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「毎日の報告業務、もっとスムーズにできないかな…」
「わざわざPDFにしてメールで送るの、正直めんどう」
そんなふうに感じたことはありませんか？kintoneで日報を管理している企業にとって、報告書のPDF化やメール送信といった作業は手間がかかるだけでなく、うっかりミスの原因にもなりがちです。kintoneのデータを元にPDFを自動作成して、メールやクラウド、チャットツールへ自動で共有する。Outlookで自動送信できたらどうでしょうか？たとえば、DropboxやOneDriveにファイルを自動保管したり、SlackやDiscordで自動共有したりと、用途に合わせた柔軟なフローを構築することが可能です。
この記事では、kintoneと他のアプリの連携でできることをご紹介します！気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信する」フローは、日々の業務報告をスムーズに管理する業務ワークフローです。
毎日の日報入力は手間がかかり、特に多くのスタッフがいる場合は情報の集約や共有に時間が必要となります。
このワークフローを活用することでkintoneに日報が登録されると自動的にPDFが作成され、Outlookを通じて関係者に送信されます。
これにより、業務の効率化と報告プロセスの簡素化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを使用して日報を管理しており、手動でのPDF作成やメール送信に時間を費やしている企業の方
・日報の内容を素早く確実に関係者と共有したいマネージャー
・業務報告プロセスを自動化し、作業の負担を軽減したい担当者
・日報のデジタル管理を強化し、ペーパーレス化を推進したい事業者
・複数部署間での報告共有を効率化し、情報の一元管理を目指しているチームリーダー
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneでPDFを自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、kintoneでPDFを自動で作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneのデータをメールで自動送信・転送する
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、メールを通じて関係者に送信するフローです。これにより、手作業でのPDF作成やメール送信の手間を削減し、情報共有の効率化と業務のスムーズな進行が期待できます。
■概要
「kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信する」フローは、日々の業務報告をスムーズに管理する業務ワークフローです。
毎日の日報入力は手間がかかり、特に多くのスタッフがいる場合は情報の集約や共有に時間が必要となります。
このワークフローを活用することでkintoneに日報が登録されると自動的にPDFが作成され、Outlookを通じて関係者に送信されます。
これにより、業務の効率化と報告プロセスの簡素化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを使用して日報を管理しており、手動でのPDF作成やメール送信に時間を費やしている企業の方
・日報の内容を素早く確実に関係者と共有したいマネージャー
・業務報告プロセスを自動化し、作業の負担を軽減したい担当者
・日報のデジタル管理を強化し、ペーパーレス化を推進したい事業者
・複数部署間での報告共有を効率化し、情報の一元管理を目指しているチームリーダー
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しGmailで送信する」ワークフローは、日々の報告業務を効率化する業務ワークフローです。
kintoneに日報を入力するだけで自動的にPDFを作成し、指定のGmailアドレスへ送信します。
これにより手動でのPDF作成やメール送信の手間を省き、スムーズな情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して日報管理を行っているが、手動でのPDF作成やメール送信に時間を取られている方
・日報の収集と共有プロセスを自動化し、業務効率を向上させたいマネージャーやチームリーダーの方
・エラーを減らし、日報の標準化されたプロセスを構築したい経営者や管理職の方
■注意事項
・kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
kintoneのデータをデータベース/CRMサービスに自動で書き込み・転記する
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、DropboxやOneDriveに保存するフローです。手作業でのPDF作成やファイル保存の手間を削減できるので便利です。
■概要
「kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しDropBoxに保存する」フローは、kintoneで日報を管理する際に手間をかけずにPDFを自動作成し、DropBoxへ安全に保存する業務ワークフローです。
これにより、日報の共有やアーカイブがスムーズに行え、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを使って日報管理を行っているが、PDF作成に手間を感じている方
・日報を定期的にDropBoxに保存し、チーム内で共有したいと考えている方
・日報のデジタル化を進め、ペーパーレス化を目指している企業の管理者
・手動でのPDF生成やファイル保存に時間を取られている業務担当者
■注意事項
・kintone、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
■概要
「kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOneDriveに保存する」フローは、日々の業務報告を効率化する業務ワークフローです。
kintoneに日報が投稿されると自動的にその内容をPDFに変換し、OneDriveに保存されます。
このプロセスにより、手動でのPDF作成やファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して日報を管理しているが、手動でのPDF作成に時間がかかっている方
・業務報告のデジタル化を進めたいが、適切な自動化手段を探している企業のIT担当者
・複数のチームメンバーからの定期的な日報提出を効率的に管理したいチームリーダー
・OneDriveを活用してファイル管理を一元化し、チーム全体での情報共有を円滑にしたい方
・YoomのAPI連携やRPA機能を活用して、既存の業務プロセスを自動化したいと考えている方
■注意事項
・kintone、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
