Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、都度Codaのテーブルに手入力していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、特定のフォルダにファイルが格納されるとAI-OCRがファイル内の文字を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに格納したファイル情報をCodaで管理しており、手入力の手間を省きたいと考えている方
- CodaとDropboxの連携を通じて、ファイルと関連情報を一元管理し、業務を効率化したいチームの方
- 請求書などの書類をDropboxで受け取り、その内容をCodaへ自動で転記したいバックオフィス担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけでCodaへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるファイル情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキストデータを読み取ります
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、抽出した情報やファイル名を任意のテーブルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRで文字を抽出する際に、ファイル内のどの情報を読み取るかを任意で設定してください
- Codaに行を追加する際、どのテーブルのどの列に、OCRで抽出した情報やファイル名といったデータを紐付けるかを設定してください
■注意事項
- DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
「Dropboxにアップロードした請求書やレポートの内容を、Codaの管理表に手作業で転記している…」
「ファイルが増えるたびにCodaの情報を更新するのが手間で、入力ミスや対応漏れが心配…」
このように、オンラインストレージと情報集約ツールを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし、Dropboxにファイルが追加されたタイミングで、そのファイル情報を自動的にCodaのテーブルに登録する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます！入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーをなくすことで、より安心してコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxとCodaを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、都度Codaのテーブルに手入力していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、特定のフォルダにファイルが格納されるとAI-OCRがファイル内の文字を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに格納したファイル情報をCodaで管理しており、手入力の手間を省きたいと考えている方
- CodaとDropboxの連携を通じて、ファイルと関連情報を一元管理し、業務を効率化したいチームの方
- 請求書などの書類をDropboxで受け取り、その内容をCodaへ自動で転記したいバックオフィス担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけでCodaへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるファイル情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキストデータを読み取ります
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、抽出した情報やファイル名を任意のテーブルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRで文字を抽出する際に、ファイル内のどの情報を読み取るかを任意で設定してください
- Codaに行を追加する際、どのテーブルのどの列に、OCRで抽出した情報やファイル名といったデータを紐付けるかを設定してください
■注意事項
- DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
DropboxとCodaを連携してできること
DropboxとCodaのAPIを連携すれば、Dropboxに格納されたファイル情報をCodaに自動で反映させることが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の連携例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものがないか、ぜひ確認してみてください。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね！
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などのファイルからOCR機能でテキスト情報を自動で抽出し、その内容をCodaのテーブルに新しい行として追加可能です！
この連携は、ファイル内の特定データを抽出する処理を含んでおり、書類の内容を一つひとつ確認して転記する必要がなくなるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
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■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、都度Codaのテーブルに手入力していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、特定のフォルダにファイルが格納されるとAI-OCRがファイル内の文字を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに格納したファイル情報をCodaで管理しており、手入力の手間を省きたいと考えている方
- CodaとDropboxの連携を通じて、ファイルと関連情報を一元管理し、業務を効率化したいチームの方
- 請求書などの書類をDropboxで受け取り、その内容をCodaへ自動で転記したいバックオフィス担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけでCodaへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるファイル情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキストデータを読み取ります
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、抽出した情報やファイル名を任意のテーブルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRで文字を抽出する際に、ファイル内のどの情報を読み取るかを任意で設定してください
- Codaに行を追加する際、どのテーブルのどの列に、OCRで抽出した情報やファイル名といったデータを紐付けるかを設定してください
■注意事項
- DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
Dropboxに格納されるファイルの中から、特定の条件に合致するものだけを対象に処理を実行する連携です。
例えば、ファイル名に「請求書」というキーワードが含まれるものだけを対象に、OCRでテキストを読み取りCodaに行を追加可能です！
この連携は、特定の条件で処理を分岐させるコマンドを含んでおり、手作業でのファイル仕分けや判断業務を自動化できます。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
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■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイルを、一つひとつ確認してCodaに手入力で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納された際に、ファイル内の情報を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。これにより、手作業による情報管理の非効率を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとCodaを用いて、ファイルやタスクなどの情報を管理している方
