「Gmailで受けたタスク依頼をTogglに登録しているけど、いちいち手入力するのが面倒…」Gmailと時間管理ツールTogglの間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
日々のタスク管理に欠かせないツールだからこそ、少しの手間が積み重なって大きな負担になりがちです。
もし、Gmailで受信した特定のメール内容を検知して、Togglにタスクやクライアント情報を自動で作成する仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放されるかもしれません。
入力ミスをなくし、より重要なプロジェクト業務に割く時間を確保できるので、業務全体の生産性向上に繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる ため、ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理をもっとスマートにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとTogglを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailの内容からTogglでTaskを作成する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く依頼や情報を、都度Togglへ手作業でタスク登録するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容からAIが情報を抽出し、Togglへ自動でタスクを作成できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとTogglを日常的に利用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方 メールでのタスク依頼が多く、Togglへの登録漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方 タスク管理の精度向上と時間短縮を実現し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメール内容をTogglへ手動で転記する手間を省き、タスク作成にかかる時間を短縮することができます。 メールからの情報転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理の実現に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとTogglをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでTogglを選択し、「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定において、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。 AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、抽出対象とするメール本文の箇所、抽出したい具体的な項目（例：タスク名、期限、担当者など）、そしてAIへの指示内容を、実際の業務内容に合わせて詳細に設定してください。 Togglの「Create Task」オペレーションでは、作成するタスクの名称（Task Name）、関連付けるプロジェクトのID（Project Id）、およびワークスペースのID（Workspace Id）などを、利用環境に応じて正確に設定してください。 ■注意事項
Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTogglを連携してできること
GmailとTogglのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを自動化し、業務効率の改善を図ることが可能になります。Gmailで受信した依頼メールの内容を基に、Togglのタスクやクライアント情報を自動で作成する といった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailの内容からTogglでTaskを作成する
Gmailでクライアントやチームメンバーからタスク依頼のメールを受信した際に、その内容をTogglに手動で転記する 作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
この連携では、特定のメールを受信すると、メール本文からタスク名や詳細を自動で抽出し、Togglに新しいタスクとして登録する ため、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、正確なタスク管理に繋がります。
Gmailの内容からTogglでTaskを作成する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く依頼や情報を、都度Togglへ手作業でタスク登録するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容からAIが情報を抽出し、Togglへ自動でタスクを作成できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとTogglを日常的に利用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方 メールでのタスク依頼が多く、Togglへの登録漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方 タスク管理の精度向上と時間短縮を実現し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメール内容をTogglへ手動で転記する手間を省き、タスク作成にかかる時間を短縮することができます。 メールからの情報転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理の実現に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとTogglをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでTogglを選択し、「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定において、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。 AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、抽出対象とするメール本文の箇所、抽出したい具体的な項目（例：タスク名、期限、担当者など）、そしてAIへの指示内容を、実際の業務内容に合わせて詳細に設定してください。 Togglの「Create Task」オペレーションでは、作成するタスクの名称（Task Name）、関連付けるプロジェクトのID（Project Id）、およびワークスペースのID（Workspace Id）などを、利用環境に応じて正確に設定してください。 ■注意事項
Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの内容からTogglでClientを作成する
新規クライアントとの取引開始を知らせるメールを受け取った後、Togglに手動でクライアント情報を登録する 作業は、プロジェクト開始前の定型的ながらも重要なステップです。
この自動化を設定することで、特定のメール情報をもとにTogglに新しいクライアント情報を自動で作成できる ので、手入力の手間を省き、プロジェクトの初期設定をスムーズに進めることが可能になります。
Gmailの内容からTogglでClientを作成する
試してみる
■概要
Togglで正確な時間を計測するためには、まずClient情報を登録する必要がありますが、Gmailで受け取った新規クライアントの情報を都度手作業で入力するのは手間がかかる作業です。
■このテンプレートをおすすめする方
