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「Dropboxにアップロードした請求書やレポートの内容を、Codaの管理表に手作業で転記している…」
「ファイルが増えるたびにCodaの情報を更新するのが手間で、入力ミスや対応漏れが心配…」
このように、オンラインストレージと情報集約ツールを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加されたタイミングで、そのファイル情報を自動的にCodaのテーブルに登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されます！入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーをなくすことで、より安心してコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとCodaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとCodaのAPIを連携すれば、Dropboxに格納されたファイル情報をCodaに自動で反映させることが可能になります。
ここでは、具体的な自動化の連携例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものがないか、ぜひ確認してみてください。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね！
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などのファイルから<span class="mark-yellow">OCR機能でテキスト情報を自動で抽出し、その内容をCodaのテーブルに新しい行として追加</span>可能です！
この連携は、ファイル内の特定データを抽出する処理を含んでおり、書類の内容を一つひとつ確認して転記する必要がなくなるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
Dropboxに格納されるファイルの中から、特定の条件に合致するものだけを対象に処理を実行する連携です。
例えば、ファイル名に「請求書」というキーワードが含まれるものだけを対象に、<span class="mark-yellow">OCRでテキストを読み取りCodaに行を追加</span>可能です！
この連携は、特定の条件で処理を分岐させるコマンドを含んでおり、手作業でのファイル仕分けや判断業務を自動化できます。
それでは、さっそく実際にDropboxとCodaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとCodaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はDropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
DropboxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
CodaとYoomのマイアプリ登録
Yoomにログイン後、Codaのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Codaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択しましょう。
API tokenが生成されました！「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしましょう。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択しましょう。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリック。
テンプレートがコピーされたら、「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
記念すべき最初の設定です！
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Dropboxの特定のフォルダでファイルの作成または更新がまだの方は、このタイミングで行いましょう。
例として、「test」というフォルダ内に「名刺画像.jpeg」というファイルを作成しました！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「対象のフォルダのパス」と「ファイル名」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のように表示されます。
「取得した値」にDropboxの特定のフォルダで作成されたファイルの情報が反映されています。
詳しくは以下をご覧ください。
最後に「保存する」を選択しましょう。
次に、「ファイルをダウンロード」を選択します。
【注意】
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
先ほどと同様に「フォルダのパス」を手動で入力しましょう。
「ファイル名」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Dropboxの特定のフォルダでファイルが作成または更新される度にそのデータを活用可能になります！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、ダウンロードボタンが表示されるので指定したファイルで合っているか確認してください。
「保存する」を選択しましょう。
続いて、「OCRで文字を抽出」を選択します。
【注意】
「タイトル」は任意で変更可能ですが、デフォルトのままでもOKです！
「アクション」は文字数によってタスク数が変わります。
デフォルトでは「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、任意のアクションを選択可能です。
設定できたら次に進んでくださいね。
「ファイルの添付方法」が以下の画像のように設定されているか確認します。
「抽出したい項目」にはデフォルトで「会社名,姓,名,アドレス」が設定されていますが、目的に合わせて任意の項目を設定しましょう。
今回は「会社名,部署・役職,姓,名,メールアドレス」を抽出するように設定しました！
「使用するAI」と「言語」を選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
最後の設定です！
前のステップで取得した値を活用して、Codaに行を追加する設定をします。
まずは、「テーブルに行を追加」を選択してください。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
まずは、Codaで行を追加したいテーブルの準備を行いましょう。
以下は例として作成したので、必要に応じて行の項目をカスタマイズしてくださいね！
先ほど作成したCodaのテーブルの「ドキュメントID」と「テーブルID」を候補から選択しましょう。
「レコード情報」を設定してください。
Codaで作成したテーブルの列の「列ID」を候補から選択しましょう。
「値」を「取得した値」から設定してください。
「取得した値」は変数となるので、OCRで文字が抽出される度にそのデータを活用可能になります！
「+レコード情報を追加」からレコード情報を増やすことができるので、必要に応じて「列ID」と「値」を設定していきましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
Codaのテーブルに行が追加されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はDropboxからCodaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCodaからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
プロジェクト管理やタスク管理など、様々なシーンで活用できます。
Codaで新しいプロジェクトやタスクの行が作成されると、<span class="mark-yellow">関連ファイルを保管するためのDropboxフォルダが自動で生成</span>可能です。
手作業でのフォルダ作成の手間をなくし、命名規則の統一も図れます。
この連携により、情報管理の起点となるCodaのアクションをトリガーとして、ファイル保管場所をスムーズに準備できます。
Codaの行情報に基づいて、特定の条件を満たした場合にのみDropboxにフォルダを作成する連携です。
例えば、Codaの行のステータスが「進行中」になった場合にのみ、<span class="mark-yellow">対応するDropboxフォルダを自動で作成</span>することで、不要なフォルダの生成を防ぎ、ストレージを効率的に管理できます。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させるコマンドを含んでおり、より柔軟なファイル管理体制を構築します。
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやCodaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
取引先やコンタクトが新たに登録されると、関連するDropboxフォルダを自動的に作成することができます。
これにより、営業活動や顧客管理がスムーズに行えるだけでなく、ファイルの整理と管理が効率化されるでしょう。
また、Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードすることで、メールの内容をすぐに整理でき、さらにスピーディに情報共有が可能になります。
Codaで新しい行が作成されたり、Googleフォームからの回答が送信されると、そのデータを基に、GitHubでページを作成したり、Zendeskでのチケット管理を自動化することができます。
これにより、手作業を減らし、開発や顧客対応のスピードが向上し、忙しい開発者やサポート担当者に便利です。
DropboxとCodaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでDropboxにファイルを保存してからCodaに手動で情報を転記していた一連の作業をなくし、データ入力にかかる時間を削減しながらヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて業務を進められ、書類の確認や転記といった定型業務から解放されます！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法はありますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：サブフォルダ内のファイルを連携できますか？
A：例えば、「Test」フォルダ内の「test」フォルダにあるファイルを連携させたい場合、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のトリガーで「対象のフォルダのパス」と「ファイルをダウンロード」オペレーションの「フォルダのパス」をそれぞれ「/Test/test」と設定すれば、「test」内のファイルを正しく連携できます。
一方、「対象のフォルダのパス」と「フォルダのパス」を「/Test」と設定した場合、「test」フォルダ内で作成・更新されたファイルは連携されないため注意が必要です。
Q：連携後にSlackへ通知なども可能ですか？
A：可能です！
Codaのオペレーション直下にある「+」マークをクリックし、オペレーションを追加することで実現可能できます。
下記の画面でSlackと検索し、該当のアクションを設定してください。
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