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毎月の請求書作成に多くの時間を費やしていませんか？あるいは、請求書の金額や宛名を間違えて、再発行の手間が発生した経験はありませんか？
手作業による請求書業務は、時間的な負担が大きいだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴い、担当者が本来集中すべきコア業務への取り組みを妨げる要因となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">販売管理システムやスプレッドシートのデータから自動で請求書を作成したり、作成された請求書をSlackなどのチャットツールで関係者に自動通知できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、経理業務の効率化はもちろん、より付加価値の高い業務にリソースを割くことが可能になります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひ請求書業務の自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">請求書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常的に発生する請求書の発行業務は、多くの企業にとって欠かせないプロセスですが、手作業による処理は時間と手間がかかり、ミスが発生するリスクもあります。
もし、様々なトリガーを基点として請求書を自動で作成し、Slackなどのチャットツールを通じて関係者にスムーズに通知できる仕組みがあれば、業務効率は格段に向上し、月次処理の負担も軽減されます。
ここでは、具体的な自動化テンプレートを紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのようなデータベースや、各種CRMサービスに蓄積された顧客情報、案件情報、販売データなどをトリガーとして、請求書を自動で生成し、作成完了や内容確認依頼をSlackなどのチャットツールへ通知する</span>ことができます。
手作業によるデータ転記や請求書作成の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確な請求書発行プロセスを実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールサービスで、特定のキーワードや送信者を含むメールを受信した際に、その本文や添付ファイルから必要なデータを抽出し、請求書を自動で作成することができます。</span>
さらに、作成された請求書の情報や確認依頼を、Discordなどのコミュニケーションツールを通じて、担当者や関連部署に自動通知もできるように。
この仕組みにより、メールでの受注連絡や請求依頼後の処理を効率化し、対応漏れや遅延の防止にもつながります。
<span class="mark-yellow">ウェブサイトに設置した問い合わせフォームや注文フォームなどで、新しい回答が送信されたタイミングをトリガーに、その内容をもとに請求書を自動で作成することができます。</span>
作成した請求書は、Microsoft Teamsなどのチャットツールやメールを通じて、顧客や社内の関係者に自動送付・共有することも可能です。
この仕組みにより、オンラインでの申し込み受付から請求書発行までの流れをシームレスに自動化でき、顧客満足度の向上にもつながります。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに新しいレコードが追加された際に、その情報を元に請求書をPDFで自動作成し、作成完了と請求書ファイルをSlackで担当者に通知するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomにログインしたあとマイアプリから「新規接続」ボタンをクリックし、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力します。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で「続行」を選択しましょう。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です！
続いて、Slackのマイアプリ連携をします。
同様に「マイアプリ」をクリックし、右の「新規接続」を選択します。
検索窓にSlackと入力し、検索結果からSlackを選択します。
投稿先を選択して、「許可する」をクリックしてください。
これで、Slackのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリにGoogle スプレッドシートとSlackが表示されていれば、登録完了です！
これからフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
ここからは「Google スプレッドシートにレコードが追加されたら、請求書を自動作成してSlackで通知する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
次のページでは、必要に応じてタイトルを編集し、アカウント情報が間違っていないか確認します。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。 基本的に短い設定がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
スプレッドシートIDとシートIDは、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
テストを行う前にGoogle スプレッドシートの画面に移り、行を追加します。
今回は請求書を作成する想定なので、以下のように設定しました。
※Google スプレッドシート上で追加が出来ていないとテストは成功しません。ご注意ください。
次に、テーブル範囲などを設定しましょう！
設定が完了したら、テストを行いましょう！テストに成功すると、アウトプットを取得できます。
アウトプットはこの後の設定で活用します。
問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
これでGoogle スプレッドシートのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
※設定方法の詳細はこちらをご確認ください。
連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルは任意で修正し、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、雛形書類を準備してください。今回は以下のような雛形書類を準備しました。
※雛形書類についての詳細はこちらをご確認ください。
情報を反映させたい箇所は{○○}で設定してあります。
Yoom画面に戻り、スプレッドシートのファイルIDを設定しましょう！
以下の画像のように、候補から選択できます。
次に、発行書類の設定を行います。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、置換条件の設定画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
置換後の文字列を設定しましょう。
各項目に、該当するアウトプットを活用して設定していきます。
※以下の画像のように、日付の欄から設定することも可能です。
設定後、「テスト」をクリックします。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！
いよいよ最後の設定です。以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
タイトルは任意で修正し、アクションはそのままで、次に進みましょう！
API接続設定の画面で、「チャンネルIDもしくはメンバーID」を設定します。
下図のように入力欄をクリックして表示される「候補」から選択ができます。
任意の「メッセージ」を入力したあと、「ファイルの添付方法」と「ファイル」をプルダウンから設定します。
以下のように設定をしてください。
ここまでできたら、テストをクリックしましょう！
Slackに通知ができていることが確認できたら、「保存する」をクリックします。
以上で、【Google スプレッドシートにレコードが追加されたら、請求書を自動作成してSlackで通知する】フローボットの完成です！お疲れ様でした。
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Yoomにはこの他にもSlackを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
請求書の自動作成とSlackなどのチャットツールへの通知連携を実現することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を要していた請求書発行業務の手間を大幅に削減し、金額の誤入力や送付先の選択ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、経理担当者や営業担当者は、月末や月初といった繁忙期においても請求業務に追われることなく、より分析的な業務や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし請求書業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、無料登録から始めて、Yoomで業務効率化を実感してみましょう！
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