【ノーコードで実現】Togglのタスク・時間記録を自動化する方法

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、TogglでTime Entryを作成する

試してみる

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■概要
特定のクライアントからの依頼メールなど、決まったメールを受信した際にTogglで時間を記録する作業は、定型的でありながらも忘れがちな業務ではないでしょうか。手作業での記録は手間がかかる上に、記録漏れが発生し正確な工数管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際にTogglでの時間記録を自動化できるため、こうした課題を解消し、より正確な工数管理を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した依頼をもとにTogglで工数管理をしており、手作業での記録に手間を感じている方
・Togglを使ったプロジェクトの工数管理を自動化し、正確な記録を目指したいマネージャーの方
・日々の定型的な記録作業を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方

■注意事項
・Gmail、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「件名に“請求書対応”が入ったメールが来たら、Togglに時間を残しておきたい」
「対応のたびにTogglを開いて手入力していると、つい記録しそびれる」
忙しい日常の中で、メールごとの作業時間を正確に残すのは意外と難しいものです。
小さな手間でも積み重なると、気づけば思った以上に時間を取られてしまいます。

そこで便利なのが、特定のキーワードを含むメールを受信したときに、TogglでTime Entryを自動作成する仕組みです。

今回紹介する自動化設定はノーコードで設定可能です。
定型業務の負担を減らし、より大切な作業に集中できるようになります。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはTogglの時間記録を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、TogglでTime Entryを作成する

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■概要
特定のクライアントからの依頼メールなど、決まったメールを受信した際にTogglで時間を記録する作業は、定型的でありながらも忘れがちな業務ではないでしょうか。手作業での記録は手間がかかる上に、記録漏れが発生し正確な工数管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際にTogglでの時間記録を自動化できるため、こうした課題を解消し、より正確な工数管理を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した依頼をもとにTogglで工数管理をしており、手作業での記録に手間を感じている方
・Togglを使ったプロジェクトの工数管理を自動化し、正確な記録を目指したいマネージャーの方
・日々の定型的な記録作業を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方

■注意事項
・Gmail、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailの受信をトリガーにTogglの時間記録を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、TogglでTime Entryを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Toggl／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとTogglのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とTogglのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、TogglでTime Entryを作成する

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■概要
特定のクライアントからの依頼メールなど、決まったメールを受信した際にTogglで時間を記録する作業は、定型的でありながらも忘れがちな業務ではないでしょうか。手作業での記録は手間がかかる上に、記録漏れが発生し正確な工数管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際にTogglでの時間記録を自動化できるため、こうした課題を解消し、より正確な工数管理を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した依頼をもとにTogglで工数管理をしており、手作業での記録に手間を感じている方
・Togglを使ったプロジェクトの工数管理を自動化し、正確な記録を目指したいマネージャーの方
・日々の定型的な記録作業を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方

■注意事項
・Gmail、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：GmailとTogglをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

Gmailの連携

以下の手順をご参照ください。

Togglの連携

検索欄にTogglと記入して、出てきたアイコンをクリックします。

アカウント名とAPI Tokenを記入して「追加」ボタンを押します。

Yoomのページ上部に以下の表示が出てきたら、接続は完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、TogglでTime Entryを作成する

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■概要
特定のクライアントからの依頼メールなど、決まったメールを受信した際にTogglで時間を記録する作業は、定型的でありながらも忘れがちな業務ではないでしょうか。手作業での記録は手間がかかる上に、記録漏れが発生し正確な工数管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際にTogglでの時間記録を自動化できるため、こうした課題を解消し、より正確な工数管理を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した依頼をもとにTogglで工数管理をしており、手作業での記録に手間を感じている方
・Togglを使ったプロジェクトの工数管理を自動化し、正確な記録を目指したいマネージャーの方
・日々の定型的な記録作業を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方

■注意事項
・Gmail、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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1.上記バナーの「試してみる」をクリック

2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。

3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動するトリガー設定

トリガー設定を行っていきます。1つ目の赤枠をクリックしましょう。

連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。

トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。

続いて、Gmailにてメールを送信しておきましょう。
※後ほどキーワードの設定が必要になるため、目印になるキーワードを件名に含めておきましょう！
今回は「テスト」という文言を件名に含めています。

Yoomの設定に戻ります。先ほどメールの件名に含めたキーワードの設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！

「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。

※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。

最後に「完了」ボタンをクリックして設定を保存します。

ステップ4：TogglでTime Entryを作成する設定

Gmailで取得した値を利用して、Togglでのタイムエントリーを作成します。
2つ目の赤枠をクリックしてください！

連携するアカウント情報に間違いがないかを確認します。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ移りましょう！

