【ノーコードで実現】Googleドキュメントにデータを自動で差し込む方法

フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、チャットツールでPDFを送信する

フォーム回答をトリガーに、Googleドキュメントへ情報を差し込み、作成されたPDF書類を指定のチャットツール（SlackやDiscordなど）へ自動で送信します。
社内申請や報告書といったチーム内での情報共有が必要な場合に便利で、書類作成から通知までを自動化することで、確認や承認プロセスをスムーズに進めることができます。

フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、ストレージサービスにPDFで保存する

フォームからの入力内容をGoogleドキュメントに反映させ、作成したPDFファイルを指定のオンラインストレージ（BoxやOneDriveなど）へ自動で保存します。
契約書や申込書などの保管・整理の手間を削減できるだけでなく、ファイル名に日付や顧客名を自動で含める設定も可能なので、後からの検索も簡単になります！

‍YoomでGoogleドキュメントとGmailを連携するフローを作ってみよう

ここでは、Yoomを使って「フォームに入力された情報をGoogleドキュメントに差し込み、完成した書類をPDF化してGmailで自動送信する」フローの具体的な作成手順を見ていきましょう。プログラミングの知識は不要で、画面操作だけで簡単に設定できます。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• GoogleドキュメントとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• フォームのトリガー設定およびとGoogleドキュメントとGmailのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Googleドキュメントの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。

2.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Gmailの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.サインインをする
‍先ほどGoogleドキュメントのマイアプリ登録が済んでいるので、下記のようなサインイン画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：フォームトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.フォームを作成
‍ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.フォームの表示確認と詳細設定
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。

プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!

ステップ4：Googleドキュメントの書類発行設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.書類の連携
ここでは、雛形となるGoogleドキュメントの設定と、出来上がった書類の格納先を設定します。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されているので、そのままで大丈夫です。

まだ、Googleドキュメントの雛形を作成していない、または、格納先の準備ができていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような内容で雛形を作成しました。
雛形を作成する際の注意点として、{}で囲った文字列が「置換対象の文字列」となりますので、置換対象としたい文言ごとに{}で囲って入力してください。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。

次に、出来上がった契約書の格納先を準備するため、Google Driveに格納先となるフォルダを作成してください。
今回は下記赤枠のようなフォルダを作成しました。

GoogleドキュメントとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
先ほど準備した内容を元に、下記項目を入力してください。

• スプレッドシートのファイルID：入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されます。先ほど作成した、Googleドキュメントを作成してください。
  

• 格納先のGoogle DriveフォルダID：こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、保存先であるGoogle Driveのフォルダを選択してください。
  

• 出力ファイル名：ここでは、ファイル名の指定ができます。入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、お好みでファイル名を指定してください。
  ※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
  

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.置換条件の設定
Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答の文字列を置換後として指定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。

今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
下記のような画面になり、出来上がった書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。

ダウンロードボタンを押して、データが正しく反映したPDFとなっているか確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!

ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。

ステップ5：Gmailの送信設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.メールの設定
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されているので、そのままで大丈夫です。
ページを下に進み、メール内容欄を入力していきましょう。
各入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されます。お好みで項目に合ったアウトプットを選択し、カスタマイズしてください。

今回は、下記のようなメッセージ内容で設定しました。
入力が完了したら、「次へ」を押してお進みください。

3.メール送信のテスト
先ほど設定したメッセージ内容が反映されていますので、内容に誤りがないか確認してください。

内容に問題がなければ、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう!
下記のように、設定した内容が反映されたメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

Googleドキュメントを活用したその他の自動化例

Googleドキュメントは、データの差し込み以外にも様々な業務自動化に活用できる便利なツールです。ここでは、Googleドキュメントを使った他の自動化テンプレート例をいくつかご紹介します。

まとめ

この記事では、フォーム送信などをきっかけに、Googleドキュメントへデータを自動で差し込み、書類を作成・共有/保存する方法について解説しました。
<span class="mark-yellow">手作業でのコピー＆ペーストによる書類作成は、時間と労力がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちですよね。今回ご紹介したような自動化を活用すれば、こうした定型業務から解放され、もっと重要な業務に集中できるようになります！</span>

Yoomでは、プログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて、日々の業務フローを自動化することができます。
特に、Googleドキュメントへのデータ差し込みは、見積書、請求書、契約書、報告書など、多くの書類作成業務に応用できる便利な機能です。

ご紹介したテンプレートを使えば、複雑な設定は不要で、すぐに自動化を試せます。ぜひ、Googleドキュメントの差し込み自動化で、業務効率化を体験してみてください！