TogglとGmailを利用し、手作業でクライアント管理を行っている方 Gmailで受信した新規案件の情報を、Togglへ登録する手間を削減したい方 クライアント情報の転記ミスを防ぎ、データ登録の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をきっかけにTogglのClientが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます 手作業での転記がなくなることで、クライアント名の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、TogglとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメール本文からクライアント名など必要な情報を抽出します 最後に、オペレーションでTogglの「Create Client」を設定し、AI機能で抽出した情報を元に新しいClientを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください AI機能では、Gmailで取得したメール本文や件名から、Togglに登録したいクライアント名などのテキスト項目を任意に指定して抽出できます Togglの設定では、前段のAI機能で抽出した値を引用し、Client名など任意のフィールドに自由にマッピングすることが可能です ■ 注意事項
GmailとTogglのそれぞれをYoomと連携してください。 トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTogglの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGmailとTogglを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとTogglの連携を進めていきます。 こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail Toggl
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailの内容からTogglでTaskを作成する」 フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
GmailとTogglをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定およびテキスト抽出とTogglのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの内容からTogglでTaskを作成する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く依頼や情報を、都度Togglへ手作業でタスク登録するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容からAIが情報を抽出し、Togglへ自動でタスクを作成できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとTogglを日常的に利用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方 メールでのタスク依頼が多く、Togglへの登録漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方 タスク管理の精度向上と時間短縮を実現し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメール内容をTogglへ手動で転記する手間を省き、タスク作成にかかる時間を短縮することができます。 メールからの情報転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理の実現に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとTogglをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでTogglを選択し、「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定において、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。 AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、抽出対象とするメール本文の箇所、抽出したい具体的な項目（例：タスク名、期限、担当者など）、そしてAIへの指示内容を、実際の業務内容に合わせて詳細に設定してください。 Togglの「Create Task」オペレーションでは、作成するタスクの名称（Task Name）、関連付けるプロジェクトのID（Project Id）、およびワークスペースのID（Workspace Id）などを、利用環境に応じて正確に設定してください。 ■注意事項
Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとTogglのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの連携
以下の手順をご参照ください。
Togglの連携
検索ボックスにTogglと入力し、Togglのアイコンをクリックします。
TogglよりAPIトークンを取得し、入力したら追加ボタンをクリックしましょう。こちら
マイアプリにTogglが追加されたことを確認出来たら、Togglのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Gmailの内容からTogglでTaskを作成する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く依頼や情報を、都度Togglへ手作業でタスク登録するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容からAIが情報を抽出し、Togglへ自動でタスクを作成できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとTogglを日常的に利用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方 メールでのタスク依頼が多く、Togglへの登録漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方 タスク管理の精度向上と時間短縮を実現し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメール内容をTogglへ手動で転記する手間を省き、タスク作成にかかる時間を短縮することができます。 メールからの情報転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理の実現に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとTogglをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでTogglを選択し、「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定において、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。 AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、抽出対象とするメール本文の箇所、抽出したい具体的な項目（例：タスク名、期限、担当者など）、そしてAIへの指示内容を、実際の業務内容に合わせて詳細に設定してください。 Togglの「Create Task」オペレーションでは、作成するタスクの名称（Task Name）、関連付けるプロジェクトのID（Project Id）、およびワークスペースのID（Workspace Id）などを、利用環境に応じて正確に設定してください。 ■注意事項
Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
まずはフローが動き出すきっかけとなるGmailのトリガー設定を行います。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
タイトル:任意の値に変更可能です。
アプリ:マイアプリ連携をしたGmailが反映されていることを確認しましょう。
Gmailと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。
トリガーアクション:プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(特定のラベルのメールを受信したら)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面が表示されたら以下を設定していきます。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ラベル：Gmailのラベルがプルダウンに表示されるため、取得する対象となるラベルを選択してください。
設定が完了したらテストボタンを押下しましょう。