Workspace Id名を選択します。

「Created With」は、どのTogglクライアント（アプリ）を使って作成されたかを示す項目です。
任意の名称を設定します。

Durationは作業やタスクの所要時間（経過時間）を表します。
こちらは「-1」のテンプレ通りで問題ありません。

作業時間の開始を取得した値を用いて設定します。
Gmailのアイコンから受信日時を選択してください！

その他の設定も任意で行い、終了したら「テスト」ボタンをクリックしてください。

テストに成功したら、Togglにてタイムエントリーが作成されています！

確認してみましょう！新規のタイムエントリーが確認できます。

Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきましょう。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。

Togglを使ったその他の自動化例

他にもTogglを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します

他にも、Google カレンダーの予定やOutlookのメール内容をもとにTogglでタスクや時間記録を自動作成したり、Notionのデータベースと連携して作業内容を自動で反映させることもできます。

さらに、GitHubやAirtableの情報をもとにプロジェクトを自動で生成したり、Boxにアップロードされた名刺画像をOCRで読み取ることも可能です。

自動化を取り入れることで、日々の記録作業やタスク登録の手間を減らし、チーム全体での時間管理をよりスムーズに進められます。

Airtableでレコードが登録されたら、Togglで新規Projectを作成する

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■概要
プロジェクト管理にAirtable、時間管理にTogglを活用しているものの、二つのツール間で情報を手入力していませんか。
手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローは、Airtableへのレコード登録をトリガーに、Togglへプロジェクトを自動で作成するため、AirtableとToggl間の連携をスムーズに実現し、二重入力の手間を省き、より正確なプロジェクト管理と工数把握を可能にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとTogglを併用し、プロジェクト管理や工数管理を手作業で行っている方
・AirtableとToggl間のデータ連携を自動化し、入力の手間やミスをなくしたい方
・複数のSaaSをノーコードで連携させ、日々の定型業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Airtable、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Boxにアップロードされた名刺をOCRして、特定の条件時にTogglでClientを作成する

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■概要
Boxにアップロードした名刺情報を、手作業でTogglに転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Boxに名刺ファイルがアップロードされるだけで、OCRが情報を自動で読み取り、TogglにClientとして登録する一連の流れを自動化できます。
TogglとBoxを連携させることで、手作業による手間やミスをなくし、効率的な顧客管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで管理している名刺情報をTogglへ手作業で登録している方
・TogglとBoxの連携を自動化し、Clientの登録業務を効率化したいと考えている方
・OCR技術を活用して、紙媒体からのデータ入力を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Box、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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GitHubでIssueが作成されたらTogglにProjectを作成する

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■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、手作業でTogglにProjectを登録する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。
特に複数のプロジェクトやリポジトリを管理している場合、その負担は大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GitHubでIssueが作成された際に、自動でTogglにProjectが作成されるため、このような課題を解決し、開発業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubでIssue管理し、Togglでプロジェクトやタスクの時間を記録している開発チームの方
・Issue作成後のTogglへのプロジェクト手動登録に手間や漏れを感じているプロジェクトマネージャーの方
・GitHubとToggl間の連携を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方

■注意事項
・GitHub、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookの内容からTogglでTaskを作成する

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■概要
「Outlookの内容からTogglでTaskを作成する」ワークフローは、メールの情報を自動的にタスクとしてTogglに登録する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの内容を自動的にTogglにTaskとして登録でき、効率的なタスク管理が可能になります。
これにより、業務のスピードアップとミスの防止に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用し、メールからのタスク管理に課題を感じているビジネスパーソン
・TogglのTaskを活用してプロジェクト管理を行っているが、手動でのタスク登録に時間を取られている方
・メール内容を効率的にタスク化し、業務フローを自動化したいと考えているチームリーダーやマネージャー

■注意事項
・Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsでカレンダーにイベントが登録されたら、Togglにタスクを作成する

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■概要
Microsoft Teamsのカレンダーでスケジュールを管理し、Togglでタスクの時間を計測しているチームは多いのではないでしょうか。しかし、両方のツールに予定を手作業で入力するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でTogglにタスクを作成します。Toggl Microsoft Teamsでのタスク管理を効率化し、手入力の手間やミスをなくすことで、より正確な時間管理を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとTogglを併用し、二重入力に手間を感じている方
・Toggl Microsoft Teamsでの工数管理をより正確かつ簡単に行いたいプロジェクトマネージャー
・チーム全体のタスク登録漏れを防ぎ、業務の標準化を図りたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Slackに指定のテキストを含むメッセージが投稿されたら、必要情報を抽出しTogglでTime Entryを開始する

