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「Geminiでドキュメントの要約はできるけど、その結果をMicrosoft SharePointに保存するのは手作業…」
「Microsoft SharePointに保管する前に、ファイルの内容を毎回Geminiで要約するのが面倒…」
このように、両者間でのデータ連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Geminiによる要約生成からMicrosoft SharePointへの格納までの一連のプロセスを自動化する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されます。情報の整理や共有にかかる時間を削減し、より創造的な業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定可能です。
ぜひこの記事を参考にして、日々の反復作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GeminiとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GeminiとMicrosoft SharePointのAPIを連携させれば、AIによる処理結果を自動的にドキュメント管理システムに格納するなど、これまで手作業で行っていた業務を自動化できます。
これにより、情報の整理・共有にかかる工数を削減し、チーム全体の生産性を向上させることができるでしょう。
気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで日々受け取る報告書や議事録などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Geminiで要約を作成してからMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、手間がかかりますよね。
この自動化は、Gmailで特定のファイルを受信したことをきっかけに、Geminiがその内容を要約し、結果を自動でMicrosoft SharePointに格納するため、<span class="mark-yellow">報告書などの内容確認と整理にかかる時間を削減し、チーム内の情報共有をスムーズに</span>します。
ビジネスシーンでOutlookをメインのメールクライアントとして利用している場合でも、同様の自動化を実現できます。
受信した添付ファイル付きのメールをトリガーとして、Geminiが内容を要約しMicrosoft SharePointに自動で保存するため、<span class="mark-yellow">手作業によるファイルのダウンロード、要約作成、アップロードといった一連の作業をなくし、重要な情報を見逃すことなく整理</span>できるでしょう。
それでは、実際にGeminiとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門知識がなくても直感的に操作できるYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gemini／Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回は「Gmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ連携については、ナビを参考にして連携してください。
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの連携
以下の手順をご参照ください。
Geminiの連携
アプリ一覧の検索窓からGeminiを検索し、クリックします。
「アカウント名」は、任意で管理用名称を設定してください。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
「アクセストークン」は、Geminiから取得できるAPIキーを設定します。
詳しくは下記赤枠を押してください。
Geminiに移動するので、「Get API Key」をクリックします。
利用規約やプライバシーポリシーの確認後、右上の「＋ APIキーを作成」を選択してください。
APIキーが生成されるので、「コピー」をクリックしてAPIキーをコピーします。
Yoomに戻り、「アクセストークン」にコピーしたAPIキーを貼り付けてください。
全ての設定が完了したら、「追加」をクリックしましょう。
これでGeminiのマイアプリ登録が完了です。
Microsoft SharePointの連携
先ほどと同様に、検索窓からMicrosoft SharePointと検索しクリック。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft 365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントを選択してください。
パスワードを入力し、「サインイン」を行ってください。
マイアプリにMicrosoft SharePointが表示されていれば、連携完了です。
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
「タイトル」は任意で変更も可能です。
Gmailと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
※ご利用プランに関する詳細はこちらをご確認ください。
次に特定のキーワードを入力します。
テキストボックス下部の説明通り、検索演算子の利用も可能です。
今回は「subject:」という演算子を使って、件名の単語やフレーズからキーワード「重要」に当てはまるメールを検索するように設定しました。
※検索演算子の詳細はこちらをご参照ください。
ここまでの設定が完了したら、テスト操作の準備を行います。
Gmailで件名にキーワードを含んだメールを作成し、送信しましょう。
作成するメールは、架空の情報（「テストレポート」や「テスト会議」など）でOKです。
また、ファイルの添付を必ず行ってください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
準備が完了したら、Yoomに戻り「テスト」を行いましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
メールの内容が反映していればOKです。
「保存する」を押して次に進みます。
メールに添付ファイルがあった場合にのみ、Microsoft SharePointに格納するための設定を行います。
「分岐する」をクリックしてください
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。
分岐条件を指定する画面が表示されるので、内容を確認してください。
この画面では、メールで添付ファイルを受信した場合に、次のフローに進むようテンプレートで設定されています。
「保存する」をクリックし、次の設定へ進みましょう。
OCRを使って、メールの添付ファイルからデータを抽出しましょう。
「OCRで文字を抽出」を、クリックしてください。
※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「アクション」を、目的に応じて設定します。
それぞれできることと消費するタスク数が異なります。
より詳しい設定方法はこちらを併せてご確認ください。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。
「抽出したい項目」で、本文を抽出しましょう。
追加で抽出したい項目がある場合は、カンマ（,）で区切って入力してください。
「使用するAI」と「言語」は、変更があれば任意で設定可能です。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
取得した値を確認し、テストに成功していれば「保存する」をクリックしましょう。
