「毎日の報告業務、もっとスムーズにできないかな…」
「わざわざPDFにしてメールで送るの、正直めんどう」
そんなふうに感じたことはありませんか？kintoneで日報を管理している企業にとって、報告書のPDF化やメール送信といった作業は手間がかかるだけでなく、うっかりミスの原因にもなりがちです。kintoneのデータを元にPDFを自動作成して、メールやクラウド、チャットツールへ自動で共有する。Outlookで自動送信できたらどうでしょうか？たとえば、DropboxやOneDriveにファイルを自動保管したり、SlackやDiscordで自動共有したりと、用途に合わせた柔軟なフローを構築することが可能です。
この記事では、kintoneと他のアプリの連携でできることをご紹介します！気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで日報を管理しているものの、報告のために都度内容をPDF化し、Outlookで関係者へ送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されると同時に、内容を反映したPDFが自動で生成されOutlookから送信されるため、一連の報告業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとOutlookを利用し、日報の作成や共有を手作業で行っている方
- チームの日報提出から共有までを円滑にし、管理工数を削減したいマネージャーの方
- 手作業による報告漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎ、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの日報登録を起点に、PDF生成からメール送信までが自動化されるため、これまで報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による内容の転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告業務を正確に行えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、日報アプリを対象とします。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録された日報の詳細データを取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した日報のデータをもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、会社のフォーマットなど任意のレイアウトでPDFを作成できます。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先アドレスを自由に設定可能です。また、件名や本文に固定のテキストを入れたり、kintoneから取得した氏名や提出日といったデータを埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneでPDFを自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、kintoneでPDFを自動で作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneのデータをメールで自動送信・転送する
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、メールを通じて関係者に送信するフローです。これにより、手作業でのPDF作成やメール送信の手間を削減し、情報共有の効率化と業務のスムーズな進行が期待できます。
kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで日報を管理しているものの、報告のために都度内容をPDF化し、Outlookで関係者へ送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されると同時に、内容を反映したPDFが自動で生成されOutlookから送信されるため、一連の報告業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとOutlookを利用し、日報の作成や共有を手作業で行っている方
- チームの日報提出から共有までを円滑にし、管理工数を削減したいマネージャーの方
- 手作業による報告漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎ、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの日報登録を起点に、PDF生成からメール送信までが自動化されるため、これまで報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による内容の転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告業務を正確に行えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、日報アプリを対象とします。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録された日報の詳細データを取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した日報のデータをもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、会社のフォーマットなど任意のレイアウトでPDFを作成できます。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先アドレスを自由に設定可能です。また、件名や本文に固定のテキストを入れたり、kintoneから取得した氏名や提出日といったデータを埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しGmailで送信する
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■概要
kintoneに日報を登録した後、報告のためにPDF化してメールで共有する作業を手間に感じていませんか。この定型業務は、手作業で行うとミスが発生する可能性もあり、日々の業務負荷になりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneへの日報登録をトリガーに、報告用PDFの生成とGmailでの送信までを自動化できます。日々の報告業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneの日報提出と、その後のメールでの報告業務に手間を感じている方
- 日報のPDF化やメール送信といった手作業による、ミスや共有漏れを防ぎたい方
- kintoneとGmailを日常的に利用しており、定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの登録だけで日報のPDF化からメール送信までが完結するため、報告業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるPDFの添付漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録された日報の内容を取得します。
- 続けて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションで、取得したレコード情報をもとに日報のPDFを生成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際に、あらかじめ作成した雛形を使用することで、任意のレイアウトで日報PDFを作成できます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、送信先の他、本文に固定の文章を入れたり、kintoneから取得した提出者名などのデータを動的な値として埋め込むことが可能です
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
kintoneのデータをデータベース/CRMサービスに自動で書き込み・転記する
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、DropboxやOneDriveに保存するフローです。手作業でのPDF作成やファイル保存の手間を削減できるので便利です。
kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しDropBoxに保存する
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■概要
kintoneでの日報管理は便利ですが、報告内容をPDF化して共有したり、ストレージに保存したりする作業が手間で、本来の業務を圧迫していませんか？手作業でのファイル変換や保存は時間がかかるだけでなく、保存漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されると自動でPDFを生成しDropBoxへ保存するため、日報の作成から保管までの一連の流れを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでの日報作成後、PDF化とDropBoxへの保存を手作業で行っている方
