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「書類をPDF化して送付するのって面倒だな…」
「そろそろ書類の作成をミスなく正確に行いたい！」
こんなお悩みを抱えている方におすすめの自動化があります。
フォームに回答されたデータを活用してMicrosoft ExcelでPDF化し、Outlookで送付する自動化です。
この自動化を活用すれば簡単に書類をPDFでき、共有も容易になるでしょう。
その他にも、Microsoft Excelのデータから書類を作成し、チャットツールに通知する自動化もあります。
これにより、書類の作成手間が省け、作業時間も短縮できるはずです！
本記事では、ノーコードで簡単に導入できる自動化の設定方法をご紹介します。
手作業による負担を軽減し、他の業務に集中できる環境を整えましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
フォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付するフローです。
手動でのデータ整理やメール送信の手間を大幅に削減し、目標管理をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して社員やチームの目標を収集し、Excelで一元管理している管理者の方
・毎月や四半期ごとに目標シートをPDF化し、手動でOutlookから送信しているため、作業が煩雑に感じている方
・目標管理のプロセスを効率化し、時間を有効活用したいビジネスチームのリーダーや担当者の方
・Excelを用いた目標管理をさらに効率化し、自動化によるミス防止や迅速な情報共有を図りたい企業の方
・SaaSアプリと連携し、業務ワークフローを最適化したいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft ExcelでPDFを自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、Microsoft ExcelでPDFを自動で作成して送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft Excelの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームのデータからMicrosoft Excelで書類を作成して自動で送信・転送する
フォームデータの情報をもとに自動でMicrosoft Excelの書類を作成して、自動で送信まで行ってくれます。
書類作成から確認メールの送信まで自動化できるため、業務効率を上げたい方におすすめです。
■概要
フォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付するフローです。
手動でのデータ整理やメール送信の手間を大幅に削減し、目標管理をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して社員やチームの目標を収集し、Excelで一元管理している管理者の方
・毎月や四半期ごとに目標シートをPDF化し、手動でOutlookから送信しているため、作業が煩雑に感じている方
・目標管理のプロセスを効率化し、時間を有効活用したいビジネスチームのリーダーや担当者の方
・Excelを用いた目標管理をさらに効率化し、自動化によるミス防止や迅速な情報共有を図りたい企業の方
・SaaSアプリと連携し、業務ワークフローを最適化したいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
・フォームに添付された回答やファイル情報を用いて、ファイルを読み取り、Microsoft Excelの請求書類を発行してメールを送付します。
■事前準備
・書類発行を行うMicrosoft Excelのシートを事前に用意します。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：宛先や担当者名、添付するファイルを設定するための質問を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択し、以下設定してテスト・保存します。
・アクション：任意の画像・ファイル(6,500文字以内)から文字情報を読み取る（15タスク）
・ファイルの添付方法：「取得した値を使用」を選択し、候補から①のフォームでデモで添付したファイルを設定します。
・抽出したい項目：ファイル上から抽出したい文字列の項目等を指示します。
例：会社名,品目の一覧,単価の一覧,数量の一覧 etc
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
※また注意事項も併せてご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831151
③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからMicrosoft Excelを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかMicrosoft SharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、Microsoft SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①や②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※Microsoft SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
④メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①や②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■注意事項
・各アプリとの連携が必要となります。
・画像やファイルの読み取りが正確に実施されるかについては、実際のファイルを用いてテストを行ってください。
指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得し書類を作成して自動で送信・転送する
指定した時間にMicrosoft Excelからデータを取得して、送信します。
毎日や毎週、決まった時間にデータを確認したい方やデータ分析の方におすすめです。
■概要
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業チームメンバー
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信している経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次報告書を関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送信するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータの分析およびチームやクライアントへの報告を定期的に行うマーケティング担当者
■注意事項
・Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelで書類を作成してチャットツールに自動で送信・転送する
Microsoft Excelのデータをわざわざチャットに転記するのに手間を感じている方におすすめです。
また、情報共有をチャットツールに一元化できます。チームへの情報共有もスピィーディーに行うことができます。
入力フォームの情報でMicrosoft Excelの雛形から納品書を作成してTalknoteに通知するフローです。
Microsoft ExcelでPDFを自動で作成するフローを作ってみよう！
それでは、さっそく実際にMicrosoft ExcelでPDFを自動で作成して送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はフォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
フォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付するフローです。
手動でのデータ整理やメール送信の手間を大幅に削減し、目標管理をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して社員やチームの目標を収集し、Excelで一元管理している管理者の方
・毎月や四半期ごとに目標シートをPDF化し、手動でOutlookから送信しているため、作業が煩雑に感じている方
・目標管理のプロセスを効率化し、時間を有効活用したいビジネスチームのリーダーや担当者の方
・Excelを用いた目標管理をさらに効率化し、自動化によるミス防止や迅速な情報共有を図りたい企業の方
・SaaSアプリと連携し、業務ワークフローを最適化したいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ登録
