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「Gmailで受けたタスク依頼をTogglに登録しているけど、いちいち手入力するのが面倒…」
「メールを見ながらTogglに情報を転記する際に、入力ミスや漏れが発生してしまう…」
このように、Gmailと時間管理ツールTogglの間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
日々のタスク管理に欠かせないツールだからこそ、少しの手間が積み重なって大きな負担になりがちです。
もし、Gmailで受信した特定のメール内容を検知して、Togglにタスクやクライアント情報を自動で作成する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されるかもしれません。
入力ミスをなくし、より重要なプロジェクト業務に割く時間を確保できるので、業務全体の生産性向上に繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、日々のタスク管理をもっとスマートにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとTogglを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Gmailの内容からTogglでTaskを作成する」フローは、メールで受け取った情報をToggl Taskに自動的にタスク化する業務ワークフローです。日々大量のメールを処理する中で、重要なタスクを見逃さずに管理したい方に最適です。このワークフローを利用すれば、手動でタスクを入力する手間が省け、効率的に業務を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多忙で、タスクの漏れを防ぎたい方
・Toggl Taskを活用して効率的に時間管理を行いたい方
・メール内容から自動的にタスクを生成し、業務をスムーズに進めたいビジネスパーソン
■注意事項
・Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTogglを連携してできること
GmailとTogglのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報登録のプロセスを自動化し、業務効率の改善を図ることが可能になります。
例えば、Gmailで受信した依頼メールの内容を基に、Togglのタスクやクライアント情報を自動で作成するといった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailの内容からTogglでTaskを作成する
Gmailでクライアントやチームメンバーからタスク依頼のメールを受信した際に、その内容をTogglに手動で転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
この連携では、特定のメールを受信すると、メール本文からタスク名や詳細を自動で抽出し、Togglに新しいタスクとして登録するため、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、正確なタスク管理に繋がります。
■概要
「Gmailの内容からTogglでTaskを作成する」フローは、メールで受け取った情報をToggl Taskに自動的にタスク化する業務ワークフローです。日々大量のメールを処理する中で、重要なタスクを見逃さずに管理したい方に最適です。このワークフローを利用すれば、手動でタスクを入力する手間が省け、効率的に業務を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多忙で、タスクの漏れを防ぎたい方
・Toggl Taskを活用して効率的に時間管理を行いたい方
・メール内容から自動的にタスクを生成し、業務をスムーズに進めたいビジネスパーソン
■注意事項
・Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの内容からTogglでClientを作成する
新規クライアントとの取引開始を知らせるメールを受け取った後、Togglに手動でクライアント情報を登録する作業は、プロジェクト開始前の定型的ながらも重要なステップです。
この自動化を設定することで、特定のメール情報をもとにTogglに新しいクライアント情報を自動で作成できるので、手入力の手間を省き、プロジェクトの初期設定をスムーズに進めることが可能になります。
■概要
Togglで正確な時間を計測するためには、まずClient情報を登録する必要がありますが、Gmailで受け取った新規クライアントの情報を都度手作業で入力するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを利用すれば、特定のGmailを受信するだけで、メール本文からAIがクライアント名を抽出し、TogglへClient情報を自動で登録します。TogglとGmail間の面倒な転記作業をなくし、スムーズなプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとGmailを利用し、手作業でクライアント管理を行っている方
・Gmailで受信した新規案件の情報を、Togglへ登録する手間を削減したい方
・クライアント情報の転記ミスを防ぎ、データ登録の正確性を高めたい方
■注意事項
・Gmail、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとTogglの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にGmailとTogglを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとTogglの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailの内容からTogglでTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「Gmailの内容からTogglでTaskを作成する」フローは、メールで受け取った情報をToggl Taskに自動的にタスク化する業務ワークフローです。日々大量のメールを処理する中で、重要なタスクを見逃さずに管理したい方に最適です。このワークフローを利用すれば、手動でタスクを入力する手間が省け、効率的に業務を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多忙で、タスクの漏れを防ぎたい方
・Toggl Taskを活用して効率的に時間管理を行いたい方
・メール内容から自動的にタスクを生成し、業務をスムーズに進めたいビジネスパーソン
■注意事項
・Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとTogglのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの連携
以下の手順をご参照ください。
Togglの連携
検索ボックスにTogglと入力し、Togglのアイコンをクリックします。
