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Discordの特定チャンネルで見積もりの依頼を受けた際、「依頼内容をコピーして、見積書作成ツールに貼り付けて…」「作成したPDFを添付して送信して…」といった一連の作業を手動で行っていませんか？
このような手作業は、対応が遅れたり、情報の転記ミスが発生したりする原因となり、多くの時間と手間を要します。
もし、<span class="mark-yellow">Discordの投稿をきっかけに、依頼内容に基づいた見積書を自動で作成し、指定の宛先へ送信できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されることも可能です。
そのうえ、より迅速で正確な顧客対応を実現し、本来注力すべき業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Discordの投稿内容をもとに見積もりを自動生成する、業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Discordの特定チャンネルに見積依頼が投稿された際に、内容を基に見積書を自動で作成し、チャンネルにファイルを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Discordをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
次のステップに進む前に事前準備を行いましょう。
1 .Google Driveにフォルダを準備する
作成した見積書はGoogle Driveに保存します。Google Driveにフォルダを作成してください。
2 .Google スプレッドシートで雛形を作成する
今回ご紹介するテンプレートでは、Google スプレッドシートの雛形を利用して見積書を作成します。
そのため、事前に雛形の準備をしておく必要があります。
雛形の作成方法については以下のリンク先をご覧ください。
今回は以下の雛形を使用しました。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
チャンネルでメッセージが送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、Discordの画面に移動し、任意のチャンネルにメッセージを送信します。
今回ご紹介するテンプレートはDiscordのチャンネルにメッセージが送信されると起動します。
そのため、実際にテストを行うには、メッセージを送信する必要があるのです。
今回は以下のようなメッセージを送信しました。
※メッセージ内に見積書に記載したい情報を含むようにしてください。
例、会社名、タイトル、作成日、費用、合計費用
メッセージを送信したらDiscordの画面のURLをコピーします。
Yoomの画面に戻り、サーバーIDを設定します。
先ほどコピーしたURLから、注釈を確認しながらサーバーIDとなる箇所を抜き出し、記入します。
チャンネルIDを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されます。
表示された候補の中から先ほどメッセージを投稿したチャンネルを選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
テキスト抽出をクリックします。
AIを利用したテキスト抽出について詳しく知りたい方は、以下のリンク先をご覧ください。
今回はデフォルトで設定されているGPT-4o mini 3500文字を使用します。
なお、変換タイプは変更をクリックすることで別のものに変えることも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
タスク数について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
対象のテキストを設定します。
デフォルトで設定されているため今回はそのまま使用しますが、変更したい場合は入力欄をクリックし、取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目を設定します。
デフォルトで設定されているため今回は追加を行いませんが、追加したい項目がある際は注釈を確認して追記してください。
指示内容を設定します。
抽出はAIが行います。
指示内容を記入しなくても抽出を行うことは可能ですが、より正確に抽出したい場合は記入してください。
今回は以下のように記入しました。
記入できたらテストをクリックしてください。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますので、抽出したい項目が表示されているかご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
書類を発行するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、事前準備で作成した雛形を選択してください。
格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
こちらも入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で作成した見積書を保存したいフォルダを選択してください。
出力ファイル名を設定します。
出力ファイル名は自由に設定できます。
下記のように入力欄をクリックすることで取得した値から設定することも可能です。
また、直接入力もできます。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのファイル名に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
デフォルトで置換対象の文字列が設定されています。
置換条件を再取得をクリックしてください。
置換条件を再取得をクリックするとデフォルトで設定されていた項目の下（赤枠部分）に、雛形で設定した項目が追加されます。
入力欄をクリックし、それぞれ取得した値から設定しましょう。
なお、デフォルトで設定されている項目と同名の項目を設定している場合、その項目名に正しい取得した値が設定されているか確認します。
※今回の場合だと会社名がデフォルトで設定されていますので、取得した値の会社名（テスト株式会社）が設定されているか確認してください。
全て設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に見積書が作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にGoogle Drive内に見積書が作成されますので確認してください。
ファイルを送信をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
チャンネルIDにはデフォルトで、最初にメッセージを送信したチャンネルが取得した値として設定されています。
別のチャンネルに送信したい場合は注釈を確認して入力してください。
メッセージ内容を設定します。
メッセージ内容は自由に設定可能です。
入力欄をクリックし、取得した値を設定することも、直接入力することもできます。
※直接入力すると固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメッセージに反映されますのでご注意ください。
ファイルの添付方法、ファイルはデフォルトで設定されています。
今回は変更しませんが、変更したい方はプルダウンメニューから変更してください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にファイルが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にDiscordにファイルが送信されますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がDiscordの特定チャンネルに見積依頼が投稿された際に、内容を基に見積書を自動で作成し、チャンネルにファイルを送信するフローでした！
Yoomでは、Discordを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Discordに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Slack、Notionのレコード、LINE WORKSのメッセージなどをDiscordに通知・同期します。
さらに、フォームやGmailのファイル、契約書をOCR・AIで解析し、仕訳結果や抽出データをkintoneへ登録後Discordに通知が可能です。
また、Discordの投稿に対しAIで応答文やテストケースを生成したり、不適切発言をチェックし警告文を送信ができます。
これにより、複数のコミュニケーションツールの情報を集約し、情報共有の迅速化と業務アクションの自動化を実現できます。
Discordでの見積もり依頼を起点に見積書の作成・送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた一連の作業にかかる手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、顧客への対応スピードが向上し、より重要な商談活動などに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のキーワードを含む投稿のみを対象にできますか？
A：指定のチャンネル内であれば、分岐を追加することで特定のキーワードを含む場合のみ処理を行うことができます。
分岐はフローボットの追加したい箇所にある+をクリックすることで追加可能です。
なお、分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。分岐について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：見積書発行と同時に社内メンバーへも通知できますか？
A：はい、できます。
Yoomでは様々なアプリと連携できますので、DiscordだけではなくSlackに通知を送ることもできます。
※新しくSlackを追加する場合はマイアプリ連携が必要です。
また、作成した見積書を一度上司に確認してもらってから見積書を共有したい場合、承認を依頼する機能を追加することも可能です。
先ほどと同様にフローボットの追加したい箇所にある+をクリックして設定を行ってください。
Q：この自動化フローの実行にかかるコストはどれくらいですか？
A：今回ご紹介したテンプレートの使用のみであれば無料で利用可能です。
また、Yoomではフローボットを利用する際にタスクを消費します。今回ご紹介したテンプレートは成功、失敗にかかわらず1回実行すると4タスク消費します。（ステップ4のテキスト抽出でGPT-4o mini 3500文字を利用する場合）無料で使用できるのは月100タスクですので、月約25回実行可能です。
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