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「毎月の請求書作成、手作業で時間がかかる」
「請求金額や宛先を間違えてしまいそうで不安…」
「フォームで受け付けた情報から請求書を作るのが面倒！」
このように、請求書の発行業務における手作業でのデータ入力やPDF作成に手間やストレスを感じていませんか？
フォームで受け付けた情報やExcelなどのデータをもとに、請求書をPDF形式で自動的に生成し、指定のメールアドレスやチャットツール、ストレージサービスへ連携できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、請求書発行にかかる時間を大幅に削減。
ヒューマンエラーのリスクもなくすことで、より安心してコア業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには請求書PDFを自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、Outlookに送付する」フローは、請求業務の効率化と正確性を高める業務ワークフローです。
オンラインフォームに入力されたデータを基に、請求書のPDFを自動生成し、Outlookを通じて顧客へ送付します。
これにより、手動での請求書作成や送信作業を省略し、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書の作成や送付に時間がかかっている経理担当者の方
・複数の顧客に対して請求書を送る際に手間やミスが発生しているビジネスオーナーの方
・請求業務を効率化し、業務プロセスを自動化したい企業の方
・請求書の管理を一元化し、業務の透明性を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
請求書PDFの自動生成を実現するテンプレート
入力フォームの回答内容などをもとに、請求書をPDF形式で自動生成し、メールやチャットツール、ストレージサービスへ連携する自動化テンプレートを紹介します。
これにより、請求書発行業務の手間と時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
具体的な例を紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールへ請求書PDFを自動で送信する
入力フォームの内容から請求書PDFを自動作成し、OutlookやGmailといったメールツールを使って指定の宛先へ自動送信。
取引先への請求書送付作業を完全に自動化し、送付漏れや遅延を防ぎながら、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。
■概要
フォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveの保存とGmail送信をするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 請求書発行を効率化したいビジネスパーソン
・手動で請求書を作成しており、時間がかかってしまうと感じている方
・複数のクライアントに対して頻繁に請求書を発行する必要があり、自動化を検討している方
2. Googleサービスを活用している方
・Google DriveやGmailを活用しており、これらのツールを連携して業務の効率化を図りたい方
・Googleフォームを使って情報を収集し、そのデータをもとに効率的に業務を進めたい方
■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、Outlookに送付する」フローは、請求業務の効率化と正確性を高める業務ワークフローです。
オンラインフォームに入力されたデータを基に、請求書のPDFを自動生成し、Outlookを通じて顧客へ送付します。
これにより、手動での請求書作成や送信作業を省略し、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書の作成や送付に時間がかかっている経理担当者の方
・複数の顧客に対して請求書を送る際に手間やミスが発生しているビジネスオーナーの方
・請求業務を効率化し、業務プロセスを自動化したい企業の方
・請求書の管理を一元化し、業務の透明性を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
チャットツールへ請求書PDFを自動で送信する
入力フォームで受け付けた情報をもとに請求書PDFを自動で生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールへ通知。
請求書の発行状況を素早く関係者へ共有し、確認や承認プロセスをスムーズに進めるのに役立ちます！
■概要
「フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、Discordに送付する」ワークフローは、請求業務の効率化を実現する業務ワークフローです。
これにより、手動での請求書作成や送信作業が不要となり、業務のスピードアップとミスの削減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム入力後の請求書作成が手間に感じている営業担当者の方
・請求書のPDF自動生成と配信を効率化したい経理担当者の方
・Discordを活用してチーム内で請求情報を共有したいビジネスチームのリーダーの方
・業務ワークフローの自動化を通じて、日常業務の負担を軽減したい経営者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OneDrive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ストレージサービスへ請求書PDFを自動で保存する
フォームの回答に基づいて請求書PDFを自動生成し、Google DriveやOneDrive、Boxなどのストレージサービスへ自動的に保存・格納。
作成された請求書の管理・整理が容易になり、後からの検索や参照も効率的に行えるようになるはずです！
■概要
「フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、OneDriveに保存する」フローは、請求業務の効率化を目指すワークフローです。
フォームに入力されたデータを活用して、正確な請求書を自動で作成し、クラウド上のOneDriveに安全に保存します。
これにより、手作業によるミスを減らし、時間を有効に活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書作成に時間を取られている経理担当者の方
・フォーム入力データを有効に活用したいビジネスオーナーの方
・請求業務の自動化で業務効率を向上させたい企業の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OneDrive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelによる書類発行アクションを行うことで、任意のOneDriveのフォルダを保存先として設定できます。
■概要
「フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、Boxに格納する」ワークフローは、請求業務の効率化とミスの削減を実現する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、フォームから送信されたデータを元に自動的に請求書のPDFを生成し、Boxに安全に保存できます。
これにより、請求業務の手間を削減し、業務全体の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書作成に多くの時間を費やしている経理担当者の方
・複数のSaaSアプリを利用しており、データの統合管理に課題を感じている中小企業のオーナー様
・請求書の誤作成や紛失を防ぎたいと考えている財務部門の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、業務効率を向上させたい企業の管理職の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム回答をもとに請求書PDFを自動生成するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Yoomのフォーム機能で受け付けた回答内容をもとに請求書PDFを自動生成し、Outlook経由で指定のメールアドレスに自動送付するフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、Outlookに送付する」フローは、請求業務の効率化と正確性を高める業務ワークフローです。
オンラインフォームに入力されたデータを基に、請求書のPDFを自動生成し、Outlookを通じて顧客へ送付します。
これにより、手動での請求書作成や送信作業を省略し、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書の作成や送付に時間がかかっている経理担当者の方
