【ノーコードで実現】Geminiの処理結果をMicrosoft SharePointに自動連携する方法

Gmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する

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■概要
Gmailで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを都度開き、内容を要約してMicrosoft SharePointに格納する作業は、手間がかかり情報共有の遅れに繋がることもあります。
このワークフローは、そうした定型業務を自動化するために設計されました。
Gmailでのファイル受信をトリガーに、Geminiが自動で内容を要約し、Microsoft SharePointへ格納までを完結させることが可能です。
このGeminiとSharePointを連携させる仕組みにより、手作業をなくし、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GeminiとMicrosoft SharePointを活用し、ドキュメント管理や情報共有を効率化したいと考えている方
・Gmailで受信する報告書や資料などのファイルを手作業で確認・整理しており、負担を感じている方
・AIによる要約とファイルストレージへの自動格納を組み合わせ、ナレッジの蓄積を円滑に進めたい方

■注意事項
・Gmail、Gemini、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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「Geminiでドキュメントの要約はできるけど、その結果をMicrosoft SharePointに保存するのは手作業…」
「Microsoft SharePointに保管する前に、ファイルの内容を毎回Geminiで要約するのが面倒…」

このように、両者間でのデータ連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？

もし、Geminiによる要約生成からMicrosoft SharePointへの格納までの一連のプロセスを自動化する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されます。情報の整理や共有にかかる時間を削減し、より創造的な業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定可能です。
ぜひこの記事を参考にして、日々の反復作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGeminiとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Gmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する

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■概要
Gmailで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを都度開き、内容を要約してMicrosoft SharePointに格納する作業は、手間がかかり情報共有の遅れに繋がることもあります。
このワークフローは、そうした定型業務を自動化するために設計されました。
Gmailでのファイル受信をトリガーに、Geminiが自動で内容を要約し、Microsoft SharePointへ格納までを完結させることが可能です。
このGeminiとSharePointを連携させる仕組みにより、手作業をなくし、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GeminiとMicrosoft SharePointを活用し、ドキュメント管理や情報共有を効率化したいと考えている方
・Gmailで受信する報告書や資料などのファイルを手作業で確認・整理しており、負担を感じている方
・AIによる要約とファイルストレージへの自動格納を組み合わせ、ナレッジの蓄積を円滑に進めたい方

■注意事項
・Gmail、Gemini、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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GeminiとMicrosoft SharePointを連携してできること

GeminiとMicrosoft SharePointのAPIを連携させれば、AIによる処理結果を自動的にドキュメント管理システムに格納するなど、これまで手作業で行っていた業務を自動化できます。
これにより、情報の整理・共有にかかる工数を削減し、チーム全体の生産性を向上させることができるでしょう。

気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！

Gmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する

Gmailで日々受け取る報告書や議事録などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Geminiで要約を作成してからMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、手間がかかりますよね。

この自動化は、Gmailで特定のファイルを受信したことをきっかけに、Geminiがその内容を要約し、結果を自動でMicrosoft SharePointに格納するため、報告書などの内容確認と整理にかかる時間を削減し、チーム内の情報共有をスムーズにします。

Gmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する

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■概要
Gmailで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを都度開き、内容を要約してMicrosoft SharePointに格納する作業は、手間がかかり情報共有の遅れに繋がることもあります。
このワークフローは、そうした定型業務を自動化するために設計されました。
Gmailでのファイル受信をトリガーに、Geminiが自動で内容を要約し、Microsoft SharePointへ格納までを完結させることが可能です。
このGeminiとSharePointを連携させる仕組みにより、手作業をなくし、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GeminiとMicrosoft SharePointを活用し、ドキュメント管理や情報共有を効率化したいと考えている方
・Gmailで受信する報告書や資料などのファイルを手作業で確認・整理しており、負担を感じている方
・AIによる要約とファイルストレージへの自動格納を組み合わせ、ナレッジの蓄積を円滑に進めたい方

■注意事項
・Gmail、Gemini、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Outlookでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する

ビジネスシーンでOutlookをメインのメールクライアントとして利用している場合でも、同様の自動化を実現できます。

受信した添付ファイル付きのメールをトリガーとして、Geminiが内容を要約しMicrosoft SharePointに自動で保存するため、手作業によるファイルのダウンロード、要約作成、アップロードといった一連の作業をなくし、重要な情報を見逃すことなく整理できるでしょう。

Outlookでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する

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■概要
Outlookで受信する大量の添付ファイルの内容を確認し、Microsoft SharePointへ手作業で格納する業務に手間を感じていませんか。
特に、一つひとつのファイルを開いて内容を把握するのは大きな負担となりがちです。
このワークフローは、Outlookでのファイル受信をきっかけにGeminiが内容を自動で要約し、その結果をMicrosoft SharePointに格納する一連の流れを自動化します。
GeminiとMicrosoft SharePointを連携させることで、文書管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する添付ファイルの確認・整理業務を効率化したい方
・GeminiとMicrosoft SharePointを連携させ、情報集約や文書管理を自動化したいと考えている方
・手作業による情報整理から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Outlook、Gemini、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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GeminiとMicrosoft SharePointの連携フローを作ってみよう

それでは、実際にGeminiとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門知識がなくても直感的に操作できるYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Gemini／Microsoft SharePoint

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Gmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Gmail・Gemini・Google スプレッドシート・Microsoft SharePointのマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とYoom分岐機能のオペレーション設定
• Gemini・Google スプレッドシート・Microsoft SharePointのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する

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■概要
Gmailで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを都度開き、内容を要約してMicrosoft SharePointに格納する作業は、手間がかかり情報共有の遅れに繋がることもあります。
このワークフローは、そうした定型業務を自動化するために設計されました。
Gmailでのファイル受信をトリガーに、Geminiが自動で内容を要約し、Microsoft SharePointへ格納までを完結させることが可能です。
このGeminiとSharePointを連携させる仕組みにより、手作業をなくし、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GeminiとMicrosoft SharePointを活用し、ドキュメント管理や情報共有を効率化したいと考えている方
・Gmailで受信する報告書や資料などのファイルを手作業で確認・整理しており、負担を感じている方
・AIによる要約とファイルストレージへの自動格納を組み合わせ、ナレッジの蓄積を円滑に進めたい方

■注意事項
・Gmail、Gemini、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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ステップ1：マイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

Google スプレッドシートのマイアプリ連携については、ナビを参考にして連携してください。

それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Gmailの連携

以下の手順をご参照ください。

Geminiの連携

アプリ一覧の検索窓からGeminiを検索し、クリックします。

「アカウント名」は、任意で管理用名称を設定してください。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。

「アクセストークン」は、Geminiから取得できるAPIキーを設定します。
詳しくは下記赤枠を押してください。

Geminiに移動するので、「Get API Key」をクリックします。

利用規約やプライバシーポリシーの確認後、右上の「＋ APIキーを作成」を選択してください。

APIキーが生成されるので、「コピー」をクリックしてAPIキーをコピーします。

Yoomに戻り、「アクセストークン」にコピーしたAPIキーを貼り付けてください。
全ての設定が完了したら、「追加」をクリックしましょう。

これでGeminiのマイアプリ登録が完了です。

Microsoft SharePointの連携

先ほどと同様に、検索窓からMicrosoft SharePointと検索しクリック。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Microsoft 365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントを選択してください。

パスワードを入力し、「サインイン」を行ってください。

マイアプリにMicrosoft SharePointが表示されていれば、連携完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

Gmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する

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■概要
Gmailで受信した請求書や報告書などの添付ファイルを都度開き、内容を要約してMicrosoft SharePointに格納する作業は、手間がかかり情報共有の遅れに繋がることもあります。
このワークフローは、そうした定型業務を自動化するために設計されました。
Gmailでのファイル受信をトリガーに、Geminiが自動で内容を要約し、Microsoft SharePointへ格納までを完結させることが可能です。
このGeminiとSharePointを連携させる仕組みにより、手作業をなくし、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GeminiとMicrosoft SharePointを活用し、ドキュメント管理や情報共有を効率化したいと考えている方
・Gmailで受信する報告書や資料などのファイルを手作業で確認・整理しており、負担を感じている方
・AIによる要約とファイルストレージへの自動格納を組み合わせ、ナレッジの蓄積を円滑に進めたい方

■注意事項
・Gmail、Gemini、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。

クリックすると以下の画面に切り替わります。
「タイトル」は任意で変更も可能です。
Gmailと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。 

• ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
• なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

※ご利用プランに関する詳細はこちらをご確認ください。

次に特定のキーワードを入力します。
テキストボックス下部の説明通り、検索演算子の利用も可能です。
今回は「subject:」という演算子を使って、件名の単語やフレーズからキーワード「重要」に当てはまるメールを検索するように設定しました。

※検索演算子の詳細はこちらをご参照ください。

ここまでの設定が完了したら、テスト操作の準備を行います。
Gmailで件名にキーワードを含んだメールを作成し、送信しましょう。
作成するメールは、架空の情報（「テストレポート」や「テスト会議」など）でOKです。
また、ファイルの添付を必ず行ってください。

※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。

準備が完了したら、Yoomに戻り「テスト」を行いましょう。

テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。

• 取得した値について

メールの内容が反映していればOKです。
「保存する」を押して次に進みます。

ステップ4：分岐の設定

メールに添付ファイルがあった場合にのみ、Microsoft SharePointに格納するための設定を行います。
「分岐する」をクリックしてください

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。

※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。

• 料金プランについて

分岐条件を指定する画面が表示されるので、内容を確認してください。
この画面では、メールで添付ファイルを受信した場合に、次のフローに進むようテンプレートで設定されています。
「保存する」をクリックし、次の設定へ進みましょう。

ステップ5：OCR(データ読み取り機能)の設定

OCRを使って、メールの添付ファイルからデータを抽出しましょう。
「OCRで文字を抽出」を、クリックしてください。

※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。

※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

• 料金プランについて

「アクション」を、目的に応じて設定します。
それぞれできることと消費するタスク数が異なります。
より詳しい設定方法はこちらを併せてご確認ください。

設定が完了したら「次へ」を押してください。

※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。

「抽出したい項目」で、本文を抽出しましょう。
追加で抽出したい項目がある場合は、カンマ（,）で区切って入力してください。

「使用するAI」と「言語」は、変更があれば任意で設定可能です。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。

取得した値を確認し、テストに成功していれば「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Geminiのアクション設定

Geminiのコンテンツ作成設定を行います。
「コンテンツを生成」をクリックしてください。

クリックすると以下の画面に切り替わります。
Geminiと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

「モデル」は、Geminiのモデルタイプを入力します。
Geminiのページ左上で確認し、同じものをモデルとして設定します。

「プロンプト」をOCRで取得した値を活用し、設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。

「システムプロンプト」は、AIに対して期待される動作や振る舞いを指示するものです。
詳細に設定することで、より意図に沿った要約の生成が可能です。
今回は以下のように設定しました。

その他、必要な項目があれば設定し「テスト」を行いましょう。

取得した値を確認し、テストに成功していれば「保存する」を押してください。

ステップ7：Google スプレッドシートに情報を追加する設定

「書類を発行する」をクリックしてください。

ここで、Google スプレッドシートで書類の雛形を作成しておきましょう。
作成方法は下記ページをご参照ください。

• 「書類を発行する」の設定方法

作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
連携アカウント情報を確認してください。

雛形書類の連携を行います。
「スプレッドシートのファイルID」は、ボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、先ほど作成したファイルを選択しましょう。

「格納先のGoogle DriveフォルダID」も、候補に連携済みのIDが表示されます。格納先を選択してください。

「出力ファイル名」は、任意で自由に設定可能です。
今回は「日付」を活用しファイル名を設定しました。
入力が完了したら次へ進みましょう。

置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」は、作成した報告書の置換部分が記載されています。
「置換後の文字列」には、取得した値からGeminiで生成されたコンテンツを選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

取得した値を確認し、テストに成功していれば「保存する」を押してください。
ダウンロードボタンを押して、正しく書類が作成されているか確認してみましょう。

ステップ8：Microsoft SharePointのファイルのアップロード設定

Microsoft SharePointにファイルをアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。

※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

クリックすると以下の画面に切り替わります。
Microsoft SharePointと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

「サイトID」は、ボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。

「ドライブID」は、サイトIDを設定することで選択可能となります。
こちらも候補から設定してください。

「ファイル名」は、先ほど取得したGoogle スプレッドシートの書類を設定しましょう。
取得した値から選択可能です。

ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」、ファイルは「発行した書類」になっていることを確認し、「テスト」をクリックします。