TogglよりAPIトークンを取得し、入力したら追加ボタンをクリックしましょう。
※画面にも記載がありますが、API Tokenの取得についてはこちらの記事もご確認ください。
マイアプリにTogglが追加されたことを確認出来たら、Togglのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Gmailの内容からTogglでTaskを作成する」フローは、メールで受け取った情報をToggl Taskに自動的にタスク化する業務ワークフローです。日々大量のメールを処理する中で、重要なタスクを見逃さずに管理したい方に最適です。このワークフローを利用すれば、手動でタスクを入力する手間が省け、効率的に業務を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多忙で、タスクの漏れを防ぎたい方
・Toggl Taskを活用して効率的に時間管理を行いたい方
・メール内容から自動的にタスクを生成し、業務をスムーズに進めたいビジネスパーソン
■注意事項
・Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
まずはフローが動き出すきっかけとなるGmailのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」画面が表示されたら以下を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンを押下しましょう。
テスト成功の文字が表示され、ラベルに保存されている最新のメールが取得できていることが確認出来たら設定完了となります。
画面下の保存するボタンを押下し、「Gmailのトリガー設定」を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：テキストの抽出設定
次にAIを使用し、取得したメッセージからTogglに登録する項目を抽出します。
画面赤枠の「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
「アクションを選択」画面で以下を設定していきます。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「詳細を設定」画面では取得したメールの文章に対して、抽出したい項目の選択や指示の設定を行っています。
指示内容については、注意書きを参考に任意で設定を行いましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
取得した値が想定の結果となっているかを確認し、保存するボタンをクリックしてください。
ステップ5：TogglのTask作成設定
最後にTogglの設定を行います。
画面赤枠の「Create Task」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定画面ではTogglに登録するタスクの詳細内容を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にTogglにタスクが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Togglを参照し、タスクが作成されていることを確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
ステップ6：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
TogglのデータをGmailに連携したい場合
今回はGmailからTogglへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTogglでのアクションをきっかけにGmailで通知を送るような、逆方向のデータ連携も自動化することが可能です。
これにより、チーム内の情報共有をさらに円滑に進めることができますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Togglで新規Clientが作成されたら、Gmailで通知する
Togglに新しいクライアントが登録された際、その情報を関係部署や担当者に都度連絡するのは手間がかかります。
この連携を活用すれば、Togglで新規クライアントが作成されたことをトリガーに、指定した宛先へGmailで自動的に通知を送ることができるため、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、スムーズな連携体制を構築できます。
■概要
時間管理ツールのTogglで新しいクライアントを登録した際、関係者への情報共有は手作業で行っていませんか。
手動での連絡は対応の遅れや共有漏れにつながりやすく、プロジェクトの立ち上がりに影響を及ぼすこともあります。
このワークフローは、TogglとGmailを連携させることで、こうした課題を解消します。
Togglで新規クライアントが作成されると、自動でGmailに通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglでクライアント情報を管理しており、チームへの共有を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・TogglとGmailを日常的に利用しており、手作業での情報連携に手間を感じている方
・クライアント追加時の連絡プロセスを自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■注意事項
・Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Togglで新規Taskが作成されたら、Gmailで通知する
チームメンバーがTogglで新しいタスクを作成した際に、担当者がそのタスクに気づくのが遅れてしまうことがあります。
この自動化を導入すると、Togglで新規タスクが作成されたら、担当者や関係者にGmailで通知が届くようになり、タスクの見落としを防ぎ、業務へスムーズに取り掛かることが可能になります。
■概要
Togglでのタスク管理において、新しいクライアントが追加されるたびにGmailで関係者へ手動で通知していませんか。
この作業は単純ですが、対応の遅れや通知漏れが発生する原因にもなり得ます。
このワークフローは、Togglで新しいクライアントが作成されると、設定した条件に基づきGmailから関係者へ自動で通知を送信するため、togglとgmail間の情報連携を効率化し、手作業による手間とミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとGmailを併用し、プロジェクトやタスクの進捗を管理している方
・Togglへの新規クライアント登録を手動でメンバーに共有しており、手間を感じている方
・togglとgmail間の通知連携を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailやTogglを使ったその他の自動化例
GmailやTogglのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Gmailを使った便利な自動化例
データベースと連携することで、Gmailで受信したメールの情報を新しいレコードとして自動で記録できます。
