追加時には、追加先のファイルやワークシート、さらにデータを書き込む列（カラム）を自由に設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一枚一枚手作業で確認しMicrosoft Excelへ転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で添付ファイルがOCR処理され、抽出されたテキストデータがMicrosoft Excelに直接追加されます。
これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った添付書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 目視での確認や手入力による、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- OCRを活用したデータ入力の自動化によって、定型業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルが添付・送信されると自動でOCR処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや項目の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、添付ファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで受け取った添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、氏名や会社名など、添付ファイルと合わせて受け取りたい情報の入力項目を任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、抽出したい項目や使用するAIのモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。文字数に応じてアクションを分岐させる設定も可能です。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、出力先のファイルやシート、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
PDFからMicrosoft Excelへデータを追加するフローを作ってみよう
ここでは例として、「OneDriveにPDFファイルが格納されたら、その内容をOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動で追加する」フローの作成手順を見ていきましょう。
Yoomを使えば、このような一連の作業を自動化するフローを、画面上の操作だけで比較的簡単に設定できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は、大きく以下のプロセスで作成します。
- OneDriveとMicrosoft Excelのマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- OneDriveのトリガーを設定およびOneDriveとMicrosoft Excelのアクションを設定
- トリガーをONに設定して動作をチェック
OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
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■概要
OneDriveに保存された請求書や発注書などの書類内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存された書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 請求書や領収書などの処理業務における、入力ミスや確認作業の削減を目指している経理担当者の方
- AI-OCRを活用したペーパーレス化や業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、これまで費やしていた作業時間を短縮します。
- システムが自動でデータを抽出・入力するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を追加し、新規ファイルのみを処理するように条件分岐を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AI-OCRで読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI-OCRで文字を読み取るアクションでは、読み取り対象のファイルや、抽出したい項目、言語などを任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベースや、追加したいレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
ステップ1：OneDriveとMicrosoft Excelのマイアプリ連携をしよう
まず、Yoomと連携するOneDriveとMicrosoft Excelのアカウントを「マイアプリ連携」します。最初にフローボットで使用するアプリを連携しておくと、スムーズに作業を進められます。
OneDriveのマイアプリ登録手順
Yoomにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧は検索窓を活用し、OneDriveを選択しましょう。
連携するアカウント名をクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOneDriveのマイアプリ登録ができました。
Microsoft Excelのマイアプリ登録手順
Yoomにログインしたら、マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧はMicrosoft Excelを選択してください。
検索窓を活用すると、スムーズに見つけられます！
ここからは、先ほどのOneDriveの手順と同じです。
連携するアカウント名をクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでMicrosoft Excelのマイアプリ登録ができました。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、Yoomのサイトからテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートを活用する以外にも、一からフローボットを作成することも可能です。
ここでは、より簡単に設定や操作できるテンプレートを使った設定方法をご紹介します。
それでは、下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
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■概要
OneDriveに保存された請求書や発注書などの書類内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存された書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 請求書や領収書などの処理業務における、入力ミスや確認作業の削減を目指している経理担当者の方
- AI-OCRを活用したペーパーレス化や業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、これまで費やしていた作業時間を短縮します。
- システムが自動でデータを抽出・入力するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を追加し、新規ファイルのみを処理するように条件分岐を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AI-OCRで読み取った情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI-OCRで文字を読み取るアクションでは、読み取り対象のファイルや、抽出したい項目、言語などを任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベースや、追加したいレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
コピーが完了すると以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックします。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：OneDriveのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
「特定フォルダ内にファイルが作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更OKです。
OneDriveと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」が選択されています。
確認が終わったら、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ドライブIDは『候補』から選択してください。
フォルダIDも『候補』から選択します。
設定後、トリガーアクション(特定フォルダ内にファイルが作成または更新)を実行し、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると、OneDriveの情報が取得できます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、OCRの読み取り対象として引用したり、Microsoft Excelに情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用できるようになります。
ステップ4：分岐の設定をしよう
次に「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
分岐条件を指定
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
分岐条件は、作成日と最終更新日が同じであることを分岐の条件として設定したいので、「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」の取得した値から「最終更新日時」を選択してください。このように設定することで、読み取りを行うファイルの対象を新規に作成されたものに限定してフローボットが進みます。
