Dropboxにファイルが作成されたら、DX Suiteで読み取りMicrosoft Excelに追加する
Dropboxにファイルが作成されたら、DX Suiteで読み取りMicrosoft Excelに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
DX Suite
と
Dropbox
と
Microsoft Excel
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
DX Suiteで読み取った帳票データを、都度確認してチームに共有したり、Microsoft Excelなどの別ファイルに手作業で転記したりする業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、指定のDropboxフォルダに帳票ファイルが保存されると、自動でDX SuiteがOCR処理を行い、Microsoft Excelに追加し完了後にMicrosoft Teamsへ結果を通知するため、一連の確認・共有作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DX Suiteで読み取った結果を他のツールへ手入力しており、作業を効率化したい方
- 帳票の読み取り完了を都度確認し、チームへ手動で共有している方
- 請求書処理などの定型業務を自動化し、コア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 帳票のアップロードからOCR処理の実行、完了通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 読み取り完了の確認漏れやチームへの共有遅れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携する。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り依頼を実行」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定する。
- 次に、オペレーションでDX Suiteの「請求書OCRの読み取り結果を取得」アクションを設定する。
- さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した読み取り結果を記載して通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、帳票ファイルを検知する対象フォルダのパスを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションで、通知先のチャネルやメッセージの本文を任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、DX Suite、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DX Suiteはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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レシート・領収書OCRの読み取り結果を取得
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フローボットトリガー
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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