特定条件のOutlookメールをMicrosoft Teamsに自動で転送する
<span class="mark-yellow">特定の差出人からのメールや、件名に特定のキーワードが含まれるメールなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールのみをMicrosoft Teamsに自動転送する</span>フローです。
必要な情報だけを効率的にチームへ共有できるので、情報過多になる状況を防げそうですね！
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「Outlookで受信した重要なメールを、関連するMicrosoft Teamsチャネルに毎回手作業で転送するのが面倒…」
「メールの転送漏れや遅延で、チーム内の情報共有にタイムラグが生じてしまう…」
このように、OutlookとMicrosoft Teamsの間での情報共有に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容が自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ投稿される仕組み</span>があれば、手作業による転送の手間から解放されるでしょう。
そして情報共有のスピードと正確性を格段に向上させ、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々のコミュニケーションをより円滑に行うことが期待できます。
ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメール内容をMicrosoft Teamsに自動転送する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OutlookとMicrosoft Teams間で発生するメール情報の連携作業を自動化することで、チーム内のコミュニケーション効率を大幅に向上させる方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">情報共有の迅速化や転送漏れの防止といったメリットを実現できる</span>ので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookに新しいメールが届いた際に、その内容（件名、本文、差出人など）をMicrosoft Teamsの指定したチャネルや個人チャットに自動で投稿する</span>基本的な連携フローです。
手作業でのコピー＆ペーストなどの手間を省き、重要な情報をリアルタイムでチームに共有できます！
<span class="mark-yellow">特定の差出人からのメールや、件名に特定のキーワードが含まれるメールなど、あらかじめ設定した条件に合致するメールのみをMicrosoft Teamsに自動転送する</span>フローです。
必要な情報だけを効率的にチームへ共有できるので、情報過多になる状況を防げそうですね！
<span class="mark-yellow">受信したメール本文をAIで要約したり、特定の部分だけを抽出したりするなど、情報を加工・変換した上でMicrosoft Teamsに自動で転送する</span>フローです。
長文メールの内容を素早く把握したり、必要な情報だけをピンポイントで共有したりする際に便利です！
それではここから代表的な例として、Outlookで受信したメール内容をMicrosoft Teamsに自動転送するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、下準備として各アプリをYoomと連携しましょう。
OutlookとMicrosoft Teamsの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログイン後、マイアプリをクリックし、新規接続を選択します。
アプリ一覧でOutlookを選択します。
連携するアカウントを選択します。
パスワードを入力し、サインインをクリックしてください。
これでOutlookのマイアプリ登録が完了です！
次にMicrosoft Teamsを連携します。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順で選択してください。
アプリ一覧は検索窓でMicrosoft Teamsを選択しましょう。
連携するアカウントを選択します。
パスワードを入力してください。
これでMicrosoft Teamsのマイアプリ登録ができました。
次にYoomのサイトからテンプレートをコピーします。
Yoomでは、一からフローボットを設定することも可能ですが、ここではより簡単に操作できるテンプレートを活用して設定していきます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
「メールを受信したら」をクリックしてください。
タイトルは入力されていますが、変更可能です。
Outlookと連携するアカウント情報を確認して、トリガーアクションは「メールを受信したら」のまま変更しないでください。
設定内容に問題がなければ、「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動時間を設定しましょう。トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDは候補から選択しましょう。
設定後、トリガーアクション(メールを受信したら)を実行し、テストをクリックしましょう。
今回は添付画像のようなメール内容を送信しています。
テストが成功し、Outlookの情報が取得できたら、保存しましょう。
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「チャンネルにメッセージを送る」が選択されています。
設定を確認できたら、次へをクリックしてください。
チームIDは候補から選択してください。
チャネルIDは候補から選択します。
Microsoft Teamsに通知するメッセージを作成しましょう。
添付画像のように、Outlookの取得した値から、「件名」や「本文」を選択しておきます。
<span class="mark-yellow">取得する値を使用せずに、メール本文などを入力した場合、同じ内容が繰り返し通知されることになりますので、注意しましょう。</span>
詳細についてはこちらを参考にしてください。
細かい設定については注釈を確認しながら設定をして、設定後にテストを実行してください。
テストが成功し、Microsoft Teamsに通知できたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにして動作をチェックしておきましょう！
OutlookとMicrosoft Teamsを活用すれば、メール通知やファイル管理、外部サービスとの連携まで、さまざまな業務を自動化できます。ここでは、より実務に近いテンプレートを紹介していますので、目的に合った自動化フローを見つけて業務効率化にお役立てください。
Outlookを使った自動化には、Slack通知や添付ファイルのクラウド保存、Salesforceとの連携など、日々の業務を効率化する多彩なテンプレートがそろっています。
繰り返し作業を減らし、情報共有やファイル管理をもっとスムーズに行いたい方は、ぜひ一度試してみてください。
Microsoft Teamsと連携した自動化フローでは、フォーム回答の通知、Salesforceとの情報共有、Slackとの連携まで幅広く対応できます。
チーム内の情報共有をスピーディかつ確実に行いたい方にぴったりのテンプレートです。
OutlookとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの転送作業や情報共有の手間を大幅に削減し、転送漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は煩雑な繰り返し作業から解放され、チーム内のコミュニケーションを円滑化しつつ、より付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介したような業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作でOutlookとMicrosoft Teamsを連携するフローを構築できます。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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