kintoneのデータをデータベース/CRMサービスに自動で書き込み・転記する
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、DropboxやOneDriveに保存するフローです。手作業でのPDF作成やファイル保存の手間を削減できるので便利です。
・
「毎日の報告業務、もっとスムーズにできないかな…」
「わざわざPDFにしてメールで送るの、正直めんどう」
そんなふうに感じたことはありませんか？kintoneで日報を管理している企業にとって、報告書のPDF化やメール送信といった作業は手間がかかるだけでなく、うっかりミスの原因にもなりがちです。kintoneのデータを元にPDFを自動作成して、メールやクラウド、チャットツールへ自動で共有する。Outlookで自動送信できたらどうでしょうか？たとえば、DropboxやOneDriveにファイルを自動保管したり、SlackやDiscordで自動共有したりと、用途に合わせた柔軟なフローを構築することが可能です。
この記事では、kintoneと他のアプリの連携でできることをご紹介します！気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、kintoneでPDFを自動で作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、メールを通じて関係者に送信するフローです。これにより、手作業でのPDF作成やメール送信の手間を削減し、情報共有の効率化と業務のスムーズな進行が期待できます。
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、DropboxやOneDriveに保存するフローです。手作業でのPDF作成やファイル保存の手間を削減できるので便利です。
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、SlackやDiscordに送信するフローです。チーム内での情報共有が迅速かつ効率的に行えるので、コミュニケーションを円滑に進めたい方におすすめです。
それでは、さっそく実際にkintoneでPDFを自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はkintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
kintoneの連携
1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Googleドキュメントの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
下記画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Outlookの連携
1.検索する
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
先ほどGoogleドキュメントのマイアプリ登録が済んでいるので、下記のようなサインイン画面になるのでそのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここではトリガーとなるkintoneアプリの設定を行います。
まだ、対象とするkintoneアプリを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は日報として使用することを想定した下記のようなkintoneアプリを作成しました。
また、この後のテスト操作でレコードが登録されたことがトリガーとなるため、仮の内容で良いので、何かレコードを登録してみてください。
今回は、下記のような内容でレコードを登録しました。
kintoneアプリの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記の通り、kintoneの情報を入力していきましょう。
入力が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほど登録したレコードの、レコード番号が反映されていればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
アカウント情報などはステップ1で入力した内容が反映されています。
ページを下に進み、データベースの連携項目を入力しましょう。
ここには、前のステップで入力したアプリIDと同じものを入力してください。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
ここでは、kintoneアプリから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新するための設定を行います。
今回は、日付が入っているレコードを対象にしたかったので、下記画像のように日付が空でないレコードを条件としました。
条件を追加や条件内容の変更が可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
入力ができたら、「テスト」を実行してください。
下記のような、kintoneのレコード内容が反映したアウトプットが表示されるはずです。
データが反映していることを確認できたら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、雛形となるGoogleドキュメントの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
まだ、Googleドキュメントの雛形を作成していない、または、格納先の準備ができていない場合は、タイミングで作成してください。
GoogleドキュメントとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を入力してください。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは、入力欄下記の注釈を参考に入力してください。
出力ファイル名は、入力欄をクリックすることで、下記画像のようにアウトプットが表示されますので、お好みでファイル名を設定してください。
※アウトプットについて詳しくはこちら
入力が完了したら、「次へ」を選択しお進みください。
3.置換条件の設定
ここでは、Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、kintoneのレコードに記載されている文字列を置換後として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.メールの設定
アカウント情報などは、ステップ1で入力した内容が反映されています。
ページを下に進み、メール内容を入力してください。
入力欄をクリックすると、下記画像のようにアウトプットが表示されますので、アウトプットを活用して入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を選択しお進みください。
3.メール送信のテスト
先ほど設定したメールの内容が表示されます。
内容に誤りがある場合は戻って修正してください。
内容が正しければ、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功したら、指定したメールアドレス宛にメールが届いているか確認してみましょう。
下記画像のようにメールが届いていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次のステップにお進みください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
kintoneのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
レコードが登録されたタイミングでMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成したり、ChatGPTで要約やメール文を生成したり、Zoomミーティングを作成することができます。また、SansanやSalesforceとの連携によって、顧客情報や名刺データの一元管理も可能になります。
いかがでしたか？kintoneとさまざまな外部サービスを連携させることで、「PDFの手動作成にかかる時間を減らしたい」「情報共有の抜け漏れをなくしたい」「日報処理の手間を軽減したい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。データ登録からPDF生成、メール送信やクラウド保存、チャット通知までを自動化することで、日々の業務がよりスムーズになります。
<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にkintoneとの自動連携を実現できます！</span>気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
kintoneと各サービスの自動連携で、日々の業務をもっとシンプルにしてみませんか？
.webp)
.webp)