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請求書やアンケート結果が記載されたPDFファイルの内容を、一つ一つ手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に追われていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxなどに保存されたPDFファイルからテキスト情報を自動で読み取り、Excelに記録できる仕組み</span>があれば、 手間のかかるデータ入力作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルからテキストデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
さまざまなツールを起点として、PDFファイルからテキスト情報を自動で抽出し、Microsoft Excelに記録する業務フローの自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
<span class="mark-yellow">BoxなどにPDFファイルが追加されたことをトリガーに、ファイル内のテキストを自動で抽出しMicrosoft Excelに記録する</span>ことが可能です。
手作業でのファイルの確認やデータ転記の手間を削減できます。
<span class="mark-yellow">Outlookなどで受信したPDFファイルを自動で読み取り、その内容をMicrosoft Excelに転記する</span>ことも可能です。
請求書や注文書などの定型的なメール処理を効率化し、対応漏れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Discordなどで受信したPDFファイルからテキストを抽出し、Microsoft Excelに自動で記録する</span>ことで、情報共有やデータ集約をスムーズにし、迅速な対応が可能になります。
それではここから代表的な例として、BoxにPDFファイルが格納されたら、OCR機能でテキスト情報を読み取り、Microsoft Excelにレコードとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box, Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能し、YoomとBoxの指定したフォルダとの接続がうまくいくかどうかのテストを行います。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要となるため、以下のようにアップロードしてみてください。
この記事では、サンプルとして以下のPDFファイルをBoxにアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OCRでPDFファイルのテキストを読み取るにあたって、Boxからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
次に、API接続設定です。
「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイルをダウンロードすることが可能です。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ファイルから抽出したテキストを使って、Microsoft Excelにレコードを追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、「タイトル」から「実行アクション」まで、確認してください。
「ファイルの保存場所」では、OneDriveまたはSharePointのどちらかを指定し、「ドライブID」を、候補から選択します。
【要確認】テスト用のMicrosoft Excelについて
同様に、「アイテムID」「シート名」も候補から選択し、「次へ」をクリックしてください。
次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Microsoft Excelに追加する内容を、取得した値から選択します。
テストを実行し、Microsoft Excelにレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Yoomでは、PDFデータの抽出・変換とMicrosoft Excel連携に対応した自動化を簡単に実現できます。
ここでは、受信メールやフォーム、社内チャット、クラウドストレージに届くPDFを自動で解析し、重要項目のMicrosoft Excel追記や帳票作成・送付、各種クラウドへの保存までを一気通貫で行えるテンプレートをご紹介します。
手作業の転記や二重管理を減らし、情報整理と共有のスピードを高められるでしょう！
BoxにアップロードされたPDFファイルからテキストを自動で抽出し、Excelに記録する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業でのデータ入力を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書き文字や複雑なレイアウトのPDFも読める？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：PDF以外の画像ファイル（JPEG、 PNG）も読み取れる？
A：はい、可能です。JPEGやPNGを読み取れるテンプレートとして、以下のようなものがあります。
Q：読み取りに失敗した場合の通知や対処法は？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
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