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「Togglで新しいクライアントを登録するたびに、管理用のGoogle スプレッドシートにも手作業で転記している…」
「クライアントが増えるほど入力作業が面倒になり、入力ミスや情報漏れも発生しがちで困っている…」
このように、時間管理ツールとGoogle スプレッドシート間での二重入力や、手作業によるクライアント情報の管理に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Togglに新しいクライアント情報を登録するだけで、その内容が自動的にGoogle スプレッドシートへ反映される仕組み</span>があれば、こうした面倒な転記作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Togglのクライアント情報を管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、フォームで受け付けた回答をもとに、Togglにクライアント情報を作成し、同時にGoogle スプレッドシートに行を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Toggl
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートについては、こちらのナビで紹介している方法を参考にマイアプリ連携をしてください。
Togglの連携
検索欄にTogglと記入して、出てきたアイコンをクリックします。
アカウント名とAPI Tokenを記入して「追加」ボタンを押します。
Yoomのページ上部に以下の表示が出てきたら、接続は完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
まずはトリガーの設定を行っていきます。以下の赤枠をクリックしてください。
フォームに記載したい内容を設定しましょう。
タイトルや回答を必須にするかどうかの設定を行うことができます。
詳しくは下記リンクをご確認ください。
フォームの設定が終わったら、完了メッセージの設定を行いますしょう。
その他、アクセス制限や共有フォーム利用時のフローボットの起動者を任意で設定したら、「次へ」ボタンをクリックします。
フォームの表示確認を行うことが可能です。
下記のボタンで、実際のフォームの回答ページや完了ページを見ることができます。
「取得した値」の欄に、今回登録するクライアント情報を入力していきます。
取得した値に入力したデータは、以降の設定でテストを行う際に各アプリに追加されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
記入が済んだら、画面下部の「完了」ボタンを押して、次の設定に移りましょう！
続いて、Togglの設定を行っていきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとトリガーアクションを選択しましょう。
アクションは、テンプレート通りに「Create Client」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
Workspace Id名を選択します。
入力欄を選択すると候補が表示されるので、こちらから選択してください。
次に、フォームから取得した値を「Client Name」に設定しましょう。
このように取得した値を引用することで、固定値でなく、フォームの送信された内容が動的に反映されます。
続けて、取得した値を利用しながらClient Notesを任意で設定します。
設定が終了したら、「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストに成功したら「完了」ボタンで次の設定に進みます。
取得した値を使用して、Google スプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認したら、アクションはテンプレートのままで問題ありません。
まずは、Google スプレッドシートにクライアントを追加するための新しいシートを作成しておきましょう。
今回は以下のようなシートを使用します。
下記リンクも参考にしてくださいね。
Yoomの設定に戻り、データベースの連携に移りましょう。
空欄をクリックして、候補の中からレコードを追加したいスプレッドシートを選択します。
続いて、スプレッドシート内のタブ名も選択しましょう！
テーブル範囲を任意で設定したら、次の設定へ進んでください。
追加するレコードの値を設定していきます。
フォームやTogglで取得した値を利用して、設定をしましょう！
下記リンクもぜひ参考にしてください。
設定が済んだら、テストを実行します。
テストに成功しました！
Google スプレッドシートを確認してみましょう！
指定した通りに、データが反映していればOKです。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、TogglのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、GoogleカレンダーやMicrosoft Teams、Outlookでのイベント登録をトリガーに、Togglにタスクを自動作成することができます。
これにより、会議や予定に合わせてTogglのタスク管理を効率化でき、時間の無駄を省けるでしょう。
TogglとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">フォーム入力からTogglへのクライアント登録、Google スプレッドシートへの情報記録までの一連の作業を自動化し、手作業による転記の手間などを削減することができます。</span>
これにより、クライアント情報の管理が正確かつ迅速になり、プロジェクトの立ち上げや請求業務といった次のアクションへスムーズに移行できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携先はGoogle スプレッドシート以外も可能ですか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、Microsoft ExcelやAirtable、kintoneといった別のツールと連携してクライアント管理を行うこともできます。
様々なアプリと連携可能なので、詳しくは下記リンクをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合の通知はありますか？
A：はい、あります。
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Togglの作業時間など他の情報も連携できますか？
A：はい、できます！
作業時間だけでなく、タスク情報やプロジェクト情報などの連携が可能です。
Togglアクションにて、希望のアクションを選択してください。
気になる方は、ぜひ下記からご希望のテンプレートを探してみてくださいね！
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