HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、自動でTogglにクライアントを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、時間管理ツールのTogglへ手動でクライアント情報を登録していませんか。この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Togglのクライアント情報を自動で作成できるため、手作業による登録業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとTogglを併用し、手作業でのクライアント登録に手間を感じている方
- Togglへのクライアント登録を自動化して、工数管理の抜け漏れを防ぎたい方
- 顧客情報と工数管理データを連携させ、業務プロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると、Togglのクライアント情報が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、クライアント情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとTogglをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでTogglの「Create Client」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にクライアントを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglでクライアントを作成する際、クライアント名などの各項目に設定する値を任意で指定できます
- HubSpotのトリガーで取得した会社名や担当者名といった情報を変数として利用したり、固定のテキストを設定したりすることが可能です
■注意事項
- Toggl、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「CRMに新しい顧客情報を登録するたびに、Togglにもクライアントとして手動で登録するのが大変…」
「顧客管理ツールと工数管理ツールが別々で、毎回の転記作業に時間がかかるし、ミスも起きやすい…」
そんなふうに感じたことはありませんか？
もし、CRMなどのツールに新しい顧客情報が追加されたら、Togglにクライアント情報が自動で作成される仕組みがあれば、登録作業の手間が減ります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはTogglにクライアントを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、自動でTogglにクライアントを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、時間管理ツールのTogglへ手動でクライアント情報を登録していませんか。この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Togglのクライアント情報を自動で作成できるため、手作業による登録業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとTogglを併用し、手作業でのクライアント登録に手間を感じている方
- Togglへのクライアント登録を自動化して、工数管理の抜け漏れを防ぎたい方
- 顧客情報と工数管理データを連携させ、業務プロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると、Togglのクライアント情報が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、クライアント情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとTogglをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでTogglの「Create Client」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にクライアントを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglでクライアントを作成する際、クライアント名などの各項目に設定する値を任意で指定できます
- HubSpotのトリガーで取得した会社名や担当者名といった情報を変数として利用したり、固定のテキストを設定したりすることが可能です
■注意事項
- Toggl、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Togglのクライアント作成を自動化する方法
普段お使いの様々なツールから、Togglへのクライアント作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
データベース/CRMサービスのデータを使ってTogglにクライアントを作成する
HubSpotなどのCRMサービスに新しいコンタクトが作成された際に、その情報を基にTogglにクライアントを自動で作成することができます。
これまで手作業で行っていた二重入力をなくし、顧客管理と工数管理をスムーズに連携させましょう！
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、自動でTogglにクライアントを作成する
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■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、時間管理ツールのTogglへ手動でクライアント情報を登録していませんか。この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Togglのクライアント情報を自動で作成できるため、手作業による登録業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとTogglを併用し、手作業でのクライアント登録に手間を感じている方
- Togglへのクライアント登録を自動化して、工数管理の抜け漏れを防ぎたい方
- 顧客情報と工数管理データを連携させ、業務プロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると、Togglのクライアント情報が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、クライアント情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとTogglをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでTogglの「Create Client」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にクライアントを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglでクライアントを作成する際、クライアント名などの各項目に設定する値を任意で指定できます
- HubSpotのトリガーで取得した会社名や担当者名といった情報を変数として利用したり、固定のテキストを設定したりすることが可能です
■注意事項
- Toggl、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
CRMの情報を基にTogglのクライアントを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotに新しいコンタクトが作成された際に、その情報を基にTogglにクライアントを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Toggl
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとTogglのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とTogglのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、自動でTogglにクライアントを作成する
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■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、時間管理ツールのTogglへ手動でクライアント情報を登録していませんか。この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Togglのクライアント情報を自動で作成できるため、手作業による登録業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとTogglを併用し、手作業でのクライアント登録に手間を感じている方
- Togglへのクライアント登録を自動化して、工数管理の抜け漏れを防ぎたい方
