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「Apolloに新しいアカウント情報を登録するたびに、関係者にGmailで通知している」
「手作業での通知は時間がかかるし、抜け漏れも発生しがちで困っている…」
このように、ApolloとGmail間での手作業による情報共有に、課題を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Apolloにアカウントが作成されたタイミングで、その情報を自動的にGmailで関係者に通知する仕組み</span>があれば、日々の定型業務から解放され、情報共有のスピードと正確性を向上させながら、より戦略的な営業活動に集中できる時間を確保できるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ApolloとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ApolloとGmailのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
例えば、Apolloでの特定のアクションをきっかけに、Gmailで自動的に通知メールを送信する、といったことが可能になり、手作業による手間やヒューマンエラーを削減します。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Apolloに新しいアカウントが登録されるたびに、その詳細情報を指定した宛先にGmailで自動通知します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">営業担当者が手動で通知メールを作成・送信する手間を削減し、関係者へのスムーズな情報共有と対応漏れの防止を実現</span>します。
この連携は、Apolloのデータを直接Gmailに連携するシンプルな構成のため設定が簡単です。
Apolloに登録されたアカウントの中から、例えば「特定の地域」といった条件に合致するものだけを抽出し、Gmailで関係者に自動通知します。
この連携フローには条件分岐の処理が含まれており、<span class="mark-yellow">対応優先度の高いアカウント情報のみを関係者へ共有できるため、より効率的で戦略的な営業アプローチが可能</span>になるはずです。
それでは、さっそく実際にApolloとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでApolloとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はApolloでアカウントが作成されたら、Gmailで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ApolloとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.アプリ一覧でApolloのアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
2.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、アプリ一覧からGmailを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにApolloとGmailが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Apolloでアカウントが作成されたら、Gmailで通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するApolloに、アカウントを作成しておきましょう！
※後続のApolloのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなアカウントを作成してみました。
テスト用のため、アカウント内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「アカウントが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認します。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
2.メール内容の各項目を設定していきます。
「To」は、任意の宛先メールアドレスを設定してください。
※入力したメールアドレスが、アドレス形式になっているか、@などが大文字になっていないかを確認しましょう！
「件名」は、任意の件名を設定してください。
入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択することもできます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
テンプレートを活用して、以下画像のように、設定しました。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。
今回の「アカウントが作成されました」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
Tips:「件名」「本文」は、固定の文章や前ステップで取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズできます。送信したい形式で設定しましょう！
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.メールの送信内容を確認します。
※テストを行うと、設定したメールアドレスに、実際にメールが送信されます。送信してもよいアドレスか、事前に確認していただくと安心です。
確認後は「テスト」を行い、実際にGmailでメールが送信されたことを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はApolloからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからApolloへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで「問い合わせ」などの特定ラベルが付与されたメールを受信した際に、メール本文から氏名や会社名、メールアドレスといった情報を自動で抽出し、Apolloに新しいコンタクトとして登録する連携です。
この連携はAIによる抽出処理を活用しており、<span class="mark-yellow">問い合わせメールからリード情報を手動で転記する手間を削減し、スムーズなアプローチ</span>に繋がります。
Gmailで受信したメールの中から、「特定のキーワードを含む」あるいは「特定のドメインから送信された」といった条件に合致するメールだけを対象に、Apolloへコンタクトを自動作成します。
この連携フローには条件分岐の処理が含まれており、<span class="mark-yellow">重要な見込み客からの連絡のみを自動でApolloに登録できるため、不要なコンタクト情報の蓄積を防ぎ、データベースの質を高く維持</span>したいときにおすすめです。
GmailやApolloのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Streakと連携することで、Gmailで受信した内容をもとにタスクを自動作成できます。
これにより、メールを確認してタスクを作成する業務を自動化できるため、生産性を向上させたいときに利用してみてください。
フォームツールなどと連携することで、Apolloでのコンタクト作成を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで手動での登録作業が削減されるため、人為的ミスを削減したいときにおすすめです。
ApolloとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたApolloのアカウント情報をGmailで通知する作業の手間を削減し、通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業チームは最新の顧客情報をスムーズに共有でき、機会損失を防ぎながら、本来注力すべき商談や顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:通知メールにもっと詳細な情報を含められますか？
A:通知するメールの本文は、自由にカスタマイズ可能です。
ステップ3でApolloから取得した情報に加え、日付情報などを本文に含めることが可能です。
また、リスト表示や太文字などの装飾を利用することもできます。
Q:「アカウント作成」以外のアクションも連携の起点にできますか？
A:はい、可能です。
Yoomでは、コンタクトの作成なども自動化の起点にできます。
その他のApolloで利用できるアクションは、こちらをご参照ください。
Q:連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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