テストに成功すると、実際Microsoft SharePointにファイルがアップロードされているので確認してみましょう。

確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。

ステップ9：トリガーをONにして起動準備完了

これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！
お疲れさまでした。

以上がGmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納するフローの連携手順になります！

Microsoft SharePointのデータをGeminiに連携したい場合

今回はGeminiでの処理結果をSharePointに格納する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePoint上のデータを起点としてGeminiに処理をさせたい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されたらGeminiで要約し通知する

Microsoft SharePointの特定のフォルダに新しいファイルが追加されると、その内容をGeminiが自動的に要約し、結果をSlackやメールなどで関係者に通知します。

この仕組みにより、重要なドキュメントが追加された際に素早く概要を把握でき、確認漏れや対応の遅れを防ぐことができるでしょう。

Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されたらGeminiで要約し通知する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointに日々蓄積される議事録や報告書の内容を、都度開いて確認するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイル追加をきっかけに、Geminiが自動で内容を要約し、Microsoft Teamsへ通知するものです。
GeminiとSharePointを連携させることで、ドキュメントの確認作業を効率化し、チーム内での迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointに保存されたファイルの確認や、チームへの共有に手間を感じている方
・GeminiとSharePointを連携させ、ドキュメントの要約作成といった定型業務を自動化したい方
・Microsoft Teamsを活用しており、よりスムーズで効果的な情報共有の仕組みを構築したい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Gemini、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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フォームからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointにアップロードしGeminiで内容を要約した結果を通知する

Webフォームからファイルが送信されると、そのファイルをMicrosoft SharePointに自動でアップロードし、並行してGeminiが内容を要約し担当者に通知します。

これにより、顧客からの申請書類や報告書などを人の手を介さずに整理・一次確認できるため、対応の初動を早め、業務負荷を軽減することが可能です。

フォームからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointにアップロードしGeminiで内容を要約した結果を通知する

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■概要
フォームから送信される報告書や資料などを、都度手動でファイルサーバーに格納し、内容を確認する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、フォームからのファイル提出をきっかけに、Microsoft SharePointへの自動アップロードと、Geminiによる内容の要約、指定ツールへの通知までを一気通貫で実行します。
GeminiとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業によるファイル管理の煩雑さや確認漏れといった課題を解消し、業務の迅速化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム経由で受け取ったファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
・Microsoft SharePointとGeminiを連携させ、ドキュメント管理を効率化したいと考えている方
・ファイルの内容確認とチームへの共有を自動化し、情報伝達の速度を高めたい業務担当者の方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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GeminiやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

他にもGeminiやMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。

Geminiを使った自動化例

日々の業務において、Google スプレッドシートやNotionDBから得られるデータを要約し、必要なアクションを自動化することができます。

さらに、YouTube動画の公開時にSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿するなど、マーケティング業務の効率化も実現できるでしょう。

Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をSlackに通知する

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■概要
Google Driveにアップロードされる画像を都度確認し、その内容をチームに共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Google Driveに新しい画像が追加されると、Geminiが自動で画像内容を解析し、その結果をChatworkへ即座に通知する一連の流れを自動化でき、手作業による画像確認や報告の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveにアップされる画像の内容を定期的に確認・共有しているご担当者の方
・AIを活用して、画像に写っているオブジェクトの特定や説明文の生成を自動化したい方
・日々の定型業務を効率化し、より創造的な業務に時間を割きたいと考えているすべての方

■注意事項
・Google Drive、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新する

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■概要
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方‍
1.Google スプレッドシートを業務で使用する方
・会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積している方
・Google スプレッドシートをチーム間で共有して業務を進めている方
2.業務でGeminiを活用している方
・Geminiを利用して文章の要約をすることが多い方
・会議内容の要約作業に時間がかかっている方

■注意事項‍
・Google スプレッドシート、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームの情報をもとにGeminiで文章を生成してGmailで自動返信する

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■概要
Googleフォームの情報をもとにGeminiで文章を生成してGmailで自動返信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使用して回答を受信している方
・顧客からの問い合わせ受信にGoogleフォームを活用している方
・問い合わせの一時対応の速度に課題を感じており、対応効率化を目指している方‍
2.Geminiを業務に活用している方
・問い合わせの一時対応の回答内容の作成をGeminiを活用し実現したいと考えている方
・日ごろから生成AIを業務に活用し、テキストの作成を自動化している方‍