kintoneで日報が登録されると、自動的にPDFを生成し、SlackやDiscordに送信するフローです。チーム内での情報共有が迅速かつ効率的に行えるので、コミュニケーションを円滑に進めたい方におすすめです。
■概要
「kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しSlackで送信する」フローは、日報管理の効率化と情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
kintoneに日報が入力されると自動的にPDFが作成され、チーム全体が利用するSlackチャンネルへ送信されます。
これにより、手動でのPDF作成や情報共有の手間が省け、業務の流れがよりスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して日報管理をしているが、手動でのPDF作成に手間を感じている方
・チーム内で日報の共有を効率化したいと考えているリーダーやマネージャー
・業務効率化を図るために、Slackとの連携を積極的に取り入れたいと考えているIT担当者
・日報の内容を定型フォーマットで保存・共有したいと希望している企業の管理者
■注意事項
・kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
■概要
「kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しDiscordで送信する」フローは、日報管理の効率化と情報共有をスムーズに行うための業務ワークフローです。
このフローを活用すればkintoneに日報が登録され次第、自動でPDFが生成されDiscordに送信されます。
これにより手作業の手間を省き、報告内容を素早く確実に共有することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して日報を管理しているが、PDF作成や共有に手間を感じている方
・チーム内での情報共有を効率化し、コミュニケーションを円滑に進めたい管理者やリーダーの方
・日報の自動化によって業務効率を向上させたい企業や組織のIT担当者
・複数のツールを連携させて業務フローを最適化したいと考えているビジネスパーソン
■注意事項
・kintone、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
kintoneでPDFを自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneでPDFを自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はkintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信する」フローは、日々の業務報告をスムーズに管理する業務ワークフローです。
毎日の日報入力は手間がかかり、特に多くのスタッフがいる場合は情報の集約や共有に時間が必要となります。
このワークフローを活用することでkintoneに日報が登録されると自動的にPDFが作成され、Outlookを通じて関係者に送信されます。
これにより、業務の効率化と報告プロセスの簡素化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを使用して日報を管理しており、手動でのPDF作成やメール送信に時間を費やしている企業の方
・日報の内容を素早く確実に関係者と共有したいマネージャー
・業務報告プロセスを自動化し、作業の負担を軽減したい担当者
・日報のデジタル管理を強化し、ペーパーレス化を推進したい事業者
・複数部署間での報告共有を効率化し、情報の一元管理を目指しているチームリーダー
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
kintoneの連携
1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Googleドキュメントの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
下記画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Outlookの連携
1.検索する
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
先ほどGoogleドキュメントのマイアプリ登録が済んでいるので、下記のようなサインイン画面になるのでそのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「kintoneで日報が登録されたらPDFを生成しOutlookで送信する」フローは、日々の業務報告をスムーズに管理する業務ワークフローです。
毎日の日報入力は手間がかかり、特に多くのスタッフがいる場合は情報の集約や共有に時間が必要となります。
このワークフローを活用することでkintoneに日報が登録されると自動的にPDFが作成され、Outlookを通じて関係者に送信されます。
これにより、業務の効率化と報告プロセスの簡素化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを使用して日報を管理しており、手動でのPDF作成やメール送信に時間を費やしている企業の方
・日報の内容を素早く確実に関係者と共有したいマネージャー
・業務報告プロセスを自動化し、作業の負担を軽減したい担当者
・日報のデジタル管理を強化し、ペーパーレス化を推進したい事業者
・複数部署間での報告共有を効率化し、情報の一元管理を目指しているチームリーダー
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：kintoneのトリガーアクション設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
ここではトリガーとなるkintoneアプリの設定を行います。
まだ、対象とするkintoneアプリを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は日報として使用することを想定した下記のようなkintoneアプリを作成しました。
また、この後のテスト操作でレコードが登録されたことがトリガーとなるため、仮の内容で良いので、何かレコードを登録してみてください。
今回は、下記のような内容でレコードを登録しました。
kintoneアプリの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記の通り、kintoneの情報を入力していきましょう。
入力が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほど登録したレコードの、レコード番号が反映されていればOKです。
最後に、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
ステップ4：kintoneのレコード取得設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
アカウント情報などはステップ1で入力した内容が反映されています。
ページを下に進み、データベースの連携項目を入力しましょう。
