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請求書や見積書、アンケート結果など、ビジネスシーンではPDF形式の書類を受け取る機会が多いですよね。
これらの書類に含まれる情報を分析や管理のためにMicrosoft Excelに入力し直す作業は、多くの企業で行われています。
しかし、手作業によるデータ入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。
特に、大量のPDFデータを扱う場合、その負担は大きく、本来注力すべき業務の時間を圧迫してしまいがちです。
この記事では、プログラミングの知識がなくても誰でも簡単にPDFファイルから必要な情報を自動で抽出して、Microsoft Excelファイルに転記する方法をご紹介します。
この方法を活用すれば、面倒な手作業が低減し、業務効率がアップするはずです。
ぜひ最後までご覧ください！
Yoomには「受け取ったPDFファイルから自動でデータを読み取り、Microsoft Excelファイルに転記する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
[Yoomとは]
メールの添付ファイルや、オンラインストレージに保存されたPDF、フォームから送信されたPDFなど、様々な場面で受け取るPDFファイル。
そこからデータを抽出し、Microsoft Excelへ自動で入力する方法は多岐にわたります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に近いものがあれば、ぜひクリックして詳細をチェックしてみてください！
OneDriveやMicrosoft SharePointなどのオンラインストレージにPDFファイルが追加されたら、自動でOCR（光学的文字認識）がファイルを読み取り、抽出データを指定のMicrosoft Excelファイルへ転記します。これにより、アップロードごとの手入力が不要になり、ファイル管理とデータ入力作業をスムーズに進められます。
OutlookやGmailで受け取ったメールに添付されたPDFファイルを自動で認識し、OCRで内容を読み取ってMicrosoft Excelへデータを追記します。
取引先から送られてくる請求書PDFなども、メールを開く手間なく自動処理できるので、経理業務などの効率化に繋がるでしょう。
GoogleフォームやYoomフォームなどにファイル添付項目がある場合、送信されたPDFファイルを自動でOCR処理し、抽出データをMicrosoft Excelに記録します。
申し込みフォームに添付された身分証明書やアンケートに添付された書類などから、手作業なしで情報をリスト化できるため、受付業務や集計作業の負担を減らすことができます。
ここでは例として、「OneDriveにPDFファイルが格納されたら、その内容をOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動で追加する」フローの作成手順を見ていきましょう。
Yoomを使えば、このような一連の作業を自動化するフローを、画面上の操作だけで比較的簡単に設定できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は、大きく以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomと連携するOneDriveとMicrosoft Excelのアカウントを「マイアプリ連携」します。最初にフローボットで使用するアプリを連携しておくと、スムーズに作業を進められます。
Yoomにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧は検索窓を活用し、OneDriveを選択しましょう。
連携するアカウント名をクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOneDriveのマイアプリ登録ができました。
Yoomにログインしたら、マイアプリをクリックし、新規接続を選択してください。
アプリ一覧はMicrosoft Excelを選択してください。
検索窓を活用すると、スムーズに見つけられます！
ここからは、先ほどのOneDriveの手順と同じです。
連携するアカウント名をクリックします。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでMicrosoft Excelのマイアプリ登録ができました。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次に、Yoomのサイトからテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートを活用する以外にも、一からフローボットを作成することも可能です。
ここでは、より簡単に設定や操作できるテンプレートを使った設定方法をご紹介します。
それでは、下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーが完了すると以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックします。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
「特定フォルダ内にファイルが作成」をクリックしてください。
タイトルは変更OKです。
OneDriveと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」が選択されています。
確認が終わったら、次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ドライブIDは『候補』から選択してください。
フォルダIDも『候補』から選択します。
設定後、トリガーアクション(特定フォルダ内にファイルが作成または更新)を実行し、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると、OneDriveの情報が取得できます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報はこの後のステップで活用できます。
そのため、OCRの読み取り対象として引用したり、Microsoft Excelに情報を反映する際、ここで取得した値をそのまま引用できるようになります。
次に「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。
また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
分岐条件は、作成日と最終更新日が同じであることを分岐の条件として設定したいので、「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」の取得した値から「最終更新日時」を選択してください。このように設定することで、読み取りを行うファイルの対象を新規に作成されたものに限定してフローボットが進みます。
既存ファイルを対象と判断して無限にデータを登録しつづける、なんてことも起きなくなります。
設定後、保存しましょう。
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
OneDriveと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されています。
確認後、次へをクリックしてください。
ドライブIDは候補から選択します。
ファイルのアイテムIDは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」の取得した値から「アイテムID」を選択してください。
このようにアウトプットを引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
設定後、テストを実行しましょう。
テストが成功し、OneDriveの情報が取得できたら保存してください。この時、ファイル名は「Untitled.pdf」に固定されていますが、『ダウンロード』を行うことで中身を確認できます。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
次に「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
タイトルは変更できます。
アクションは「任意のPDF・画像ファイル（4000文字以内）」が設定されています。
確認後、次へをクリックしましょう。
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用」、「ダウンロードしたファイル」を選択します。
抽出したい項目は、PDFから読み取りたい内容を入力してください。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択しましょう。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
「言語」も運用に沿ったものをプルダウンから選択してください。
設定後、テストをクリックしましょう。テストに成功し、読み取りたい項目が取得できたら、保存してください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
※ OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
最後の設定項目となりました。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
Microsoft Excelと追加するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「レコードを追加する」が選択されています。
ファイルの保存場所を選択します。
ドライブIDは候補から選択しましょう。こちらのページにもデータベースの設定に関する記載があるため、事前に確認してください。
アイテムIDは候補から選択します。
シート名は候補から選択しましょう。
テーブル範囲を指定し、次へをクリックします。
追加するレコードの値は、「画像・PDFから読み取る」の取得した値から選択していきます。
設定後、テストをクリックしてください。
以下のように表示され、Microsoft Excelに実際に情報が追加されたら保存しましょう。
設定が完了したら、以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」にして実際にOneDriveにPDFファイルをアップロードしてみましょう。
Microsoft Excelにデータが自動で追記されれば設定完了です！
これでフローボットの設定ができました。
Microsoft ExcelのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft Excelに、他のツールで登録されたタスクやデータを自動で追加したり、指定したタイミングでMicrosoft Excelから予算情報を取得して通知を送信したりすることが可能です。
データの一元管理や業務の可視化がスムーズに進められます。
この記事では、「PDFからMicrosoft Excelへデータを自動抽出する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的なアプローチをご紹介しました。
PDFに記載された情報を自動でMicrosoft Excelに転記することで、手作業による入力ミスの防止や作業時間の短縮につながり、日々の業務をより効率的に進めることができます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したPDFからのデータ抽出以外にも、さまざまな書類処理やデータ管理を自動化できるテンプレートが多数揃っています。</span>
ファイルの受け取り方法や保存先、抽出項目に応じた柔軟な設定が可能なため、業務フローに合わせて最適な自動化が簡単に実現！
「請求書や見積書の入力作業をなくしたい」「集計作業の手間を減らしたい」「PDFデータの管理を効率化したい」といったお悩みがある方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。難しい操作は不要で、すぐに始められますよ！
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