- Dropboxに格納されたファイルの情報を、手作業でCodaに転記している方
- CodaとDropboxの連携を自動化し、チーム全体の業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納をトリガーにCodaへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 人の手による転記作業が不要になることで、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 条件に合致した場合、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、AI機能のOCRを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、OCRで抽出した情報をCodaのテーブルに自動で追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オペレーションの分岐機能で設定する条件は、ファイル名に「請求書」という特定の文字列が含まれる場合など、実際の業務内容に応じて自由に設定してください
- AI機能のOCRでどの情報を抽出し、その情報をCodaのどの列に追加するかは、管理したい項目に合わせて任意で設定することが可能です
■注意事項
- DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
DropboxとCodaの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にDropboxとCodaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとCodaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Coda
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はDropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- DropboxとCodaをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定および各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、都度Codaのテーブルに手入力していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、特定のフォルダにファイルが格納されるとAI-OCRがファイル内の文字を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに格納したファイル情報をCodaで管理しており、手入力の手間を省きたいと考えている方
- CodaとDropboxの連携を通じて、ファイルと関連情報を一元管理し、業務を効率化したいチームの方
- 請求書などの書類をDropboxで受け取り、その内容をCodaへ自動で転記したいバックオフィス担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけでCodaへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるファイル情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキストデータを読み取ります
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、抽出した情報やファイル名を任意のテーブルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRで文字を抽出する際に、ファイル内のどの情報を読み取るかを任意で設定してください
- Codaに行を追加する際、どのテーブルのどの列に、OCRで抽出した情報やファイル名といったデータを紐付けるかを設定してください
■注意事項
- DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
ステップ1：DropboxとCodaをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
DropboxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
CodaとYoomのマイアプリ登録
Yoomにログイン後、Codaのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Codaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択しましょう。
API tokenが生成されました！「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしましょう。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択しましょう。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリック。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、都度Codaのテーブルに手入力していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、特定のフォルダにファイルが格納されるとAI-OCRがファイル内の文字を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに格納したファイル情報をCodaで管理しており、手入力の手間を省きたいと考えている方
- CodaとDropboxの連携を通じて、ファイルと関連情報を一元管理し、業務を効率化したいチームの方
- 請求書などの書類をDropboxで受け取り、その内容をCodaへ自動で転記したいバックオフィス担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけでCodaへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるファイル情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキストデータを読み取ります
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、抽出した情報やファイル名を任意のテーブルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRで文字を抽出する際に、ファイル内のどの情報を読み取るかを任意で設定してください
- Codaに行を追加する際、どのテーブルのどの列に、OCRで抽出した情報やファイル名といったデータを紐付けるかを設定してください
■注意事項
- DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
テンプレートがコピーされたら、「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら
記念すべき最初の設定です！
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Dropboxの特定のフォルダでファイルの作成または更新がまだの方は、このタイミングで行いましょう。
例として、「test」というフォルダ内に「名刺画像.jpeg」というファイルを作成しました！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「対象のフォルダのパス」と「ファイル名」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のように表示されます。
「取得した値」にDropboxの特定のフォルダで作成されたファイルの情報が反映されています。
詳しくは以下をご覧ください。
最後に「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：Dropboxでファイルをダウンロードする
次に、「ファイルをダウンロード」を選択します。
【注意】
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
ファイルの容量制限について
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様に「フォルダのパス」を手動で入力しましょう。
