・
【ノーコードで実現】フォーム回答からPDFを自動生成して様々なツールに連携する方法
「またPDF作って、またメール添付して…これ、いつまで手作業でやるんだろう？」
毎日くり返されるフォーム回答の確認や書類作成、関係者への共有など…。気づけば時間ばかりが過ぎていって時間がない…そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。もし、このような作業をすべて自動化できるとしたらどうでしょうか？たとえば、Webフォームに入力された内容をもとにPDFを自動生成して、そのままBoxに保存したり、Slackで関係者に通知したり、Outlookから自動で送信するなど、このような一連の作業を自動化することが可能です。
この記事では、「フォーム回答からPDFを自動生成して様々なツールに連携する方法」について画像付きで詳しく解説していきます。自動化を試してみたいけど、難しそうと感じていた方にぴったりの内容になっています。ぜひ最後までチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームの情報をもとにPDFを自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方
- 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方
- 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方
- 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方
- 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
フォーム回答をもとにしたPDF生成と連携を自動化する様々な方法
Webフォームの送信をきっかけに、入力された情報を用いてPDF書類を自動で生成し、生成したPDFを様々なツールへ連携させる業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。これらの自動化により、書類作成の効率化やミスの削減、迅速な情報共有が可能になるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
生成したPDFをストレージサービスに自動保存する
フォームで受け付けた情報から生成したPDFファイルを、Boxなどのストレージサービスへ自動で保存できます。
書類の整理や管理の手間を大幅に削減し、必要な時にすぐにアクセスできる体制を整えましょう！
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方
- 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方
- 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方
- 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方
- 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
生成したPDFをチャットツールに自動通知する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Googleフォームなどの情報から生成したPDFをSlackなどのチャットツールへ自動で通知できます。
関係者への迅速な情報共有を実現し、確認漏れや対応遅延を防ぎ、スムーズな連携を促進しましょう！
生成したPDFをメールで自動送信する
Typeformなどのフォーム情報をもとに生成したPDFを、Outlookなどを利用して指定の宛先へ自動でメール送信できます。
見積書や請求書などの送付プロセスを効率化し、手作業による送信ミスや遅延のリスクをなくしましょう！
■概要Typeformで収集したアンケートや申込情報をもとに、手作業でPDF書類を作成し、Outlookで一件ずつメール送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、手作業での情報転記は入力ミスや送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その情報をもとにPDF書類を自動で生成し、Outlookから指定の宛先へ自動送信までを完結させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Typeformで収集した情報をもとに、日常的にPDF書類を作成・送付しているご担当者の方
- Outlookでの定型的なメール送信業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 手作業による書類作成やメール送信でのミスをなくし、業務品質の向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Typeformへのフォーム送信を起点に、書類生成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや、メールの宛先設定ミス、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft Excel、Outlook、TypeformをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFを添付して任意の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Typeformのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDやタグを設定してください。
■注意事項- Typeform、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Typeformの回答内容を取得する方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については『「書類を発行する」の設定方法』をご参照ください。
- Typeformで収集した情報をもとに、日常的にPDF書類を作成・送付しているご担当者の方
- Outlookでの定型的なメール送信業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 手作業による書類作成やメール送信でのミスをなくし、業務品質の向上を目指している方
- Typeformへのフォーム送信を起点に、書類生成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや、メールの宛先設定ミス、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
- はじめに、Microsoft Excel、Outlook、TypeformをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでYoomの書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、Typeformから取得した情報をもとにPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFを添付して任意の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDやタグを設定してください。
- Typeform、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Typeformの回答内容を取得する方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については『「書類を発行する」の設定方法』をご参照ください。
フォーム回答をもとにPDFを生成し、Boxに保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームで受け付けた情報をもとにPDF書類を自動生成し、指定したBoxフォルダに保存するフローの作成手順を解説していきます！
ここではハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用してノーコードで設定を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft ExcelとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガー設定とMicrosoft Excel・Boxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方
- 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方
- 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方
- 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方
- 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のMicrosoft ExcelとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft Excelと検索します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてBoxと検索し、下記の画面でログインしましょう。
Microsoft Excel・Boxがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方
- 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方
- 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方
- 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方
- 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
- 下記のようなひな型。今回は受講票をサンプルにしています。
(こちらを参考に作成してください。)
ステップ3:フォームトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォーム」を選択しましょう。
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みます。
質問内容を増やしたい場合、「＋質問を追加」をクリックすると追加できます。
有料プランの場合のみ設定が可能な項目もあるため、こちらを参照して設定しましょう。
取得した値は下記のようにテスト設定しました。
※ここで入力したテスト値は、フローの運用時に影響しません。
フロー運用時は、実際の回答内容が使用されます。
実際のフォームは以下のようになります。
