Google Meetで会議が終了したら、議事録を作成してBoxに保存する
試してみる
「会議が終わった後、録画を見返しながら議事録を作成するのは時間がかかるし、他の業務もあってなかなか進まない…」このように、会議後の議事録作成に関する悩みや、情報共有の遅れに課題を感じていませんか？
もし、Google Meetなどのオンライン会議の内容を自動で文字起こしし、整形された議事録として即座に作成・共有できる仕組み があれば、これらの手作業による負担やタイムラグから解放され、会議の成果を最大限に活かし、より迅速な意思決定や次のアクションへと繋げることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して議事録作成業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Meetの会議内容を自動で議事録にする業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Meetで会議が終了したら、議事録を作成してBoxに保存する
試してみる
議事録作成の自動化を実現するテンプレート
会議の内容を効率的に記録し共有するための議事録作成自動化について、具体的なテンプレートを交えながらご紹介します！
今回ご紹介する自動化フローは、会議ツールと連携し、議事録の生成から通知、保存までをシームレスに行えます。
ストレージサービスと連携して議事録を保存する
Google Meetなどのオンライン会議が終了した際に、自動で議事録を作成し、Boxなどのストレージサービスに指定の形式で保存する ことができるので、議事録の一元管理を実現し、後からの検索や参照を容易にすることで、ナレッジの蓄積と活用を促進しましょう！
Google Meetで会議が終了したら、議事録を作成してBoxに保存する
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メールツールと連携して議事録を送信する
Google Meetなどのオンライン会議が終了した際に、自動で議事録を作成し、Gmailなどのメールツールを通じて関係者に送信する ことができるので、議事録の配布作業を効率化し、重要な会議情報を確実に届けることで、情報伝達の漏れや遅延を防いでくださいね！
Google Meetで会議が終了したら、議事録を作成してGmailで送信する
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チャットツールと連携して議事録を共有する
Zoomなどのオンライン会議終了後、AIが会議内容を指定の形式に要約し、議事録を作成してSlackなどのチャットツールに自動で通知する ことができるので、会議参加者や関係者への迅速な情報共有を実現し、議事録確認の手間を省きチーム全体のコミュニケーションを円滑化してください！
Zoom会議終了後、AIで指定の形式に要約したら議事録を作成しSlackに送信する
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議事録の作成を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Meetでの会議が終了した際に、自動で議事録を作成し、その内容をBoxに保存する
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google Meet・Google Drive・Googleドキュメント・Boxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Meetのトリガー、議事録作成のためのアクション、Boxへのアクション設定
フローを有効化し、実際にGoogle Meet会議終了後に議事録がBoxに保存されるかを確認
Google Meetで会議が終了したら、議事録を作成してBoxに保存する
試してみる
ステップ1:Google Meet・Google Drive・Googleドキュメント・Boxをマイアプリ登録
Google Meet・Googleドキュメント・BoxをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
それでは設定を行いましょう！
Google Meetの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle Meetを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、アカウントに間違いがないか確認し、「続行」をクリックしましょう。
Google Driveの連携方法 アプリ一覧が表示されるので、そこからGoogle Driveを探すか、検索機能を活用しましょう。
Googleドキュメントの連携方法
先ほどと同様に、一覧からGoogleドキュメントを探すか、検索機能を活用してください。
Boxの連携方法
先ほどと同様に、一覧からBoxを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されたら、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
自身のマイアプリ欄に、Google Meet・Googleドキュメント・Boxが表示されていれば登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Google Meetで会議が終了したら、議事録を作成してBoxに保存する
試してみる
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
ステップ3:フローの起点となるGoogle Meetの設定
Google Meetで会議が終了したらトリガーが起動する設定を行うので、以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。特にこだわりがなければ、最短の起動間隔がおすすめです。
テスト用にGoogle Meetで会議を開始し、終了させから 「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示され、その下に「アウトプット」が表示されます。アウトプット
以下には表示されていませんが、正しくデータが取得できたら、項目名の横に値が表示されます。
ステップ4:実行時間を指定する設定
続いて、次に設定するオペレーションを実行するまでの待機時間を設定するため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定内容を確認してください。
デフォルトで1時間と指定されています。他の時間に設定したい場合は、こちら
ステップ5:Google Meetでレコーディング情報を取得する設定
