生成したPDFをチャットツールに自動通知する
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどの情報から生成したPDFをSlackなどのチャットツールへ自動で通知</span>できます。
関係者への迅速な情報共有を実現し、確認漏れや対応遅延を防ぎ、スムーズな連携を促進しましょう！
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「またPDF作って、またメール添付して…これ、いつまで手作業でやるんだろう？」
毎日くり返されるフォーム回答の確認や書類作成、関係者への共有など…。気づけば時間ばかりが過ぎていって時間がない…そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。もし、このような作業をすべて自動化できるとしたらどうでしょうか？たとえば、Webフォームに入力された内容をもとにPDFを自動生成して、そのままBoxに保存したり、Slackで関係者に通知したり、Outlookから自動で送信するなど、このような一連の作業を自動化することが可能です。
この記事では、「フォーム回答からPDFを自動生成して様々なツールに連携する方法」について画像付きで詳しく解説していきます。自動化を試してみたいけど、難しそうと感じていた方にぴったりの内容になっています。ぜひ最後までチェックしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームの情報をもとにPDFを自動生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Webフォームの送信をきっかけに、入力された情報を用いてPDF書類を自動で生成し、生成したPDFを様々なツールへ連携させる業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。これらの自動化により、書類作成の効率化やミスの削減、迅速な情報共有が可能になるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">フォームで受け付けた情報から生成したPDFファイルを、Boxなどのストレージサービスへ自動で保存</span>できます。
書類の整理や管理の手間を大幅に削減し、必要な時にすぐにアクセスできる体制を整えましょう！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどの情報から生成したPDFをSlackなどのチャットツールへ自動で通知</span>できます。
関係者への迅速な情報共有を実現し、確認漏れや対応遅延を防ぎ、スムーズな連携を促進しましょう！
<span class="mark-yellow">Typeformなどのフォーム情報をもとに生成したPDFを、Outlookなどを利用して指定の宛先へ自動でメール送信</span>できます。
見積書や請求書などの送付プロセスを効率化し、手作業による送信ミスや遅延のリスクをなくしましょう！
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームで受け付けた情報をもとにPDF書類を自動生成し、指定したBoxフォルダに保存するフローの作成手順を解説していきます！
ここではハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用してノーコードで設定を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のMicrosoft ExcelとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft Excelと検索します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてBoxと検索し、下記の画面でログインしましょう。
Microsoft Excel・Boxがマイアプリに連携されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォーム」を選択しましょう。
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みます。
質問内容を増やしたい場合、「＋質問を追加」をクリックすると追加できます。
有料プランの場合のみ設定が可能な項目もあるため、こちらを参照して設定しましょう。
取得した値は下記のようにテスト設定しました。
※ここで入力したテスト値は、フローの運用時に影響しません。
フロー運用時は、実際の回答内容が使用されます。
実際のフォームは以下のようになります。
続いて「書類を発行する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
書類発行元の設定を行ないます。
残りの項目も同様に設定します。
発行書類についても、以下のように設定しましょう。
次に進み、置換条件の設定を行ないます。
置換後の文字列に問題なければテストし、成功したら保存します。
続いて、生成したPDFをBoxにアップロードする設定を行なうため「ファイルをアップロード」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
格納先フォルダのコンテンツID以外は既に設定されているので、設定後に内容を確認しテスト→保存します。
※テストを行うと、PDFが生成されBoxにアップロードされるのでご注意ください。
Boxと生成されたPDFを確認します。
無事に作成されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存されるかを確認してみましょう。
以上が「フォームの情報をもとにPDFを生成してBoxに保存する」方法でした。
書類発行機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Workspaceでユーザーが登録された際に契約書を作成してGmailで送信したり、Salesforceで商談が登録されたタイミングで請求書を作成しOutlookで送付したりといった業務の自動化が可能です。さらに、Amazonの注文情報から見積書を作成してDiscordに通知したり、Google Driveにアップロードされた見積書をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに反映することもできます。
この記事では、「フォーム回答からPDFを自動生成して様々なツールに連携する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
書類発行機能を活用することで、入力内容をもとにPDFを自動作成し、Boxへの保存やSlackへの通知、Outlookからのメール送信など、一連の業務をスムーズに自動化できます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したPDF生成・連携の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>フォーム送信、スケジュール実行、チャット依頼など、業務に応じた柔軟な設定が可能なのも大きな魅力です。
「書類作成や送信作業が煩雑で負担になっている」「手作業によるミスを減らしたい」「もっと業務に集中する時間を増やしたい」と感じている方は、ぜひテンプレートを活用した自動化を試してみてください。難しい操作は一切不要で、すぐに始めることができますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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