・
「Google Workspaceで管理しているユーザー情報を、定期的にMicrosoft Excelに手入力するのが面倒…」「新しくGoogle Workspaceに追加されたアカウント情報をMicrosoft Excelに転記する際に、入力ミスや漏れがないか心配…」
このように、Google WorkspaceとMicrosoft Excel間でのデータのやり取りや同期に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたら自動でMicrosoft Excelのリストにもその情報が追加されたり、特定の条件に合致するユーザー情報だけをMicrosoft Excelに抽出したりできれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことが可能になるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelへ自動で入力し連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力する」ワークフローは、ユーザー登録情報の転記作業を自動化します。
新規登録のたびにMicrosoft Excelへ自動で反映されるため、入力ミスの防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・新規ユーザー情報をMicrosoft Excelで管理したい方
・手作業でのMicrosoft Excel入力に時間や手間を感じている方
・ユーザー情報を複数システムでスピーディに反映させたい方
・登録作業のヒューマンエラーを防ぎ、効率化したいと考えている方
・総務や人事部門で、ユーザー情報の管理・報告作業を迅速に行いたい方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google WorkspaceとMicrosoft Excelを連携する様々な自動化の方法
Google WorkspaceとMicrosoft Excel間で発生する様々なデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業による情報入力の手間やミスを削減し、常に最新のデータをMicrosoft Excelで管理できるようになるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelに自動で入力・通知する
Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報をMicrosoft Excelの指定のシートに自動で入力したり、関係者にメールで通知したりする基本的な連携フローです。
手作業でのデータ転記や連絡の手間をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現できます！
■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力する」ワークフローは、ユーザー登録情報の転記作業を自動化します。
新規登録のたびにMicrosoft Excelへ自動で反映されるため、入力ミスの防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・新規ユーザー情報をMicrosoft Excelで管理したい方
・手作業でのMicrosoft Excel入力に時間や手間を感じている方
・ユーザー情報を複数システムでスピーディに反映させたい方
・登録作業のヒューマンエラーを防ぎ、効率化したいと考えている方
・総務や人事部門で、ユーザー情報の管理・報告作業を迅速に行いたい方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力してメールで通知する」ワークフローは、ユーザー登録に伴う情報転記を自動化します。
新規登録内容はMicrosoft Excelに自動反映され、メールで通知されるため、確認がスムーズです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を行っている方
・ユーザーアカウントの登録状況をスピーディに把握したい方
・Microsoft Excelでユーザー情報を管理・集約している企業担当者
・登録情報の転記やデータ更新を自動化したいと考えている方
・ユーザー追加時に関係者へ素早く通知したいと感じている方
・通知作業を手動で行っているが、作業効率を高めたい方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
特定条件のGoogle Workspaceユーザー情報をMicrosoft Excelに自動で入力する
Google Workspaceに登録されたユーザー情報の中から、例えば特定の組織部門に所属するユーザーや、特定の日付以降に登録されたユーザーなど、指定した条件に合致する情報のみをMicrosoft Excelに自動で入力するフローです。
必要なデータだけを効率的に抽出し、Microsoft Excelでの情報管理をよりスマートに行うのに役立ちます！
■概要
「Google Workspaceに特定条件に合うユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力する」ワークフローは、ユーザー情報の登録と記録作業を自動化します。
特定の条件を満たしたユーザーが追加されると、対応する内容がMicrosoft Excelに自動で反映されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を行っているご担当者
・新規ユーザー登録時に、ユーザー情報をMicrosoft Excelで一元管理したい方
・情報の転記や入力作業に時間や手間がかかっていると感じている方
・複数のシステム間でユーザー情報を管理する必要がある企業の管理者
・ユーザー登録に関する手順を効率化し、運用ミスを防ぎたい方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft Excel のそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelへ自動入力するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザー情報をMicrosoft Excelの指定したファイルに自動で入力するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力する」ワークフローは、ユーザー登録情報の転記作業を自動化します。
新規登録のたびにMicrosoft Excelへ自動で反映されるため、入力ミスの防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・新規ユーザー情報をMicrosoft Excelで管理したい方
・手作業でのMicrosoft Excel入力に時間や手間を感じている方
・ユーザー情報を複数システムでスピーディに反映させたい方
・登録作業のヒューマンエラーを防ぎ、効率化したいと考えている方
・総務や人事部門で、ユーザー情報の管理・報告作業を迅速に行いたい方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のGoogle WorkspaceとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリのメニュー一覧が表示されたら、Google Workspaceと検索しましょう。
ログインを進めるとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
