【ノーコードで実現】PDFからテキストを抽出しExcelに自動記録する方法

Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する

試してみる

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■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方
・手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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請求書やアンケート結果が記載されたPDFファイルの内容を、一つ一つ手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に追われていませんか？

もし、Boxなどに保存されたPDFファイルからテキスト情報を自動で読み取り、Excelに記録できる仕組みがあれば、 手間のかかるデータ入力作業から解放されます。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはPDFファイルからテキストデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する

試してみる

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■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方
・手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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PDFからテキストを抽出しMicrosoft Excelに記録する方法

さまざまなツールを起点として、PDFファイルからテキスト情報を自動で抽出し、Microsoft Excelに記録する業務フローの自動化テンプレートをいくつかご紹介します。

ストレージサービスを起点にPDFを読み取りExcelに記録する

BoxなどにPDFファイルが追加されたことをトリガーに、ファイル内のテキストを自動で抽出しMicrosoft Excelに記録することが可能です。

手作業でのファイルの確認やデータ転記の手間を削減できます。

Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する

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■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方
・手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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メールツールを起点にPDFを読み取りMicrosoft Excelに記録する

Outlookなどで受信したPDFファイルを自動で読み取り、その内容をMicrosoft Excelに転記することも可能です。

請求書や注文書などの定型的なメール処理を効率化し、対応漏れを防ぎます。

Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する

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■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その内容を確認して手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelへデータとして追加するため、こうしたデータ入力作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookに届く添付ファイルの内容をMicrosoft Excelへ手入力している方
・請求書や注文書などの定型的なデータ入力作業の効率化を目指している経理・営業事務担当者の方
・OCR機能を活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務の自動化を検討している方

■注意事項
・OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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チャットツールを起点にPDFを読み取りMicrosoft Excelに記録する

Discordなどで受信したPDFファイルからテキストを抽出し、Microsoft Excelに自動で記録することで、情報共有やデータ集約をスムーズにし、迅速な対応が可能になります。

DiscordでPDFファイルを受信したら、OCRを行い結果をMicrosoft Excelに追加する

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■概要
取引先からDiscordで送られてくるPDF形式の請求書や発注書。
その都度ファイルを開き、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは手間がかかる作業です。
このワークフローは、OCR機能を用いてPDFからテキストを抽出し、Microsoft Excelへ自動で追加します。
PDFのOCRの役割を担うこの仕組みにより、面倒な手作業から解放され、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで受け取ったPDFの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・ツールを探し、データ入力業務を自動化したい方
・手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業に、多くの時間を費やしている方

■注意事項
・Discord、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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クラウドストレージ上のPDFからテキストを抽出しMicrosoft Excelに記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、BoxにPDFファイルが格納されたら、OCR機能でテキスト情報を読み取り、Microsoft Excelにレコードとして自動で追加するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Box, Microsoft Excel

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• BoxとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する

試してみる

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■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方
・手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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ステップ1：BoxとMicrosoft Excelのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。

Box

Microsoft Excel

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。

Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する

試してみる

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■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方
・手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。

※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Boxのトリガー設定

ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！

• タイトル：任意設定
• トリガーアクション：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択

次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。

ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能し、YoomとBoxの指定したフォルダとの接続がうまくいくかどうかのテストを行います。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力し、「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。

次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要となるため、以下のようにアップロードしてみてください。

この記事では、サンプルとして以下のPDFファイルをBoxにアップロードしています。

テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。

「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：ファイルのダウンロード設定

OCRでPDFファイルのテキストを読み取るにあたって、Boxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

【要確認】ファイル容量について

• ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。
  その他のトリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量に関するファイルの容量制限についてもあわせてご覧ください。

次に、API接続設定です。

「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイルをダウンロードすることが可能です。

テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。

確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：文字の読み取り設定

ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。

続いて、アクションを選択に進みます。それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

【要確認】OCRについて

• OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。 
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全てお使いいただけますので、気になる機能をぜひお試しください。

次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Microsoft Excelのアクション設定

ファイルから抽出したテキストを使って、Microsoft Excelにレコードを追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。

続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、「タイトル」から「実行アクション」まで、確認してください。

「ファイルの保存場所」では、OneDriveまたはSharePointのどちらかを指定し、「ドライブID」を、候補から選択します。

【要確認】テスト用のMicrosoft Excelについて

• このオペレーションでは、レコードを追加したいMicrosoft Excelが必要です。該当のファイルをOneDriveまたはSharePointにご準備ください。
  該当のファイルが手元にない場合は、テストを進める前に作成しておきましょう。

同様に、「アイテムID」「シート名」も候補から選択し、「次へ」をクリックしてください。

次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Microsoft Excelに追加する内容を、取得した値から選択します。

テストを実行し、Microsoft Excelにレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。

ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。

Microsoft Excelを活用したその他の自動化例

Yoomでは、PDFデータの抽出・変換とMicrosoft Excel連携に対応した自動化を簡単に実現できます。
ここでは、受信メールやフォーム、社内チャット、クラウドストレージに届くPDFを自動で解析し、重要項目のMicrosoft Excel追記や帳票作成・送付、各種クラウドへの保存までを一気通貫で行えるテンプレートをご紹介します。

手作業の転記や二重管理を減らし、情報整理と共有のスピードを高められるでしょう！

BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Microsoft Excelに追加する

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■概要
「BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Microsoft Excelに追加する」ワークフローは、PDFデータの管理と分析を効率化する業務ワークフローです。
BoxにPDFをアップロードするだけで、DeepSeekのPDF抽出機能が自動的に重要項目を抽出し、そのデータをMicrosoft Excelに整理して追加します。
これにより、手作業でのデータ入力や確認作業が不要になり、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のPDFファイルを管理しているビジネスユーザーの方
・PDFから必要なデータを手作業で抽出し、Excelに入力する作業に時間を費やしている方
・データ抽出の正確性を高め、業務効率化を図りたいチームリーダーやマネージャーの方
・DeepSeek PDF抽出を活用して、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方

