「請求書PDFから支払い情報を一つ一つコピーするの面倒…」
「契約書の内容確認のために、PDFからテキストを手入力するの大変…」
こんなふうに、PDFからテキスト情報を手作業で抽出する業務に悩みを抱えていませんか？
そんな課題の解決に、メールや特定のフォルダに保存されたPDFから自動で必要なテキスト情報を読み取り、他のツールにデータを連携できる仕組み がおすすめです！
この仕組みを使えば、煩わしい手作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境が整うはず。入力ミスや漏れを防ぎ、正確なデータ管理が期待できるのもメリットですよね！
今回ご紹介する便利な仕組みは、ノーコード で誰でも簡単に設定できます。ぜひこの機会に、日々の業務に自動化を取り入れ、業務効率を改善しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、PDFからテキスト情報を抽出する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や注文書など、PDFファイルの対応に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容を確認しつつ手動で関係部署に共有する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFの内容をAI-OCRが自動で読み取り、その結果をDiscordへ通知することが可能です。定型的な確認・共有業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届くPDFの内容確認と転記作業に、多くの時間を費やしている方 取引先からの請求書や注文書などを、手動でチームに共有している方 Discordを業務連絡に活用し、情報共有のスピードを上げたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを開いて内容を確認し転記・共有するという一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることでチーム内のスムーズな連携を促進します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを指定します 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のチャンネルに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、件名や差出人アドレス、本文内のキーワードなど、検知したい条件を任意で設定してください。 AI機能によるOCR処理では、PDF内の「タイトル」や「内容」といった、必要な項目のみを抽出するように設定することも可能です。 Discordへの通知は、通知先のチャンネルを自由に選択できるほか、通知メッセージにOCRで読み取った情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
PDFから抽出したデータを連携して実現する様々な業務自動化例
普段お使いの様々なツールと連携して、PDFファイルからのテキスト抽出を自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します！
メールで受信したPDFからテキストを抽出する
GmailやOutlookなどのメールツールで特定のPDFファイルを受信した際に、自動でファイルからテキスト情報を抽出する ことができます。
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や注文書など、PDFファイルの対応に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容を確認しつつ手動で関係部署に共有する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFの内容をAI-OCRが自動で読み取り、その結果をDiscordへ通知することが可能です。定型的な確認・共有業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届くPDFの内容確認と転記作業に、多くの時間を費やしている方 取引先からの請求書や注文書などを、手動でチームに共有している方 Discordを業務連絡に活用し、情報共有のスピードを上げたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを開いて内容を確認し転記・共有するという一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることでチーム内のスムーズな連携を促進します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを指定します 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のチャンネルに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、件名や差出人アドレス、本文内のキーワードなど、検知したい条件を任意で設定してください。 AI機能によるOCR処理では、PDF内の「タイトル」や「内容」といった、必要な項目のみを抽出するように設定することも可能です。 Discordへの通知は、通知先のチャンネルを自由に選択できるほか、通知メッセージにOCRで読み取った情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
Outlookで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などのPDFファイル、その都度手作業で内容を確認し、Chatworkに転記して報告していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、確認漏れや転記ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたPDFの内容をOCR機能で自動で読み取りChatworkへ通知するため、日々の確認業務を効率化し対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信するPDFファイルの内容確認と、Chatworkへの転記に手間を感じている方 手作業による情報共有での対応漏れや、通知の遅れといった課題を解消したいと考えている方 書類の一次対応を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
OutlookのメールチェックからPDFの内容確認、Chatworkへの通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとChatworkをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った内容を指定の宛先に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、請求金額や会社名、日付など特定の項目のみを任意で指定して抽出することが可能です。 Chatworkへの通知メッセージは、送信先のルームや担当者を自由に設定できます。また、OCR機能で取得した情報をメッセージ内に差し込むといったカスタマイズも可能です。 ■注意事項
・Outlook、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージ上のPDFからテキストを抽出する
Google DriveやBoxなどのストレージサービスにPDFファイルがアップロード（または更新）されたことをきっかけに、PDFのテキスト情報を自動で抽出する ことも可能です。