簡単な設定だけで、メッセージ情報の転記漏れを防げるため、人為的ミスによる情報の登録漏れが課題のときにおすすめです！
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
■概要
「Gmailに添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する」ワークフローは、ビジネスで受け取る名刺情報の管理を効率化する業務ワークフローです。
手動入力の手間を省き、名刺管理の時間短縮やデータの正確性向上が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの名刺画像を受信し、その管理に時間を取られている方
・Sansanを活用しているが、手動での名刺登録が煩雑に感じている方
・名刺情報のデジタル化を自動化し、業務効率を向上させたいビジネスパーソン
・OCR技術を利用して正確なデータ管理を実現したい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したい企業の担当者
■注意事項
・Gmail、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・「分岐する」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションおよびSansanとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Gmailのラベル設定で添付ファイルの有無を登録している場合、「分岐する」オペレーションは不要となります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
「Gmailでメールを受信したら、Geminiで内容を要約して通知する」ワークフローは、受信メールの内容を迅速に把握し、効率的に対応するための業務ワークフローです。
GmailとGeminiの連携を活用することで、重要な情報を見逃さず、日々の業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・日々大量のメールを受信し、内容の把握に時間を取られているビジネスパーソン
・Gmailを主なメールサービスとして使用しており、メール管理を効率化したい方
・GeminiのAI機能を活用して、メール内容の要約や通知を自動化したい方
・業務の自動化を通じて、生産性を向上させたい経営者やチームリーダー
・メールの重要情報を迅速に共有し、チーム内でのコミュニケーションを円滑にしたい管理者
■注意事項
・Gmail、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
GmailやOutlookに届いたメールの内容でBacklogに課題を追加するフローボットです。GmailやOutlookからYoomで作成したメールアドレス宛にメールを転送してご利用ください。
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Salesforceのリード詳細ページから、Gmailで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
Togglを使った便利な自動化例
カレンダーツールと連携することで、予定が追加されたらTogglにタスクを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで、タスクの転記作業を省けるため、業務を効率化したいときに利用してみてください。
■概要
「TogglでTaskが作成されたらGoogle Chatに通知する」ワークフローは、Togglで新しいタスクが追加された際に、自動的にGoogle Chatへ通知を送る仕組みです。これにより、チームメンバー全員がリアルタイムでタスクの追加情報を共有でき、業務の進行状況をスムーズに把握することが可能になります。手動での共有作業を減らし、コミュニケーションの効率化を図ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglを活用してタスク管理を行っているプロジェクトマネージャー
・Google Chatでチーム内の情報共有を強化したいチームリーダー
・タスク追加時の通知を自動化し、業務効率を向上させたい担当者
■注意事項
・Toggl、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
GitLabでプロジェクト管理を行う中で、イシューの作成後にTogglで時間計測を手動で開始するのは手間だと感じていませんか？
この作業は単純ですが、入力漏れや二度手間が発生しがちであり、正確な工数管理の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、GitLabでイシューが作成されると同時に、TogglにTime Entryが自動で作成されるため、プロジェクトの時間管理を効率化し、より正確なトラッキングを実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitLabでのイシュー管理とTogglでの工数管理を連携させたい開発者の方
・プロジェクトメンバーの作業時間を正確に把握し、管理を効率化したいマネージャーの方
・手作業によるTogglへの時間入力の手間や記録漏れをなくしたいと考えている方
■注意事項
・GitLab、ToggleのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsのカレンダーでスケジュールを管理し、Togglでタスクの時間を計測しているチームは多いのではないでしょうか。しかし、両方のツールに予定を手作業で入力するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でTogglにタスクを作成します。Toggl Microsoft Teamsでのタスク管理を効率化し、手入力の手間やミスをなくすことで、より正確な時間管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとTogglを併用し、二重入力に手間を感じている方
・Toggl Microsoft Teamsでの工数管理をより正確かつ簡単に行いたいプロジェクトマネージャー
・チーム全体のタスク登録漏れを防ぎ、業務の標準化を図りたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Slackでの業務報告やタスク依頼のたびに、手動でTogglのタイマーを開始していませんか？
こうした手作業は、計測の開始忘れや入力ミスの原因となり、正確な工数管理の妨げになることもあります。
このワークフローは、SlackとTogglを連携させ、特定のメッセージ投稿をきっかけに時間計測を自動で開始できるため、TogglとSlack間の面倒な手作業をなくし、シームレスな工数管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackでの報告を基にTogglで工数管理をしており、手作業での入力に手間を感じている方
・TogglとSlack連携で時間計測の漏れを防ぎ、正確なプロジェクト管理を実現したいマネージャーの方