- 複数のメンバーの日報を管理しており、ファイル管理の煩雑さに課題を感じている方
- 日報の提出から保管までの一連のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの登録からPDF生成、DropBoxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるPDFの作成ミスやDropBoxへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、DropBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定することで、日報が登録された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなった日報レコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した日報の内容をもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでDropBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成した雛形を使用できるため、任意のレイアウトで日報PDFを作成することが可能です。
- DropBoxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダやファイル名を自由に設定できます。ファイル名にkintoneから取得した日付や担当者名などの動的な値を含めることで、整理しやすいファイル管理が実現します。
■注意事項
- kintone、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOneDriveに保存する
試してみる
■概要
kintoneで日報を管理しているものの、報告や保管のために都度PDFへ変換しOneDriveに手作業で保存する業務に手間を感じていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されるだけで自動でPDFが生成され指定のOneDriveフォルダに保存されるため、こうした日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとOneDriveを用いて日報を管理し、手作業でのファイル保存に課題を感じている方
- 日報のPDF化やファイル名のリネーム、フォルダへの格納といった一連の作業を自動化したい方
- 報告業務における抜け漏れやミスを防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの日報登録を起点に、PDF生成からOneDriveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、報告業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象の日報アプリを指定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコード情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をもとにPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、あらかじめ作成した雛形を指定することで、会社指定のフォーマットなど任意のレイアウトで日報PDFを作成できます。
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定でき、ファイル名に日付や担当者名など動的な情報を設定することも可能です。
■注意事項
- kintone、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、SlackやDiscordに送信するフローです。チーム内での情報共有が迅速かつ効率的に行えるので、コミュニケーションを円滑に進めたい方におすすめです。
kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しSlackで送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している日報について、提出後に内容を確認してPDF化し、関係者へSlackで共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は手作業で行うと時間がかかるだけでなく、共有漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されるだけで自動でPDFを生成し、指定のSlackチャンネルへ送信できるため、報告業務の効率化と確実性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneを利用した日報提出後の共有作業を自動化したいと考えている方
- 手作業での日報PDF化やSlackへの通知に手間やミスを感じている方
- チーム内の情報共有を迅速かつ確実に行いたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの日報登録をトリガーに、PDF生成からSlack通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるPDFの作成ミスやSlackへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、日報アプリへの新規登録を検知します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」を選択し、登録された日報の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、取得したレコード情報をもとに日報のPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、あらかじめ作成しておいたテンプレートを指定することで、任意のフォーマットで日報PDFを作成できます。
- Slackでファイルを送るアクションでは、送信先のチャンネルを指定できる他、メッセージ本文にkintoneから取得した報告者名などの情報を動的に埋め込めます。
■注意事項
- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しDiscordで送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している日報の内容を、関係者に共有するために都度PDF化し、チャットツールに手動で投稿していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されるだけで、内容を反映したPDFが自動で生成され、Discordの指定チャンネルへ即座に送信されます。報告業務の効率化と確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとDiscordを活用し、日報の提出から共有までの流れを効率化したい方
- 日報のPDF化と共有を手作業で行っており、手間や報告漏れに課題を感じている方
- チーム内の情報共有を迅速化し、コミュニケーションを活性化させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの日報登録をトリガーに、PDF生成から共有までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 報告内容の転記ミスやPDFの添付漏れ、送信先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションで対象の日報アプリを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコード（日報）の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとにあらかじめ用意したテンプレートからPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」を設定し、生成したPDFを指定のチャンネルへ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」では、あらかじめ作成したテンプレートを指定することで、会社やチームのフォーマットに合わせたレイアウトで日報PDFを作成できます。
- Discordの「ファイルを送信」では、送信先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ内容にkintoneから取得した報告者名などの動的な情報を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