既存ファイルを対象と判断して無限にデータを登録しつづける、なんてことも起きなくなります。
設定後、保存しましょう。
ステップ5：OneDriveのアクションを設定しよう
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できます。
OneDriveと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されています。
確認後、次へをクリックしてください。
API接続設定
ドライブIDは候補から選択します。
ファイルのアイテムIDは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」の取得した値から「アイテムID」を選択してください。
このようにアウトプットを引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
設定後、テストを実行しましょう。
テストが成功し、OneDriveの情報が取得できたら保存してください。この時、ファイル名は「Untitled.pdf」に固定されていますが、『ダウンロード』を行うことで中身を確認できます。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
ステップ6：文字を読み取る設定をしよう
次に「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
アクションを選択
タイトルは変更できます。
アクションは「任意のPDF・画像ファイル（4000文字以内）」が設定されています。
確認後、次へをクリックしましょう。
詳細を設定
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用」、「ダウンロードしたファイル」を選択します。
抽出したい項目は、PDFから読み取りたい内容を入力してください。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択しましょう。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
「言語」も運用に沿ったものをプルダウンから選択してください。
設定後、テストをクリックしましょう。テストに成功し、読み取りたい項目が取得できたら、保存してください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
※ OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
ステップ7：Microsoft Excelのアクションを設定しよう
最後の設定項目となりました。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
データベースの連携
タイトルは変更できます。
Microsoft Excelと追加するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「レコードを追加する」が選択されています。
ファイルの保存場所を選択します。
ドライブIDは候補から選択しましょう。こちらのページにもデータベースの設定に関する記載があるため、事前に確認してください。
アイテムIDは候補から選択します。
シート名は候補から選択しましょう。
テーブル範囲を指定し、次へをクリックします。
データベース操作の詳細設定
追加するレコードの値は、「画像・PDFから読み取る」の取得した値から選択していきます。
設定後、テストをクリックしてください。
以下のように表示され、Microsoft Excelに実際に情報が追加されたら保存しましょう。
設定が完了したら、以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」にして実際にOneDriveにPDFファイルをアップロードしてみましょう。
Microsoft Excelにデータが自動で追記されれば設定完了です！
これでフローボットの設定ができました。
Microsoft ExcelのAPIを使ったその他の自動化例
Microsoft ExcelのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft Excelを使った自動化例
Microsoft Excelに、他のツールで登録されたタスクやデータを自動で追加したり、指定したタイミングでMicrosoft Excelから予算情報を取得して通知を送信したりすることが可能です。
データの一元管理や業務の可視化がスムーズに進められます。
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングや営業活動にHubSpotを利用している企業
・登録したリード情報を他のアプリでも活用したい方
・手動でのデータ転記の手間を省きたい方
2. Microsoft Excelを業務に利用している方
・リード情報をMicrosoft Excelに集約し管理している方
・リード情報の共有やフォローアップの迅速化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotはマーケティングや営業活動、顧客管理の効率化に役立つツールです。しかし、リード情報の管理に他のツールを併用している場合、リード登録のたびに手入力で転記すると、手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力漏れが起こる可能性があります。
このテンプレートを利用すると、HubSpotでコンタクトが登録された際、そのデータを自動でMicrosoft Excelに反映できます。手作業が不要になることで、担当者の負担軽減や作業時間の短縮、転記ミス防止につながります。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
試してみる
■概要
Notionでタスク管理をしつつ、進捗状況などをMicrosoft Excelで別途管理している場合、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちです。特に、複数のプロジェクトが同時に進行すると、情報の同期が追いつかなくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいタスクが登録されると、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、手作業による運用の手間やミスを解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方
- 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方
- チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。
■注意事項
- Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
試してみる
◼️概要
Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。
Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。
エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。
◼️注意事項
・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。
・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Trelloでカードが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Trelloでカードが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trello利用チームのメンバー
・Trelloで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
・Trelloの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方
・常に最新のTrelloの情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
・TrelloのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはプロジェクト管理やタスク管理のツールですが、情報を他のシステムで活用したいケースも少なくありません。特に、Microsoft Excelのような汎用性の高い表計算ソフトと連携することで、タスク情報を様々な形で分析したりレポートを作成したりすることができます。しかし、TrelloとMicrosoft Excelを別々に運用している場合にTrelloで登録されたカード情報を手動でExcelに転記する必要があり転記ミスや情報漏れが起こってしまう可能性があります。
このフローを活用すれば、TrelloとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されて手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上して人的ミスも軽減されます。
■注意事項
・Trello、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方
- 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
この記事では、「PDFからMicrosoft Excelへデータを自動抽出する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的なアプローチをご紹介しました。
PDFに記載された情報を自動でMicrosoft Excelに転記することで、手作業による入力ミスの防止や作業時間の短縮につながり、日々の業務をより効率的に進めることができます。
Yoomには、今回ご紹介したPDFからのデータ抽出以外にも、さまざまな書類処理やデータ管理を自動化できるテンプレートが多数揃っています。
ファイルの受け取り方法や保存先、抽出項目に応じた柔軟な設定が可能なため、業務フローに合わせて最適な自動化が簡単に実現！
「請求書や見積書の入力作業をなくしたい」「集計作業の手間を減らしたい」「PDFデータの管理を効率化したい」といったお悩みがある方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。難しい操作は不要で、すぐに始められますよ！
まずはテンプレートを試して、業務改善の第一歩を踏み出してみませんか？
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