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「Google Workspaceで管理しているユーザー情報を、定期的にMicrosoft Excelに手入力するのが面倒…」「新しくGoogle Workspaceに追加されたアカウント情報をMicrosoft Excelに転記する際に、入力ミスや漏れがないか心配…」
このように、Google WorkspaceとMicrosoft Excel間でのデータのやり取りや同期に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたら自動でMicrosoft Excelのリストにもその情報が追加されたり、特定の条件に合致するユーザー情報だけをMicrosoft Excelに抽出したりできれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことが可能になるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelへ自動で入力し連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたび、手作業でMicrosoft Excelに情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を管理する場合、その負担は大きくなりりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Microsoft Excelへの情報入力を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google WorkspaceとMicrosoft Excelを連携する様々な自動化の方法
Google WorkspaceとMicrosoft Excel間で発生する様々なデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業による情報入力の手間やミスを削減し、常に最新のデータをMicrosoft Excelで管理できるようになるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelに自動で入力・通知する
Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、その情報をMicrosoft Excelの指定のシートに自動で入力したり、関係者にメールで通知したりする基本的な連携フローです。
手作業でのデータ転記や連絡の手間をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現できます！
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたび、手作業でMicrosoft Excelに情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を管理する場合、その負担は大きくなりりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Microsoft Excelへの情報入力を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたびに、その情報を手作業でMicrosoft Excelに入力し、関係部署へメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
また、手作業による入力ミスや通知漏れは、業務の遅延や混乱を招く可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されると、自動的にMicrosoft Excelへ情報が入力されます。
さらに、指定された宛先にメールで通知されるため、業務の効率化を実現します。
特定条件のGoogle Workspaceユーザー情報をMicrosoft Excelに自動で入力する
Google Workspaceに登録されたユーザー情報の中から、例えば特定の組織部門に所属するユーザーや、特定の日付以降に登録されたユーザーなど、指定した条件に合致する情報のみをMicrosoft Excelに自動で入力するフローです。
必要なデータだけを効率的に抽出し、Microsoft Excelでの情報管理をよりスマートに行うのに役立ちます！
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたびに、手作業で情報を確認してMicrosoft Excelに転記する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特に特定の条件に合致するユーザーだけを管理したい場合、その確認作業はさらに煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録された際に、特定の条件で絞り込み、該当するユーザー情報のみをMicrosoft Excelへ自動で入力できるようになります。
手動作業が減り、その他の業務にリソースを充てられるようになるでしょう。
Google Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelへ自動入力するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、そのユーザー情報をMicrosoft Excelの指定したファイルに自動で入力するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたび、手作業でMicrosoft Excelに情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を管理する場合、その負担は大きくなりりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Microsoft Excelへの情報入力を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のGoogle WorkspaceとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリのメニュー一覧が表示されたら、Google Workspaceと検索しましょう。
ログインを進めるとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
続いてMicrosoft Excelと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google WorkspaceとMicrosoft Excelの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要 新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたび、手作業でMicrosoft Excelに情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を管理する場合、その負担は大きくなりりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Microsoft Excelへの情報入力を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
ステップ3:Google Workspaceのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「ユーザーが登録されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Google Workspaceに移動し、ユーザー登録を行いましょう。
登録後フローボットに戻り、テストして問題なければ次に進みます。
以下の画面が表示されるので再度テストします。
画面下部のアウトプットに情報が反映したら保存しましょう。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します!