「ファイル名」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Dropboxの特定のフォルダでファイルが作成または更新される度にそのデータを活用可能になります！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、ダウンロードボタンが表示されるので指定したファイルで合っているか確認してください。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ5：OCRで文字を抽出する
続いて、「OCRで文字を抽出」を選択します。
【注意】
-
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
- OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでもOKです！
「アクション」は文字数によってタスク数が変わります。
- 4,000文字以内→5タスク
- 8,000文字以内→10タスク
- 12,000文字以内→15タスク
デフォルトでは「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、任意のアクションを選択可能です。
設定できたら次に進んでくださいね。
「ファイルの添付方法」が以下の画像のように設定されているか確認します。
「抽出したい項目」にはデフォルトで「会社名,姓,名,アドレス」が設定されていますが、目的に合わせて任意の項目を設定しましょう。
今回は「会社名,部署・役職,姓,名,メールアドレス」を抽出するように設定しました！
「使用するAI」と「言語」を選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
ステップ6：Codaでテーブルに行を追加する
最後の設定です！
前のステップで取得した値を活用して、Codaに行を追加する設定をします。
まずは、「テーブルに行を追加」を選択してください。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
まずは、Codaで行を追加したいテーブルの準備を行いましょう。
以下は例として作成したので、必要に応じて行の項目をカスタマイズしてくださいね！
先ほど作成したCodaのテーブルの「ドキュメントID」と「テーブルID」を候補から選択しましょう。
「レコード情報」を設定してください。
Codaで作成したテーブルの列の「列ID」を候補から選択しましょう。
「値」を「取得した値」から設定してください。
「取得した値」は変数となるので、OCRで文字が抽出される度にそのデータを活用可能になります！
「+レコード情報を追加」からレコード情報を増やすことができるので、必要に応じて「列ID」と「値」を設定していきましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Codaのテーブルに行が追加されました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
CodaのデータをDropboxに連携したい場合
今回はDropboxからCodaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCodaからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
プロジェクト管理やタスク管理など、様々なシーンで活用できます。
Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Codaで新しいプロジェクトやタスクの行が作成されると、関連ファイルを保管するためのDropboxフォルダが自動で生成可能です。
手作業でのフォルダ作成の手間をなくし、命名規則の統一も図れます。
この連携により、情報管理の起点となるCodaのアクションをトリガーとして、ファイル保管場所をスムーズに準備できます。
Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Codaで管理しているプロジェクトや顧客リストに行を追加するたびに、関連ファイルを保存するためDropboxに手動でフォルダを作成していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Codaのテーブルに行が作成されたことをトリガーに、指定したルールでDropboxにフォルダを自動作成します。CodaとDropbox間の連携を自動化し、ファイル管理の初動を効率化させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CodaとDropboxを利用しており、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
- Codaで管理するプロジェクトやタスクと連携したフォルダ作成を自動化したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一をなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに行を追加するだけでDropboxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルを指定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先のフォルダ（親フォルダ）を任意で指定してください。
- 作成するフォルダの名称も自由に設定可能です。Codaのトリガーで取得した行のデータ（プロジェクト名など）をフォルダ名に含めることで、管理がより容易になります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- CodaとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Codaの行情報に基づいて、特定の条件を満たした場合にのみDropboxにフォルダを作成する連携です。
例えば、Codaの行のステータスが「進行中」になった場合にのみ、対応するDropboxフォルダを自動で作成することで、不要なフォルダの生成を防ぎ、ストレージを効率的に管理できます。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させるコマンドを含んでおり、より柔軟なファイル管理体制を構築します。
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaで管理しているプロジェクト情報などに基づき、関連ファイルを保管するためのフォルダをDropboxに手動で作成していませんか？この単純な繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を間違えるといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、CodaとDropboxの連携を自動化し、Codaのテーブルで特定の条件に合う行が作成された際に、Dropboxへ自動でフォルダを作成します。これにより、ファイル管理に伴う手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで情報を管理しており、Dropboxへの手動でのフォルダ作成に手間を感じている方
- CodaとDropboxを活用したプロジェクト管理やファイル整理のプロセスを効率化したい方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの適用ミスなどを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに特定の行が作成されると、連携したDropboxにフォルダが自動で生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業に起因するフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす行が作成された場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Codaから取得した情報をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、どのような条件の行がCodaで作成された際に、後続のDropboxでのアクションを起動させるかを任意で設定してください。
- Dropboxの「フォルダを作成」のアクションでは、フォルダの作成先となるパスと、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Codaの行から取得した情報をフォルダ名に含めることも可能です。
■注意事項
- CodaとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
DropboxやCodaを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやCodaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Dropboxを使った自動化例