Google Driveで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しSlack通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキスト化していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その内容をSlackへ通知できるため、手作業での確認や転記作業をなくし、関連業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存された画像ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方 OCRで抽出したテキストデータを手動でSlackに共有している業務担当者の方 請求書や領収書などの書類処理フローを自動化し、業務効率化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出からSlack通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します。 手作業でのデータ転記が不要になるため、読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、画像ファイルから抽出したい項目（例えば、請求書番号や金額など）を任意で設定することが可能です。 Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを自由に指定できるほか、通知するメッセージ本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得したテキストデータなどを埋め込んだりといった柔軟なカスタムができます。 ■注意事項
Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームで受信したPDFからテキストを抽出する
Googleフォームなどのフォームサービスを通じてPDFファイルが送信されたタイミングで、自動的にファイル内のテキストを抽出する こともできます。
Googleフォームで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイルについて、一つひとつ開いて内容を確認し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による確認や転記は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにPDF内のテキストを自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知できるため、一連の定型業務を正確かつ効率的に処理します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームでPDFを受け取り、内容の確認や転記を手作業で行っているご担当者の方 受け取ったPDFの内容を、Google Chatを利用して迅速に関係者へ共有したいと考えている方 定型的な書類確認と通知業務を自動化し、ヒューマンエラーの防止や効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答からPDFの内容読み取り、通知までが自動化され、手作業に要していた時間を短縮できます。 手作業によるPDF内容の転記ミスや、Google Chatへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを取得します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」を設定し、抽出したテキスト情報を含んだメッセージを特定のスペースに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取りたい書類の種類（請求書、名刺など）や、テキストを抽出する範囲などを任意で設定できます。 Google Chatに送信するメッセージは、通知先のスペースを自由に設定できるほか、固定のテキストとOCR機能で取得したデータを組み合わせた内容にカスタムできます ■注意事項
Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信したPDFのテキストを自動抽出・通知するフローを作ってみよう
ここでは代表的な例として、「Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されたPDFファイルからテキストを自動で抽出し、その結果をDiscordに通知する 」フローの作成方法を解説していきます！ノーコード で設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとDiscordのマイアプリ登録
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とテキスト抽出・Discordの通知設定
トリガーをONにしてフローの動作確認
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や注文書など、PDFファイルの対応に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容を確認しつつ手動で関係部署に共有する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFの内容をAI-OCRが自動で読み取り、その結果をDiscordへ通知することが可能です。定型的な確認・共有業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届くPDFの内容確認と転記作業に、多くの時間を費やしている方 取引先からの請求書や注文書などを、手動でチームに共有している方 Discordを業務連絡に活用し、情報共有のスピードを上げたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを開いて内容を確認し転記・共有するという一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることでチーム内のスムーズな連携を促進します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを指定します 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のチャンネルに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、件名や差出人アドレス、本文内のキーワードなど、検知したい条件を任意で設定してください。 AI機能によるOCR処理では、PDF内の「タイトル」や「内容」といった、必要な項目のみを抽出するように設定することも可能です。 Discordへの通知は、通知先のチャンネルを自由に選択できるほか、通知メッセージにOCRで読み取った情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
ステップ1：GmailとDiscordのマイアプリ登録
はじめに、使用するそれぞれのアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を押し、右側に表示される「新規接続」というボタンをクリックしてください。
Gmailのマイアプリ登録
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.アカウントの選択
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
4.追加アクセスの選択
アクセス許可・権限付与の画面で「続行」を選択します。
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たらYoomとの連携完了です！
Discordのマイアプリ登録
1.検索する
検索ボックスにDiscordと入力し、Discordのアイコンをクリックします。
2.アクセストークンの入力
Discordの新規登録画面が表示されます。こちら のヘルプページをご覧ください。
