【ノーコードで実現】請求書を自動発行してDropboxへCSVファイルとして保存する方法

受信メールを元に請求書を作成しDropboxにCSV保存

<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで特定のメールを受信した際に、その内容から請求書を自動生成し、CSVファイルとしてDropboxへ保存する</span>ことが可能に。
メールでの請求依頼処理を効率化し、対応漏れや遅延を防ぎましょう！

チャットツールからの依頼で請求書を作成しDropboxにCSV保存

<span class="mark-yellow">SlackやTeamsでのメンションやメッセージをトリガーとして請求書を作成し、そのデータをCSV形式でDropboxに自動保存</span>。
チャットでの簡単な依頼から請求書発行・ファイル保存までをスムーズに連携させ、コミュニケーションとバックオフィス業務の分断をなくします。

フォーム送信をトリガーに請求書を発行しDropboxへCSV保存するフローを作ってみよう

それでは、ここから代表的な例として、Yoomフォームに情報が送信された際に請求書を自動で発行し、そのデータをCSV形式でDropboxにアップロードするフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• 使用するアプリのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるフォームと各アクション（請求書の発行とアップロード）の設定
• フロー稼働の準備

前準備：発行する請求書の雛形

請求書を発行するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Google スプレッドシートで請求書の雛形を作成してください。{}で囲んだ項目がフォームの回答で置換されます。
雛形書類の作成方法は、こちらのヘルプページで説明されています。
下図の雛形の場合、{会社名}・{請求日}・{支払い期限}・{商品_1}などが置換対象です。

このフローでは、発行した請求書をCSV形式でDropboxにアップロードするため、下図の雛形スプレッドシートを使用していきます。

ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいアプリ（Dropbox・Google スプレッドシート・Google Drive）を「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではDropbox）を検索して選択。

4. Dropboxのログイン画面が表示されます。
   任意のアカウントでログインしてください。

5. 「マイアプリ」の画面に戻り、Dropboxが追加されていれば連携は完了です。

6. このまま、Google スプレッドシートも連携していきましょう。
   「アプリ一覧」でGoogle スプレッドシートを検索して選択。
7. 「Sign in with Google」をクリック。

8. 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。

9. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

10. YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
    「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

11. 「マイアプリ」の画面に戻り、Google スプレッドシートが追加されていることを確認してください。

12. 同様の手順で、Google Driveも連携しましょう。
    「Sign in with Google」をクリックし、任意のGoogleアカウントでログインした後、YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を許可します。
13. Google Driveもマイアプリに追加されたら、マイアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーとなるフォームの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. フォームトリガーの「請求書作成フォーム」をクリック。

2. デフォルトで設定されている質問項目を参考に、前準備で用意した雛形の置換対象（{}で囲われている項目）に沿った質問項目を作成していきます。
   ※ 不要な質問項目は削除してください。
   フォームの作成方法は、こちらのヘルプページで説明されています。
   質問項目は100個まで設定でき、フォームのタイトルや完了ページなども自由に変更できるので、運用方法に合わせて編集しましょう。

3. 設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。

4. 「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページの表示を確認できます。

5. 「取得した値」には、請求書発行テストを行う際に使用するサンプル値を設定してください。
   ※ ここではテスト用にサンプル値を手入力しますが、フローボットが実際に起動した際には、フォームへの回答がそのまま請求書発行で用いられます。

6. 設定を終えたら、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、フォームの設定は完了です。

ステップ4：請求書の発行

では、フォームの回答を元に、Google スプレッドシートで請求書を発行していきましょう。

1. Google スプレッドシートの「書類を発行する」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   ここでは例として、「請求書の発行」に変更しています。

3. 連携アカウントを確認。
4. 雛形書類の連携の「スプレッドシートのファイルID」に、前準備で用意した雛形スプレッドシートのファイルIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されるので、対象となる雛形スプレッドシートを選択します。
   ※ ファイルIDは雛形スプレッドシートのURL（spreadsheets/d/{{ID部分}}）でも確認できます。
   ※ 検索欄にファイル名を入力すると、検索が楽になります。

5. 発行書類の「格納先のGoogle DriveフォルダID」に発行するPDFファイル（請求書）の格納先となるGoogle DriveフォルダのIDを設定。
   同じく入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されるので、対象となるフォルダを選択します。
   ※ フォルダIDはGoogle DriveのURL（/folders/{{ID部分}}）でも確認できます。