- 顧客情報と工数管理データを連携させ、業務プロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると、Togglのクライアント情報が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、クライアント情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとTogglをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでTogglの「Create Client」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にクライアントを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglでクライアントを作成する際、クライアント名などの各項目に設定する値を任意で指定できます
- HubSpotのトリガーで取得した会社名や担当者名といった情報を変数として利用したり、固定のテキストを設定したりすることが可能です
■注意事項
- Toggl、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：HubSpotとTogglをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください
Togglの連携
検索欄にTogglと記入して、出てきたアイコンをクリックします。
アカウント名とAPI Tokenを記入して「追加」ボタンを押します。
Yoomのページ上部に以下の表示が出てきたら、接続は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、自動でTogglにクライアントを作成する
試してみる
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、時間管理ツールのTogglへ手動でクライアント情報を登録していませんか。この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をきっかけに、Togglのクライアント情報を自動で作成できるため、手作業による登録業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとTogglを併用し、手作業でのクライアント登録に手間を感じている方
- Togglへのクライアント登録を自動化して、工数管理の抜け漏れを防ぎたい方
- 顧客情報と工数管理データを連携させ、業務プロセス全体を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると、Togglのクライアント情報が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、クライアント情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとTogglをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでTogglの「Create Client」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にクライアントを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglでクライアントを作成する際、クライアント名などの各項目に設定する値を任意で指定できます
- HubSpotのトリガーで取得した会社名や担当者名といった情報を変数として利用したり、固定のテキストを設定したりすることが可能です
■注意事項
- Toggl、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
まずはトリガーとなるアプリの設定を行っていきます。赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
アクションは、テンプレート通りに「新しいコンタクトが作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
起動間隔が設定できたら、実際にHubSpot上でコンタクトを作成しましょう。
今回は下記のコンタクト情報をテストとして使用します！
Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値に値が反映されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。
ステップ4：Togglのアクション設定
HubSpotから取得した値を利用して、Togglにクライアントを作成する設定を行います。
次の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認します。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ移りましょう！
Workspace Id名を選択します。
HubSpotから取得した値を「Client Name」に設定します。
Client Notesを任意で設定して、設定が終了したら、「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストに成功したら、Togglにてクライアントの作成がされています！
確認してみましょう！Togglで新規のクライアントが作成されています。
Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Togglを使ったその他の自動化例
他にもTogglを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
GitHubでIssueが作成されたらTogglに自動でプロジェクトを登録したり、AirtableやFreshdeskで作成されたタスクをTogglに反映することができます。
さらに、Togglで入力した作業時間をGoogle スプレッドシートに自動で集計したり、新しいタスクが作成された際にGoogleチャットへ通知したりできます。
自動化を活用することで、日々の業務をよりスムーズに進められるようになるでしょう。
TogglでTaskが作成されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Togglで新しいタスクが作成された際、関係者への共有に手間を感じていませんか？手動での通知は、時間もかかり、共有漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Togglでタスクが作成されると自動でGoogle Chatに通知が送信され、情報共有の効率化と迅速化を実現し、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TogglとGoogle Chatを利用し、タスク作成時の通知を手動で行っている方
- タスク発生の都度、迅速な情報共有でチームの連携を強化したいプロジェクト担当者の方
- 手作業による通知の手間や、共有漏れによるコミュニケーションロスを解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Togglでタスクが作成されると、Google Chatへ自動的に通知されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を削減することができます。
- タスク作成時の通知漏れや伝達遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TogglとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいタスクが作成されたら」(New Task)というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、Togglで作成されたタスク情報を指定のスペースやダイレクトメッセージに通知するようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatで通知を送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース名またはダイレクトメッセージの相手（リソース名）を任意で設定してください。
- Google Chatへ送信するメッセージ内容は、Togglのタスク情報（タスク名、プロジェクト名、詳細など）を動的に含めるなど、自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
Freshdeskでチケットが作成されたら、TogglでTaskを作成する
試してみる
■概要
Freshdeskで新しいチケットが作成されるたびに、Togglで手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか？この作業は単純ですが、チケットの数が増えると対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、TogglとFreshdeskの連携を自動化し、Freshdeskのチケット情報を基にTogglのタスクを自動で作成できるため、手作業による負担を減らし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskのチケット管理とTogglのタスク管理を連携させたいと考えている方
- 手作業でのデータ入力によるミスや、対応の遅れをなくしたいプロジェクトマネージャーの方
- TogglとFreshdesk間の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskでチケットが作成されるとTogglへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、タスクの作成漏れやチケット情報の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TogglとFreshdeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTogglの「Create Task」アクションを設定し、チケット情報を基にタスクを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskの連携設定では、ご利用の環境に合わせて任意のドメイン名を設定してください。
