「またPDF作って、またメール添付して…これ、いつまで手作業でやるんだろう？」
毎日くり返されるフォーム回答の確認や書類作成、関係者への共有など…。気づけば時間ばかりが過ぎていって時間がない…そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。もし、このような作業をすべて自動化できるとしたらどうでしょうか？たとえば、Webフォームに入力された内容をもとにPDFを自動生成して、そのままBoxに保存したり、Slackで関係者に通知したり、Outlookから自動で送信するなど、このような一連の作業を自動化することが可能です。
この記事では、「フォーム回答からPDFを自動生成して様々なツールに連携する方法」について画像付きで詳しく解説 していきます。自動化を試してみたいけど、難しそうと感じていた方にぴったりの内容になっています。ぜひ最後までチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ Yoomにはフォームの情報をもとにPDFを自動生成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する
試してみる
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。 Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。 Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。 ■注意事項
フォーム回答をもとにしたPDF生成と連携を自動化する様々な方法
Webフォームの送信をきっかけに、入力された情報を用いてPDF書類を自動で生成し、生成したPDFを様々なツールへ連携させる業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。これらの自動化により、書類作成の効率化やミスの削減、迅速な情報共有が可能になるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
生成したPDFをストレージサービスに自動保存する フォームで受け付けた情報から生成したPDFファイルを、Boxなどのストレージサービスへ自動で保存 できます。
書類の整理や管理の手間を大幅に削減し、必要な時にすぐにアクセスできる体制を整えましょう！
フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する
試してみる
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。 Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。 Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。 ■注意事項
生成したPDFをチャットツールに自動通知する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Googleフォームなどの情報から生成したPDFをSlackなどのチャットツールへ自動で通知 できます。
関係者への迅速な情報共有を実現し、確認漏れや対応遅延を防ぎ、スムーズな連携を促進しましょう！
Googleフォームの情報をもとにPDFを生成してSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めた情報を、手作業で書類にまとめてSlackで共有する、といった定型業務に時間を取られていませんか。また、手作業による転記ミスや通知漏れは、業務の信頼性にも関わる課題です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、Microsoft Excelを雛形としたPDF書類の自動生成、そしてSlackへの自動通知までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集した情報を手作業で書類化し、Slackで共有している方 手作業による情報転記や通知漏れで、業務効率の低下を感じている方 定型的な書類作成とSlackへの通知業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答を基にしたPDF作成とSlack通知が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業による転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化を開始するフォームを指定します。 続いて、オペレーションでYoomの「書類を発行する機能」を選択し、Microsoft Excelのファイルをテンプレートとして使用し、フォームの回答内容を反映させたPDF書類を生成するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「ファイルを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定したチャンネルやメンバーに自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォームを任意で選択することが可能です。 書類を発行するオペレーションでは、PDF作成の元となるMicrosoft Excelのテンプレートファイルを任意で指定でき、Googleフォームで取得した回答内容などをテンプレート内の特定箇所に動的に挿入する設定が可能です。 Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できるだけでなく、通知メッセージの本文も固定テキストと、フォームの回答内容などの動的な情報を組み合わせてカスタマイズできます。 ■注意事項
生成したPDFをメールで自動送信する
Typeformなどのフォーム情報をもとに生成したPDFを、Outlookなどを利用して指定の宛先へ自動でメール送信 できます。
見積書や請求書などの送付プロセスを効率化し、手作業による送信ミスや遅延のリスクをなくしましょう！
Typeformの情報をもとにPDFを生成してOutlookで送信する
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■概要
Typeformで収集した情報をPDF化し、Outlookで個別送信する作業に追われていませんか？このプロセスは時間がかかる上に、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、Microsoft Excelを連携してPDF書類を自動生成し、Outlookから指定の宛先にメールを自動送信するため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Typeformで収集した情報を元にした書類作成とメール送信を自動化したいと考えている方 Microsoft Excelで作成した雛形からPDFを生成し、Outlookで手動送信する作業を効率化したい方 定型的な書類送付業務におけるヒューマンエラーを削減し、作業時間を短縮したい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Typeformへのフォーム送信を起点に、Microsoft ExcelでのPDF書類生成からOutlookでのメール送信まで一連の流れが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違い、書類の添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Typeform、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。Typeformから受け取った情報をもとに、Excelの雛形を使ってPDFを生成します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定します。生成したPDFを添付し、Typeformの回答内容を差し込んだメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Typeformのトリガー設定では、連携するフォームのIDを指定したり、特定のタグが付いた回答のみを処理対象とするなど、起動条件を細かく設定することが可能です。 Microsoft Excelの書類発行設定では、使用する雛形ファイルを選択し、出力するPDFのファイル名や、Typeformから取得したどの情報をMicrosoft Excelシートのどこに差し込むかといったマッピングを自由にカスタマイズできます。 Outlookのメール設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを固定値で設定するだけでなく、Typeformの回答内容や生成したPDFのファイル名といった動的な情報を差し込んで、パーソナライズされたメールを作成することが可能です。 ■注意事項
