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【簡単設定】DX SuiteとMicrosoft Excelを連携して、DX Suiteで読み取ったデータをMicrosoft Excelへ自動で記録する方法
「DX Suiteで読み取った請求書や帳票のデータを、管理のためにMicrosoft Excelへ転記しているけれど、この作業が地味に時間がかかって大変…」
「手作業でのデータ入力は、件数が増えるほどミスのリスクも高まるし、ダブルチェックにも工数がかかってしまう…」
このように、DX SuiteとMicrosoft Excel間での手動データ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、DX SuiteでOCR化したテキストデータを、人の手を介さずに自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行として追加する仕組みがあれば、日々の面倒な転記作業から解放され、入力ミスを心配する必要もなくなるため、空いた時間で分析業務や企画立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの記事を参考に、日々の定型業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDX SuiteとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要DX Suiteで読み取った帳票データを、都度確認してチームに共有したり、Microsoft Excelなどの別ファイルに手作業で転記したりする業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、指定のDropboxフォルダに帳票ファイルが保存されると、自動でDX SuiteがOCR処理を行い、Microsoft Excelに追加し完了後にMicrosoft Teamsへ結果を通知するため、一連の確認・共有作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteで読み取った結果を他のツールへ手入力しており、作業を効率化したい方
- 帳票の読み取り完了を都度確認し、チームへ手動で共有している方
- 請求書処理などの定型業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 帳票のアップロードからOCR処理の実行、完了通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 読み取り完了の確認漏れやチームへの共有遅れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定する。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を記載して通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxのトリガー設定で、帳票ファイルを検知する対象フォルダのパスを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションで、通知先のチャネルやメッセージの本文を任意で設定してください。
■注意事項- Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DX Suiteで読み取った結果を他のツールへ手入力しており、作業を効率化したい方
- 帳票の読み取り完了を都度確認し、チームへ手動で共有している方
- 請求書処理などの定型業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
- 帳票のアップロードからOCR処理の実行、完了通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 読み取り完了の確認漏れやチームへの共有遅れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定する。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を記載して通知する
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、帳票ファイルを検知する対象フォルダのパスを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションで、通知先のチャネルやメッセージの本文を任意で設定してください。
- Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
DX SuiteとMicrosoft Excelを連携してできること
DX SuiteとMicrosoft ExcelのAPIを連携すれば、DX Suiteで読み取ったデータをMicrosoft Excelに自動的に連携することが可能になります！
これにより、これまで手作業で行っていたデータ転記作業をなくし、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにDX SuiteとMicrosoft Excelの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Dropboxにファイルが作成されたら、DX Suiteで読み取りMicrosoft Excelに追加する
Dropboxに保存された請求書や申込書などの帳票ファイルをDX Suiteで読み取り、その結果をMicrosoft Excelに転記する作業を自動化します。このフローにより、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、DX SuiteでのOCR処理からExcelへのデータ追加までが一気通貫で実行されるため、手作業による転記の手間をなくし、入力ミスを減らすことができます。
この連携は、Dropboxでのファイル作成という、DX SuiteやExcel以外のアプリの動作を起点に自動化を開始するパターンです。
■概要DX Suiteで読み取った帳票データを、都度確認してチームに共有したり、Microsoft Excelなどの別ファイルに手作業で転記したりする業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、指定のDropboxフォルダに帳票ファイルが保存されると、自動でDX SuiteがOCR処理を行い、Microsoft Excelに追加し完了後にMicrosoft Teamsへ結果を通知するため、一連の確認・共有作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteで読み取った結果を他のツールへ手入力しており、作業を効率化したい方
- 帳票の読み取り完了を都度確認し、チームへ手動で共有している方
- 請求書処理などの定型業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 帳票のアップロードからOCR処理の実行、完了通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 読み取り完了の確認漏れやチームへの共有遅れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定する。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を記載して通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxのトリガー設定で、帳票ファイルを検知する対象フォルダのパスを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションで、通知先のチャネルやメッセージの本文を任意で設定してください。
■注意事項- Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DX Suiteで読み取った結果を他のツールへ手入力しており、作業を効率化したい方
- 帳票の読み取り完了を都度確認し、チームへ手動で共有している方