■注意事項
・Box、DeepSeek、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、Microsoft Excelのファイルに変換しGoogle Driveに格納する

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■概要
取引先から送られてくるPDF形式の見積書や請求書を、分析や管理のためにMicrosoft Excelへ手入力で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取ったPDFファイルからAIが自動でデータを読み取り、Microsoft Excelのファイル形式へ変換して、指定のGoogle Driveフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化し、手作業による非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
PDFの内容をMicrosoft Excelへ変換する定型業務を自動化したいと考えている方
Googleフォームで帳票などのファイルを受け付けており、その後の処理を効率化したい方
手作業によるデータ転記で発生する入力ミスや対応漏れなどの課題を解決したい方

■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

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OutlookからPDFファイルが送信されたら、RPAでMicrosoft Excelファイルに変換しOneDriveに格納する

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■概要
取引先からOutlookに届く請求書や注文書などのPDFファイルを、都度手作業で開き、内容をMicrosoft Excelに転記していませんか。
この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、PDFからExcelへのファイル変換とOneDriveへの格納までを自動化でき、手作業によるデータ入力の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取ったPDFの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・PDFからExcelへのファイル変換を自動化し、業務を効率化したい方
・RPAを活用して、手作業によるデータ入力ミスや確認の手間を削減したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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SlackからPDFファイルが送信されたら、Microsoft Excelファイルに変換しBoxに格納する

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■概要
Slackで共有されたPDFファイルの内容を、一件ずつ手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローは、こうしたファイル変換とデータ転記に関わる一連の作業を自動化するために設計されました。
Slackに特定のPDFファイルが投稿されると、その内容を自動でMicrosoft Excelファイルに変換しBoxへ格納するため、定型業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで受け取るPDFの情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・ファイル形式の変換作業の効率化を検討している方
・Boxを活用し、チーム内で作成・変換したファイルを一元的に管理したいと考えている方

■注意事項
・Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで回答されたPDFから特定の文字列を抽出して、Microsoft Excelで請求書を作成しメールで送付する

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■概要
・フォームに添付された回答やファイル情報を用いて、ファイルを読み取り、Microsoft Excelの請求書類を発行してメールを送付します。

■事前準備
・書類発行を行うMicrosoft Excelのシートを事前に用意します。

■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：宛先や担当者名、添付するファイルを設定するための質問を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択し、以下設定してテスト・保存します。
・アクション：任意の画像・ファイル(6,500文字以内)から文字情報を読み取る（15タスク）
・ファイルの添付方法：「取得した値を使用」を選択し、候補から①のフォームでデモで添付したファイルを設定します。
・抽出したい項目：ファイル上から抽出したい文字列の項目等を指示します。
例：会社名,品目の一覧,単価の一覧,数量の一覧 etc
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
※また注意事項も併せてご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831151

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからMicrosoft Excelを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかMicrosoft SharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、Microsoft SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①や②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※Microsoft SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①や②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

■注意事項
・各アプリとの連携が必要となります。
・画像やファイルの読み取りが正確に実施されるかについては、実際のファイルを用いてテストを行ってください。

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まとめ

BoxにアップロードされたPDFファイルからテキストを自動で抽出し、Excelに記録する作業を自動化することで、手作業でのデータ入力を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：手書き文字や複雑なレイアウトのPDFも読める？

A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと

Q：PDF以外の画像ファイル（JPEG、 PNG）も読み取れる？

A：はい、可能です。JPEGやPNGを読み取れるテンプレートとして、以下のようなものがあります。

BoxにJPGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しSlackに通知する

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■概要
請求書や領収書といったJPG形式の画像ファイルを受け取った際、その都度内容を確認してテキスト情報を手入力する作業は手間ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、BoxにJPGファイルが格納されるだけで、自動でOCRが文字を読み取り、テキストへの変換処理を実行するため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぐことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・請求書や申込書などのJPG画像の内容を手入力しており、自動化を検討している方
・Boxに保存した画像ファイルのテキスト化と、その後の情報共有に手間を感じている方
・手作業による文字起こしでの入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Gmailで受信したPNGファイルから特定テキストを抽出し、Microsoft Excelに追記する

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■概要
Gmailで受け取ったPNG形式の請求書や帳票の内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりやすい作業ではないでしょうか。
このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、添付されたPNGファイルから文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelへ転記する一連の流れを自動化します。
手動でのファイル変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したPNGファイルの情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・ファイル変換のような定型作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
・OCRとSaaS連携で、請求書処理などのバックオフィス業務を効率化したい担当者の方

■注意事項
・Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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DiscordでPNGファイルを受信したらOCRし、テキストをSlackに通知する

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■概要
Discordで共有されたPNG画像内のテキスト情報を、手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした作業は時間がかかる上、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、DiscordにPNGファイルが投稿されるだけで、画像内のテキストを自動で抽出しSlackへ通知できます。
手作業で行っていたPNG画像からテキストへの変換(png image to text converter)作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Discordで受信したPNG画像内の文字情報を手作業でテキスト化している方
・PNG画像からテキストを変換(png image to text converter)し、Slackへ共有する作業を効率化したい方
・チーム内での画像情報のテキスト共有を、迅速かつ正確に行いたいチームリーダーの方

■注意事項
・Discord、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Q：読み取りに失敗した場合の通知や対処法は？

A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について