テスト成功の文字が表示され、ラベルに保存されている最新のメールが取得できていることが確認出来たら設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、「Gmailのトリガー設定」を完了させてください。
ステップ4：テキストの抽出設定
次にAIを使用し、取得したメッセージからTogglに登録する項目を抽出します。
「アクションを選択」画面で以下を設定していきます。
タイトル:任意の値に変更可能です。
変換タイプ:予測される文章量等を参考に使用するAIのモデルを選択してください。タスク 想定される最小の文章量のモデルの選択がオススメ です。）
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「詳細を設定」画面では取得したメールの文章に対して、抽出したい項目の選択や指示の設定を行っています。
対象のテキスト:取得したメールの本文が設定されていることを確認しましょう。
抽出したい項目：今回は「タスク名」と記載しました。 指示内容については、注意書きを参考に任意で設定を行いましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
ステップ5：TogglのTask作成設定
最後にTogglの設定を行います。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
タイトル：任意の値に変更可能です。
アプリ：マイアプリ連携をしたTogglが反映されていることを確認しましょう。
Togglと連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。
アクション：プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(Create Task)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定画面ではTogglに登録するタスクの詳細内容を設定していきます。
Task Name：プルダウンに表示される取得した値よりタスク名を選択してください。
Workspace Id：プルダウンよりタスクを作成するWorkspaceを選択してください。
Project Id：プルダウンよりタスクを作成するProjectを選択してください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にTogglにタスクが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Togglを参照し、タスクが作成されていることを確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
ステップ6：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
TogglのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからTogglへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTogglでのアクションをきっかけにGmailで通知を送る ような、逆方向のデータ連携も自動化することが可能です。
これにより、チーム内の情報共有をさらに円滑に進めることができますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Togglで新規Clientが作成されたら、Gmailで通知する
Togglに新しいクライアントが登録された際、その情報を関係部署や担当者に都度連絡する のは手間がかかります。
この連携を活用すれば、Togglで新規クライアントが作成されたことをトリガーに、指定した宛先へGmailで自動的に通知 を送ることができるため、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、スムーズな連携体制を構築できます。
Togglで新規Clientが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
時間管理ツールのTogglで新しいクライアントを登録した際、関係者への情報共有は手作業で行っていませんか。手動での連絡は対応の遅れや共有漏れにつながりやすく、プロジェクトの立ち上がりに影響を及ぼすこともあります。このワークフローは、TogglとGmailを連携させることで、こうした課題を解消します。Togglで新規クライアントが作成されると、自動でGmailに通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Togglでクライアント情報を管理しており、チームへの共有を効率化したいプロジェクトマネージャーの方 TogglとGmailを日常的に利用しており、手作業での情報連携に手間を感じている方 クライアント追加時の連絡プロセスを自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Togglに新規クライアントが追加されると、自動でGmailへ通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます 手動での通知で起こりがちな宛先の間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、TogglとGmailをYoomと連携します 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいクライアントが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にクライアント追加の通知メールを自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Togglのトリガー設定では、通知の対象としたいWorkspaceのIDやDescription（説明）を任意で指定することが可能です Gmailのオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの本文には固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したクライアント名などの情報を変数として埋め込むこともできます ■ 注意事項
TogglとGmailのそれぞれをYoomと連携してください。
Togglで新規Taskが作成されたら、Gmailで通知する
チームメンバーがTogglで新しいタスクを作成した際に、担当者がそのタスクに気づくのが遅れてしまう ことがあります。
この自動化を導入すると、Togglで新規タスクが作成されたら、担当者や関係者にGmailで通知 が届くようになり、タスクの見落としを防ぎ、業務へスムーズに取り掛かることが可能になります。
Togglで新規Taskが作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Togglでのタスク管理において、新しいクライアントが追加されるたびにGmailで関係者へ手動で通知していませんか？この作業は単純ですが、対応の遅れや通知漏れが発生する原因にもなり得ます。
■このテンプレートをおすすめする方
TogglとGmailを併用し、プロジェクトやタスクの進捗を管理している方 Togglへの新規クライアント登録を手動でメンバーに共有しており、手間を感じている方 togglとgmail間の通知連携を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Togglでクライアントが作成されると自動で通知が飛ぶため、これまでGmailで通知を作成していた時間を短縮できます。 手作業による通知の遅延や、重要な更新情報の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、TogglとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいクライアントが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Togglのトリガー設定では、通知の対象としたいWorkspace IDやDescription（説明）を任意で指定することが可能です。 分岐機能では、Togglから取得したクライアント名などの情報をもとに、通知を送る条件を自由にカスタマイズできます。 Gmailで送信するメールの宛先は任意で設定でき、本文にはTogglで作成されたクライアント名を変数として埋め込むことも可能です。 ■ 注意事項
TogglとGmailのそれぞれをYoomと連携してください。
GmailやTogglを使ったその他の自動化例
GmailやTogglのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
Gmailを使った便利な自動化例