続いてMicrosoft Excelと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google WorkspaceとMicrosoft Excelの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力する」ワークフローは、ユーザー登録情報の転記作業を自動化します。
新規登録のたびにMicrosoft Excelへ自動で反映されるため、入力ミスの防止につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・新規ユーザー情報をMicrosoft Excelで管理したい方
・手作業でのMicrosoft Excel入力に時間や手間を感じている方
・ユーザー情報を複数システムでスピーディに反映させたい方
・登録作業のヒューマンエラーを防ぎ、効率化したいと考えている方
・総務や人事部門で、ユーザー情報の管理・報告作業を迅速に行いたい方
■注意事項
・Google Workspace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
ステップ3:Google Workspaceのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「ユーザーが登録されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Google Workspaceに移動し、ユーザー登録を行いましょう。
登録後フローボットに戻り、テストして問題なければ次に進みます。
以下の画面が表示されるので再度テストします。
画面下部のアウトプットに情報が反映したら保存しましょう。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します!
ステップ4:Google Workspaceのユーザーを検索する設定
続いて「ユーザーを検索」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
デフォルトで設定されているので、変更せずテストします。
アウトプットにユーザー情報が表示されたら保存しましょう。
ステップ5:レコードを追加する設定
続いてGoogle Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelに転記する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
残りの項目も同様に設定します。
テーブル範囲はご自身のブックに合わせて変更してください。
次に進み、追加するレコードの値を以下のようにアウトプットから設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
追加したい項目を固定値で入力してしまうと毎回それが登録されてしまうので、取得した値は必ずアウトプットから選択してください。
その他の項目は任意で設定してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力されるかを確認してみましょう。
以上が「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力する」方法でした。
Google WorkspaceやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
Google WorkspaceやMicrosoft Excelを活用した自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用可能です。
ここでは、他の自動化事例をいくつかご紹介します。日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。
Google Workspaceを使った便利な自動化例
データベースの情報やフォーム内容を基に、Google Workspaceのユーザーとして追加可能です！
反対に、Google Workspaceのユーザー登録から他システムにデータを追加することもできます。
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Google Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、細かい事務作業を効率化してくれます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでユーザー管理を担当している方
・新しいユーザーが登録されるたびに迅速にファイルアクセス権限を設定したい方
・Google Driveを利用してチーム内でファイル共有を行っている方
・ファイルのアクセス制御を効率化したいと考える方
・手動での権限設定に手間を感じている方
・一貫性のある権限管理を求めているシステム管理者やIT担当者
■注意事項
・Google WorkspaceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
・新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■注意事項
・Google Workspace、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Excelを使った便利な自動化例
メールで受信した内容やコンタクト情報をMicrosoft Excelに自動追加が可能です！
他にも、他システムに格納されたファイル内容をMicrosoft Excelに自動入力できます。
■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する」フローは、ファイル管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルをSharePointに保存する際、各ファイルの情報をMicrosoft Excelに手動で入力するのは時間と手間がかかります。
このワークフローを利用すれば、Microsoft SharePointに新しいファイルが保存された瞬間に自動でMicrosoft Excelにファイル情報が書き込まれ、データ管理がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して大量のファイルを管理しているIT担当者の方
・ファイル情報をMicrosoft Excelに手動で入力する作業に時間を取られているビジネスユーザー
・データの一貫性と正確性を保ちつつ、業務効率を向上させたいチームリーダー
・Microsoft Excelへのデータ書き込み作業を自動化したい経営者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したい方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Salesforceの商談情報が登録されたら、Microsoft Excelに商談情報を追加するフローボットです。
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Google WorkspaceとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたユーザー情報の転記作業や、それに伴う入力ミス、更新漏れといったリスクを大幅に削減できます。
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より戦略的な業務や分析など、付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