- Togglでタスクを作成する際、Freshdeskのトリガーから取得したチケットの件名や内容などの情報を引用し、タスク名や説明欄などに自由に設定できます。
■注意事項
- Freshdesk、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらTogglにProjectを作成する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、手作業でTogglにProjectを登録する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に複数のプロジェクトやリポジトリを管理している場合、その負担は大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GitHubでIssueが作成された際に、自動でTogglにProjectが作成されるため、このような課題を解決し、開発業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubでIssue管理し、Togglでプロジェクトやタスクの時間を記録している開発チームの方
- Issue作成後のTogglへのプロジェクト手動登録に手間や漏れを感じているプロジェクトマネージャーの方
- GitHubとToggl間の連携を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubのIssue作成時に自動でTogglにProjectが作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるTogglへのProject名入力ミスや作成漏れを防ぎ、正確な情報連携を実現し、プロジェクト管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとTogglをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したリポジトリで新しいIssueが作成されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでTogglの「Create Project」アクションを設定します。ここで、GitHubのIssue情報（タイトルなど）をTogglのProject Nameにマッピングすることで、Issueに基づいたProjectが自動で作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubの「Issueが新しく作成されたら」トリガーでは、対象としたい任意のオーナー名およびリポジトリ名を設定してください。これにより、特定のプロジェクトのIssue作成のみを自動化の対象とすることができます。
- TogglでProjectを作成するアクションでは、Project NameにGitHubのIssueタイトルなどを動的に設定するほか、必須項目であるWorkspace IDを適切に設定してください。また、必要に応じてClient Name、Active（プロジェクトがアクティブか否か）、Billable（請求対象プロジェクトか否か）などの詳細情報も設定することで、より実態に即したプロジェクト管理が可能です。
■注意事項
- GitHub、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの内容からTogglでTaskを作成する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く依頼や情報を、都度Togglへ手作業でタスク登録するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容からAIが情報を抽出し、Togglへ自動でタスクを作成できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとTogglを日常的に利用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- メールでのタスク依頼が多く、Togglへの登録漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- タスク管理の精度向上と時間短縮を実現し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメール内容をTogglへ手動で転記する手間を省き、タスク作成にかかる時間を短縮することができます。
- メールからの情報転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理の実現に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTogglをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTogglを選択し、「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、抽出対象とするメール本文の箇所、抽出したい具体的な項目（例：タスク名、期限、担当者など）、そしてAIへの指示内容を、実際の業務内容に合わせて詳細に設定してください。
- Togglの「Create Task」オペレーションでは、作成するタスクの名称（Task Name）、関連付けるプロジェクトのID（Project Id）、およびワークスペースのID（Workspace Id）などを、利用環境に応じて正確に設定してください。
■注意事項
- Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackに指定のテキストを含むメッセージが投稿されたら、必要情報を抽出しTogglでTime Entryを開始する
試してみる
■概要
Togglでの時間計測とSlackでのコミュニケーションを併用していると、作業開始のたびに手動でTogglへタスク内容を入力する手間が発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Slackに特定のメッセージが投稿されるだけで、内容をAIが自動で解析しTogglでの時間計測を自動で開始します。手作業によるTogglとSlack間の情報転記をなくし、シームレスな時間管理を実現することで、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでのやり取りをもとに、Togglでタスクの時間を手動で計測している方
- TogglとSlack間の情報転記に手間を感じ、一連の作業を自動化したいと考えている方
- クライアントワークなどで、正確な作業時間の記録を効率的に行いたいチームの管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点にTogglでの時間計測が自動で開始されるため、都度手動で入力する手間を省き、本来の業務に集中できます
- 手作業によるタスク名やプロジェクト名の転記ミスを防ぎ、正確な時間管理を実現することで、データの信頼性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとTogglをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでSlackのメッセージからタスク名などを抽出します
- 最後に、オペレーションでTogglの「Start Time Entry」アクションを設定し、抽出した情報をもとに時間計測を開始します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、監視対象とするチャンネルや、計測開始の合図となる特定のキーワードを任意で設定してください
- AI機能によるテキスト抽出では、Slackのメッセージからプロジェクト名やタスク詳細など、抽出したい項目を自由に定義できます
- Togglでの時間計測開始アクションでは、どのプロジェクトに紐付けるかなど、前段で取得した情報を変数として利用し、柔軟に設定が可能です
■注意事項
- Slack、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TogglでTime Entryが登録されたらTrelloにカードを追加する
試してみる
■概要
Togglで記録した作業時間を、その都度Trelloのタスクカードに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるうえ、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Togglに新しいタイムエントリーが登録されるだけでTrelloにカードが自動で追加されるため、こうした日々の報告業務を効率化し、より正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TogglとTrelloを併用し、プロジェクトの工数管理を行っているマネージャーの方
- 日々の作業報告を手作業で行っており、入力の手間や漏れに課題を感じている方