データベースと連携することで、Gmailで受信したメールの情報を新しいレコードとして自動で記録できます。簡単な設定だけで、メッセージ情報の転記漏れを防げるため、人為的ミスによる情報の登録漏れ が課題のときにおすすめです！
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
試してみる
■概要
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendyを使用してスケジュール管理を行う方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・複数人での面接などを行う人事総務担当の方
2.イベント等の資料管理や運営を任されている方
・イベントプランナーやプロデューサー
・ウェビナーを企画するカスタマーサービス部門の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カレンダーへの予定追加の情報を基にメールの送付を行うので、ミスや業務漏れを削減することができます。
・一連の流れが自動で完結するため、業務の効率化を促進することができます。
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加する
試してみる
■概要
GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加するフローボットです。
GmailやOutlookからYoomで作成したメールアドレス宛にメールを転送してご利用ください。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・BacklogとYoomを連携してください。
Gmailで添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する
試してみる
■概要
オンラインでの名刺交換が増える中、画像で受け取った名刺情報を手作業で顧客管理システムに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った名刺画像付きのメールをトリガーにOCR機能で情報を自動で読み取り、Sansanへ登録することが可能です。面倒な手入力をなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った名刺画像をSansanに手作業で登録している方 名刺情報のデータ化に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方 手入力による登録ミスや漏れをなくし、顧客情報管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにメールが届くと自動で名刺情報がSansanに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、該当ラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動するようにします。 続いて、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに応じた後続処理の条件を設定します。 次に、オペレーションのOCR機能で、メールに添付された名刺画像を読み取り、必要なテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を連携して登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定できます。 OCR機能では、読み取る対象ファイルや、会社名・氏名・メールアドレスといった抽出項目を自由にカスタマイズすることが可能です。 Sansanへの登録アクションでは、固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの設定ができます。 ■注意事項
Gmail、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 「分岐する」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションおよびSansanとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Gmailのラベル設定で添付ファイルの有無を登録している場合、「分岐する」オペレーションは不要となります。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
Gmailでメールを受信したら、Geminiで内容を要約して通知する
試してみる
■概要
日々大量に届くメール、特に長文のメールを確認する作業に時間を要していると感じることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Geminiが自動で内容を要約し、その結果をSlackに通知することが可能です。手作業での確認や共有の手間を省き、スムーズな情報把握を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する大量のメールから、効率的に情報を収集したいと考えている方 Geminiなどの生成AIを活用し、日々の情報確認作業を効率化したいビジネスパーソン チーム内での重要なメール内容の共有を、迅速かつ簡単に行いたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメールを自動で要約するため、長文メールを読む時間を短縮し、重要な情報だけを素早く把握することができます。 自動で要点が通知されることで、重要なメールの見落としや内容の確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を支援します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、Geminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文を要約するよう指示します。 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiによって生成された要約メッセージを指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定することが可能です。通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズでき、固定のテキストに加え、前段のステップで取得したメールの件名やGeminiが生成した要約内容などを変数として埋め込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。 ■注意事項
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業
・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方
2.基幹データベースとしてAirtableを活用している企業
・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方
・Airtableにお問い合わせの内容を蓄積している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットはいくつかあります。
また、Airtableの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
■注意事項
・AirtableとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。 Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。 ■注意事項