Yoomの画面に戻り、下図赤枠の表示が出たらYoomとの連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や注文書など、PDFファイルの対応に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容を確認しつつ手動で関係部署に共有する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFの内容をAI-OCRが自動で読み取り、その結果をDiscordへ通知することが可能です。定型的な確認・共有業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届くPDFの内容確認と転記作業に、多くの時間を費やしている方 取引先からの請求書や注文書などを、手動でチームに共有している方 Discordを業務連絡に活用し、情報共有のスピードを上げたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFを開いて内容を確認し転記・共有するという一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることでチーム内のスムーズな連携を促進します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを指定します 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のチャンネルに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、件名や差出人アドレス、本文内のキーワードなど、検知したい条件を任意で設定してください。 AI機能によるOCR処理では、PDF内の「タイトル」や「内容」といった、必要な項目のみを抽出するように設定することも可能です。 Discordへの通知は、通知先のチャンネルを自由に選択できるほか、通知メッセージにOCRで読み取った情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
他にも、以下の手順でもテンプレートをコピーすることができますよ！
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定
1.設定項目の選択
記念すべき最初の設定です！
2.連携アカウントとアクションの選択
タイトルは任意で変更可能です。アカウント情報にはステップ1で連携した情報が反映されています。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
次に、トリガーの起動間隔とキーワードを設定します。
下記を参考に、各項目の設定をしてください。
トリガーの起動間隔 ：トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用中のプラン によって設定できる最短の起動間隔が違うので、事前にチェックしておいてくださいね！
キーワード ：フローボットを起動するきっかけとなるキーワードを設定します。ここに入力したキーワードを含むメールをGmailで受信すると、フローボットが自動的に起動するようになりますよ！
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
※アウトプットとは？ アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。こちら をご参照ください。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：AIでPDFから文字を読み取る設定
1.設定項目の選択
続いて、AI機能を用いて、PDFファイルからテキストデータを抽出する設定を行います。
[注意事項]
2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集しましょう。
アクションは、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
3.詳細を設定
ここでは、Gmailに添付されたPDFからどの内容を読み取るか設定します。
ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど送信したGmailの添付ファイルが設定されています。特に変更する必要がなければ、このままの設定でOKです！
抽出したい項目：PDFから抽出したい項目を、カンマ（,）区切りで設定してください。今回は「タイトル,内容」と入力し、2つの項目を抽出するよう指定しました。
使用するAI：お好みでAIを指定できます。デフォルトではClaudeが設定されています。特に変更する必要がなければ、このままの設定でOKです！
言語：読み取る書類の言語を設定します。デフォルトでは英語を使用していますが、日本語の書類の読み取りに活用する場合は、「日本語」に変更してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行してみましょう！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Discordのメッセージ送信設定
1.設定項目の選択
最後に、Discordのメッセージ送信設定です。下図赤枠の項目をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは任意で変更可能です。アカウント情報はステップ1で連携した情報が反映されています。アクションは「メッセージを送信」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.API接続設定
次に、PDFから抽出したテキストをDiscordに通知する内容を設定します。
Discordのチャンネルの準備ができたら、Yoomの画面に戻りましょう。
チャンネルID：入力欄下の注釈を参考に、通知先となるDiscordのチャンネルIDを入力してください。
メッセージ内容：入力欄をクリックすると、下図のようにアウトプットが選択できます。アウトプットを活用してAIで抽出した内容を選択するなど、Discordに通知したいメッセージ内容を自由に入力してください。
設定が完了したら、「テスト」を実行してください。
最後に、Yoom画面に戻って「保存する」を押したら設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
テキスト抽出機能を活用したその他の自動化例
テキスト抽出機能を使った自動化は、今回ご紹介したPDFファイルからのテキスト抽出以外にも様々な業務に応用できます。
Googleカレンダーにイベントが作成されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している打ち合わせやタスクを、プロジェクト管理ツールのBacklogに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleカレンダーの予定をもとにBacklogでタスク管理を行っている方 カレンダーとタスク管理ツールの二重入力の手間をなくしたいと考えている方 タスクの登録漏れを防ぎ、プロジェクト管理の精度を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに予定が登録されると自動でBacklogに課題が追加され、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。 手動でのタスク登録による入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとBacklogをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、カレンダーの予定情報から課題の日時をBacklogに登録できる形式に変換します。 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を選択し、Googleカレンダーから取得した情報やAI機能で抽出した情報を設定して課題を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のテキスト抽出では、Googleカレンダーから取得した予定の件名や説明文などを変数として設定し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。 Backlogへの課題追加では、課題の件名や詳細、担当者、期限日などの各項目に、前段で取得した情報や固定値を任自由に設定することが可能です。 ■注意事項
GoogleカレンダーとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する
試してみる
■概要
Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleドキュメントを使用している方
・業務や会議のメモとしてGoogleドキュメントを使用している方
2.Google スプレッドシートで書類を作成している方
・業務で必要となる書類をGoogle スプレッドシートで作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleドキュメントはオンライン上のメモや会議の議事録作成の際に利用できるのがメリットです。
このテンプレートは、Googleドキュメントの内容を元にGoogle スプレッドシートのひな形の項目を自動で取得し、書類を作成することができます。
■注意事項
・Google Drive、Googleドキュメント、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionから今月末までのタスクを抽出しTrelloでカードを作成する
試してみる
■概要
Notionでタスクを管理しつつ、プロジェクトの進捗はTrelloで見ている場合、二つのツール間で情報を手作業で転記するのは手間がかかる作業です。特に月末のタスク棚卸しなどは、見落としも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionから今月末が期限のタスクを自動で抽出し、Trelloにカードとして作成できます。これにより、定期的なタスクの転記作業を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとTrelloを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方 月末のタスクをチームで共有する際、手作業でのカード作成を自動化したい方 タスクの転記漏れや入力ミスを防ぎ、より正確な進捗管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionから条件に合うタスクを自動で取得しTrelloに登録するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、タスク内容や期限の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットを定期的に実行する日時を指定します。 次に、オペレーションでNotionのアクションを設定し、指定したデータベースから今月末を期限とするタスクを検索します。 抽出したタスクが複数ある場合に備え、繰り返し処理機能を用いて、各タスクに対して後続の処理を実行するよう設定します。 最後に、オペレーションでTrelloのアクションを設定し、Notionから取得した情報を基に、指定のボード・リストにカードを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionからタスクを抽出する際、抽出条件は任意でカスタマイズ可能です。「今月末」という期限だけでなく、「担当者」や「ステータス」といった条件での絞り込みも設定できます。 Trelloでカードを作成する際、登録先のボードやリストを指定できます。また、カードのタイトルや説明文にNotionのどの情報を引用するかといった詳細なマッピングも可能です。 ■注意事項
Notion、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Notionに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信するお問い合わせや各種通知メールの内容を手作業でNotionに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、AIが自動で情報を抽出しNotionのデータベースへ追加するため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookに届くメールの内容を、手作業でNotionに転記している方 メールからの情報転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方 AIを活用して、日々の情報整理やデータ入力業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からNotionへの情報追加までが自動化されるため、手作業による転記業務の時間を削減できます。 AIがメール本文から情報を抽出するため、手作業での転記による入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、メール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、前段で抽出したデータを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から会社名や担当者名、問い合わせ内容など、どの情報を抽出するかを任意に設定してください。 Notionの「レコードを追加する」では、特定のプロパティに固定値を設定したり、AI機能で抽出した各データをNotionデータベースの項目と紐付けたりするなどの設定が可能です。 ■注意事項
Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールに届いた情報をAIで抽出し、Asanaに課題を追加後、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとBacklogを併用してタスクやプロジェクトを管理している方 メールで届いた依頼内容をタスクとして整理したい担当者 複数のタスク管理ツールを使っており、手動での情報入力を省きたい方 タスクの重複や漏れを防ぎつつ、効率的にタスク管理を行いたいチーム タスクの進捗をAsanaとBacklog両方で把握し、管理したいプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
タスク管理の自動化：AIがメールの内容を抽出し、AsanaとBacklogに自動で課題を追加します。 ツール間の一貫性：AsanaとBacklogで同じ内容の課題を管理することで、情報の漏れや重複を防げます。 作業時間の短縮：メールからタスク登録までが自動化され、手動での入力作業が減少します。 ミスを減らす：AIによる情報抽出により、手動での記入ミスを最小限に抑え、正確なタスク管理ができます。
まとめ
いかがでしたか？PDFファイルからのテキスト抽出作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたコピペや確認作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止できるでしょう。抽出したテキストデータを通知やデータベースへの記録など、他のツールと連携することで、効率的な業務運営をサポートします。
Yoom を使えば、便利な自動化フローの構築もノーコード で実現可能！
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第でその活用方法は無限に広がります。自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
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まずは本記事を参考に、PDFファイルからテキストを抽出する自動化フローを作成し、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひ体験してみてください。