- 請求書処理などの定型業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
- 帳票のアップロードからOCR処理の実行、完了通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 読み取り完了の確認漏れやチームへの共有遅れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定する。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を記載して通知する
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、帳票ファイルを検知する対象フォルダのパスを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションで、通知先のチャネルやメッセージの本文を任意で設定してください。
- Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
DX Suite と Microsoft Excel の連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にDX SuiteとMicrosoft Excelを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDX SuiteとMicrosoft Excelの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：DX Suite／Microsoft Excel／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はDropboxにファイルが作成されたら、DX Suiteで読み取りMicrosoft Excelに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Dropbox・DX Suite・Microsoft Excelをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定・DX SuiteおよびMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要DX Suiteで読み取った帳票データを、都度確認してチームに共有したり、Microsoft Excelなどの別ファイルに手作業で転記したりする業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、指定のDropboxフォルダに帳票ファイルが保存されると、自動でDX SuiteがOCR処理を行い、Microsoft Excelに追加し完了後にMicrosoft Teamsへ結果を通知するため、一連の確認・共有作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteで読み取った結果を他のツールへ手入力しており、作業を効率化したい方
- 帳票の読み取り完了を都度確認し、チームへ手動で共有している方
- 請求書処理などの定型業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 帳票のアップロードからOCR処理の実行、完了通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 読み取り完了の確認漏れやチームへの共有遅れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定する。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を記載して通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxのトリガー設定で、帳票ファイルを検知する対象フォルダのパスを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションで、通知先のチャネルやメッセージの本文を任意で設定してください。
■注意事項- Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DX Suiteで読み取った結果を他のツールへ手入力しており、作業を効率化したい方
- 帳票の読み取り完了を都度確認し、チームへ手動で共有している方
- 請求書処理などの定型業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
- 帳票のアップロードからOCR処理の実行、完了通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 読み取り完了の確認漏れやチームへの共有遅れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定する。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を記載して通知する
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、帳票ファイルを検知する対象フォルダのパスを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションで、通知先のチャネルやメッセージの本文を任意で設定してください。
- Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
【注意事項】
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：Dropbox・DX Suite・Microsoft Excelをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Dropboxのマイアプリ連携】
以下のナビを参照してください。
【DX Suiteのマイアプリ連携】
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
次の画面で、DX Suiteの新規画面が表示されるので、必須項目を入力してください。
「マイアプリを登録しました」と表示されればOKです！
【Microsoft Excelのマイアプリ連携】
ナビと注意事項をご確認ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
※マイアプリ連携の詳細は以下をご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要DX Suiteで読み取った帳票データを、都度確認してチームに共有したり、Microsoft Excelなどの別ファイルに手作業で転記したりする業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、指定のDropboxフォルダに帳票ファイルが保存されると、自動でDX SuiteがOCR処理を行い、Microsoft Excelに追加し完了後にMicrosoft Teamsへ結果を通知するため、一連の確認・共有作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DX Suiteで読み取った結果を他のツールへ手入力しており、作業を効率化したい方
- 帳票の読み取り完了を都度確認し、チームへ手動で共有している方
- 請求書処理などの定型業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 帳票のアップロードからOCR処理の実行、完了通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 読み取り完了の確認漏れやチームへの共有遅れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定する。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を記載して通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxのトリガー設定で、帳票ファイルを検知する対象フォルダのパスを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションで、通知先のチャネルやメッセージの本文を任意で設定してください。