ステップ4:Microsoft Excelで書類を発行する設定
続いて「書類を発行する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
書類発行元の設定を行ないます。
- ドライブID:該当欄をクリックすると表示される候補から、以下のように選択してください。
残りの項目も同様に設定します。
発行書類についても、以下のように設定しましょう。
次に進み、置換条件の設定を行ないます。
置換後の文字列に問題なければテストし、成功したら保存します。
ステップ5:Boxにアップロードする設定
続いて、生成したPDFをBoxにアップロードする設定を行なうため「ファイルをアップロード」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
格納先フォルダのコンテンツID以外は既に設定されているので、設定後に内容を確認しテスト→保存します。
※テストを行うと、PDFが生成されBoxにアップロードされるのでご注意ください。
Boxと生成されたPDFを確認します。
無事に作成されましたね。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存されるかを確認してみましょう。
以上が「フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する」方法でした。
書類発行機能を使ったその他の自動化例
書類発行機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
書類発行機能を使った自動化例
Google Workspaceでユーザーが登録された際に契約書を作成してGmailで送信したり、Salesforceで商談が登録されたタイミングで請求書を作成しOutlookで送付したりといった業務の自動化が可能です。さらに、Amazonの注文情報から見積書を作成してDiscordに通知したり、Google Driveにアップロードされた見積書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに反映することもできます。
■概要新しいメンバーの追加に伴うGoogle Workspaceへのユーザー登録後、契約書などの書類作成や送付といった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は、情報の転記ミスやメールの送信漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されるだけで、契約書の自動作成からGmailでの送信までを完結させることができ、入社手続きに関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Workspaceでユーザー管理を行なっており、入社手続きを効率化したい人事・労務担当者の方
- 手作業での契約書作成やメール送付に時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- 定型的な事務作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている管理部門の責任者の方
■このテンプレートを使うメリット- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、書類発行とメール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による書類の入力ミスや、Gmailでの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Gmail、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに書類を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付してメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名を任意のテキストや値で設定してください。
- メールの本文は、前のオペレーションで取得したユーザー情報などを活用しながら、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Google Workspace、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
■概要
このワークフローでは、Salesforceの商談オブジェクトが特定のステータスに更新された際に、請求書を自動で発行し、Outlookを通じて送信することが可能です。この自動化により、シームレスなデータ移行と通知を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用して営業活動を行っている営業担当者の方
- 請求書発行業務を手作業で行っており、効率化を図りたい経理担当者の方
- 営業プロセスと請求業務を連携させ、自動化を推進したいチームリーダーの方
- 業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを導入検討中の企業の方
■このテンプレートを使うメリット
- 業務効率の向上
・Salesforceのステータス更新に連動して請求書の発行と送信が自動化されるため、手作業の手間が削減されます。 - ミスの防止
・手動での請求書作成や送信時のヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求業務を実現します。 - リアルタイムな対応
・商談の進行に合わせて自動で請求書が発行されるため、顧客対応のスピードが向上します。 - 一元管理
・SalesforceとOutlookの連携により、請求業務の進捗を一元管理でき、業務全体の見える化が図れます。
■概要Amazonでの注文が増えるのは喜ばしい一方で、注文ごとに見積書を作成し、関係者へ共有する作業に時間を取られていませんか。手作業による転記ミスや、共有漏れが発生することも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Amazon Seller Centralで注文情報が作成されると、Google スプレッドシートの雛形から自動で見積書を発行し、Discordへ送信するため、こうした受注後の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Amazon Seller Centralでの受注情報を元に見積書を手動で作成しているEC担当者の方
- 作成した見積書をDiscordで共有しており、手作業での通知に手間を感じている方
- 受注から書類発行、社内共有までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Amazon Seller Centralで注文が入ると、自動で見積書が作成・送信されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、注文情報の転記ミスや書類の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAmazon Seller Centralを選択し、「注文情報が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 書類を発行するアクションでは、お使いのGoogle スプレッドシートを見積書の雛形として設定でき、書類内の項目には固定値やAmazon Seller Centralから取得した注文情報を変数として埋め込めます。
- Discordへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文には固定テキストのほか、前段のフローで取得した注文情報などの変数を自由に組み込んでカスタマイズが可能です。
■注意事項- Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveに保存した見積書の内容を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど入力ミスや確認作業の負担が大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、見積もり管理業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle スプレッドシートで見積書管理を行っている営業担当者の方
- 見積書からの手作業によるデータ転記に、時間的な負担や入力ミスを感じている方
- 書類のデータ化や管理業務の自動化によって、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 見積書の内容をOCRで自動読み取りしGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業での転記に伴う入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップであるトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して指定します。
- OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を自由に設定し、読み取り精度を調整することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どのセルにどのデータを追加するかも自由に設定してください。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要HubSpotで管理している顧客情報をもとに、都度請求書を作成してメールで送付する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。情報の転記ミスや送付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトページからワンクリックで請求書の作成とGmailでの送付を自動化できるため、こうした手作業による課題を解消し、営業活動に集中できる環境を整えます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotを利用して顧客管理や請求書発行を行っている営業担当者の方
- 請求書の作成から送付までのプロセスを効率化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業による請求業務でのミスを減らし、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの画面を起点に請求書の作成から送付までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 情報の転記や宛先設定などを自動化することで、金額の入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomのChrome拡張機能を選択し、HubSpotのコンタ-クト詳細ページからフローを起動するように設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ依頼する」を設定し、請求内容の入力や確認を促す依頼フォームを送信します
