【ノーコードで実現】請求書PDFを自動生成する方法

チャットツールへ請求書PDFを自動で送信する

<span class="mark-yellow">入力フォームで受け付けた情報をもとに請求書PDFを自動で生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールへ通知</span>。
請求書の発行状況を素早く関係者へ共有し、確認や承認プロセスをスムーズに進めるのに役立ちます！

ストレージサービスへ請求書PDFを自動で保存する

<span class="mark-yellow">フォームの回答に基づいて請求書PDFを自動生成し、Google DriveやOneDrive、Boxなどのストレージサービスへ自動的に保存・格納</span>。
作成された請求書の管理・整理が容易になり、後からの検索や参照も効率的に行えるようになるはずです！

フォーム回答をもとに請求書PDFを自動生成するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、Yoomのフォーム機能で受け付けた回答内容をもとに請求書PDFを自動生成し、Outlook経由で指定のメールアドレスに自動送付するフローを解説していきます！

Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• 使用するアプリ（Microsoft Excel・OneDrive・Outlook）のマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるフォームと各アクション（請求書発行・メール送信）の設定
• フロー稼働の準備

前準備：発行する請求書の雛形

請求書を発行するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Microsoft Excelで請求書の雛形を作成してください。{}で囲んだ項目がフォームの回答で置換されます。
雛形書類の作成方法は、こちらのヘルプページで説明されています。
下図の雛形の場合、{会社名}・{請求日}・{支払い期限}・{商品_1}などが置換対象です。

ここではテスト用に、下図のシンプルな雛形書類を使用していきます。

ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携

先ずは、使用するアプリ（Microsoft Excel・OneDrive・Outlook）のアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでMicrosoft Excelを検索して選択。

4. 任意のMicrosoftアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
   ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
   法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。

　　　　既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。

5. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。

6. 「マイアプリ」の画面にMicrosoft Excelが追加されていることを確認してください。

7. 同様に、OneDriveとOutlookもマイアプリに登録しましょう。
   いずれもMicrosoftとの連携になるため、同じ手順で登録できます。
8. 「アプリ一覧」でOneDrive（Outlook）を検索して選択。
   任意のMicrosoftアカウントでサインイン。
   ※ 2度目以降は下図のような画面になり、自動でサインインする場合があります。

　　　それぞれを登録し、使用する3つのアプリがマイアプリ画面に追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：フォームトリガーの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（フォーム）を設定していきます。

1. フォームトリガーの「請求書作成フォーム」をクリック。

2. デフォルトで設定されている質問項目を参考に、前準備で用意した雛形の置換対象（{}で囲われている項目）に沿った質問項目を作成していきます。
   ※ 不要な質問項目は削除してください。
   フォームの作成方法は、こちらのヘルプページで説明されています。
   質問項目は100個まで設定でき、フォームのタイトルや完了ページなども自由に変更できるので、運用方法に合わせて編集しましょう。

3. 設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。

4. 「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページの表示を確認できます。

5. 「取得した値」には、請求書発行テストを行う際に使用するサンプル値を設定してください。
   ※ ここではテスト用にサンプル値を手入力しますが、フローボットが実際に起動した際には、フォームの回答がそのまま請求書発行で用いられます。

6. 設定を終えたら、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、フォームの設定は完了です。
フォームタイトルを変更している場合、フォームアクションのタイトルも変更されます。

ステップ4：請求書の発行

では、フォームの回答を元にMicrosoft Excelで請求書を発行していきましょう。

1. Microsoft Excelの「書類を発行する」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   フォームタイトルと同様に、書類発行アクションのタイトルが変化します。
3. 連携アカウントを確認。

4. 雛形書類の連携の「ファイルの保存場所」を「OneDrive」か「SharePoint」から選択。
   ここでは「OneDrive」を選びます。SharePointに雛形書類を保存している場合は、SharePointをマイアプリに登録してください。
5. 「ドライブID」に雛形書類を保存しているドライブのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているOneDriveアカウントから候補が表示されるので、対象となるドライブを選択します。

6. 「アイテムID」に前準備で用意した雛形書類のアイテムIDを設定。
   ドライブIDと同様に、入力欄をクリックすると、連携しているOneDriveアカウントから候補が表示されるので、対象となる雛形書類を選択します。
   ※ 候補に対象が表示されない場合は、「ファイル名（任意）」に雛形書類のファイル名か、ファイル名の一部を設定してください。

7. 発行書類の「格納先のフォルダID」に、発行するPDFファイル（請求書）の格納先となるOneDriveフォルダを候補から選択。
   ※ 候補に対象が表示されない場合は、「格納先のフォルダ名（任意）」に格納先のフォルダ名か、フォルダ名の一部を設定してください。

8. 「出力ファイル名」に任意の重複しないファイル名を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」のフォームアクションから、フォームの各項目を選択できます。
   これらの値を使用することで、フォームの回答ごとに異なるファイル名をつけることが可能です。
   ※ 項目を選択すると、{{項目名　フォームの回答}}という形で入力欄に追加されます。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

　　　　日付のタブから、任意の形式の日付も追加できます。

9. 設定を終えたら、「次へ」をクリック。

10. 雛形書類の置換対象を、フォームの回答で置換していきます。
    先ずは「置換条件を再取得」をクリック。
    これにより、選択した雛形書類の置換対象（{}部分）が項目として表示されます。

　　　　※ 置換対象がデフォルトと異なる場合は下図のように項目が切り替わります。

11. 「置換後の文字列」にフォームの各項目を設定。
    入力欄クリック時に表示される「取得した値」のフォームアクションから、置換対象に合う項目を選択していきましょう。

12. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

13. テストに成功すると、指定したOneDriveのフォルダ内に、置換された請求書がPDFファイルとExcelファイルとで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。

14. 「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードした請求書の置換内容が正しいことを確認しましょう。
    ※ 発行された請求書（PDF）

15. 期待する請求書が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、請求書発行の設定も完了です。

ステップ5：メールの送信

最後に、発行した請求書を添付したメールを送信しましょう。

1. Outlookの「メールを送る」をクリック。

2. 「タイトル」を任意で変更。
3. 連携するアカウントを確認。

4. メール内容の「To」に送信先のメールアドレスを設定。
   ※ 送信先を固定しない場合は、フォームの質問項目に「送信先メールアドレス」を設定し、「取得した値」から選択することをお勧めします。

5. 「CC」と「BCC」を任意で設定。
6. 「件名」と「本文」に任意の内容を設定。
   「取得した値」を用いることで、フォームの回答に沿った内容にできます。
7. 「添付ファイル」にはデフォルトで、ステップ4で発行した請求書（PDFファイル）が設定されています。

8. 設定を終えたら、「次へ」をクリック。
9. メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリック。

10. テストに成功したら、送信先のメールアドレスが指定したメールを受信していることを確認しましょう。
    ※ Gmail上の画面

11. 正しくメールが送信されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ6：フロー稼働の準備

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。

実際にフローが動作するかを確認しましょう。
コピーしたリンク先からフォームへの回答を行い、フォームの回答を元にした請求書（PDFファイル）を添付したメールが、Outlookから送信されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

書類作成機能を活用したその他自動化例

請求書の作成だけでなく、書類や契約書の作成も自動化することが可能です！
気になる自動化例があれば、以下のテンプレートを試してみてください。

まとめ

請求書PDFの自動生成を実現することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた請求書作成と送付にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、経理担当者や事業担当者は、毎月の繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし請求書発行業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！