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「共有されたMicrosoft Excelファイルを開いたら、肝心な部分が文字化けしていて読めない…」
「急いでいるのに、文字化けのせいで作業が止まってしまう…」
このように、Microsoft Excelの文字化けによって業務が滞り、ストレスを感じていませんか？多くの場合、文字コードの違いやファイルの破損などが原因で発生しますが、その都度手作業で原因を特定し修正するのは非常に手間がかかり、貴重な時間を奪ってしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">ファイルを受け取った瞬間に自動で文字化けが修正され、すぐに正しいデータを確認できる仕組み</span>があれば、イライラから解放され、スムーズに業務を進められるうえ、重要な分析や意思決定に集中できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に設定できて、時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと快適にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Excelファイルの文字化けを自動で修正する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Excelで発生する文字化けは、ファイル共有やデータ連携の際によく遭遇する問題であり、これを手作業で修正するのは時間と手間がかかります。ここでは、様々なトリガーからMicrosoft Excelファイルの文字化けを自動的に修正し、業務効率を向上させる具体的な連携パターンを紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">OneDriveのようなストレージサービスにMicrosoft Excelファイルがアップロードされた際に自動で文字化けを検知・修正する</span>ことで、共有されたファイルをすぐに正しい状態で利用できるようになり、手動での修正作業や確認の手間を大幅に削減できます！
<span class="mark-yellow">OutlookなどのメールでMicrosoft Excelファイルを受信した際に自動的に文字化けを修正処理する</span>ことで、添付ファイルを開いた際のがっかり感をなくし、迅速な情報確認と対応を可能にします！
<span class="mark-yellow">フォームを通じてMicrosoft Excelファイルが送信された場合に、そのファイル内の文字化けを自動で修正する</span>ことで、収集したデータを即座に正確な形で活用できるようになり、データ入力後のクリーニング作業を不要にします！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">OneDriveにMicrosoft Excelファイルがアップロードされた際に、そのファイル内の文字化けを自動で検知し修正するフロー</span>を解説していきます！
この自動化により、ファイル共有後すぐに正しいデータを利用でき、手作業による修正の手間や確認漏れを防ぐことができます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
OneDriveの連携
1.検索する
検索ボックスにOneDriveと入力し、OneDriveのアイコンをクリックします。
2.アカウント選択
連携したいアカウントを選択してください。
アカウントを選択すると、画面が遷移するのでパスワードを入力しサインインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft Excelの連携
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、Microsoft Excelのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」という設定で問題ありません。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるOneDriveを設定します。
まだ、OneDriveのフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。今回は、下記赤枠のようなフォルダを作成しました。
また、作成したフォルダの中に対象となるMicrosoft Excelファイルを保存してください。
テスト用に下記の文字化けしたファイルを用意し、先ほど作成してフォルダに保存しました。
OneDriveの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記の項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。OneDriveに保存したファイル内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルやトリガーアクションは先ほどと同様です。問題がなければ「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
アイテムIDの入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されますので、OneDriveのアイテムIDを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Microsoft Excelのファイル情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
これまで同様に、タイトルやアカウント情報を確認したらページを下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
先ほど指定したMicrosoft Excelファイルより、レコードを取得するための条件を設定しましょう。
今回は、「項目」に入力されているすべての文字を全て対象にしたいので、下記のように設定しました。
条件の追加や修正も可能ですので、お好みに合わせてカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。指定した条件通りの内容が取得できていれば問題ありません!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
2.繰り返し対象を指定
デフォルトで複数のレコードを繰り返し取得するよう設定されているので、そのままで大丈夫です。
「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が選択されています。
（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、AIへテキスト生成の指示を設定します。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、文字化けが修正されたアウトプットが表示されます。AIへ出した指示通り、テキストが生成されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
実行アクションは、テンプレート通りに「レコードを更新する」のままで大丈夫です。
ページを下に進み、「データベースの連携」を入力していきましょう。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
先ほど指定したMicrosoft Excelファイルより、変更したいレコードを指定します。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、指定したMicrosoft Excelファイルが下記赤枠のように、レコードが更新されているはずです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Microsoft Excelと各種サービスを連携させることで、日々の定型業務が自動化され、作業時間の短縮につながります。
たとえば、OutlookやGmailで受信したデータを即座にExcelに取り込んだり、指定した日時にMicrosoft Teamsへ予算情報を通知したり、NotionやSalesforceと連携して業務データを集約したりすることが可能です。
<span class="mark-yellow">これにより、手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎながら、業務のスピードと精度を向上させることができます。</span>
Microsoft Excelファイルの文字化け修正を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字コードの確認や変換といった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーによるデータの誤認識リスクも大幅に削減できます。</span>
これにより、受け取ったMicrosoft Excelファイルをすぐに活用でき、分析やレポート作成などのコア業務に集中できる時間が増え、業務全体の効率が向上します！
今回ご紹介したような業務自動化は、プログラミング知識がなくてもノーコードツール「Yoom」を使えば、誰でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしMicrosoft Excelの文字化け修正をはじめとする定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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