【ノーコードで実現】PDFから自動でテキストを抽出して様々なツールに連携する方法

ストレージ上のPDFからテキストを抽出する

<span class="mark-yellow">Google DriveやBoxなどのストレージサービスにPDFファイルがアップロード（または更新）されたことをきっかけに、PDFのテキスト情報を自動で抽出する</span>ことも可能です。
この仕組みを活用すれば、大量の書類を効率的に処理でき、保管されている情報をスムーズに有効活用できるでしょう。

フォームで受信したPDFからテキストを抽出する

<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームサービスを通じてPDFファイルが送信されたタイミングで、自動的にファイル内のテキストを抽出する</span>こともできます。
これにより、アンケートや申込書に添付された書類の内容をシステムへ手入力する手間を省き、スムーズなデータ化に期待できます。

メールで受信したPDFのテキストを自動抽出・通知するフローを作ってみよう

ここでは代表的な例として、「Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたPDFファイルからテキストを自動で抽出し、その結果をDiscordに通知する」フローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとDiscordのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とテキスト抽出・Discordの通知設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：GmailとDiscordのマイアプリ登録

はじめに、使用するそれぞれのアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、その後のフローの設定をスムーズに進めることができますよ！

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を押し、右側に表示される「新規接続」というボタンをクリックしてください。

Gmailのマイアプリ登録

1.検索する‍

検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする

下記の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

3.アカウントの選択

Yoomと連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

4.追加アクセスの選択

アクセス許可・権限付与の画面で「続行」を選択します。
※アクセス権限の付与がまだの場合は、「すべて許可」にしてから「続行」をクリックしてくださいね！

Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たらYoomとの連携完了です！

Discordのマイアプリ登録

1.検索する‍

検索ボックスにDiscordと入力し、Discordのアイコンをクリックします。

2.アクセストークンの入力

Discordの新規登録画面が表示されます。
アカウント名欄には任意で管理しやすい名前を入力してください。
アクセストークン欄には、Discordで取得したアクセストークンを入力しましょう。
※アクセストークンの取得方法について、詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。

Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たらYoomとの連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

他にも、以下の手順でもテンプレートをコピーすることができますよ！

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom画面にテンプレートが自動的にコピーされるので、OKを押して設定を進める

ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定

1.設定項目の選択

記念すべき最初の設定です！
コピーしたテンプレートの、下図赤枠の項目をクリックしてください。
ここでは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信したら、フローボットが自動で起動するように設定を行います。

‍

2.連携アカウントとアクションの選択

タイトルは任意で変更可能です。アカウント情報にはステップ1で連携した情報が反映されています。
トリガーアクションは、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままにして、次に進みましょう！

3.アプリトリガーのAPI接続設定

次に、トリガーの起動間隔とキーワードを設定します。
設定後のテスト操作で、PDFファイルを添付したメール送信が必要になるので、テスト用のPDFを準備してメールを送信しておきましょう。
今回は、Gmailに下記のようなPDFファイルを添付してメールを送信しました！

下記を参考に、各項目の設定をしてください。

• トリガーの起動間隔：トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用中のプランによって設定できる最短の起動間隔が違うので、事前にチェックしておいてくださいね！
  基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
• キーワード：フローボットを起動するきっかけとなるキーワードを設定します。ここに入力したキーワードを含むメールをGmailで受信すると、フローボットが自動的に起動するようになりますよ！
  今回は、PDFを添付したファイルを受信したら、その内容からテキストデータを抽出して通知するフローを作成するので、キーワードは「PDF」と設定しました。
  

設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、「取得した値」にアウトプットが表示されます。
テスト用に送信しておいたメールの内容が反映されていればOKです！

‍※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：AIでPDFから文字を読み取る設定

1.設定項目の選択

続いて、AI機能を用いて、PDFファイルからテキストデータを抽出する設定を行います。
下図赤枠の項目をクリックしてください。

[注意事項]
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をこの機会にぜひお試しください。

2.アクションを選択

「タイトル」と「アクション」を任意で編集しましょう。

アクションは、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
下図のように、活用シーンに合わせて文字数やタスク数を変更することができますよ！
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細を設定

ここでは、Gmailに添付されたPDFからどの内容を読み取るか設定します。
下記を参考に、それぞれの項目を設定してみてくださいね！

• ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど送信したGmailの添付ファイルが設定されています。特に変更する必要がなければ、このままの設定でOKです！
• 抽出したい項目：PDFから抽出したい項目を、カンマ（,）区切りで設定してください。今回は「タイトル,内容」と入力し、2つの項目を抽出するよう指定しました。
• 使用するAI：お好みでAIを指定できます。デフォルトではClaudeが設定されています。特に変更する必要がなければ、このままの設定でOKです！
• 言語：読み取る書類の言語を設定します。デフォルトでは英語を使用していますが、日本語の書類の読み取りに活用する場合は、「日本語」に変更してください。
  

設定が完了したら、「テスト」を実行してみましょう！
テストが成功すると、下図のようなアウトプットが表示されます。
「抽出したい項目」に指定した内容で、テキストが抽出されていればOKです！

最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Discordのメッセージ送信設定

1.設定項目の選択

最後に、Discordのメッセージ送信設定です。下図赤枠の項目をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは任意で変更可能です。アカウント情報はステップ1で連携した情報が反映されています。アクションは「メッセージを送信」のままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.API接続設定

次に、PDFから抽出したテキストをDiscordに通知する内容を設定します。
まだ、通知の対象となるDiscordのチャンネルを作成していない場合は、このタイミングで作成しておいてくださいね！
今回は、下図赤枠のチャンネルにメッセージを送信するよう設定していきます。

Discordのチャンネルの準備ができたら、Yoomの画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を設定してください。

• チャンネルID：入力欄下の注釈を参考に、通知先となるDiscordのチャンネルIDを入力してください。

• メッセージ内容：入力欄をクリックすると、下図のようにアウトプットが選択できます。アウトプットを活用してAIで抽出した内容を選択するなど、Discordに通知したいメッセージ内容を自由に入力してください。
  

設定が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Discordにメッセージが届いているはずなので確認してみましょう。
下図のように、設定したメッセージが届いていればOKです！

最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を押したら設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際に設定したフローボットが起動するので、動作確認をしてみてくださいね！

テキスト抽出機能を活用したその他の自動化例

テキスト抽出機能を使った自動化は、今回ご紹介したPDFファイルからのテキスト抽出以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてみてくださいね！

まとめ

いかがでしたか？PDFファイルからのテキスト抽出作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたコピペや確認作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止できるでしょう。抽出したテキストデータを通知やデータベースへの記録など、他のツールと連携することで、効率的な業務運営をサポートします。

Yoomを使えば、便利な自動化フローの構築もノーコードで実現可能！
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になる…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第でその活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。

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まずは本記事を参考に、PDFファイルからテキストを抽出する自動化フローを作成し、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひ体験してみてください。