・日々の定型業務を自動化し、より重要なタスクに集中したいと考えているすべてのビジネスパーソン
■注意事項
・Slack、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「TogglでTime Entryが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する」フローは、TogglとGoogleカレンダーの連携を自動化する業務ワークフローです。
Togglで記録した作業時間が自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、手動でのスケジュール入力が不要になります。
これにより、時間管理とスケジュール管理がシームレスに連携し、日々の業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglを利用して細かく時間管理を行っているが、Googleカレンダーとの連携が手間に感じている方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダーで、メンバーの作業時間を効率的にスケジュールに反映させたい方
・フリーランサーや個人事業主で、作業時間を自動的にカレンダーに反映させてスケジュール管理を簡素化したい方
・業務フローの自動化を進めたいと考えており、TogglとGoogleカレンダーの統合を検討している方
・日々のタスク管理を効率化し、手動入力によるミスを減らしたい方
■注意事項
・Toggl、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する」フローは、時間管理とタスク管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Togglで作業時間を記録すると、自動的にTrelloに関連するカードが追加されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を省き、効率的な業務運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglでの時間管理とTrelloでのタスク管理を併用している方
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・作業時間の記録とタスクの整理を一元化して効率化したい方
・業務フローの自動化を検討している中小企業の経営者の方
■注意事項
・TogglとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Togglで計測した作業時間をプロジェクトごとに管理するため、別途Notionにもクライアント情報を手入力していませんか。
この転記作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れやミスが発生する原因にもなり得ます。
このワークフローは、そうしたTogglとNotion間の連携に関する課題を解決するために設計されました。
Togglで新しいクライアントを作成するだけで、関連情報が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加され、手作業による情報管理から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとNotionを併用し、クライアント情報の二重入力に手間を感じている方
・TogglとNotionを連携させ、プロジェクト管理の自動化と効率化を目指すチームリーダーの方
・手作業によるデータ転記ミスを防ぎ、より正確な情報の一元管理を実現したい方
■注意事項
・Toggl、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Togglで新しいクライアントを管理する際、ヘルプデスクツールであるFreshdeskにも同じ情報を手作業で入力していませんか。
この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、TogglとFreshdeskを連携させ、TogglでClientが作成されたタイミングでFreshdeskに会社情報が自動で作成されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TogglとFreshdeskを併用し、クライアント情報を手動で同期している方
・Togglでのクライアント追加からFreshdeskへの登録作業を効率化したい方
・クライアント管理における二重入力の手間やヒューマンエラーをなくしたい方
■注意事項
・Toggl、FreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Togglでの作業時間をチームに共有する際、都度手作業で報告するのは手間がかかるのではないでしょうか。
TogglのWebhookなどを活用した連携を検討していても、設定の複雑さから断念してしまうケースもあります。
このワークフローを活用すれば、Togglに新しいTime Entryが作成されるたびに、その内容を自動でMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。
これにより、作業報告の手間を省き、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Togglでの作業時間の記録をMicrosoft Teamsで共有している方
・作業報告の手間を削減し、プロジェクトの進捗管理を効率化したいと考えている方
・TogglのWebhookを利用した通知の自動化を手軽に実現したいと考えている方
■注意事項
・Toggl、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
GmailとTogglの連携を自動化することで、メール内容の確認とTogglへの情報転記作業から解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、タスク登録にかかる時間を削減し、入力ミスによる手戻りも減少するため、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築することができます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の件名や送信者のメールだけを対象にできますか？
A：はい、トリガーアクションを「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」に変更することで、特定の件名や送信者のメールだけを対象にできます。
Q：AIがメール本文からタスク名をうまく抽出できない場合の対処法は？
A：「指示内容」という欄にメールのフォーマットにあった抽出方法を記載することで、上手く抽出できるようになることがあります。
ただし、1時間に10回まではテストを行うことが可能なため、指示内容の記載を調整しながら目的のタスク名が抽出できるか試してみましょう。
Q：連携が何らかの理由で失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