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■概要
Togglでの時間計測とSlackでのコミュニケーションを併用していると、作業開始のたびに手動でTogglへタスク内容を入力する手間が発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Slackに特定のメッセージが投稿されるだけで、内容をAIが自動で解析しTogglでの時間計測を自動で開始します。
手作業によるTogglとSlack間の情報転記をなくし、シームレスな時間管理を実現することで、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackでのやり取りをもとに、Togglでタスクの時間を手動で計測している方
・TogglとSlack間の情報転記に手間を感じ、一連の作業を自動化したいと考えている方
・クライアントワークなどで、正確な作業時間の記録を効率的に行いたいチームの管理者の方

■注意事項
・Slack、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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TogglでTime Entryが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する

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■概要
「TogglでTime Entryが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する」フローは、TogglとGoogleカレンダーの連携を自動化する業務ワークフローです。
Togglで記録した作業時間が自動的にGoogleカレンダーに反映されるため、手動でのスケジュール入力が不要になります。
これにより、時間管理とスケジュール管理がシームレスに連携し、日々の業務効率が向上します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Togglを利用して細かく時間管理を行っているが、Googleカレンダーとの連携が手間に感じている方
・プロジェクトマネージャーやチームリーダーで、メンバーの作業時間を効率的にスケジュールに反映させたい方
・フリーランサーや個人事業主で、作業時間を自動的にカレンダーに反映させてスケジュール管理を簡素化したい方
・業務フローの自動化を進めたいと考えており、TogglとGoogleカレンダーの統合を検討している方
・日々のタスク管理を効率化し、手動入力によるミスを減らしたい方

■注意事項
・Toggl、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。

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Togglの新しい時間記録をNotionのデータベースに自動反映する

試してみる

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■概要
「Togglの新しい時間記録をNotionのデータベースに自動反映する」フローは、時間管理とデータ整理をシームレスに統合する業務ワークフローです。
Togglで記録した作業時間が自動的にNotionのデータベースに転送されるため、手動でのデータ入力が不要になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Togglでの時間管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・Notionを活用して業務データを一元管理しているチームリーダーの方
・時間記録とデータベース管理を自動化し、手間を省きたいビジネスオーナーの方
・Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したいIT担当者の方

■注意事項
・Toggl、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

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Trelloでカードが作成されたらTogglでタスクを作成する

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■概要
「Trelloでカードが作成されたらTogglでタスクを作成する」フローは、プロジェクト管理と時間管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Trelloで新しいカードを追加するだけで、その情報が自動的にTogglにタスクとして登録されるため、手動での入力作業を省けます。
Yoomを活用したこの連携ワークフローは、日常業務の負担を軽減し、より効果的なプロジェクト管理を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを使ってプロジェクト管理を行っているが、時間追跡に手間がかかっている方
・Togglを利用しているが、タスクの登録作業を自動化したい方
・チーム全体でプロジェクトの進行状況と時間管理を統合的に管理したいリーダー
・業務効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい担当者
・Yoomを活用して既存のSaaSアプリを連携させ、業務ワークフローを最適化したい方

■注意事項
・TrelloとTogglのそれぞれとYoomを連携してください。

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毎週TogglからWeekly ReportのPDFを取得し、Discordで送付する

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■概要
Togglで記録した稼働時間を元に、毎週手作業で週報を作成し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、スケジュールに合わせてTogglから週報のPDFを自動で取得し、Discordの指定チャンネルへ定期的に送信します。
これまでレポート作成や共有に費やしていた時間を削減し、報告漏れなどのミスを防ぐことで、よりスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Togglで管理している週報をPDF化し、手動でチームに共有しているマネージャーの方
・Discordを活用しており、定期的なレポート共有業務を自動化したいと考えている方
・レポート作成のような定型業務を効率化し、本来のコア業務に集中したい方

■注意事項
・Toggl、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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まとめ

Togglと各種ツールを連携し、タスク作成や時間記録を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールやカレンダーからの転記作業の手間を削減することができます。

定型的な作業を自動化しておくことで、考える時間やクリエイティブな業務に集中しやすい環境が整います。

ノーコードツール「Yoom」を使えば、専門知識がなくても簡単に業務フローを構築できます。
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：Togglの時間記録以外も自動化できますか？

A：はい、できます！YoomではTooglのプロジェクトの作成やタスクの作成、タグの作成なども自動化可能です。1からフローボットを作成することも可能ですが、Yoomには役立つテンプレートも用意されています。気になる方は以下のリンクからクリックしてみてくださいね！

• Togglのテンプレート

Q：メール内容をタスク名に反映できますか？

A：はい、できます！フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加します。データ抽出から「正規表現によるデータの抽出」を選択して、メール本文から必要な情報を抜き出し、タスク名に反映しましょう！

• 基本的なフローボットの作成方法
• 正規表現に関するヘルプページ

Q：自動連携が失敗した場合はどうなりますか？

A：自動連携が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。

• Slack・Chatworkへの通知設定
• エラーの対応方法