フォーム回答をもとにPDFを生成し、Boxに保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームで受け付けた情報をもとにPDF書類を自動生成し、指定したBoxフォルダに保存するフローの作成手順を解説していきます！
ここではハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用してノーコードで設定を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft ExcelとBoxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フォームトリガー設定とMicrosoft Excel・Boxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する
試してみる
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。 Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。 Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。 ■注意事項
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Microsoft Excel とYoomを連携していきます。
Microsoft Excel と検索します。一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
続いてBox と検索し、下記の画面でログインしましょう。
Microsoft Excel・Boxがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。
フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する
試してみる
■概要
フォームで収集した情報をもとに、PDFを手作業で作成・保存するのは手間ではありませんか。特に、これらの繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Microsoft Excelのテンプレートを用いたPDFの自動生成とBoxへの自動保存が実現でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで収集した情報を元に、定期的にPDF書類を作成しBoxで管理している担当者の方 手作業でのPDF作成やBoxへのアップロード業務の効率化を検討している方 定型的な書類作成・保存業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からPDF生成、Boxへの保存まで一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータの転記ミスや、PDF作成時の設定間違い、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定します。この設定により、指定したフォームが送信されたときにフローが起動します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、フォームから受け取った情報をもとにPDF書類を生成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームトリガー機能の設定では、業務に合わせて収集したい情報の質問内容を自由にカスタマイズしてください。 Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、連携するMicrosoft Excelの雛形書類を指定し、フォームの回答データ（アウトプット）を使用して、発行する書類のファイル名や、書類内のどの部分にどの情報を差し込むかを柔軟に設定可能です。 Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを指定したり、フォームの回答データ（アウトプット）を利用してアップロードする際のファイル名を動的に設定したりすることができます。 ■注意事項
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
用意するもの
下記のようなひな型。今回は受講票をサンプルにしています。こちら を参考に作成してください。)
ステップ3:フォームトリガー設定 それでは、アプリトリガーを設定していきます。フォーム
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みます。
質問内容を増やしたい場合、「＋質問を追加」をクリックすると追加できます。
有料プランの場合のみ設定が可能な項目もあるため、こちら を参照して設定しましょう。
取得した値は下記のようにテスト設定しました。
※ここで入力したテスト値は、フローの運用時に影響しません。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
実際のフォームは以下のようになります。
ステップ4: Microsoft Excelで書類を発行する設定
続いて「書類を発行する 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
書類発行元の設定を行ないます。
ドライブID :該当欄をクリックすると表示される候補から、以下のように選択してください。
残りの項目も同様に設定します。
発行書類についても、以下のように設定しましょう。
次に進み、置換条件の設定を行ないます。
ステップ5:Boxにアップロードする設定 続いて、生成したPDFをBoxにアップロードする設定を行なうため「ファイルをアップロード 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
格納先フォルダのコンテンツID以外 は既に設定されているので、設定後に内容を確認しテスト→保存します。
Boxと生成されたPDFを確認します。
無事に作成されましたね。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する 」方法でした。
書類発行機能を使ったその他の自動化例 書類発行機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
書類発行機能を使った自動化例 Google Workspaceでユーザーが登録された際に契約書を作成してGmailで送信したり、Salesforceで商談が登録されたタイミングで請求書を作成しOutlookで送付したりといった業務の自動化が可能です。さらに、Amazonの注文情報から見積書を作成してDiscordに通知したり、Google Driveにアップロードされた見積書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに反映することもできます。
Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してDiscordに送信する
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■概要
Amazonでの注文が増えるのは喜ばしい一方で、注文ごとに見積書を作成し、関係者へ共有する作業に時間を取られていませんか。手作業による転記ミスや、共有漏れが発生することも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Amazon Seller Centralで注文情報が作成されると、Google スプレッドシートの雛形から自動で見積書を発行し、Discordへ送信するため、こうした受注後の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Amazon Seller Centralでの受注情報を元に見積書を手動で作成しているEC担当者の方 作成した見積書をDiscordで共有しており、手作業での通知に手間を感じている方 受注から書類発行、社内共有までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Amazon Seller Centralで注文が入ると、自動で見積書が作成・送信されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、注文情報の転記ミスや書類の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、DiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでAmazon Seller Centralを選択し、「注文情報が作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定します 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「ファイルを送信」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを指定のチャンネルに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