Gmail、DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceのリード詳細ページからGmailで定型メールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を確認した後、都度Gmailを開いて定型メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか？ 特に、対応件数が多い場合には作業が煩雑になり、送信ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでGmailの定型メールを自動で送信できるため、こうした日々のルーティンワークを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceで管理するリードに対し、Gmailで定型メールを手作業で送信している営業担当者の方 日々のメール送信業務に時間を要しており、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方 メールの宛先間違いや本文の記載ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceの画面から直接Gmailのメール送信が実行されるため、アプリ間の画面遷移や手入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。 宛先や本文をあらかじめテンプレートとして設定しておくことで、手作業による宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、ご利用のSalesforceとGmailのアカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceの設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLを任意で設定してください。 Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です。 本文には、Salesforceから取得したリードの会社名やお名前といった情報を変数として埋め込むことで、個別の内容を含むメールを自動で送信できます。 ■注意事項
Salesforce、GmailそれぞれをYoomと連携してください。 Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法 」をご参照ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する
試してみる
■概要
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Stripeで決済を受け付けている事業者
・Stripeで支払いが完了したら直ぐに顧客にサンクスメールを送信したい方
・手作業でサンクスメールを送信する手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Stripeの決済情報に基づいて顧客対応を行いたい方
・顧客ごとにパーソナライズされたサンクスメールを送信したい方
・サンクスメールを通じてクーポンやキャンペーン情報などを提供したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeはオンライン決済が簡単できるツールですが、支払いが行われるたびに手動でサンクスメールを送信するのは顧客対応の遅れに繋がる可能性もあります。
このフローを活用すれば、Stripeで支払いが行われるとGmailから自動的にサンクスメールが送信されます。
■注意事項
・Stripe、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailで送付する
試してみる
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動で完結するので、業務の漏れを防ぎ、手作業による手間を省きます。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
Togglを使った便利な自動化例
カレンダーツールと連携することで、予定が追加されたらTogglにタスクを自動作成できます。テンプレートを設定するだけで、タスクの転記作業を省けるため、業務を効率化 したいときに利用してみてください。
TogglでTaskが作成されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Togglで新しいタスクが作成された際、関係者への共有に手間を感じていませんか？手動での通知は、時間もかかり、共有漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Togglでタスクが作成されると自動でGoogle Chatに通知が送信され、情報共有の効率化と迅速化を実現し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
TogglとGoogle Chatを利用し、タスク作成時の通知を手動で行っている方 タスク発生の都度、迅速な情報共有でチームの連携を強化したいプロジェクト担当者の方 手作業による通知の手間や、共有漏れによるコミュニケーションロスを解消したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Togglでタスクが作成されると、Google Chatへ自動的に通知されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を削減することができます。 タスク作成時の通知漏れや伝達遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、TogglとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいタスクが作成されたら」(New Task)というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、Togglで作成されたタスク情報を指定のスペースやダイレクトメッセージに通知するようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatで通知を送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース名またはダイレクトメッセージの相手（リソース名）を任意で設定してください。 Google Chatへ送信するメッセージ内容は、Togglのタスク情報（タスク名、プロジェクト名、詳細など）を動的に含めるなど、自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
GitLabでイシューが作成されたら、TogglにTime Entryを作成する
試してみる
■概要
GitLabでプロジェクト管理を行う中で、イシューの作成後にTogglで時間計測を手動で開始するのは手間だと感じていませんか？この作業は単純ですが、入力漏れや二度手間が発生しがちであり、正確な工数管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、GitLabでイシューが作成されると同時に、TogglにTime Entryが自動で作成されるため、プロジェクトの時間管理を効率化し、より正確なトラッキングを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GitLabでのイシュー管理とTogglでの工数管理を連携させたい開発者の方 プロジェクトメンバーの作業時間を正確に把握し、管理を効率化したいマネージャーの方 手作業によるTogglへの時間入力の手間や記録漏れをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GitLabにイシューが作成されるとTogglのTime Entryが自動作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動での時間入力による記録漏れや、イシューと時間の紐付けミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GitLabとTogglをYoomと連携します 次に、トリガーでGitLabを選択し、「イシューが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでTogglの「Create Time Entry」アクションを設定し、トリガーで取得したイシューの情報を元にTime Entryを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
TogglでTime Entryを作成するアクションでは、各設定項目を柔軟にカスタマイズできます 例えば、Description（説明）やTags（タグ）に、トリガーとなったGitLabのイシュータイトルやラベルといった情報を変数として埋め込むことが可能です また、特定のプロジェクトIDを固定値で設定するなど、運用に合わせた詳細な設定ができます ■注意事項