■注意事項
・Googleフォーム、Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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YouTubeで新動画公開時にGeminiでSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿する

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■概要
YouTubeチャンネルに新しい動画を公開した後、SNSへの告知投稿を手作業で行うことに手間を感じていませんか。
投稿文の作成やタイミングを合わせた投稿作業は、意外と時間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、YouTubeでの動画公開をトリガーとして、GeminiがSNS用の投稿文を自動で生成し、X（Twitter）へ投稿するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・YouTubeチャンネルの運用とSNSでの情報発信を担当されている方
・Geminiなどの生成AIを活用してコンテンツ作成業務を効率化したい方
・動画公開後の告知投稿を自動化し、タイムリーな情報発信を実現したい方

■注意事項
・YouTube Data API、X（Twitter）、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Notionのデータソースにページが作成されたら、Geminiで要約してレコードを更新する

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■概要
Notionに議事録や調査レポートなどのページを追加するたびに、その内容を都度確認し、手作業で要約を作成するのは時間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにページが作成されると、Geminiが自動で内容を要約し、対象のレコードを更新するため、情報共有の効率化や内容把握までの時間短縮に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで議事録やドキュメント管理を行っており、内容の要約作業を効率化したい方
・Geminiを活用して、情報収集やテキスト生成のプロセスを自動化したいと考えている方
・手作業でのコピー＆ペーストによる情報の転記や要約作成の手間をなくしたい方

■注意事項
・Notion、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointを使った自動化例

Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされたときに、Google ChatやMicrosoft Teamsに自動で通知する機能を活用すれば、チーム内での迅速な情報共有が可能になります。

また、ファイル管理の負担を減らすために、Boxとの自動連携でファイルの同期を簡素化できるため、複数のツールをまたいでの作業効率が向上するでしょう。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Googe Chatに通知する」ワークフローを利用すると、作業の効率化が期待できます。
Microsoft SharePointへのファイルアップロードがGoogle Chatに通知されるため、情報共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してファイル共有やコラボレーションを行っている方
・Microsoft SharePointにアップロードされたファイルを迅速にチームと共有したい方
・日常的にGoogle Chatを利用している企業やチーム
・ファイルがアップロードされた際に速やかにその情報を受け取りたい方
・手動でファイルアップロードの通知を行う手間を削減したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する

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■概要
「Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する」フローは、ファイル管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、SharePointに新しいファイルがアップロードされた際に、自動的にBoxにも同じファイルが追加されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用している企業のIT担当者
・ファイル管理の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
・業務プロセスの自動化を推進する経営者
・RPAやAIを活用した業務改善に関心がある方
・ドキュメントのセキュリティとバックアップを強化したい管理者

■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

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メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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まとめ

GeminiとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、ファイルの要約作成やデータ整理、情報共有といった一連のタスクから解放され、ヒューマンエラーの心配なく、常に新しい情報をチームで共有できる体制を構築できます。

これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、より付加価値の高い分析や企画業務に集中できるようになるでしょう！

今回ご紹介したような自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし本記事を読んで自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！

よくあるご質問

Q：Geminiの要約精度は調整できますか？

A：はい、可能です。
Geminiの要約精度はプロンプトを調整することで、形式や粒度をある程度制御できます。
たとえば、要約を「箇条書きで」や「3つの要点で」といった形式で指定することが可能です。
これにより、ニーズに応じた精度で要約結果を得ることができます。

Q：機密情報を含むファイルの連携は安全ですか？

A：Yoomでは、ユーザーが安心してご利用いただけるよう複数のセキュリティ対策を実装しています。

• データの保存・共有について

連携先アプリから取得したデータは、Yoom上に保存・共有されることはありません。
連携処理の中でのみ使用されるため、機密情報が意図せず残ることはありません。
詳しくはこちらをご確認ください。

• ログイン時の認証対策

2要素認証や、SAML認証（エンタープライズプランのみ）など、アクセス制御の仕組みも備えています。
詳しくはこちらをご確認ください。

Q：連携フローが途中で失敗したらどうなりますか？

A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。

• エラー時の対応方法について

ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。