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」を設定し、入力された情報をもとに請求書を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して顧客に自動で送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 書類発行のオペレーションでは、ご利用中のGoogle スプレッドシートなどを雛形として任意に設定でき、請求書の項目には固定のテキストやHubSpotから取得した顧客情報などを変数として埋め込むことが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先（To,CC,BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文にも固定のテキストや顧客名・請求金額といった変数を活用した、個別の内容にカスタムすることが可能です。
■注意事項- HubSpot、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Google Workspaceでユーザー管理を行なっており、入社手続きを効率化したい人事・労務担当者の方
- 手作業での契約書作成やメール送付に時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- 定型的な事務作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている管理部門の責任者の方
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、書類発行とメール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による書類の入力ミスや、Gmailでの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Gmail、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに書類を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付してメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名を任意のテキストや値で設定してください。
- メールの本文は、前のオペレーションで取得したユーザー情報などを活用しながら、自由にカスタマイズすることが可能です。
- Google Workspace、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
■概要
このワークフローでは、Salesforceの商談オブジェクトが特定のステータスに更新された際に、請求書を自動で発行し、Outlookを通じて送信することが可能です。この自動化により、シームレスなデータ移行と通知を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用して営業活動を行っている営業担当者の方
- 請求書発行業務を手作業で行っており、効率化を図りたい経理担当者の方
- 営業プロセスと請求業務を連携させ、自動化を推進したいチームリーダーの方
- 業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを導入検討中の企業の方
■このテンプレートを使うメリット
- 業務効率の向上
・Salesforceのステータス更新に連動して請求書の発行と送信が自動化されるため、手作業の手間が削減されます。 - ミスの防止
・手動での請求書作成や送信時のヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求業務を実現します。 - リアルタイムな対応
・商談の進行に合わせて自動で請求書が発行されるため、顧客対応のスピードが向上します。 - 一元管理
・SalesforceとOutlookの連携により、請求業務の進捗を一元管理でき、業務全体の見える化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon Seller Centralでの受注情報を元に見積書を手動で作成しているEC担当者の方
- 作成した見積書をDiscordで共有しており、手作業での通知に手間を感じている方
- 受注から書類発行、社内共有までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon Seller Centralで注文が入ると、自動で見積書が作成・送信されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、注文情報の転記ミスや書類の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAmazon Seller Centralを選択し、「注文情報が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを指定のチャンネルに送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類を発行するアクションでは、お使いのGoogle スプレッドシートを見積書の雛形として設定でき、書類内の項目には固定値やAmazon Seller Centralから取得した注文情報を変数として埋め込めます。
- Discordへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文には固定テキストのほか、前段のフローで取得した注文情報などの変数を自由に組み込んでカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveに保存した見積書の内容を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど入力ミスや確認作業の負担が大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、見積もり管理業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle スプレッドシートで見積書管理を行っている営業担当者の方
- 見積書からの手作業によるデータ転記に、時間的な負担や入力ミスを感じている方
- 書類のデータ化や管理業務の自動化によって、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 見積書の内容をOCRで自動読み取りしGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業での転記に伴う入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、起動対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。
- ファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップであるトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して指定します。
- OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を自由に設定し、読み取り精度を調整することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どのセルにどのデータを追加するかも自由に設定してください。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを利用して顧客管理や請求書発行を行っている営業担当者の方
- 請求書の作成から送付までのプロセスを効率化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業による請求業務でのミスを減らし、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面を起点に請求書の作成から送付までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 情報の転記や宛先設定などを自動化することで、金額の入力間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでYoomのChrome拡張機能を選択し、HubSpotのコンタ-クト詳細ページからフローを起動するように設定します
- 次に、オペレーションで「担当者へ依頼する」を設定し、請求内容の入力や確認を促す依頼フォームを送信します
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」を設定し、入力された情報をもとに請求書を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、作成した請求書を添付して顧客に自動で送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行のオペレーションでは、ご利用中のGoogle スプレッドシートなどを雛形として任意に設定でき、請求書の項目には固定のテキストやHubSpotから取得した顧客情報などを変数として埋め込むことが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先（To,CC,BCC）を自由に設定できるほか、件名や本文にも固定のテキストや顧客名・請求金額といった変数を活用した、個別の内容にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
まとめ
この記事では、「フォーム回答からPDFを自動生成して様々なツールに連携する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
書類発行機能を活用することで、入力内容をもとにPDFを自動作成し、Boxへの保存やSlackへの通知、Outlookからのメール送信など、一連の業務をスムーズに自動化できます。
Yoomには、今回ご紹介したPDF生成・連携の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。フォーム送信、スケジュール実行、チャット依頼など、業務に応じた柔軟な設定が可能なのも大きな魅力です。
「書類作成や送信作業が煩雑で負担になっている」「手作業によるミスを減らしたい」「もっと業務に集中する時間を増やしたい」と感じている方は、ぜひテンプレートを活用した自動化を試してみてください。難しい操作は一切不要で、すぐに始めることができますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