GitLab、ToggleのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsでカレンダーにイベントが登録されたら、Togglにタスクを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsのカレンダーでスケジュールを管理し、Togglでタスクの時間を計測しているチームは多いのではないでしょうか。しかし、両方のツールに予定を手作業で入力するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でTogglにタスクを作成します。Toggl Microsoft Teamsでのタスク管理を効率化し、手入力の手間やミスをなくすことで、より正確な時間管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとTogglを併用し、二重入力に手間を感じている方 Toggl Microsoft Teamsでの工数管理をより正確かつ簡単に行いたいプロジェクトマネージャー チーム全体のタスク登録漏れを防ぎ、業務の標準化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsのカレンダー登録を基点にTogglへ自動でタスク作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。 手作業での転記によるタスクの登録漏れや入力ミスを防ぎ、Toggl Microsoft Teamsにおける工数管理のヒューマンエラーを軽減します。
■フローボットの流れ
はじめに、TogglとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでTogglを選択し、「Create Task」アクションを設定して、Microsoft Teamsのイベント情報を基にタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のユーザーIDを設定してください。 Togglでタスクを作成するアクションでは、タスクを登録したい任意のWorkspace IDやProject IDを指定することが可能です。
■注意事項
Microsoft Teams、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackに指定のテキストを含むメッセージが投稿されたら、TogglでTime Entryを開始する
試してみる
■概要
Slackでの業務報告やタスク依頼のたびに、手動でTogglのタイマーを開始していませんか？こうした手作業は、計測の開始忘れや入力ミスの原因となり、正確な工数管理の妨げになることもあります。このワークフローは、SlackとTogglを連携させ、特定のメッセージ投稿をきっかけに時間計測を自動で開始できるため、TogglとSlack間の面倒な手作業をなくし、シームレスな工数管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackでの報告を基にTogglで工数管理をしており、手作業での入力に手間を感じている方 TogglとSlack連携で時間計測の漏れを防ぎ、正確なプロジェクト管理を実現したいマネージャーの方 日々の定型業務を自動化し、より重要なタスクに集中したいと考えているすべてのビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのメッセージ投稿をトリガーにTogglのタイマーが自動で開始されるため、アプリを往復する手間や時間を短縮できます 手動操作によるタイマーの開始忘れや入力の遅れを防ぎ、TogglとSlack連携によって工数データの正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとTogglをYoomと連携します 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでTogglの「Start Time Entry」アクションを設定し、時間計測を開始するようにします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、対象とするチャンネルや、計測開始のきっかけとしたいメッセージに含まれるキーワードを任意で設定してください Togglで時間計測を開始するアクションでは、プロジェクト名やタスク内容などの各項目に、固定のテキストを設定したり、トリガーで取得したSlackのメッセージ内容などを変数として設定したりすることが可能です ■注意事項
Slack、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TogglでTime Entryが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Togglで記録した作業時間を、手作業でGoogleカレンダーに転記していませんか？タスクの記録とスケジュール管理が別々になっていると、二度手間になったり、転記漏れが発生したりする可能性があります。このワークフローを活用すれば、Togglで新しいTime Entryが作成されると同時に、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Togglで時間を記録し、Googleカレンダーでスケジュールを管理している方 手作業による情報の二重入力に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方 タスクの記録漏れやスケジュールの転記ミスを防ぎ、正確な実績管理をしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Togglでの時間記録をトリガーに、Googleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、TogglとGoogle カレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでTogglを選択し、「New Time Entry」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Togglで取得した情報を元に予定を作成するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google カレンダーで予定を作成する際、件名や説明欄にTogglから取得したプロジェクト名やタスク内容を変数として埋め込むことが可能です。また、固定のテキストを組み合わせるなど、柔軟な設定ができます。 ■注意事項
・Toggl、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する
試してみる
■概要
Togglで記録した作業時間を、その都度Trelloのタスクカードに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるうえ、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Togglに新しいタイムエントリーが登録されるだけでTrelloにカードが自動で追加されるため、こうした日々の報告業務を効率化し、より正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
TogglとTrelloを併用し、プロジェクトの工数管理を行っているマネージャーの方 日々の作業報告を手作業で行っており、入力の手間や漏れに課題を感じている方 複数ツール間の情報転記作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Togglへのタイムエントリー登録をトリガーに、自動でTrelloへカードが作成されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うことで、カードの作成漏れや内容の転記ミスといった、手作業に起因するヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、TogglとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいタイムエントリーが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成する」アクションを設定し、Togglから取得した情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Trelloに新しいカードを作成する際、カードのタイトルや説明などの各項目に、Togglから取得した情報を変数として設定したり、任意の固定値を入力したりすることが可能です。 ■注意事項
TogglとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Togglで新規Clientが作成されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Togglで計測した作業時間をプロジェクトごとに管理するため、別途Notionにもクライアント情報を手入力していませんか。この転記作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れやミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、そうしたTogglとNotion間の連携に関する課題を解決するために設計されました。Togglで新しいクライアントを作成するだけで、関連情報が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加され、手作業による情報管理から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
