指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得し書類を作成して自動で送信・転送する
指定した時間にMicrosoft Excelからデータを取得して、送信します。
毎日や毎週、決まった時間にデータを確認したい方やデータ分析の方におすすめです。
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「書類をPDF化して送付するのって面倒だな…」
「そろそろ書類の作成をミスなく正確に行いたい！」
こんなお悩みを抱えている方におすすめの自動化があります。
フォームに回答されたデータを活用してMicrosoft ExcelでPDF化し、Outlookで送付する自動化です。
この自動化を活用すれば簡単に書類をPDFでき、共有も容易になるでしょう。
その他にも、Microsoft Excelのデータから書類を作成し、チャットツールに通知する自動化もあります。
これにより、<span class="mark-yellow">書類の作成手間が省け、作業時間も短縮できるはずです！</span>
本記事では、ノーコードで簡単に導入できる自動化の設定方法をご紹介します。
手作業による負担を軽減し、他の業務に集中できる環境を整えましょう。
YoomにはMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
いろいろな方法で、Microsoft ExcelでPDFを自動で作成して送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft Excelの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
フォームデータの情報をもとに自動でMicrosoft Excelの書類を作成して、自動で送信まで行ってくれます。
書類作成から確認メールの送信まで自動化できるため、業務効率を上げたい方におすすめです。
指定した時間にMicrosoft Excelからデータを取得して、送信します。
毎日や毎週、決まった時間にデータを確認したい方やデータ分析の方におすすめです。
Microsoft Excelのデータをわざわざチャットに転記するのに手間を感じている方におすすめです。
また、情報共有をチャットツールに一元化できます。チームへの情報共有もスピィーディーに行うことができます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft ExcelでPDFを自動で作成して送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はフォームの情報からMicrosoft Excelで目標シートのPDFを発行してOutlookで送付するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはじめに「Microsoft Excel」と「Outlook」のマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Microsoft Excel」を検索してください。
次にMicrosoftアカウントにログインします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
まずはアドレスを入力してください。
パスワードを入力して、サインインしてください。
マイアプリに「Microsoft Excel」が出てきたら、登録完了です！
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「Outlook」を検索してください。
以下画面が出てきたら、アドレスを入力して次に進みましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次にパスワードを入力して、ログインしてください。
マイアプリに「Outlook」が出てきたら、登録完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
まずはトリガー設定です。
「目標シート」をクリックしてください。
まずはフォーム作成です。
フォームの説明文は以下から入力してください。
詳しい設定方法はこちらです。
「フォームの説明文を追加」をクリックして、入力してください。
続いて、目標シートの回答項目を作成していきます。
今回は、月、部署、氏名、目標です。
追加したい項目がある場合は、「質問を追加」から追加してください。
追加すると、質問を入力する欄が出ますので、入力してください。
フォーム作成が終わったら、一番上の右側のプレビューページから確認しましょう。
プレビューで、目標シートを確認してみてください。
OKであれば、戻りましょう。
フォーム作成下の完了ページを設定します。
完了ページとは、フォーム送信後に出現するページのことです。
その際の文言を変更したい場合は、見出しと項目に入力してください。
アクセス制限は、以下から設定可能です。
ONにしたい場合は、赤枠内をクリックしましょう。
共有フォーム利用時のフローボット起動者はプルダウンから選択できます。
今回は、フローボットを作成したメンバーに設定しておきます。
次に進みましょう。
次はフォームの表示確認と詳細設定です。
先程設定した完了ページの確認は以下からできます。
完了ページを確認してみてください。
本来は以下のアウトプットの欄に取得したアウトプットの値が出てきます。
今回は入力フォームの回答のサンプル値を入力します。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ちなみに以下のアウトプットを引用することで、Microsoft ExcelとOutlookのデータ連携を実現していきます！
次は「書類を発行する」をクリックしてください。
書類の連携です。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んで下さい。
続いて、雛形書類の連携を設定していきます。
雛形書類はこちらを参考に作成してください。
今回使用したMicrosoft Excelの目標シートは以下です。
ファイルの保存場所は、OneDriveとSharePointから選べます。
普段使用しているツールの方を選択しましょう。
今回はOneDriveを選びました。
ドライブIDは、候補から選びましょう。
アイテムIDは候補から選択してください。
続いて、発行書類の設定です。
格納先のフォルダIDは候補から選択してください。
出力ファイル名は、書類を発行する際のファイル名です。
今回は「月_氏名_目標シート」の形に設定しました。
月と氏名はアウトプットから選択することで、自動的にファイル名を作成できます。
設定できたら、次に進みましょう。
次に置換条件の設定です。
置換対象の文字列の項目に合わせて、置換後の文字列の項目をアウトプットから選択しましょう。
月以外の、部署、氏名、目標も同じようにアウトプットから選択して、全項目入力してください。
テストを行います。
以下画面が出てきたら、ダウンロードをして、書類を確認してみてください。
設定した値が反映されていれば、OKです！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定です。
連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしてください。
メール内容を設定していきます。
Toにメールアドレスを入力してください。
件名は設定例を参考に入力してください。
「目標シートを送付します」などでもいいかもしれません。
今回は、「目標シート_氏名」にしました。
氏名はアウトプットから選択できますよ。
次にメールの本文です。
設定例を参考に入力してください。
部署、氏名、目標はアウトプットから引用できます。
添付ファイルは、以下画面のように設定します。
以下のように設定することで、発行した書類が添付されます。
次へ進んで下さい。
続いて、メール送信のテストです。
メールの送信内容を確認しましょう。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
Outlookのメールボックスを確認して、メールが届いているか確認してください。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Microsoft Excelの情報を他のツールに通知や転記したり、他のツールの情報をMicrosoft Excelに更新したり追加したりできます。
本記事では、フォームの回答内容を基にMicrosoft ExcelでPDF化し、Outlookで送付するフローを解説しました。
今回ご紹介した目標シートだけでなく、申請書や契約書などご自身の使いやすいように設定できる点も大きな魅力です。
また、<span class="mark-yellow">宛先やファイル名も自由にカスタマイズできるため、必要なデータを届けることができるでしょう。</span>
手作業による書類作成はミスがつきものですが、自動化によりそのリスクを減らせます。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
もっと書類の作成や送付を効率化したいという方は、ぜひ一度この自動化を試してみてくださいね。
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