6. 「出力ファイル名」に任意の重複しないファイル名を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」のフォームアクションから、フォームの各項目を選択できます。
   これらの値を使用することで、フォームへの回答ごとに異なるファイル名をつけることが可能です。
   ※ 項目を選択すると、{{項目名　フォームへの回答}}という形で入力欄に追加されます。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

　　　　日付のタブから、任意の形式の日付も追加できます。

7. 設定を終えたら、「次へ」をクリック。

8. 雛形スプレッドシートの置換対象を、フォームへの回答で置換していきます。
   先ずは「置換条件を再取得」をクリック。
   これにより、選択した雛形スプレッドシートの置換対象（{}部分）が項目として表示されます。

　　　　※ 置換対象がデフォルトと異なる場合は下図のように項目が切り替わります。

9. 「置換後の文字列」にフォームの各項目を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」から、置換対象に合う項目を選択していきましょう。

10. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

11. テストに成功すると、指定したGoogle Driveのフォルダ内に置換された請求書がPDFとGoogle スプレッドシートで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。

12. 「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードした請求書の置換内容が正しいことを確認しましょう。
    ※ 発行された請求書（PDF）

13. 期待する請求書が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、請求書発行の設定も完了です。

ステップ5：請求書のダウンロード

置換したGoogle スプレッドシートを、Google DriveからCSV形式でダウンロードします。

1. Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

3. 「ファイルID」にはデフォルトで、ステップ4で発行した請求書（Google スプレッドシート）のファイルIDが設定されています。
   ※ 不要なテキストは削除してください。
4. 「ファイルタイプ」を「CSV・pdf・Microsoft Excel」から選択。
   ここでは「CSV」を設定します。
5. 「テスト」をクリック。

6. テストに成功すると、CSV形式に変換された請求書が「取得した値」に追加されます。
   この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
   ※ ファイル名はDropboxへのアップロード時にリネームします。
   ※ ダウンロードしたCSVファイルが文字化けすることがあります。その際には、Google スプレッドシートの文字コードを適宜変更してください。

7. ファイルを確認したら、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、CSV形式に変換された請求書がダウンロードできました。

ステップ6：請求書のアップロード

最後に、ダウンロードしたCSV形式の請求書をDropboxにアップロードしましょう。

1. Dropboxの「ファイルをアップロード」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

3. 「フォルダのパス」に請求書をアップロードするDropboxのフォルダパスを設定。
   ここでは例として、ルート下の「請求書管理」フォルダを設定しています。
4. 「ファイル名」に任意の重複しないファイル名を設定。
   ステップ4の請求書発行時と同様に、入力欄クリック時に表示される「取得した値」や「日付」を使用して、一意のファイル名を設定しましょう。
5. 「ファイルの添付方法」と「ファイル」にはデフォルトで、ステップ5でGoogle Driveから取得したCSV形式の請求書ファイルが設定されています。
6. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

7. テストに成功したら、指定したフォルダに発行したCSV形式の請求書がアップロードされていることを確認しましょう。
   ※ Dropbox「請求書管理」にアップロードされたCSVファイル

8. 結果に問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。

実際にフローが動作するかを確認しましょう。
コピーしたリンク先からフォームへの回答を行い、フォームの回答を元にしたCSV形式の請求書がDropboxにアップロードされていれば成功です。

DropboxのAPIを使ったその他の自動化例

DropboxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Dropboxを使った自動化例

Salesforceに取引先が登録されたタイミングでDropboxに専用フォルダを作成したり、DocuSignで締結された書類を自動で保存したりできます。また、フォームで送信された画像をRPAで圧縮してDropboxに格納したり、HubSpotに新規コンタクトが追加された際に関連フォルダを自動生成することも可能です。さらに、Zoomミーティング終了後に録画データを自動でDropboxに保存する設定も行えます。

まとめ

この記事では、「請求書を自動発行してDropboxへCSVファイルとして保存する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Dropboxを活用することで、請求書の作成から保存までの一連のフローを自動化でき、手作業によるファイル管理や保存漏れといったリスクを大幅に削減できます。

<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したDropbox連携の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化できるテンプレートが豊富に用意されています。</span>フォーム送信や営業活動、会議終了後の処理など、日常業務に合わせた自動化を簡単に構築できるのも嬉しいポイントです。
「ファイル整理に時間がかかっている」「請求書作成をミスなく効率化したい」とお考えの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して自動化を検討してみてください。専門知識がなくても、すぐに始められますよ！

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