ここには、前のステップで入力したアプリIDと同じものを入力してください。
入力できたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
ここでは、kintoneアプリから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新するための設定を行います。
今回は、日付が入っているレコードを対象にしたかったので、下記画像のように日付が空でないレコードを条件としました。
条件を追加や条件内容の変更が可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
入力ができたら、「テスト」を実行してください。
下記のような、kintoneのレコード内容が反映したアウトプットが表示されるはずです。
データが反映していることを確認できたら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
ステップ5：GoogleドキュメントのPDF発行設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、雛形となるGoogleドキュメントの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
まだ、Googleドキュメントの雛形を作成していない、または、格納先の準備ができていない場合は、タイミングで作成してください。
GoogleドキュメントとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を入力してください。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは、入力欄下記の注釈を参考に入力してください。
出力ファイル名は、入力欄をクリックすることで、下記画像のようにアウトプットが表示されますので、お好みでファイル名を設定してください。
※アウトプットについて詳しくはこちら
入力が完了したら、「次へ」を選択しお進みください。
3.置換条件の設定
ここでは、Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、kintoneのレコードに記載されている文字列を置換後として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
ステップ6：Outlookのメール送信設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.メールの設定
アカウント情報などは、ステップ1で入力した内容が反映されています。
ページを下に進み、メール内容を入力してください。
入力欄をクリックすると、下記画像のようにアウトプットが表示されますので、アウトプットを活用して入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を選択しお進みください。
3.メール送信のテスト
先ほど設定したメールの内容が表示されます。
内容に誤りがある場合は戻って修正してください。
内容が正しければ、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功したら、指定したメールアドレス宛にメールが届いているか確認してみましょう。
下記画像のようにメールが届いていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次のステップにお進みください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
kintoneのAPIを使ったその他の自動化例
kintoneのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
kintoneを使った自動化例
レコードが登録されたタイミングでMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成したり、ChatGPTで要約やメール文を生成したり、Zoomミーティングを作成することができます。また、SansanやSalesforceとの連携によって、顧客情報や名刺データの一元管理も可能になります。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する」ワークフローは、予定の作成作業が効率化します。
Zoomに直接アクセスすることなく、kintone上で会議の作成が完了するため、作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して社内のデータ管理や業務プロセスを効率化している方
・迅速にZoomでのミーティングをセットアップし、対応力を高めたいと考えている方
・業務の効率化や時間短縮を目指している方
・スピーディな対応が求められる業務を担当している方
・手動でミーティングを設定する手間を省きたいと感じている方
・リモートワークを行っており、迅速な情報共有とコミュニケーションを重視している方
■注意事項
・kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
■概要
「kintoneの新規レコードをSansanに登録する」ワークフローは、kintoneとSansan間の情報連携を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
kintoneで新しいレコードが作成された際に、その情報をSansanに自動で登録します。
これにより手動でのデータ入力を省略し二重管理や入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとSansanを活用しているが、データ連携に手間を感じている担当者の方
・業務効率化を目指し、手動でのデータ入力を減らしたい企業のIT管理者の方
・kintoneで管理している情報をSansanに自動的に反映させたい営業チームの方
・データの一貫性を保ちつつ、業務フローを自動化したい経営者の方
■注意事項
・kintone、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
終わりに
いかがでしたか？kintoneとさまざまな外部サービスを連携させることで、「PDFの手動作成にかかる時間を減らしたい」「情報共有の抜け漏れをなくしたい」「日報処理の手間を軽減したい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。データ登録からPDF生成、メール送信やクラウド保存、チャット通知までを自動化することで、日々の業務がよりスムーズになります。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にkintoneとの自動連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
kintoneと各サービスの自動連携で、日々の業務をもっとシンプルにしてみませんか？
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