続いて、指定の会議のレコーディング情報を取得する設定を行うため、以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、「会議ID」を設定しましょう。
確認できたら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、アウトプットを確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6:Google Driveでファイルをダウンロードする設定
続いて、Google Driveに保存されているファイルをダウンロードする設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/941392
先ほど「レコーディング情報を取得」で取得したアウトプットの「Google DriveのファイルID」が表示されています。
「テスト成功」と表示されるので、アウトプットを確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7:文字起こしをする設定
続いて、音声・動画データからAIを利用して文字起こしをする設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
※音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
設定できたら、「次へ」をクリックします。
「ファイルの添付方法」と「言語」がデフォルトで設定されているので、変更したい場合は自由に変更しましょう。
「音声データを文字起こしする」の設定方法
「テスト成功」と表示されるので、アウトプットを確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8:議事録を作成する設定
続いて、与えられたテキスト情報から議事録を作成する設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
先ほど「音声データを文字起こしする」で取得したアウトプットの「解析結果」が表示されています。
「要約する」の設定方法
スクロールし、「フォーマット」の設定を行います。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
指定した項目通りに値が取得でき、「テスト成功」と表示されたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ9:書類を発行する設定
続いて、書類を発行する設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
Googleドキュメントに移動し、雛形書類を準備しましょう。雛形書類についてはこちら
今回は以下の雛形書類を準備しました！
Yoom画面に戻り、ドキュメントのファイルIDを設定しましょう。
スクロールし、「発行書類」の設定を行いましょう。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」→候補もしくは説明の通りに設定
「出力ファイル」→設定例を参考に設定
設定できたら、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
スクロールし、「置換後の文字列」を設定してください。
「置換対象の文字列」には雛形書類で設定した項目が表示されます。項目名に該当するアウトプットを設定しましょう。
「テスト成功」と表示されるので、アウトプットを確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ10:Boxにファイルをアップロードする設定
続いて、Boxにファイルをアップロードする設定を行うため、以下の赤枠をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
「ファイル名」→デフォルトで「発行した書類」が設定されています。
「格納先フォルダのコンテンツID」→BoxのURLから取得
「ファイルの添付方法」「ファイル」→デフォルトのままでOK
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。
Boxの画面に移動すると、以下のように議事録が追加されているはずです！
ステップ11:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
こちらがGoogle Meetでの会議が終了した際に、自動で議事録を作成し、その内容をBoxに保存するフローでした。
議事録作成機能を活用したその他の自動化例
会議内容の共有・管理をさらに効率化したい方に向けて、Yoomの議事録作成機能を応用した自動化テンプレートを紹介します。
Yoomフォームで音声を受け取って議事録化しGoogle Chatに通知したり、Google スプレッドシートやGoogle ドキュメント、Notionの議事録をAIで要約・整理して活用したりと、様々な業務に応用可能です。
面倒な作業を自動化することで、会議後の対応が格段にスムーズになります。
Google スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
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Yoomフォームに音声データが回答されたら文字起こしして、議事録を作成しGoogle Chatに通知する
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Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する
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Zoom会議終了後、録画の文字起こし・要約・翻訳を行い、議事録を作成してGoogle Driveに保存する
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毎週Googleドキュメントの議事録から情報を取得し、Notionに記録する
試してみる
まとめ
Google Meetと連携して議事録作成を自動化することで、これまで会議後に行っていた文字起こしや議事録の整形、共有といった一連の手作業にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの心配もなくすことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし議事録作成の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
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