取引先やコンタクトが新たに登録されると、関連するDropboxフォルダを自動的に作成することができます。
これにより、営業活動や顧客管理がスムーズに行えるだけでなく、ファイルの整理と管理が効率化されるでしょう。
また、Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードすることで、メールの内容をすぐに整理でき、さらにスピーディに情報共有が可能になります。
Dropboxでファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Dropboxに保存しているファイルの更新状況を、管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？
このような定型業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxで特定のファイルが更新されると、自動でGoogle スプレッドシートのレコードを更新できます。
手作業による更新作業をなくし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle スプレッドシートでファイル管理を行っている方
- 手作業での情報更新に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方
- ファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxでのファイル更新をトリガーに、Google スプレッドシートが自動で更新されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、更新対象のシートやセルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているDropboxは、BoxやGoogle Driveなどの他のストレージアプリに変更してワークフローを構築することも可能です。
- オペレーションに設定しているGoogle スプレッドシートは、Airtableやkintoneなどの他のデータベースアプリに変更できます。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
- Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者
- 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
DropboxにファイルがアップロードされたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxでファイルを共有する際、都度関係者へSlackで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による連絡は、通知漏れや共有の遅延といったミスを引き起こす可能性があり、重要な情報の伝達に支障をきたすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でSlackに通知が送信されます。これにより、確実かつ迅速な情報共有が実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・DropboxとSlackを連携させ、ファイル共有の通知業務を自動化したいと考えている方
- ・手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたいチームリーダーの方
- ・定型的な連絡業務を削減し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Dropboxにファイルが追加されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業による通知の対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、ファイルがアップロードされた旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Dropboxのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダのパスを任意で設定してください。
- ・Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルやメッセージの定型文などを自由に設定できます。
Codaを使った便利な自動化例
Codaで新しい行が作成されたり、Googleフォームからの回答が送信されると、そのデータを基に、GitHubでページを作成したり、Zendeskでのチケット管理を自動化することができます。
これにより、手作業を減らし、開発や顧客対応のスピードが向上し、忙しい開発者やサポート担当者に便利です。
Codaでテーブルに行が更新されたらDocuSignでエンベロープを送信する
試してみる
■概要
Codaで管理している案件情報をもとに、手作業でDocuSignから契約書を送付するプロセスに手間を感じていませんか。特に、CodaからDocuSignへの情報転記は、入力ミスが発生しやすく、重要な契約業務において大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Codaのテーブル情報が更新されると、自動でDocuSignからエンベロープが送信されるため、契約プロセスを効率化し、人的ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報をもとに、DocuSignで契約書を手動で送信している方
- 契約書の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
- CodaとDocuSignを活用し、契約締結までのプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaのテーブル更新をトリガーにエンベロープが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた情報入力や送信作業の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、宛先や契約内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のテーブルを指定します。
- 続いて、オペレーションでCodaの「テーブルの行を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した更新行の具体的な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、取得した情報をもとにエンベロープを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「エンベロープを送信」アクションでは、Codaから取得した情報に基づいて、エンベロープを送信する宛先を任意で設定できます。
■注意事項
- Coda、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Codaのテーブルで行が作成されたら、Zoomにミーティングを作成する
試してみる
■概要
Codaでプロジェクトやタスクを管理する中で、関連するZoomミーティングを手動で設定するのは手間がかかる作業です。また、情報の転記ミスや作成漏れといった課題も起こりがちではないでしょうか。
このワークフローは、CodaとZoomの連携を自動化し、こうした課題を解決します。Codaのテーブルに行が追加されるだけで、内容に応じたZoomミーティングが自動で作成され、日々の業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理するタスクやイベントごとに、Zoomミーティングを手作業で作成している方
- CodaとZoom間の情報転記ミスや、ミーティング設定の漏れを防止したいと考えている方
- プロジェクト管理やクライアント対応における、定型的な事務作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaのテーブルに行を追加するだけでZoomミーティングが自動で作成されるため、手作業での設定にかかっていた時間を短縮できます
- 手動での情報入力が不要になり、ミーティングの日時やトピックの転記ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のドキュメントとテーブルを指定し行の詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した行情報からミーティングのトピックや日時などを抽出します
