・
「Dropboxに新しいファイルをアップロードした際、関係者にTelegramで通知する作業が手間…」
「ファイル名や共有リンクをコピーして、メッセージを手作業で作成して送信するのはミスが心配…」
このように、DropboxとTelegram間での手作業による情報共有に、非効率さやリスクを感じている方も多いのではないでしょうか。
そんな課題の解消に、<span class="mark-yellow">Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、関連情報をTelegramへ自動で通知する仕組み</span>を活用してみてはいかがでしょうか?
こうした日々のちょっと煩わしい定型業務から解放され、情報共有の漏れや遅れといったミスを防ぎ、より安心して本来注力すべき業務に取り組む時間を確保できるはずですよ!
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にできるため、ぜひこの機会に導入して、日々のコミュニケーションとファイル管理をさらにスムーズにしましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとTelegramを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそくスタートしましょう!
DropboxとTelegramのAPIを連携すれば、Dropboxで発生したイベントをきっかけに、Telegramへ自動で通知を送ることが可能になり、手動での情報伝達の手間を大幅に削減できます。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてYoomのアカウント登録するだけで、すぐにDropboxとTelegramの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね!
Dropboxにファイルがアップロードされるたびに、<span class="mark-yellow">ファイル名や共有リンクといった必要な情報を自動で抽出し、指定したTelegramのチャットにタイムリーに通知</span>するテンプレートです。
手作業による通知の手間と共有漏れのリスクを大幅に削減し、迅速で確実な情報共有の実現をサポートします。
Dropboxにアップロードされた契約書などのPDFファイルから<span class="mark-yellow">OCR機能でテキストを自動抽出し、さらにAIがその内容を要約してTelegramに通知</span>することも可能です。
長文の書類でも迅速に内容を把握し、関係者へスピーディーに共有することが可能になるでしょう。
それでは、さっそく実際にDropboxとTelegramを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとTelegramの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「DropboxでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ!
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Dropboxのマイアプリ登録】
検索窓にDropboxと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Dropboxのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントにログインし、連携完了です!
【Telegramのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓でTelegramと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Telegramの新規登録画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を押したら、連携完了です!
※アクセストークンの発行方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう!
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう!
最初の設定です!
まずは、Dropboxの特定のフォルダ内にファイルが作成(または更新)された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1で入力した情報が反映されています。
フローで使用するアカウントであることを確認してくださいね!
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次にAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、スピーディーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです!
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「対象のフォルダパス」は、「/Folder1/Folder2」という形式で設定します。
ここで設定したフォルダ内に、後に設定する「キーワード」に一致するファイルが作成された際に、フローボットが自動的に起動するようになりますよ!
今回はテスト用に、「Yoom_テスト」というフォルダを用意しました。
この場合、「対象のフォルダパス」には「/Yoom_テスト」と入力します。
続いて「ファイル名」に、トリガーの起動対象とするファイル名のキーワードを設定しましょう。
ここで設定したキーワードを含むファイル名が登録された場合のみ、フローボットが起動するようになります。
今回は「請求書」というキーワードを含んだ場合に、フローボットが起動するように設定しました!
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
「対象のフォルダパス」に設定したフォルダ内に、「ファイル名」に設定したキーワードを含むファイル名の書類をアップロードしてください。
テストなので、架空の情報(「テスト株式会社」など)でOKです!
アップロードしたら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードした書類の情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは?
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
最後に、特定のDropboxフォルダにキーワードを含むファイル名の書類がアップロードされたことを、Telegramに通知する設定を行います。
「メッセージを送信」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するアカウントであることを確認します。
アクションは「メッセージを送信」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、API接続設定をしていきましょう!
「チャットID」に、Telegramのメッセージの送信先となるチャットグループを設定します。
入力欄下にある注釈の内容に従って入力してください。
「メッセージ内容」には、送信するメッセージを設定していきます。
「Dropboxに請求書がアップロードされました。」など、毎回同じテキストを使用する定型的な文章は直接入力しましょう。
「ファイル名」など、Dropboxの情報を引用する部分はアウトプットを使って設定してくださいね!
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際に指定したTelegramのチャットグループにメッセージが届いていることを確認してみましょう。
確認後、「保存する」を押したら設定完了です!
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね!
以上が、「DropboxでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する」フローの作成手順でした!
今回はDropboxからTelegramへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTelegramからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Telegramの特定のチャットに投稿があった際、<span class="mark-yellow">投稿内容からプロジェクト名などを抽出し、それに基づいた名前でDropbox内に自動でフォルダを作成する</span>ことが可能です。
手作業でのフォルダ作成の手間を省き、整理されたファイル管理体制を構築できるでしょう。
「【重要】」などの特定のキーワードを含む投稿や、特定のメンバーからの投稿があった場合のみをトリガーとして、<span class="mark-yellow">条件に合致した投稿があった時だけDropboxにフォルダを自動作成する</span>こともできますよ!
より柔軟で的確なファイル管理の実現が期待できるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやTelegramのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください!
Salesforceで取引先が登録されると、その情報を元にDropboxに自動でフォルダを作成することができます。
これにより、新しい取引先情報をスムーズに整理し、効率的に管理することが可能になります。
Googleフォームで回答が送信されると、その内容をTelegramに自動で通知することができます。
これにより、手動での確認や転記作業を省き、迅速に回答を共有することができます。
いかがでしたか?DropboxとTelegramの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルアップロード後の通知作業や、関連情報の転記といった手間を省き、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、担当者は情報共有の漏れや遅れを心配することなく、より迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、Yoomを活用すればプログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単にフローを構築できますよ!
「プログラミングの知識ないけど、本当に設定できる?」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了!その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無数にあります!自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか?
まずは1つ自動化を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね!