Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方 手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにPDFファイルが格納されると、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへのレコード追加までが自動で実行されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。 手作業によるPDFからのデータ抽出（extract from pdf）や転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの部分からテキストを抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書の特定の位置にある請求金額や取引先名だけを抽出する、といった柔軟な設定が可能です。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを自由に設定できます。OCRで抽出した値を埋め込むだけでなく、処理日や担当者名など、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
請求書やアンケート結果が記載されたPDFファイルの内容を、一つ一つ手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に追われていませんか？
もし、Boxなどに保存されたPDFファイルからテキスト情報を自動で読み取り、Excelに記録できる仕組み があれば、 手間のかかるデータ入力作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルからテキストデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方 手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにPDFファイルが格納されると、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへのレコード追加までが自動で実行されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。 手作業によるPDFからのデータ抽出（extract from pdf）や転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの部分からテキストを抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書の特定の位置にある請求金額や取引先名だけを抽出する、といった柔軟な設定が可能です。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを自由に設定できます。OCRで抽出した値を埋め込むだけでなく、処理日や担当者名など、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
PDFからテキストを抽出しMicrosoft Excelに記録する方法
さまざまなツールを起点として、PDFファイルからテキスト情報を自動で抽出し、Microsoft Excelに記録する業務フローの自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
ストレージサービスを起点にPDFを読み取りExcelに記録する
BoxなどにPDFファイルが追加されたことをトリガーに、ファイル内のテキストを自動で抽出しMicrosoft Excelに記録する ことが可能です。
手作業でのファイルの確認やデータ転記の手間を削減できます。
Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方 手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにPDFファイルが格納されると、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへのレコード追加までが自動で実行されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。 手作業によるPDFからのデータ抽出（extract from pdf）や転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの部分からテキストを抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書の特定の位置にある請求金額や取引先名だけを抽出する、といった柔軟な設定が可能です。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを自由に設定できます。OCRで抽出した値を埋め込むだけでなく、処理日や担当者名など、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールツールを起点にPDFを読み取りMicrosoft Excelに記録する
Outlookなどで受信したPDFファイルを自動で読み取り、その内容をMicrosoft Excelに転記する ことも可能です。
請求書や注文書などの定型的なメール処理を効率化し、対応漏れを防ぎます。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
チャットツールを起点にPDFを読み取りMicrosoft Excelに記録する
Discordなどで受信したPDFファイルからテキストを抽出し、Microsoft Excelに自動で記録する ことで、情報共有やデータ集約をスムーズにし、迅速な対応が可能になります。
DiscordでPDFファイルを受信したら、OCRを行い結果をMicrosoft Excelに追加する
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■概要
取引先からDiscordで送られてくるPDF形式の請求書や発注書。その都度ファイルを開き、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは手間がかかる作業です。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordで受け取ったPDFの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方 ツールを探し、データ入力業務を自動化したい方 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業に、多くの時間を費やしている方 ■このテンプレートを使うメリット
OCR機能でPDFを自動でデータ化し、転記作業にかかる時間を短縮できるため、より重要なコア業務に集中することが可能です 手作業による転記が不要になるため、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付されたPDFファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Discordのトリガー設定では、どのサーバーの、どのチャンネルに送信されたメッセージをきっかけにフローボットを起動させるか、サーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください 分岐機能では、メッセージにファイルが添付されているかどうかの条件だけでなく、特定のユーザーからの投稿のみを対象とするなど、後続の処理に進む条件を自由にカスタマイズできます OCR機能では、請求書の日付や金額、品目など、PDFファイル内のどの部分のテキストを抽出するかを任意で設定することが可能です Microsoft Excelへのレコード追加では、どの列にOCR機能で抽出したどの情報を追加するか、出力内容を柔軟にカスタマイズしてください ■注意事項
Discord、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
クラウドストレージ上のPDFからテキストを抽出しMicrosoft Excelに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、BoxにPDFファイルが格納されたら、OCR機能でテキスト情報を読み取り、Microsoft Excelにレコードとして自動で追加するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Box Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
BoxとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Boxのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方 手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにPDFファイルが格納されると、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへのレコード追加までが自動で実行されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。 手作業によるPDFからのデータ抽出（extract from pdf）や転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの部分からテキストを抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書の特定の位置にある請求金額や取引先名だけを抽出する、といった柔軟な設定が可能です。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを自由に設定できます。OCRで抽出した値を埋め込むだけでなく、処理日や担当者名など、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：BoxとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
Box
Microsoft Excel
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Boxに格納されたPDFファイルをOCRし、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書などのPDFファイルがBoxに格納されるたびに、内容を確認してMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelの指定したシートにレコードを追加するため、PDFからExcelへテキストを抽出する（excel extract from pdf）一連の作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMicrosoft Excel間で発生する、PDFからのデータ転記作業を効率化したい方 手作業によるデータ入力の時間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 PDFからExcelへのデータ抽出（extract from pdf）作業を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにPDFファイルが格納されると、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへのレコード追加までが自動で実行されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。 手作業によるPDFからのデータ抽出（extract from pdf）や転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、PDFファイルのどの部分からテキストを抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書の特定の位置にある請求金額や取引先名だけを抽出する、といった柔軟な設定が可能です。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを自由に設定できます。OCRで抽出した値を埋め込むだけでなく、処理日や担当者名など、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
タイトル：任意設定
トリガーアクション：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能し、YoomとBoxの指定したフォルダとの接続がうまくいくかどうかのテストを行います。
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについて
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
この記事では、サンプルとして以下のPDFファイルをBoxにアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ファイルのダウンロード設定
OCRでPDFファイルのテキストを読み取るにあたって、Boxからファイルをダウンロードするための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。ファイルの容量制限について
次に、API接続設定 です。
「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
続いて、アクションを選択 に進みます。それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。
次に、詳細を設定 に移ります。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Microsoft Excelのアクション設定
ファイルから抽出したテキストを使って、Microsoft Excelにレコードを追加するための設定をします。
続いて、データベースの連携 に進みます。
「ファイルの保存場所」では、OneDriveまたはSharePointのどちらかを指定し、「ドライブID」を、候補から選択します。
【要確認】テスト用のMicrosoft Excelについて
このオペレーションでは、レコードを追加したいMicrosoft Excelが必要です。該当のファイルをOneDriveまたはSharePointにご準備ください。
同様に、「アイテムID」「シート名」も候補から選択し、「次へ」をクリックしてください。
次に、データベース操作の詳細設定 です。
テストを実行し、Microsoft Excelにレコードが追加されていれば、設定完了です。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Microsoft Excelを活用したその他の自動化例
Yoomでは、PDFデータの抽出・変換とMicrosoft Excel連携に対応した自動化を簡単に実現できます。
手作業の転記や二重管理を減らし、情報整理と共有のスピードを高められるでしょう！
BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを活用して大量のPDFファイルを管理しているビジネスユーザーの方 PDFから必要なデータを手作業で抽出し、Excelに入力する作業に時間を費やしている方 データ抽出の正確性を高め、業務効率化を図りたいチームリーダーやマネージャーの方 DeepSeek PDF抽出を活用して、業務プロセスを自動化したいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
作業時間の短縮 ：PDFからのデータ抽出とExcelへの入力を自動化することで、手作業に比べて時間を節約できます。データの正確性向上 ：DeepSeek PDF抽出機能により、ヒューマンエラーを減らし、正確なデータ管理が可能になります。業務効率化 ：一連のプロセスを自動化することで、他の重要な業務にリソースを集中できるようになります。
GoogleフォームからPDFファイルが送信されたら、Microsoft Excelのファイルに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
取引先から送られてくるPDF形式の見積書や請求書を、分析や管理のためにMicrosoft Excelへ手入力で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取ったPDFファイルからAIが自動でデータを読み取り、Microsoft Excelのファイル形式へ変換（convert pdf to excel）して、指定のGoogle Driveフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化し、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
PDFの内容をMicrosoft Excelへ変換する定型業務を自動化したいと考えている方 Googleフォームで帳票などのファイルを受け付けており、その後の処理を効率化したい方 手作業によるデータ転記で発生する入力ミスや対応漏れなどの課題を解決したい方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFファイルを開き、内容をコピーしてMicrosoft Excelへ転記する一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業による転記で起こりがちな、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを指定します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、PDFファイルから必要なデータを抽出します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMicrosoft Excelファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい任意のフォームを指定してください Google Driveのファイルダウンロードやアップロードのアクションでは、対象のファイルIDや格納先のフォルダを任意で指定できます RPA機能の設定では、操作したいWebページのURLや、取得したいテキストなどを業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます AI機能によるテキスト抽出では、抽出元のファイルとして前段のオペレーションで取得した情報を指定したり、抽出したい項目を任意で設定したりすることが可能です ■注意事項