書類を発行するアクションでは、お使いのGoogle スプレッドシートを見積書の雛形として設定でき、書類内の項目には固定値やAmazon Seller Centralから取得した注文情報を変数として埋め込めます。 Discordへのファイル送信アクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文には固定テキストのほか、前段のフローで取得した注文情報などの変数を自由に組み込んでカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Amazon Seller Central、Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Google Driveに保存した見積書の内容を、都度Google スプレッドシートに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど入力ミスや確認作業の負担が大きくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの見積書アップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに転記するため、見積もり管理業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートで見積書管理を行っている営業担当者の方 見積書からの手作業によるデータ転記に、時間的な負担や入力ミスを感じている方 書類のデータ化や管理業務の自動化によって、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
見積書の内容をOCRで自動読み取りしGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。 手作業での転記に伴う入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。 ファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップであるトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して指定します。 OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAI、言語を自由に設定し、読み取り精度を調整することが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どのセルにどのデータを追加するかも自由に設定してください。 ■注意事項
Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してGmailで送信する
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■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを追加するたび、契約書を作成してGmailで送付する作業を手動で行っていませんか？この一連の定型業務は時間や手間がかかるだけでなく、宛先間違いや添付漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Google ドキュメントでの契約書発行からGmailでの送信までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と契約書の送付を頻繁に行う総務や営業アシスタントの方 手作業による契約書の作成やメール送信でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方 ユーザー登録後のオンボーディングプロセス全体を効率化したいと考えている管理部門の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録だけで、契約書の作成から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による宛先や契約内容の間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、コンプライアンスの強化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspace、Google ドキュメント、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意したテンプレートから契約書を生成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、生成した契約書を添付して対象のユーザーに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
YoomにおけるGoogle Workspaceアプリのご利用は、チームプランまたはサクセスプランの契約が必要です。 フリープランやミニプランでこのワークフローを設定した場合、オペレーションやデータコネクトがエラーとなりますのでご注意ください。 チームプランやサクセスプランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルにてお試しいただくことが可能です。
HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付する
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◼️概要
HubSpotのコンタクトページからYoomのフローボットを起動し、スプレッドシートの雛形をもとに請求書を作成。
作成した請求書をGmailで送付するフローボットです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を入力フォームで設定すると、請求書が自動で作成されます。
請求書の雛形は自由なフォーマットでご利用いただけます。
◼️注意事項
・HubSpot、GmailそれぞれとYoomの連携が必要です。
・こちら のようなスプレッドシートで作成した請求書の雛形を用意してください。
Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、請求書を発行しOutlookで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Salesforceの商談オブジェクトが特定のステータスに更新された際に、請求書を自動で発行し、Outlookを通じて送信することが可能です。この自動化により、シームレスなデータ移行と通知を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceを活用して営業活動を行っている営業担当者の方 請求書発行業務を手作業で行っており、効率化を図りたい経理担当者の方 営業プロセスと請求業務を連携させ、自動化を推進したいチームリーダーの方 業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを導入検討中の企業の方
■このテンプレートを使うメリット
業務効率の向上 ミスの防止 リアルタイムな対応 一元管理
まとめ この記事では、「フォーム回答からPDFを自動生成して様々なツールに連携する方法」 について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したPDF生成・連携の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。 フォーム送信、スケジュール実行、チャット依頼など、業務に応じた柔軟な設定が可能なのも大きな魅力です。
「書類作成や送信作業が煩雑で負担になっている」「手作業によるミスを減らしたい」「もっと業務に集中する時間を増やしたい」 と感じている方は、ぜひテンプレートを活用した自動化を試してみてください。難しい操作は一切不要で、すぐに始めることができますよ！
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