■注意事項- Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- DX Suiteで読み取った結果を他のツールへ手入力しており、作業を効率化したい方
- 帳票の読み取り完了を都度確認し、チームへ手動で共有している方
- 請求書処理などの定型業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
- 帳票のアップロードからOCR処理の実行、完了通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 読み取り完了の確認漏れやチームへの共有遅れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定する。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を記載して通知する
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、帳票ファイルを検知する対象フォルダのパスを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションで、通知先のチャネルやメッセージの本文を任意で設定してください。
- Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットは、特定のフォルダ内にファイルが作成されたことをきっかけにフローが起動します。
以下の注意事項を確認したら、赤枠部分をクリックしてください。
【注意事項】
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認したら、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Dropboxの画面に移動し、ファイルを作成してください。
今回は、赤枠のファイルを作成しました。
Yoomの画面に戻り、必須項目を設定していきます！
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「対象のフォルダパス」は、「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式で入力しましょう。
「ファイル名」は、先ほどDropboxにアップロードしたファイル名のキーワードを入力してください。
「テスト」をクリックします。
取得した値の表示を確認後、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Dropboxにファイルをダウンロードする設定
ここでは、先ほどアップロードしたファイルをダウンロードする設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、必須項目を設定していきます！
まずは、「フォルダのパス」を先ほどと同様に入力欄下の注釈を参照して入力します。
「ファイル名」は、トリガー設定で取得した値を引用して設定しましょう。
取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます。
※テンプレートを使用している場合は、すでに設定されていますが、一度入力欄を空欄にしたうえで、以下のように設定し直してください。
「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認が出来たら「完了」をクリックしてください。
ステップ5：DX Suiteのアクション設定
ここでは、請求書OCRの読み取り依頼を実行する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「ファイルの添付方法」・「ファイル」は、プルダウンから選択します。
下図のように設定しましょう！
「テスト」をクリックし、成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ6：DX Suiteのアクション設定
ここでは、請求書OCRの読み取り結果を取得する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定しましょう。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「受付ID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。
「テスト」をクリックします。
成功したら「完了」をクリックしてください。
ステップ7：Microsoft Excelのアクション設定
ここでは、DX Suiteで自動解析した情報をMicrosoft Excelに追加する設定を行います。
赤枠をクリックしてください。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
次の画面で、連携するアカウントが合っているか確認したら、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、データベースの連携を設定します。
まずは、ファイルの保存場所をプルダウンから選択します。
ドライブIDは、枠をクリックして表示される候補から設定できます。
アイテムIDやシート名も同様に、候補から選択できます。
※今回は、テスト用に下記のシートを作成しました。
そのため、テーブル範囲は「A1:H」になります。
必要な情報を入力したら「次へ」をクリックしましょう！
次の画面では、Microsoft Excelに追加する内容を入力していきます。
下記画面のように、欄をクリックすると取得した値が表示されるため、該当するものをクリックして設定してください。
「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Microsoft Excelの画面に移り、追加されているか確認しましょう。
無事に追加されました！次のステップに進みましょう。
ステップ8：Microsoft Teamsのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、Microsoft Teamsに通知するメッセージを設定していきます。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
次の画面に遷移したら、必須項目を設定していきます！
「チームID」と「チャネルID」は、候補から選択してください。
メッセージは、Microsoft Teamsに通知する文章を入力します。
以下の画像のように、任意の文章を設定しましょう。
入力する際は、入力欄下の注釈を参照してください。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
最後に、Microsoft Teamsの画面に移動し、通知されたか確認をします。
無事に通知されましたね！
Yoomの画面で「完了」をクリックしてください。
以上で、フローボットの完成です！
ステップ9：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
DX SuiteとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたDX SuiteからのOCR結果の転記作業や、それに伴う確認作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者は日々発生する大量の帳票処理業務から解放され、抽出されたデータを分析したり、業務改善を企画したりといった、より創造的で重要なコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしDX SuiteやMicrosoft Excelに関する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：エラーが出た時はどこを確認すればいいですか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：今回使用したツール以外も連携できますか？
A：
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