kintoneでPDFを自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneでPDFを自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はkintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintone、Googleドキュメント、Outlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- kintoneのトリガー設定およびGoogleドキュメントとOutlookのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで日報を管理しているものの、報告のために都度内容をPDF化し、Outlookで関係者へ送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されると同時に、内容を反映したPDFが自動で生成されOutlookから送信されるため、一連の報告業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとOutlookを利用し、日報の作成や共有を手作業で行っている方
- チームの日報提出から共有までを円滑にし、管理工数を削減したいマネージャーの方
- 手作業による報告漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎ、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの日報登録を起点に、PDF生成からメール送信までが自動化されるため、これまで報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による内容の転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告業務を正確に行えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、日報アプリを対象とします。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録された日報の詳細データを取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した日報のデータをもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、会社のフォーマットなど任意のレイアウトでPDFを作成できます。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先アドレスを自由に設定可能です。また、件名や本文に固定のテキストを入れたり、kintoneから取得した氏名や提出日といったデータを埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
kintoneの連携
1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Googleドキュメントの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
下記画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Outlookの連携
1.検索する
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
先ほどGoogleドキュメントのマイアプリ登録が済んでいるので、下記のようなサインイン画面になるのでそのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで日報を管理しているものの、報告のために都度内容をPDF化し、Outlookで関係者へ送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、kintoneに日報が登録されると同時に、内容を反映したPDFが自動で生成されOutlookから送信されるため、一連の報告業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとOutlookを利用し、日報の作成や共有を手作業で行っている方
- チームの日報提出から共有までを円滑にし、管理工数を削減したいマネージャーの方
- 手作業による報告漏れや宛先間違いなどのミスを防ぎ、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへの日報登録を起点に、PDF生成からメール送信までが自動化されるため、これまで報告業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による内容の転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、報告業務を正確に行えます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、日報アプリを対象とします。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録された日報の詳細データを取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した日報のデータをもとにPDF書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、会社のフォーマットなど任意のレイアウトでPDFを作成できます。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先アドレスを自由に設定可能です。また、件名や本文に固定のテキストを入れたり、kintoneから取得した氏名や提出日といったデータを埋め込んだりすることもできます。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：kintoneのトリガーアクション設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここではトリガーとなるkintoneアプリの設定を行います。
まだ、対象とするkintoneアプリを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は日報として使用することを想定した下記のようなkintoneアプリを作成しました。
また、この後のテスト操作でレコードが登録されたことがトリガーとなるため、仮の内容で良いので、何かレコードを登録してみてください。
今回は、下記のような内容でレコードを登録しました。
kintoneアプリの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記の通り、kintoneの情報を入力していきましょう。
- トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
- サブドメイン名：入力欄下の注釈を参考に、kintoneのサブドメイン名を入力してください。
- アプリID：入力欄下の注釈を参考に、先ほど作成したkintoneアプリのアプリIDを入力してください。
入力が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほど登録したレコードの、レコード番号が反映されていればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
ステップ4：kintoneのレコード取得設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
アカウント情報などはステップ1で入力した内容が反映されています。
ページを下に進み、データベースの連携項目を入力しましょう。
ここには、前のステップで入力したアプリIDと同じものを入力してください。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
ここでは、kintoneアプリから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新するための設定を行います。
今回は、日付が入っているレコードを対象にしたかったので、下記画像のように日付が空でないレコードを条件としました。
条件を追加や条件内容の変更が可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
入力ができたら、「テスト」を実行してください。
下記のような、kintoneのレコード内容が反映したアウトプットが表示されるはずです。
データが反映していることを確認できたら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
ステップ5：GoogleドキュメントのPDF発行設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、雛形となるGoogleドキュメントの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
まだ、Googleドキュメントの雛形を作成していない、または、格納先の準備ができていない場合は、タイミングで作成してください。
- Googleドキュメントの雛形
今回は、日報という形にしたかったので下記のような内容としました。
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してください。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください
- 格納先の準備
Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
今回はマイドライブに「TEST」というフォルダを作成しました。
GoogleドキュメントとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を入力してください。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは、入力欄下記の注釈を参考に入力してください。
出力ファイル名は、入力欄をクリックすることで、下記画像のようにアウトプットが表示されますので、お好みでファイル名を設定してください。
※アウトプットについて詳しくはこちら
入力が完了したら、「次へ」を選択しお進みください。
3.置換条件の設定
ここでは、Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、kintoneのレコードに記載されている文字列を置換後として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
ステップ6：Outlookのメール送信設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.メールの設定
アカウント情報などは、ステップ1で入力した内容が反映されています。
ページを下に進み、メール内容を入力してください。
入力欄をクリックすると、下記画像のようにアウトプットが表示されますので、アウトプットを活用して入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を選択しお進みください。
3.メール送信のテスト
先ほど設定したメールの内容が表示されます。
内容に誤りがある場合は戻って修正してください。
内容が正しければ、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功したら、指定したメールアドレス宛にメールが届いているか確認してみましょう。
下記画像のようにメールが届いていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次のステップにお進みください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
kintoneのAPIを使ったその他の自動化例
kintoneのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
kintoneを使った自動化例
レコードが登録されたタイミングでMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成したり、ChatGPTで要約やメール文を生成したり、Zoomミーティングを作成することができます。また、SansanやSalesforceとの連携によって、顧客情報や名刺データの一元管理も可能になります。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
- データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにリード情報が登録されると、自動でkintoneへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「Salesforceに新規リードが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したSalesforceのリード情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
- kintoneにレコードを追加する際に、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できますSalesforceから取得した情報を動的に設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です
■注意事項
- Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報や案件を管理する中で、新しいレコードが追加されるたびに手動でZoomミーティングを作成し、URLを発行する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけでZoomミーティングが自動で作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoomを連携させ、ミーティング設定の手間をなくしたいと考えている営業担当者の方
- 手作業による情報入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
- 定型業務を自動化することで、より生産性の高いコア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード追加をきっかけに、Zoomミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるミーティング情報の入力や転記がなくなるため、日時や参加者の設定間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得したレコードの情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのミーティング作成アクションでは、会議のトピック（件名）や説明文に、kintoneから取得した顧客名や案件名といった情報を動的に割り当てることが可能です。
- ミーティングの開始時刻や所要時間も、kintoneのフィールド情報を基に設定するか、あるいは固定の値を指定するかなど、運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
- kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
- 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）をメッセージ内容に設定してください。
- kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。
■注意事項
- kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
- Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneの新規レコードをSansanに登録する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報を、Sansanへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか？
これらの情報はビジネスにおいて重要であるため、正確かつ迅速に処理する必要があります。
このワークフローを活用すれば、kintoneに新規レコードが登録されると、自動でSansanにもデータが登録されるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとSansanの両方を利用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- 手作業による顧客情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、データの正確性を高めたい方
- SaaS間の連携を自動化し、営業活動や顧客管理の効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneに情報を一度登録するだけでSansanにも自動でデータが反映されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動でデータを連携するので、手作業による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ品質の維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、kintoneから取得したどの情報を、名刺交換日や氏名、部署名、役職名などのどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
終わりに
いかがでしたか？kintoneとさまざまな外部サービスを連携させることで、「PDFの手動作成にかかる時間を減らしたい」「情報共有の抜け漏れをなくしたい」「日報処理の手間を軽減したい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。データ登録からPDF生成、メール送信やクラウド保存、チャット通知までを自動化することで、日々の業務がよりスムーズになります。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にkintoneとの自動連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
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