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BacklogとMicrosoft SharePointを利用している中で、それぞれのデータ連携について、「Backlogに登録された情報を都度Microsoft SharePointに手動でコピー＆ペーストしていて手間だなぁ」「もっと効率的に連携できないものか」といったお悩みをお持ちではないでしょうか。日々の業務でこれらのツールを使いこなす中で、プロジェクトの進捗管理や情報共有をスムーズに行いたいものの、手作業でのデータ入力や転記には多くの時間と労力が割かれ、時には入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーが発生してしまうこともあります。
もし、<span class="mark-yellow">Backlogのデータを自動的にMicrosoft SharePointに登録したり、更新したりする仕組み</span>が構築できれば、これらの煩わしい繰り返し作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなり、より創造的な業務に集中できる貴重な時間を確保できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられるため、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務を格段に楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BacklogとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
<span class="mark-yellow">BacklogとMicrosoft SharePointのAPIを連携すれば、BacklogのデータをMicrosoft SharePointに自動的に連携することが可能</span>になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBacklogとMicrosoft SharePointの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Backlogに新しい課題が追加される都度、その課題に関連するファイルを保管するためにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成する作業は、時間もかかり、時には作成漏れが発生する可能性もあります。
この連携を設定することで、<span class="mark-yellow">Backlogの課題追加をトリガーに、自動でMicrosoft SharePoint内に対応するフォルダが作成される</span>ため、手作業による手間とミスを削減し、迅速な情報共有体制を構築できます。
この連携は、データの直接的な連携パターンです。
Backlogに追加される全ての課題ではなく、例えば特定のプロジェクトや特定のタグが付いた課題など、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件に合致する課題が追加された場合にのみ、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成</span>します。
よりきめ細やかな情報管理や関連性の高い情報のみを効率的に整理したいときにおすすめです。この連携は、特定の条件に応じた分岐処理を含むパターンです。
それでは、さっそく実際にBacklogとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Backlogに課題が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、Yoomと連携させたいBacklogとMicrosoft SharePointのアカウント情報を、マイアプリから登録します（初回のみ必要です）。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Backlogの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでBacklogと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、ドメインを入力し、「追加」をクリックしてください。
内容を確認のうえ、「許可する」をクリックしてください。
Microsoft SharePointの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでMicrosoft SharePointと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Microsoftアカウントでログインしてください。
※詳しくはこちらをご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
以上でマイアプリ登録は完了です。
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
このあとフローボットの動作確認を行うため、あらかじめBacklog上で「プロジェクトの作成」と「課題の追加」を済ませておきましょう。
今回は以下のように課題を作成しました。
Yoomのワークフロー作成画面に戻り、「課題の追加（Webhook）」をクリックします。
Backlogと連携するアカウントを選び、トリガーアクション「課題の追加（Webhook）」を選択して「次へ」をクリックします。
画面の手順に従って、Backlogの管理画面でWebhookの設定を行います。
設定が完了したら、BacklogからのWebhookイベントが正しくYoomに届いているかを確認するため、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Backlogから取得した課題データが表示されます。
プロジェクト名や課題名など、連携時に扱われる各種情報が含まれていることを確認してください。
Webhookで取得した課題情報が一覧で表示されます。
内容を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックして設定を完了します。
「フォルダを作成」をクリックします。
使用するアプリに「Microsoft SharePoint」を選択し、連携するアカウント情報と実行するアクション（フォルダを作成）を指定します。
タイトルは編集が可能です。わかりやすいように変更してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
指定した親フォルダの中にフォルダを作成するため、
この後入力する「親フォルダ名」および「親フォルダのアイテムID」に該当するフォルダは、事前にMicrosoft SharePoint上で作成しておく必要があります。
今回は、Microsoft SharePoint上に以下のような親フォルダを作成しておきました。
フォルダを作成する場所と名前の詳細を設定します。
入力が完了したら、Microsoft SharePointにフォルダが正しく作成されるかを確認するため、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、指定した親フォルダ内に新しいフォルダが自動で作成されます。
Microsoft SharePoint上で、Backlogの課題名に対応したフォルダが実際に追加されていることを確認してください。
取得した値の内容を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックして設定を完了させましょう。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Backlogで新しく課題が追加されたタイミングで、Microsoft SharePointに対応するフォルダが自動で作成されるようになります。
実際にBacklogで課題を追加し、Microsoft SharePoint上にフォルダが正しく作成されるかを確認してみましょう。
今回はBacklogからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointからBacklogへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointの特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされたことを検知し、<span class="mark-yellow">そのファイルに関連するタスクや確認依頼をBacklogに課題として自動で作成します。
</span>これにより、ファイル共有後のアクションの迅速化や、対応漏れを防ぎながらスムーズな業務連携が期待できます。この連携は、データの直接的に連携するパターンです。
Microsoft SharePointに格納されるファイルの中でも、例えばファイル名に特定のキーワードが含まれていたり、特定のフォルダにアップロードされたりといった、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件に合致するファイルが格納された場合にのみ、Backlogに課題を自動で追加</span>します。
これにより、重要な情報に基づいたタスク管理の効率的に繋がります。この連携は、特定の条件に応じた分岐処理を含むパターンです。
Microsoft SharePointとの連携以外でも、BacklogのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
フォームに送信された内容やクラウドストレージに保存されたファイルの内容をBacklogに課題として自動で追加できます。
また、Backlogに追加された課題の内容を他のアプリに自動で登録することも可能です。
メールやフォームで送信されたファイルや他のクラウドストレージのファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできます。
また、Notionなどのデータベースの情報をもとにフォルダを自動作成することも可能です。
BacklogとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたBacklogの課題情報に基づくMicrosoft SharePointのフォルダ作成や、逆にMicrosoft SharePointのファイル情報に基づくBacklogの課題作成といったデータ転記や関連作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
</span>これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいてプロジェクトを進められ、ファイル管理やタスク管理の抜け漏れを防ぎ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしBacklogとMicrosoft SharePointの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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