・複数の顧客に対して請求書を送る際に手間やミスが発生しているビジネスオーナーの方
・請求業務を効率化し、業務プロセスを自動化したい企業の方
・請求書の管理を一元化し、業務の透明性を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
前準備：発行する請求書の雛形
請求書を発行するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Microsoft Excelで請求書の雛形を作成してください。{}で囲んだ項目がフォームの回答で置換されます。
雛形書類の作成方法は、こちらのヘルプページで説明されています。
下図の雛形の場合、{会社名}・{請求日}・{支払い期限}・{商品_1}などが置換対象です。
ここではテスト用に、下図のシンプルな雛形書類を使用していきます。
ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携
先ずは、使用するアプリ（Microsoft Excel・OneDrive・Outlook）のアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
それぞれを登録し、使用する3つのアプリがマイアプリ画面に追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「フォームに回答されたら請求書PDFを自動生成し、Outlookに送付する」フローは、請求業務の効率化と正確性を高める業務ワークフローです。
オンラインフォームに入力されたデータを基に、請求書のPDFを自動生成し、Outlookを通じて顧客へ送付します。
これにより、手動での請求書作成や送信作業を省略し、業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書の作成や送付に時間がかかっている経理担当者の方
・複数の顧客に対して請求書を送る際に手間やミスが発生しているビジネスオーナーの方
・請求業務を効率化し、業務プロセスを自動化したい企業の方
・請求書の管理を一元化し、業務の透明性を向上させたい経営者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：フォームトリガーの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（フォーム）を設定していきます。
これで、フォームの設定は完了です。
フォームタイトルを変更している場合、フォームアクションのタイトルも変更されます。
ステップ4：請求書の発行
では、フォームの回答を元にMicrosoft Excelで請求書を発行していきましょう。
日付のタブから、任意の形式の日付も追加できます。
※ 置換対象がデフォルトと異なる場合は下図のように項目が切り替わります。
これで、請求書発行の設定も完了です。
ステップ5：メールの送信
最後に、発行した請求書を添付したメールを送信しましょう。
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。
実際にフローが動作するかを確認しましょう。
コピーしたリンク先からフォームへの回答を行い、フォームの回答を元にした請求書（PDFファイル）を添付したメールが、Outlookから送信されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
書類作成機能を活用したその他自動化例
請求書の作成だけでなく、書類や契約書の作成も自動化することが可能です！
気になる自動化例があれば、以下のテンプレートを試してみてください。
■概要
「Google スプレッドシートにデータが追加されたら、請求書を作成してDropboxに保存する」フローは、データ管理から請求書作成、保存までを自動化する業務ワークフローです。
データ管理の作業や請求書作成の手間を軽減し、効率的なビジネス運営をサポートします。
Yoomを活用することで、手動で行っていた請求業務をスムーズに自動化し、時間と労力を節約できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで請求に関するデータの管理を行っている方
・請求書作成ツールを活用して効率化を図りたいビジネスオーナー
・Dropboxを利用して請求書を一元管理したい経理担当者
・手動での請求書作成に時間を取られている中小企業の方
・業務フローの自動化を検討している方
■注意事項
・Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
このワークフローでは、LINEで受け取ったメッセージ内容を自動的に解析し、必要な情報を基に請求書を生成。これにより、請求業務にかかる時間と労力を軽減し、業務のスムーズな進行をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINEを主要なコミュニケーションツールとして使用しており、請求業務に活用したい事業者の方
・請求書作成に手間を感じている経理担当者の方
・請求業務の効率化を図り、ミスを減らしたい中小企業の経営者の方
・OneDriveを既に業務で活用しており、データ管理を一元化したい方
■注意事項
・LINE、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Microsoft Teamsに特定条件のメッセージが投稿されたら、書類を作成しMicrosoft SharePointに保存する」フローは、コミュニケーションの中で重要な情報を自動的に整理・保管する業務ワークフローです。
このフローを導入すれば、情報の整理整頓がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用して日常的にコミュニケーションを行っている企業のIT担当者
・チーム内で共有される重要な情報を効率的に管理・保存したいプロジェクトマネージャー
・情報の検索性を高め、業務の生産性を向上させたい中小企業の経営者
・Microsoft SharePointを既に導入しており、Microsoft Teamsとの連携を強化したいユーザー
・業務フローの自動化を進めるための具体的なソリューションを探しているビジネス担当者
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Salesforceの取引先オブジェクトが登録されたら、契約書を発行しTelegramに通知する」フローは、営業業務の効率化と迅速なコミュニケーションを実現する業務ワークフローです。
新しい取引先がSalesforceに登録されると、自動的に契約書が作成され、必要な情報が入力されます。
その後、契約書の発行完了をTelegramで通知することで、チーム全体がリアルタイムに状況を把握できます。
これにより、手動での書類作成や通知作業を省略し、業務のスピードアップとミスの防止に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して取引先管理を行っている営業担当者の方
・契約書の作成や通知作業に時間を取られているビジネスオペレーターの方
・業務プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
・Telegramを既に業務連絡ツールとして利用している方
■注意事項
・Salesforce、Google ドキュメント、TelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
このワークフローでは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、請求書を作成してDiscordに送ることが可能です。この自動化によって、承認後自動的に請求書が作成されてDiscordに送信されるため、円滑で正確な経費管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ジョブカン経費精算を利用しており、承認後の請求書作成に時間がかかっている経理担当者の方
・複数のチームメンバーとDiscordで情報共有を行っており、経費情報を効率的に共有したいチームリーダーの方
・経費精算プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたい中小企業の経営者の方
・経費精算の承認後に円滑に請求書発行と共有を実現したい会計担当者の方
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
請求書PDFの自動生成を実現することで、これまで手作業で行っていた請求書作成と送付にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、経理担当者や事業担当者は、毎月の繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし請求書発行業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