OutlookからPDFファイルが送信されたら、RPAでMicrosoft Excelファイルに変換しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
取引先からOutlookに届く請求書や注文書などのPDFファイルを、都度手作業で開き、内容をMicrosoft Excelに転記していませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、PDFからExcelへのファイル変換とOneDriveへの格納までを自動化でき、手作業によるデータ入力の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取ったPDFの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方 PDFからExcelへのファイル変換を自動化し、業務を効率化したい方 RPAを活用して、手作業によるデータ入力ミスや確認の手間を削減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からPDFのExcel変換、ファイル保存までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記そのものが不要になるため、入力内容の間違いや添付ファイルの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進む、といった条件を設定します。 オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 オペレーションでRPA機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルをMicrosoft Excel形式に変換するためのブラウザ操作を行います。 オペレーションでデータ変換機能を使用し、正規表現を用いてファイル名などを任意の命名規則に整えます。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換・整形したファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。 分岐機能では、前段のOutlookトリガーで取得した添付ファイルの情報などを用いて、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 RPA機能では、PDFからExcelへの変換に使用するWebサイトのURLや、操作対象、入力するテキストなどを実際の環境に合わせて設定してください。 データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名を「日付_取引先名.xlsx」のように、任意のルールで整形することが可能です。 OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を用いて指定できます。 ■注意事項
Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SlackからPDFファイルが送信されたら、Microsoft Excelファイルに変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
Slackで共有されたPDFファイルの内容を、一件ずつ手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローは、こうしたファイル変換とデータ転記に関わる一連の作業を自動化するために設計されました。Slackに特定のPDFファイルが投稿されると、その内容を自動でMicrosoft Excelファイルに変換しBoxへ格納するため、定型業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取るPDFの情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方 ファイル形式の変換作業の効率化を検討している方 Boxを活用し、チーム内で作成・変換したファイルを一元的に管理したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFからExcelへのファイル変換とBoxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるデータの転記作業が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルがPDF形式の場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したPDFファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、PDFの内容をMicrosoft Excelに転記するといったブラウザ操作を自動化します。 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、必要に応じてデータを整形します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガーでは、フローボットを起動する対象のチャンネルを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイル形式や投稿内容など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を実行する条件を自由にカスタマイズ可能です。 RPA機能では、操作したいWebページのURLや取得したいテキスト、クリックしたいボタンなどを自由に設定できます。また、各項目に固定値や前段のアクションで取得した情報を変数として利用することもできます。 正規表現によるデータの置換では、置換したい文字列や置換後の文字列などを、固定値や変数を用いて自由に設定できます。 Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダIDやファイル名などを、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し任意に設定してください。 ■注意事項
Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで回答されたPDFから特定の文字列を抽出して、Microsoft Excelで請求書を作成しメールで送付する
試してみる
■概要
フォームに添付された回答やファイル情報を用いて、ファイルを読み取り、Microsoft Excelの請求書類を発行してメールを送付します。
■事前準備
・書類発行を行うMicrosoft Excelのシートを事前に用意します。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：宛先や担当者名、添付するファイルを設定するための質問を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択し、以下設定してテスト・保存します。
・アクション：任意の画像・ファイル(6,500文字以内)から文字情報を読み取る（15タスク）
・ファイルの添付方法：「取得した値を使用」を選択し、候補から①のフォームでデモで添付したファイルを設定します。
・抽出したい項目：ファイル上から抽出したい文字列の項目等を指示します。
例：会社名,品目の一覧,単価の一覧,数量の一覧 etc
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
※また注意事項も併せてご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831151
③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからMicrosoft Excelを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかMicrosoft SharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、Microsoft SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①や②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※Microsoft SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
④メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①や②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■注意事項
