「またPDF作って、またメール添付して…これ、いつまで手作業でやるんだろう？」
毎日くり返されるフォーム回答の確認や書類作成、関係者への共有など…。気づけば時間ばかりが過ぎていって時間がない…そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。もし、このような作業をすべて自動化できるとしたらどうでしょうか？たとえば、Webフォームに入力された内容をもとにPDFを自動生成して、そのままBoxに保存したり、Slackで関係者に通知したり、Outlookから自動で送信するなど、このような一連の作業を自動化することが可能です。
この記事では、「フォーム回答からPDFを自動生成して様々なツールに連携する方法」について画像付きで詳しく解説 していきます。自動化を試してみたいけど、難しそうと感じていた方にぴったりの内容になっています。ぜひ最後までチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ Yoomにはフォームの情報をもとにPDFを自動生成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する
試してみる
フォーム回答をもとにしたPDF生成と連携を自動化する様々な方法
Webフォームの送信をきっかけに、入力された情報を用いてPDF書類を自動で生成し、生成したPDFを様々なツールへ連携させる業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。これらの自動化により、書類作成の効率化やミスの削減、迅速な情報共有が可能になるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
生成したPDFをストレージサービスに自動保存する フォームで受け付けた情報から生成したPDFファイルを、Boxなどのストレージサービスへ自動で保存 できます。
書類の整理や管理の手間を大幅に削減し、必要な時にすぐにアクセスできる体制を整えましょう！
フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する
試してみる
生成したPDFをチャットツールに自動通知する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Googleフォームなどの情報から生成したPDFをSlackなどのチャットツールへ自動で通知 できます。
関係者への迅速な情報共有を実現し、確認漏れや対応遅延を防ぎ、スムーズな連携を促進しましょう！
Googleフォームの情報をもとにPDFを生成してSlackに通知する
試してみる
生成したPDFをメールで自動送信する
Typeformなどのフォーム情報をもとに生成したPDFを、Outlookなどを利用して指定の宛先へ自動でメール送信 できます。
見積書や請求書などの送付プロセスを効率化し、手作業による送信ミスや遅延のリスクをなくしましょう！
Typeformの情報をもとにPDFを生成してOutlookで送信する
試してみる
フォーム回答をもとにPDFを生成し、Boxに保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームで受け付けた情報をもとにPDF書類を自動生成し、指定したBoxフォルダに保存するフローの作成手順を解説していきます！
ここではハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用してノーコードで設定を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft ExcelとBoxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フォームトリガー設定とMicrosoft Excel・Boxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する
試してみる
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Microsoft Excel とYoomを連携していきます。
Microsoft Excel と検索します。一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
続いてBox と検索し、下記の画面でログインしましょう。
Microsoft Excel・Boxがマイアプリに連携されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー ここからはフローを作っていきます。
フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する
試してみる
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
用意するもの
下記のようなひな型。今回は受講票をサンプルにしています。こちら を参考に作成してください。)
ステップ3:フォームトリガー設定 それでは、アプリトリガーを設定していきます。フォーム
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みます。
質問内容を増やしたい場合、「＋質問を追加」をクリックすると追加できます。
有料プランの場合のみ設定が可能な項目もあるため、こちら を参照して設定しましょう。
取得した値は下記のようにテスト設定しました。
※ここで入力したテスト値は、フローの運用時に影響しません。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
実際のフォームは以下のようになります。
ステップ4: Microsoft Excelで書類を発行する設定
続いて「書類を発行する 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
書類発行元の設定を行ないます。
ドライブID :該当欄をクリックすると表示される候補から、以下のように選択してください。
残りの項目も同様に設定します。
発行書類についても、以下のように設定しましょう。
次に進み、置換条件の設定を行ないます。
ステップ5:Boxにアップロードする設定 続いて、生成したPDFをBoxにアップロードする設定を行なうため「ファイルをアップロード 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
格納先フォルダのコンテンツID以外 は既に設定されているので、設定後に内容を確認しテスト→保存します。
Boxと生成されたPDFを確認します。
無事に作成されましたね。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する 」方法でした。
書類発行機能を使ったその他の自動化例 書類発行機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
書類発行機能を使った自動化例 Google Workspaceでユーザーが登録された際に契約書を作成してGmailで送信したり、Salesforceで商談が登録されたタイミングで請求書を作成しOutlookで送付したりといった業務の自動化が可能です。さらに、Amazonの注文情報から見積書を作成してDiscordに通知したり、Google Driveにアップロードされた見積書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに反映することもできます。
Amazonで注文情報が作成されたら見積書を作成してDiscordに送信する
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Google Driveに見積書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してGmailで送信する
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HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付する
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Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、請求書を発行しOutlookで送信する
試してみる
まとめ この記事では、「フォーム回答からPDFを自動生成して様々なツールに連携する方法」 について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したPDF生成・連携の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。 フォーム送信、スケジュール実行、チャット依頼など、業務に応じた柔軟な設定が可能なのも大きな魅力です。
「書類作成や送信作業が煩雑で負担になっている」「手作業によるミスを減らしたい」「もっと業務に集中する時間を増やしたい」 と感じている方は、ぜひテンプレートを活用した自動化を試してみてください。難しい操作は一切不要で、すぐに始めることができますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
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