・
「件名に“請求書対応”が入ったメールが来たら、Togglに時間を残しておきたい」
「対応のたびにTogglを開いて手入力していると、つい記録しそびれる」
忙しい日常の中で、メールごとの作業時間を正確に残すのは意外と難しいものです。
小さな手間でも積み重なると、気づけば思った以上に時間を取られてしまいます。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">特定のキーワードを含むメールを受信したときに、TogglでTime Entryを自動作成する仕組み</span>です。
今回紹介する自動化設定はノーコードで設定可能です。
定型業務の負担を減らし、より大切な作業に集中できるようになります。
Yoomには<span class="mark-yellow">Togglの時間記録を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、TogglでTime Entryを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの連携
以下の手順をご参照ください。
Togglの連携
検索欄にTogglと記入して、出てきたアイコンをクリックします。
アカウント名とAPI Tokenを記入して「追加」ボタンを押します。
Yoomのページ上部に以下の表示が出てきたら、接続は完了です！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
続いて、Gmailにてメールを送信しておきましょう。
※後ほどキーワードの設定が必要になるため、目印になるキーワードを件名に含めておきましょう！
今回は「テスト」という文言を件名に含めています。
Yoomの設定に戻ります。先ほどメールの件名に含めたキーワードの設定が終わったら「テスト」ボタンを押してみましょう！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
最後に「完了」ボタンをクリックして設定を保存します。
Gmailで取得した値を利用して、Togglでのタイムエントリーを作成します。
2つ目の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認します。
アクションはテンプレートのままで問題ありません。次の設定へ移りましょう！
Workspace Id名を選択します。
「Created With」は、どのTogglクライアント（アプリ）を使って作成されたかを示す項目です。
任意の名称を設定します。
Durationは作業やタスクの所要時間（経過時間）を表します。
こちらは「-1」のテンプレ通りで問題ありません。
作業時間の開始を取得した値を用いて設定します。
Gmailのアイコンから受信日時を選択してください！
その他の設定も任意で行い、終了したら「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストに成功したら、Togglにてタイムエントリーが作成されています！
確認してみましょう！新規のタイムエントリーが確認できます。
Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
他にもTogglを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
他にも、Google カレンダーの予定やOutlookのメール内容をもとにTogglでタスクや時間記録を自動作成したり、Notionのデータベースと連携して作業内容を自動で反映させることもできます。
さらに、GitHubやAirtableの情報をもとにプロジェクトを自動で生成したり、Boxにアップロードされた名刺画像をOCRで読み取ることも可能です。
自動化を取り入れることで、日々の記録作業やタスク登録の手間を減らし、チーム全体での時間管理をよりスムーズに進められます。
Togglと各種ツールを連携し、タスク作成や時間記録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールやカレンダーからの転記作業の手間を削減することができます。</span>
定型的な作業を自動化しておくことで、考える時間やクリエイティブな業務に集中しやすい環境が整います。
ノーコードツール「Yoom」を使えば、専門知識がなくても簡単に業務フローを構築できます。
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Togglの時間記録以外も自動化できますか？
A：はい、できます！YoomではTooglのプロジェクトの作成やタスクの作成、タグの作成なども自動化可能です。1からフローボットを作成することも可能ですが、Yoomには役立つテンプレートも用意されています。気になる方は以下のリンクからクリックしてみてくださいね！
Q：メール内容をタスク名に反映できますか？
A：はい、できます！フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加します。データ抽出から「正規表現によるデータの抽出」を選択して、メール本文から必要な情報を抜き出し、タスク名に反映しましょう！
Q：自動連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：自動連携が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
.png)
.webp)
.webp)