・各アプリとの連携が必要となります。
・画像やファイルの読み取りが正確に実施されるかについては、実際のファイルを用いてテストを行ってください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
BoxにアップロードされたPDFファイルからテキストを自動で抽出し、Excelに記録する作業を自動化することで、手作業でのデータ入力を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：手書き文字や複雑なレイアウトのPDFも読める？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
Q：PDF以外の画像ファイル（JPEG、 PNG）も読み取れる？
A：はい、可能です。JPEGやPNGを読み取れるテンプレートとして、以下のようなものがあります。
BoxにJPGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しSlackに通知する
試してみる
■概要
請求書や領収書といったJPG形式の画像ファイルを受け取った際、その都度内容を確認してテキスト情報を手入力する作業は手間ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxにJPGファイルが格納されるだけで、自動でOCRが文字を読み取り、テキストへの変換処理を実行するため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
請求書や申込書などのJPG画像の内容を手入力しており、自動化を検討している方 Boxに保存した画像ファイルのテキスト化と、その後の情報共有に手間を感じている方 手作業による文字起こしでの入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイル格納を起点にテキスト変換の処理が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた文字起こしの時間を短縮することができます。 人の手を介さずにテキスト抽出から通知までを完結させることで、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがJPG形式の場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイル名に「.jpg」や「.jpeg」が含まれているかなど、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズ可能です。 OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、特定の項目のみを抽出するように設定できます。 Slackへの通知では、通知先のチャンネルやメンションを任意で設定できるほか、本文にOCR機能で取得した情報を変数として埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信したPNGファイルから特定テキストを抽出し、Microsoft Excelに追記する
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったPNG形式の請求書や帳票の内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに入力するのは時間がかかり、入力ミスも起こりやすい作業ではないでしょうか。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、添付されたPNGファイルから文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelへ転記する一連の流れを自動化します。手動でのファイル変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したPNGファイルの情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方 ファイル変換のような定型作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 OCRとSaaS連携で、請求書処理などのバックオフィス業務を効率化したい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、データ入力に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動でテキスト抽出と転記を行うため、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPNGファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進む、といった条件を設定します。 次に、OCR機能を設定し、添付されたPNGファイルから必要なテキスト情報を抽出します。 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルやシートに自動で追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーでは、自動化の対象とするメールのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定できます。 分岐機能では、前段階で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を柔軟にカスタマイズできます。 OCR機能では、PNGファイル内から抽出したい項目（請求日や金額など）を任意で指定することが可能です。 Microsoft Excelへの追加アクションでは、どの列にどの抽出データを入力するかを自由に割り当てでき、固定値の設定も可能です。 ■注意事項
Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
DiscordでPNGファイルを受信したらOCRし、テキストをSlackに通知する
試してみる
■概要
Discordで共有されたPNG画像内のテキスト情報を、手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした作業は時間がかかる上、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DiscordにPNGファイルが投稿されるだけで、画像内のテキストを自動で抽出しSlackへ通知できます。手作業で行っていたPNG画像からテキストへの変換(png image to text converter)作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordで受信したPNG画像内の文字情報を手作業でテキスト化している方 PNG画像からテキストを変換(png image to text converter)し、Slackへ共有する作業を効率化したい方 チーム内での画像情報のテキスト共有を、迅速かつ正確に行いたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Discordへの投稿をきっかけに、PNG画像からテキストを自動で変換してSlackへ通知するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による、入力間違いや重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、お使いのDiscord、SlackアカウントをYoomと連携してください。 トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」を設定します。 オペレーションの分岐機能で、メッセージにPNGファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 次に、Discordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションで、添付されたPNGファイルを取得します。 次に、OCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、抽出したテキストを指定したチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、画像ファイル全体からテキストを抽出するだけでなく、読み取りたい範囲を任意で指定するなどのカスタムが可能です。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できます。また、通知メッセージの本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで抽出したテキスト情報を変数として埋め込んだりするなどの柔軟な設定が可能です。 ■注意事項
Discord、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Q：読み取りに失敗した場合の通知や対処法は？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