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報をもとにミーティングを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Codaのトリガー設定では、連携の対象としたいドキュメントIDやテーブルIDを任意で指定してください
- AI機能によるテキスト抽出では、Codaから取得したどの情報を抽出対象とするか、また抽出したい項目（例：ミーティング名、議題）も自由に設定できます
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、トピックや開始時刻などの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したり、固定値を入力したりすることが可能です
■注意事項
GitHubでプルリクエストが作成されたら、Codaにページを作成する
試してみる
■概要
GitHubでプルリクエストが作成されるたびに、その内容をCodaに手動で転記する作業は、開発プロセスにおいて重要でありながらも手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GitHubでのプルリクエスト作成をきっかけに、Codaへのページ作成が自動化され、転記作業の手間や更新漏れといった課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubとCodaを利用し、開発の進捗管理を手作業で行っている開発チームの方
- プルリクエストに関する情報の転記漏れや遅延を防ぎたいプロジェクトリーダーの方
- 開発チーム内の情報共有プロセスを自動化し、生産性の向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでプルリクエストが作成されると自動でCodaにページが作成されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとCodaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、プルリクエストの作成をフローボットの起動条件として設定します。
- 最後に、オペレーションでCodaを選択し、ページを作成するアクションを設定します。ここでGitHubから取得したプルリクエストの情報を紐付け、ページが自動で作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubのトリガー設定では、連携の対象としたいリポジトリを特定するために、所有者名とリポジトリ名を任意で設定してください。
- Codaのオペレーション設定では、どのドキュメントにページを作成するかを識別するために、対象ドキュメントのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Coda、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたら、Codaでテーブルの行を更新する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や顧客情報を、Codaのテーブルに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この繰り返し作業は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でCodaのテーブル行が更新されるため、こうしたデータ管理の課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとCodaを連携させ、データ入力の手間を省きたいと考えている方
- フォーム回答の転記作業における入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 収集したデータをリアルタイムでCodaに反映させ、情報共有を迅速化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Codaのテーブル行が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮します。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogleフォームとCodaのアカウントをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでCodaの「テーブルの行を検索」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに更新対象の行を特定します。
- 最後に、もう一つのオペレーションでCodaの「テーブルの行を更新」アクションを設定し、検索で見つかった行の情報を新しい回答内容で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームをトリガーとして設定する際、連携の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。これにより、特定のフォームから回答が送信された場合のみ、このワークフローが起動するように設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、CodaとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Zendeskでチケットが作成されたら、Codaに行を追加する
試してみる
■概要
Zendeskで作成されたチケット情報を、手作業でCodaのドキュメントに転記していませんか？この作業は単純ですが、対応件数が増えると大きな負担になり、入力ミスや漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成されると、自動でCodaの指定したテーブルに行が追加されるため、手作業による情報連携の手間をなくし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskで管理しているチケット情報をCodaで一元管理したいと考えている方
- チケット作成のたびに発生する手作業でのデータ転記を自動化したい方
- カスタマーサポートの対応状況やタスク管理の効率化を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると自動でCodaに行が追加され、データ転記にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとCodaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでCodaを選択し、「テーブルに行を追加する」アクションを設定し、Zendeskから取得したチケット情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskのトリガー設定では、連携したいZendeskアカウントのサブドメインを任意で設定してください。
- Codaのオペレーション設定では、行を追加したいドキュメントのIDとテーブルのIDをそれぞれ設定してください。
■注意事項
- ZendeskとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
DropboxとCodaの連携を自動化することで、これまでDropboxにファイルを保存してからCodaに手動で情報を転記していた一連の作業をなくし、データ入力にかかる時間を削減しながらヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は正確な情報に基づいて業務を進められ、書類の確認や転記といった定型業務から解放されます！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法はありますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：サブフォルダ内のファイルを連携できますか？
A：例えば、「Test」フォルダ内の「test」フォルダにあるファイルを連携させたい場合、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のトリガーで「対象のフォルダのパス」と「ファイルをダウンロード」オペレーションの「フォルダのパス」をそれぞれ「/Test/test」と設定すれば、「test」内のファイルを正しく連携できます。
一方、「対象のフォルダのパス」と「フォルダのパス」を「/Test」と設定した場合、「test」フォルダ内で作成・更新されたファイルは連携されないため注意が必要です。
Q：連携後にSlackへ通知なども可能ですか？
A：可能です！
Codaのオペレーション直下にある「+」マークをクリックし、オペレーションを追加することで実現可能できます。
下記の画面でSlackと検索し、該当のアクションを設定してください。
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