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「会議が終わった後、録画を見返しながら議事録を作成するのは時間がかかるし、他の業務もあってなかなか進まない…」
「重要な会議だったのに、議事録作成に追われて内容の要点をすぐに共有できなかった…」
このように、会議後の議事録作成に関する悩みや、情報共有の遅れに課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Meetなどのオンライン会議の内容を自動で文字起こしし、整形された議事録として即座に作成・共有できる仕組み</span>があれば、これらの手作業による負担やタイムラグから解放され、会議の成果を最大限に活かし、より迅速な意思決定や次のアクションへと繋げることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して議事録作成業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Meetの会議内容を自動で議事録にする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
会議の内容を効率的に記録し共有するための議事録作成自動化について、具体的なテンプレートを交えながらご紹介します！
今回ご紹介する自動化フローは、会議ツールと連携し、議事録の生成から通知、保存までをシームレスに行えます。
手作業による時間と手間を大幅に削減し、情報共有の迅速化を実現するので、気になる内容があればぜひチェックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Meetなどのオンライン会議が終了した際に、自動で議事録を作成し、Boxなどのストレージサービスに指定の形式で保存する</span>ことができるので、議事録の一元管理を実現し、後からの検索や参照を容易にすることで、ナレッジの蓄積と活用を促進しましょう！
<span class="mark-yellow">Google Meetなどのオンライン会議が終了した際に、自動で議事録を作成し、Gmailなどのメールツールを通じて関係者に送信する</span>ことができるので、議事録の配布作業を効率化し、重要な会議情報を確実に届けることで、情報伝達の漏れや遅延を防いでくださいね！
<span class="mark-yellow">Zoomなどのオンライン会議終了後、AIが会議内容を指定の形式に要約し、議事録を作成してSlackなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことができるので、会議参加者や関係者への迅速な情報共有を実現し、議事録確認の手間を省きチーム全体のコミュニケーションを円滑化してください！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Google Meetでの会議が終了した際に、自動で議事録を作成し、その内容をBoxに保存する</span>フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google Meet・Googleドキュメント・BoxをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定がスムーズです。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
Google Meetの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle Meetを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されるので、Google Meetにログインしてください。
以下の画面が表示されたら、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle Driveを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されるので、Google Driveにログインしてください。設定方法はGoogle Meetの設定と同じです。
Googleドキュメントの連携方法
先ほどと同様に、一覧からGoogleドキュメントを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Googleドキュメントにログインして設定を進めましょう。
Boxの連携方法
先ほどと同様に、一覧からBoxを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、Boxにログインしましょう。
以下の画面が表示されたら、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
自身のマイアプリ欄に、Google Meet・Googleドキュメント・Boxが表示されていれば登録は完了しています。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
Google Meetで会議が終了したらトリガーが起動する設定を行うので、以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。特にこだわりがなければ、最短の起動間隔がおすすめです。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。
テスト用にGoogle Meetで会議を開始し、終了させから「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示され、その下に「アウトプット」が表示されます。
アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認してください。
以下には表示されていませんが、正しくデータが取得できたら、項目名の横に値が表示されます。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。
続いて、次に設定するオペレーションを実行するまでの待機時間を設定するため、以下の赤枠をクリックします。
※会議終了直後だとファイル情報が取得できないため、一定時間を空けて実行する必要があります。
以下の画面が表示されたら、設定内容を確認してください。
デフォルトで1時間と指定されています。他の時間に設定したい場合は、こちらを参考に設定しましょう。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしてください。
続いて、指定の会議のレコーディング情報を取得する設定を行うため、以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、「会議ID」を設定しましょう。
先ほど「会議が終了したら」で取得したアウトプットの「会議ID」が表示されています。
確認できたら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、アウトプットを確認して「保存する」をクリックしましょう。
続いて、Google Driveに保存されているファイルをダウンロードする設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/941392
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
先ほど「レコーディング情報を取得」で取得したアウトプットの「Google DriveのファイルID」が表示されています。
確認できたら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、アウトプットを確認して「保存する」をクリックしましょう。
続いて、音声・動画データからAIを利用して文字起こしをする設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
※音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
該当するアクションを選択してください。
※括弧内のタスクが消費されるので、注意してくださいね！
設定できたら、「次へ」をクリックします。
「ファイルの添付方法」と「言語」がデフォルトで設定されているので、変更したい場合は自由に変更しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、アウトプットを確認して「保存する」をクリックしましょう。
続いて、与えられたテキスト情報から議事録を作成する設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。
先ほど「音声データを文字起こしする」で取得したアウトプットの「解析結果」が表示されています。
スクロールし、「フォーマット」の設定を行います。
設定例が入力されているので、青色部分を削除し、取得したい項目を設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
指定した項目通りに値が取得でき、「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしましょう。
続いて、書類を発行する設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
Googleドキュメントに移動し、雛形書類を準備しましょう。雛形書類についてはこちらのヘルプページを参照してください。
今回は以下の雛形書類を準備しました！
Yoom画面に戻り、ドキュメントのファイルIDを設定しましょう。
候補から選択するか、説明の通りに設定してください。
スクロールし、「発行書類」の設定を行いましょう。
設定できたら、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
スクロールし、「置換後の文字列」を設定してください。
「置換対象の文字列」には雛形書類で設定した項目が表示されます。項目名に該当するアウトプットを設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、アウトプットを確認して「保存する」をクリックしましょう。
続いて、Boxにファイルをアップロードする設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
確認できたら、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
Boxの画面に移動すると、以下のように議事録が追加されているはずです！
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
こちらがGoogle Meetでの会議が終了した際に、自動で議事録を作成し、その内容をBoxに保存するフローでした。
会議内容の共有・管理をさらに効率化したい方に向けて、Yoomの議事録作成機能を応用した自動化テンプレートを紹介します。
Yoomフォームで音声を受け取って議事録化しGoogle Chatに通知したり、Google スプレッドシートやGoogle ドキュメント、Notionの議事録をAIで要約・整理して活用したりと、様々な業務に応用可能です。
面倒な作業を自動化することで、会議後の対応が格段にスムーズになります。
Google Meetと連携して議事録作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで会議後に行っていた文字起こしや議事録の整形、共有といった一連の手作業にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの心配もなくすことができます。</span>
これにより、会議の重要なポイントや決定事項をスムーズに共有できるようになり、議事録作成にかかっていた時間を、分析やアクションプランの策定といった、より本質的な業務に活用できるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし議事録作成の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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