Geminiのコンテンツ作成設定を行います。
「コンテンツを生成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Geminiと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「モデル」は、Geminiのモデルタイプを入力します。
Geminiのページ左上で確認し、同じものをモデルとして設定します。
「プロンプト」をOCRで取得した値を活用し、設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「システムプロンプト」は、AIに対して期待される動作や振る舞いを指示するものです。
詳細に設定することで、より意図に沿った要約の生成が可能です。
今回は以下のように設定しました。
その他、必要な項目があれば設定し「テスト」を行いましょう。
取得した値を確認し、テストに成功していれば「保存する」を押してください。
「書類を発行する」をクリックしてください。
ここで、Google スプレッドシートで書類の雛形を作成しておきましょう。
作成方法は下記ページをご参照ください。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
連携アカウント情報を確認してください。
雛形書類の連携を行います。
「スプレッドシートのファイルID」は、ボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、先ほど作成したファイルを選択しましょう。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」も、候補に連携済みのIDが表示されます。格納先を選択してください。
「出力ファイル名」は、任意で自由に設定可能です。
今回は「日付」を活用しファイル名を設定しました。
入力が完了したら次へ進みましょう。
置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」は、作成した報告書の置換部分が記載されています。
「置換後の文字列」には、取得した値からGeminiで生成されたコンテンツを選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
取得した値を確認し、テストに成功していれば「保存する」を押してください。
ダウンロードボタンを押して、正しく書類が作成されているか確認してみましょう。
Microsoft SharePointにファイルをアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Microsoft SharePointと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「サイトID」は、ボックスをクリックすると連携済みのサイトIDが表示されるので、使用したいサイトIDを選択してください。
「ドライブID」は、サイトIDを設定することで選択可能となります。
こちらも候補から設定してください。
「ファイル名」は、先ほど取得したGoogle スプレッドシートの書類を設定しましょう。
取得した値から選択可能です。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」、ファイルは「発行した書類」になっていることを確認し、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、実際Microsoft SharePointにファイルがアップロードされているので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！
お疲れさまでした。
以上がGmailでファイルを受信したら、Geminiで要約し結果をMicrosoft SharePointに格納するフローの連携手順になります！
今回はGeminiでの処理結果をSharePointに格納する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePoint上のデータを起点としてGeminiに処理をさせたい場合には、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointの特定のフォルダに新しいファイルが追加されると、その内容をGeminiが自動的に要約し、結果をSlackやメールなどで関係者に通知します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">重要なドキュメントが追加された際に素早く概要を把握でき、確認漏れや対応の遅れを防ぐ</span>ことができるでしょう。
Webフォームからファイルが送信されると、そのファイルをMicrosoft SharePointに自動でアップロードし、並行してGeminiが内容を要約し担当者に通知します。
これにより、<span class="mark-yellow">顧客からの申請書類や報告書などを人の手を介さずに整理・一次確認できるため、対応の初動を早め、業務負荷を軽減</span>することが可能です。
他にもGeminiやMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
日々の業務において、Google スプレッドシートやNotionDBから得られるデータを要約し、必要なアクションを自動化することができます。
さらに、YouTube動画の公開時にSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿するなど、マーケティング業務の効率化も実現できるでしょう。
Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされたときに、Google ChatやMicrosoft Teamsに自動で通知する機能を活用すれば、チーム内での迅速な情報共有が可能になります。
また、ファイル管理の負担を減らすために、Boxとの自動連携でファイルの同期を簡素化できるため、複数のツールをまたいでの作業効率が向上するでしょう。
GeminiとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">ファイルの要約作成やデータ整理、情報共有といった一連のタスクから解放され、ヒューマンエラーの心配なく、常に新しい情報をチームで共有できる体制を構築できます。</span>
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、より付加価値の高い分析や企画業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし本記事を読んで自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：Geminiの要約精度は調整できますか？
A：はい、可能です。
Geminiの要約精度はプロンプトを調整することで、形式や粒度をある程度制御できます。
たとえば、要約を「箇条書きで」や「3つの要点で」といった形式で指定することが可能です。
これにより、ニーズに応じた精度で要約結果を得ることができます。
Q：機密情報を含むファイルの連携は安全ですか？
A：Yoomでは、ユーザーが安心してご利用いただけるよう複数のセキュリティ対策を実装しています。
連携先アプリから取得したデータは、Yoom上に保存・共有されることはありません。
連携処理の中でのみ使用されるため、機密情報が意図せず残ることはありません。
詳しくはこちらをご確認ください。
2要素認証や、SAML認証（エンタープライズプランのみ）など、アクセス制御の仕組みも備えています。
詳しくはこちらをご確認ください。
Q：連携フローが途中で失敗したらどうなりますか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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