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「CRMに新しい顧客情報を登録するたびに、Togglにもクライアントとして手動で登録するのが大変…」
「顧客管理ツールと工数管理ツールが別々で、毎回の転記作業に時間がかかるし、ミスも起きやすい…」
そんなふうに感じたことはありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">CRMなどのツールに新しい顧客情報が追加されたら、Togglにクライアント情報が自動で作成される仕組み</span>があれば、登録作業の手間が減ります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Togglにクライアントを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールから、Togglへのクライアント作成を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">HubSpotなどのCRMサービスに新しいコンタクトが作成された際に、その情報を基にTogglにクライアントを自動で作成する</span>ことができます。
これまで手作業で行っていた二重入力をなくし、顧客管理と工数管理をスムーズに連携させましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotに新しいコンタクトが作成された際に、その情報を基にTogglにクライアントを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Toggl
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください
Togglの連携
検索欄にTogglと記入して、出てきたアイコンをクリックします。
アカウント名とAPI Tokenを記入して「追加」ボタンを押します。
Yoomのページ上部に以下の表示が出てきたら、接続は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
まずはトリガーとなるアプリの設定を行っていきます。赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
アクションは、テンプレート通りに「新しいコンタクトが作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
起動間隔が設定できたら、実際にHubSpot上でコンタクトを作成しましょう。
今回は下記のコンタクト情報をテストとして使用します！
Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値に値が反映されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。
HubSpotから取得した値を利用して、Togglにクライアントを作成する設定を行います。
次の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認します。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ移りましょう！
Workspace Id名を選択します。
HubSpotから取得した値を「Client Name」に設定します。
Client Notesを任意で設定して、設定が終了したら、「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストに成功したら、Togglにてクライアントの作成がされています！
確認してみましょう！Togglで新規のクライアントが作成されています。
Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
他にもTogglを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
GitHubでIssueが作成されたらTogglに自動でプロジェクトを登録したり、AirtableやFreshdeskで作成されたタスクをTogglに反映することができます。
さらに、Togglで入力した作業時間をGoogle スプレッドシートに自動で集計したり、新しいタスクが作成された際にGoogleチャットへ通知したりできます。
自動化を活用することで、日々の業務をよりスムーズに進められるようになるでしょう。
Togglのクライアント作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでCRMなどのツールから手作業で行っていた情報転記の手間を削減し、登録漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、新規顧客が発生した際もスムーズに工数管理を開始でき、プロジェクト管理や実作業といったコア業務に集中できる環境が整います！
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：HubSpot以外のCRMとも連携できますか？
A：はい、できます！
HubSpot以外にもSalesforceやkintoneなどの顧客関係管理ツールと連携することが可能です。
基本的なフローボットの作成方法については以下をご確認ください。
Q：特定の条件を満たす顧客だけを連携対象にできますか？
A：はい、可能です！
「分岐する」オペレーションを用いて分岐条件を作成することで、特定の役職、メールアドレス、電話番号などの様々な条件で設定が可能です。
ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：連携エラーが起きた場合、どのように対処すればよいですか？
A：エラーが発生すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、SlackやChatworkも設定可能です。
なお、再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
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