TogglとNotionを併用し、クライアント情報の二重入力に手間を感じている方 TogglとNotionを連携させ、プロジェクト管理の自動化と効率化を目指すチームリーダーの方 手作業によるデータ転記ミスを防ぎ、より正確な情報の一元管理を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Togglで新規クライアントを作成するだけでNotionへ自動でレコードが追加され、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます TogglからNotionへの手動連携が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します ■フローボットの流れ
はじめに、TogglとNotionをYoomと連携します 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいクライアントが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を任意の項目に紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Togglのトリガー設定では、対象としたいWorkspace IDやDescription（詳細）を任意に指定することが可能です Notionでレコードを追加するアクションでは、対象のデータベースIDを任意に指定し、Togglから取得した値をNotionの任意のフィールドに自由にマッピングできます ■ 注意事項
TogglとNotionのそれぞれをYoomと連携してください。
Togglで特定のClientが作成されたら、Freshdeskで会社を作成する
試してみる
■概要
Togglで新しいクライアントを管理する際、ヘルプデスクツールであるFreshdeskにも同じ情報を手作業で入力していませんか？この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、TogglとFreshdeskを連携させ、TogglでClientが作成されたタイミングでFreshdeskに会社情報が自動で作成されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
TogglとFreshdeskを併用し、クライアント情報を手動で同期している方 Togglでのクライアント追加からFreshdeskへの登録作業を効率化したい方 クライアント管理における二重入力の手間やヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
TogglにClientが作成されると自動でFreshdeskに会社情報が作成されるため、手作業での情報登録にかかっていた時間を短縮できます 手作業によるTogglからFreshdeskへのデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、TogglとFreshdeskをYoomと連携します トリガーでTogglを選択し、「New Client」アクションを設定して、フローが起動するきっかけを作成します オペレーションでFreshdeskを選択し、「会社を作成」アクションを設定します Freshdeskの各項目に、トリガーで取得したTogglのClient情報を設定することで、連携は完了です ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Togglのトリガー設定では、監視対象としたいWorkspace IDを任意で指定できます。また、Description（説明）を条件に含めることも可能です Freshdeskで会社を作成する際、Togglから取得したClient名だけでなく、その他の情報も引用して、Freshdesk側の任意のフィールドに設定できます ■注意事項
Toggl、FreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Togglに新しいTime Entryが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Togglでの作業時間をチームに共有する際、都度手作業で報告するのは手間がかかるのではないでしょうか。TogglのWebhookなどを活用した連携を検討していても、設定の複雑さから断念してしまうケースもあります。このワークフローを活用すれば、Togglに新しいTime Entryが作成されるたびに、その内容を自動でMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。これにより、作業報告の手間を省き、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Togglでの作業時間の記録をMicrosoft Teamsで共有している方 作業報告の手間を削減し、プロジェクトの進捗管理を効率化したいと考えている方 TogglのWebhookを利用した通知の自動化を手軽に実現したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
TogglにTime Entryが作成されると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を短縮できます。 手作業による報告漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、TogglのWebhook連携で正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、TogglとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでTogglを選択し、「New Time Entry」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでTogglの「Get Currently Time Entry」アクションを設定し、詳細情報を取得します。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストから抽出」アクションで通知に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、整形した情報を指定のチャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Togglのトリガー設定では、対象としたいWorkspace IDやDescriptionを任意で指定することが可能です。 AI機能のテキスト抽出では、Togglから取得した情報を変数として活用し、通知したい項目のみを自由に抽出するように設定できます。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームやチャネルを任意で選択でき、通知本文も固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込めます。 ■注意事項
Toggl、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
GmailとTogglの連携を自動化することで、メール内容の確認とTogglへの情報転記作業から解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、タスク登録にかかる時間を削減し、入力ミスによる手戻りも減少するため、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築する ことができます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：特定の件名や送信者のメールだけを対象にできますか？
A：はい、トリガーアクションを「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」に変更することで、特定の件名や送信者のメールだけを対象にできます。
Q：AIがメール本文からタスク名をうまく抽出できない場合の対処法は？
A：「指示内容」という欄にメールのフォーマットにあった抽出方法を記載する ことで、上手く抽出できるようになることがあります。
Q：連携が何らかの理由で失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。ヘルプページ こちら