まずはじめに「Microsoft Excel」と「Outlook」のマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
Microsoft Excelのマイアプリ登録
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Microsoft Excel」を検索してください。
次にMicrosoftアカウントにログインします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
まずはアドレスを入力してください。
パスワードを入力して、サインインしてください。
マイアプリに「Microsoft Excel」が出てきたら、登録完了です！
Outlookのマイアプリ登録
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Outlook」を検索してください。
以下画面が出てきたら、アドレスを入力して次に進みましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次にパスワードを入力して、ログインしてください。
マイアプリに「Outlook」が出てきたら、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
■概要
フォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付するフローです。
手動でのデータ整理やメール送信の手間を大幅に削減し、目標管理をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して社員やチームの目標を収集し、Excelで一元管理している管理者の方
・毎月や四半期ごとに目標シートをPDF化し、手動でOutlookから送信しているため、作業が煩雑に感じている方
・目標管理のプロセスを効率化し、時間を有効活用したいビジネスチームのリーダーや担当者の方
・Excelを用いた目標管理をさらに効率化し、自動化によるミス防止や迅速な情報共有を図りたい企業の方
・SaaSアプリと連携し、業務ワークフローを最適化したいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：フォームトリガーの設定
まずはトリガー設定です。
「目標シート」をクリックしてください。
まずはフォーム作成です。
フォームの説明文は以下から入力してください。
詳しい設定方法はこちらです。
「フォームの説明文を追加」をクリックして、入力してください。
続いて、目標シートの回答項目を作成していきます。
今回は、月、部署、氏名、目標です。
追加したい項目がある場合は、「質問を追加」から追加してください。
追加すると、質問を入力する欄が出ますので、入力してください。
フォーム作成が終わったら、一番上の右側のプレビューページから確認しましょう。
プレビューで、目標シートを確認してみてください。
OKであれば、戻りましょう。
フォーム作成下の完了ページを設定します。
完了ページとは、フォーム送信後に出現するページのことです。
その際の文言を変更したい場合は、見出しと項目に入力してください。
アクセス制限は、以下から設定可能です。
ONにしたい場合は、赤枠内をクリックしましょう。
共有フォーム利用時のフローボット起動者はプルダウンから選択できます。
今回は、フローボットを作成したメンバーに設定しておきます。
次に進みましょう。
次はフォームの表示確認と詳細設定です。
先程設定した完了ページの確認は以下からできます。
完了ページを確認してみてください。
本来は以下のアウトプットの欄に取得したアウトプットの値が出てきます。
今回は入力フォームの回答のサンプル値を入力します。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ちなみに以下のアウトプットを引用することで、Microsoft ExcelとOutlookのデータ連携を実現していきます！
ステップ4：書類を発行する設定
次は「書類を発行する」をクリックしてください。
書類の連携です。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、雛形書類の連携を設定していきます。
雛形書類はこちらを参考に作成してください。
今回使用したMicrosoft Excelの目標シートは以下です。
ファイルの保存場所は、OneDriveとSharePointから選べます。
普段使用しているツールの方を選択しましょう。
今回はOneDriveを選びました。
ドライブIDは、候補から選びましょう。
アイテムIDは候補から選択してください。
続いて、発行書類の設定です。
格納先のフォルダIDは候補から選択してください。
出力ファイル名は、書類を発行する際のファイル名です。
今回は「月_氏名_目標シート」の形に設定しました。
月と氏名はアウトプットから選択することで、自動的にファイル名を作成できます。
設定できたら、次に進みましょう。
次に置換条件の設定です。
置換対象の文字列の項目に合わせて、置換後の文字列の項目をアウトプットから選択しましょう。
月以外の、部署、氏名、目標も同じようにアウトプットから選択して、全項目入力してください。
テストを行います。
以下画面が出てきたら、ダウンロードをして、書類を確認してみてください。
設定した値が反映されていれば、OKです！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ5：メールを送る設定
次に「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定です。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
メール内容を設定していきます。
Toにメールアドレスを入力してください。
件名は設定例を参考に入力してください。
「目標シートを送付します」などでもいいかもしれません。
今回は、「目標シート_氏名」にしました。
氏名はアウトプットから選択できますよ。
次にメールの本文です。
設定例を参考に入力してください。
部署、氏名、目標はアウトプットから引用できます。
添付ファイルは、以下画面のように設定します。
以下のように設定することで、発行した書類が添付されます。
次へ進んで下さい。
続いて、メール送信のテストです。
メールの送信内容を確認しましょう。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
Outlookのメールボックスを確認して、メールが届いているか確認してください。
ステップ6：フローボットの自動化設定
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Microsoft Excelを使ったその他の自動化例
Microsoft Excelを使った便利な自動化例
Microsoft Excelの情報を他のツールに通知や転記したり、他のツールの情報をMicrosoft Excelに更新したり追加したりできます。
■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する」フローは、ファイル管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルをSharePointに保存する際、各ファイルの情報をMicrosoft Excelに手動で入力するのは時間と手間がかかります。
このワークフローを利用すれば、Microsoft SharePointに新しいファイルが保存された瞬間に自動でMicrosoft Excelにファイル情報が書き込まれ、データ管理がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して大量のファイルを管理しているIT担当者の方
・ファイル情報をMicrosoft Excelに手動で入力する作業に時間を取られているビジネスユーザー
・データの一貫性と正確性を保ちつつ、業務効率を向上させたいチームリーダー
・Microsoft Excelへのデータ書き込み作業を自動化したい経営者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Notionのデータベースにタスクが追加されたら、Microsoft Excelの任意のシートにも登録するフローです。
Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
終わりに
本記事では、フォームの回答内容を基にMicrosoft ExcelでPDF化し、Outlookで送付するフローを解説しました。
今回ご紹介した目標シートだけでなく、申請書や契約書などご自身の使いやすいように設定できる点も大きな魅力です。
また、宛先やファイル名も自由にカスタマイズできるため、必要なデータを届けることができるでしょう。
手作業による書類作成はミスがつきものですが、自動化によりそのリスクを減らせます。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
もっと書類の作成や送付を効率化したいという方は、ぜひ一度この自動化を試してみてくださいね。