ステップ4:Google Workspaceのユーザーを検索する設定
続いて「ユーザーを検索」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
デフォルトで設定されているので、変更せずテストします。
アウトプットにユーザー情報が表示されたら保存しましょう。
ステップ5:レコードを追加する設定
続いてGoogle Workspaceのユーザー情報をMicrosoft Excelに転記する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
残りの項目も同様に設定します。
テーブル範囲はご自身のブックに合わせて変更してください。
次に進み、追加するレコードの値を以下のようにアウトプットから設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
追加したい項目を固定値で入力してしまうと毎回それが登録されてしまうので、取得した値は必ずアウトプットから選択してください。
その他の項目は任意で設定してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力されるかを確認してみましょう。
以上が「Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力する」方法でした。
Google WorkspaceやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
Google WorkspaceやMicrosoft Excelを活用した自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用可能です。
ここでは、他の自動化事例をいくつかご紹介します。日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。
Google Workspaceを使った便利な自動化例
データベースの情報やフォーム内容を基に、Google Workspaceのユーザーとして追加可能です！
反対に、Google Workspaceのユーザー登録から他システムにデータを追加することもできます。
■概要 新メンバーの受け入れ準備は多岐にわたり、各種アカウント発行や権限付与は手間がかかる作業ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Workspaceを使って業務を進めている方 ・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー ・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー 2.Notionデータベースを業務で扱う方 ・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット 従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。 このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。 ■注意事項 ・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.グループウェアとしてGoogle Workspaceを採用している企業 ・従業員の入社時にスムーズな情報共有を実現したいバックオフィス担当者 2.Gmailを日常的に利用することが多い方 ・定型的なメールの送信作業を自動化して効率的に業務を進めたい方 ・GmailとGoogle Workspaceを連携して入社手続きを自動化したい企業の採用担当者 ■このテンプレートを使うメリット 「Google Workspaceで従業員が登録されたら入社案内を従業員にGmailで通知する」という自動化フローを導入することで、企業は数多くのメリットを享受できます。 また、メールの送信が自動化されることで、通知漏れが防げるのも大きな利点です。どの従業員にも確実に情報が伝わるため、入社初日からスムーズなスタートを切ることができるでしょう。 ■注意事項 ・Google WorkspaceとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方 ・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者 ・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者 2.Google Workspaceを日常的に活用している方 ・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者 ・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方 ■このテンプレートを使うメリット Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。 このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。 また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。 ■注意事項 ・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 Googleフォームで収集した従業員情報を活用して、Google Workspaceに自動的に新しい従業員を追加することができます。
特に手作業での権限設定は、漏れや間違いが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるだけで、関連するGoogle Driveのファイルやフォルダへの権限付与が自動的に完了し、こうした課題をスムーズに解消できます。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
まず、業務プロセスの効率化です。新入社員の登録と同時に自動的にメールが送信されるため、人事担当者が一つ一つ手動でメールを送信する手間を削減できます。
これにより、人事部門は他の重要な業務に集中できるようになります。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
これにより、担当者は手動での入力作業を減らし、エラーを防ぐことで管理業務の効率化を実現します。特に人事担当者やチームリーダーにとって、日々の登録業務を簡単かつ確実に行える便利なワークフローです。一貫した手続きが実現することで、新しい管理者への引き継ぎもスムーズになります。
Microsoft Excelを使った便利な自動化例
メールで受信した内容やコンタクト情報をMicrosoft Excelに自動追加が可能です！
他にも、他システムに格納されたファイル内容をMicrosoft Excelに自動入力できます。
■概要 Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたび、手作業でMicrosoft Excelの管理台帳にファイル情報を転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されたことをきっかけに、ファイル名やURLといった情報を自動でMicrosoft Excelに追加できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確なファイル管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.マーケティングや営業活動にHubSpotを利用している企業 ・登録したリード情報を他のアプリでも活用したい方 ・手動でのデータ転記の手間を省きたい方 ・リード情報をMicrosoft Excelに集約し管理している方 ・リード情報の共有やフォローアップの迅速化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット HubSpotはマーケティングや営業活動、顧客管理の効率化に役立つツールです。しかし、リード情報の管理に他のツールを併用している場合、リード登録のたびに手入力で転記すると、手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力漏れが起こる可能性があります。 このテンプレートを利用すると、HubSpotでコンタクトが登録された際、そのデータを自動でMicrosoft Excelに反映できます。手作業が不要になることで、担当者の負担軽減や作業時間の短縮、転記ミス防止につながります。 ■注意事項 ・HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ◼️概要 Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。 Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。 エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。 ◼️注意事項 ・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。 ・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。 ・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。） ・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。 OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。 ■注意事項 ・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2. Microsoft Excelを業務に利用している方
まとめ
Google WorkspaceとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたユーザー情報の転記作業や、それに伴う入力ミス、更新漏れといったリスクを大幅に削減できます。
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より戦略的な業務や分析など、付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