- 複数ツール間の情報転記作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Togglへのタイムエントリー登録をトリガーに、自動でTrelloへカードが作成されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、カードの作成漏れや内容の転記ミスといった、手作業に起因するヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TogglとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいタイムエントリーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成する」アクションを設定し、Togglから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloに新しいカードを作成する際、カードのタイトルや説明などの各項目に、Togglから取得した情報を変数として設定したり、任意の固定値を入力したりすることが可能です。
■注意事項
- TogglとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Togglで新規Clientが作成されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Togglで計測した作業時間をプロジェクトごとに管理するため、別途Notionにもクライアント情報を手入力していませんか。この転記作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れやミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、そうしたTogglとNotion間の連携に関する課題を解決するために設計されました。Togglで新しいクライアントを作成するだけで、関連情報が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加され、手作業による情報管理から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TogglとNotionを併用し、クライアント情報の二重入力に手間を感じている方
- TogglとNotionを連携させ、プロジェクト管理の自動化と効率化を目指すチームリーダーの方
- 手作業によるデータ転記ミスを防ぎ、より正確な情報の一元管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Togglで新規クライアントを作成するだけでNotionへ自動でレコードが追加され、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- TogglからNotionへの手動連携が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、TogglとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいクライアントが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を任意の項目に紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglのトリガー設定では、対象としたいWorkspace IDやDescription（詳細）を任意に指定することが可能です
- Notionでレコードを追加するアクションでは、対象のデータベースIDを任意に指定し、Togglから取得した値をNotionの任意のフィールドに自由にマッピングできます
■ 注意事項
- TogglとNotionのそれぞれをYoomと連携してください。
Togglで新規Taskが作成されたら、Airtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
Togglでの時間管理とAirtableでのプロジェクト管理を別々に行い、手作業での情報転記に手間や時間を取られていませんか？二重入力によるヒューマンエラーも懸念点です。このワークフローは、TogglとAirtableの連携を自動化するものであり、Togglで新しいタスクが作成されると、その情報を基にAirtableへ自動でレコードを作成し、toggl airtable間におけるデータ入力の手間やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TogglとAirtableを併用し、タスクやプロジェクト情報を手作業で同期している方
- TogglとAirtable間のデータ入力作業における、転記ミスや登録漏れを防止したい方
- Togglでの時間計測と連動した、より正確なプロジェクト管理を実現したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Togglで新規タスクを作成するとAirtableに自動でレコードが作成され、TogglとAirtable間の情報転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、TogglとAirtableをYoomと連携します
- 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を任意のフィールドに連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglのトリガー設定では、連携の対象としたいWorkspace IDや、特定のDescription（説明文）が含まれるタスクのみを対象にするなど、任意で設定が可能です
- Airtableでレコードを作成するアクションでは、前段のTogglから取得したタスク名やIDなどの情報を、Airtable側の任意のフィールドに自由にマッピングして設定してください
■ 注意事項
- TogglとAirtableのそれぞれをYoomと連携してください。
Togglで時間が入力されたらGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
日々の業務時間をTogglで記録しているものの、そのデータをプロジェクト管理や請求業務のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか？
特に、複数のプロジェクトやタスクを抱えている場合、入力漏れや転記ミスが発生しやすく、正確なデータ管理が難しくなることもあります。
このワークフローを活用すれば、Togglへの時間入力だけでGoogle スプレッドシートへのデータ追加が自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- TogglとGoogle スプレッドシートで時間管理や工数管理を行い、手作業での転記に手間を感じている方。
- 日々の作業時間を正確に記録し、Google スプレッドシートで一元的に分析や報告を行いたいチームリーダー。
- Togglでの時間入力とGoogle スプレッドシートへのデータ反映の効率化を図りたいフリーランスの方。
■このテンプレートを使うメリット
- Togglに時間が入力されると、自動でGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TogglとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
- 次に、トリガーで、Togglを選択し、「New Time Entry（新しい時間が入力されたら）」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Togglで入力された時間情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglのトリガー設定では、時間入力を検知する対象のWorkspace IDや、Description（時間入力の説明文）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、データを追加する先のファイルやシート、そして追加するレコードの各列に対応する値を任意で設定してください。
■注意事項
- Toggl、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Togglのクライアント作成を自動化することで、これまでCRMなどのツールから手作業で行っていた情報転記の手間を削減し、登録漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、新規顧客が発生した際もスムーズに工数管理を開始でき、プロジェクト管理や実作業といったコア業務に集中できる環境が整います！
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：HubSpot以外のCRMとも連携できますか？
A：はい、できます！
HubSpot以外にもSalesforceやkintoneなどの顧客関係管理ツールと連携することが可能です。
基本的なフローボットの作成方法については以下をご確認ください。
Q：特定の条件を満たす顧客だけを連携対象にできますか？
A：はい、可能です！
「分岐する」オペレーションを用いて分岐条件を作成することで、特定の役職、メールアドレス、電話番号などの様々な条件で設定が可能です。
ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：連携エラーが起きた場合、どのように対処すればよいですか？
A：エラーが発生すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、SlackやChatworkも設定可能です。
なお、再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
