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「Gmailで受けたタスク依頼をTogglに登録しているけど、いちいち手入力するのが面倒…」
「メールを見ながらTogglに情報を転記する際に、入力ミスや漏れが発生してしまう…」
このように、Gmailと時間管理ツールTogglの間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
日々のタスク管理に欠かせないツールだからこそ、少しの手間が積み重なって大きな負担になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメール内容を検知して、Togglにタスクやクライアント情報を自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるかもしれません。
入力ミスをなくし、より重要なプロジェクト業務に割く時間を確保できるので、業務全体の生産性向上に繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理をもっとスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとTogglを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとTogglのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを自動化し、業務効率の改善を図ることが可能になります。
例えば、Gmailで受信した依頼メールの内容を基に、Togglのタスクやクライアント情報を自動で作成するといった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailでクライアントやチームメンバーからタスク依頼のメールを受信した際に、その内容をTogglに手動で転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
この連携では、特定のメールを受信すると、<span class="mark-yellow">メール本文からタスク名や詳細を自動で抽出し、Togglに新しいタスクとして登録する</span>ため、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、正確なタスク管理に繋がります。
新規クライアントとの取引開始を知らせるメールを受け取った後、Togglに手動でクライアント情報を登録する作業は、プロジェクト開始前の定型的ながらも重要なステップです。
この自動化を設定することで、特定のメール情報をもとに<span class="mark-yellow">Togglに新しいクライアント情報を自動で作成できる</span>ので、手入力の手間を省き、プロジェクトの初期設定をスムーズに進めることが可能になります。
それでは、実際にGmailとTogglを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとTogglの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailの内容からTogglでTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
検索ボックスにTogglと入力し、Togglのアイコンをクリックします。
TogglよりAPIトークンを取得し、入力したら追加ボタンをクリックしましょう。
※画面にも記載がありますが、API Tokenの取得についてはこちらの記事もご確認ください。
マイアプリにTogglが追加されたことを確認出来たら、Togglのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるGmailのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面が表示されたら以下を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンを押下しましょう。
テスト成功の文字が表示され、ラベルに保存されている最新のメールが取得できていることが確認出来たら設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、「Gmailのトリガー設定」を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にAIを使用し、取得したメッセージからTogglに登録する項目を抽出します。
画面赤枠の「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
「アクションを選択」画面で以下を設定していきます。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「詳細を設定」画面では取得したメールの文章に対して、抽出したい項目の選択や指示の設定を行っています。
指示内容については、注意書きを参考に任意で設定を行いましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
取得した値が想定の結果となっているかを確認し、保存するボタンをクリックしてください。
最後にTogglの設定を行います。
画面赤枠の「Create Task」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定画面ではTogglに登録するタスクの詳細内容を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にTogglにタスクが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Togglを参照し、タスクが作成されていることを確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はGmailからTogglへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTogglでのアクションをきっかけにGmailで通知を送るような、逆方向のデータ連携も自動化することが可能です。
これにより、チーム内の情報共有をさらに円滑に進めることができますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Togglに新しいクライアントが登録された際、その情報を関係部署や担当者に都度連絡するのは手間がかかります。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Togglで新規クライアントが作成されたことをトリガーに、指定した宛先へGmailで自動的に通知</span>を送ることができるため、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、スムーズな連携体制を構築できます。
チームメンバーがTogglで新しいタスクを作成した際に、担当者がそのタスクに気づくのが遅れてしまうことがあります。
この自動化を導入すると、<span class="mark-yellow">Togglで新規タスクが作成されたら、担当者や関係者にGmailで通知</span>が届くようになり、タスクの見落としを防ぎ、業務へスムーズに取り掛かることが可能になります。
GmailやTogglのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
データベースと連携することで、Gmailで受信したメールの情報を新しいレコードとして自動で記録できます。
簡単な設定だけで、メッセージ情報の転記漏れを防げるため、人為的ミスによる情報の登録漏れが課題のときにおすすめです！
カレンダーツールと連携することで、予定が追加されたらTogglにタスクを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで、タスクの転記作業を省けるため、業務を効率化したいときに利用してみてください。
GmailとTogglの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">メール内容の確認とTogglへの情報転記作業から解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、タスク登録にかかる時間を削減し、入力ミスによる手戻りも減少するため、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することができます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の件名や送信者のメールだけを対象にできますか？
A：はい、トリガーアクションを「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」に変更することで、特定の件名や送信者のメールだけを対象にできます。
Q：AIがメール本文からタスク名をうまく抽出できない場合の対処法は？
A：「指示内容」という欄にメールのフォーマットにあった抽出方法を記載することで、上手く抽出できるようになることがあります。
ただし、1時間に10回まではテストを行うことが可能なため、指示内容の記載を調整しながら目的のタスク名が抽出できるか試してみましょう。
Q：連携が何らかの理由で失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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