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「Googleカレンダーで管理しているタスク予定を、工数管理のためにHarvestにも登録したい！」
「クライアントとの打ち合わせ予定を、手作業でHarvestのタスクに転記しているけど、正直面倒だし、たまに入力漏れがあって困る…」
このように、GoogleカレンダーとHarvestを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、その情報を自動的にHarvestのタスクとして作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より正確な工数管理を実現しながら、本来集中すべき業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の業務時間を削減できます。
ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとHarvestを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとHarvestのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報連携を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、Harvestに自動でタスクを作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーへの予定登録とHarvestへのタスク登録という二重の手間を排除し、転記ミスや登録漏れのリスクを削減できます。</span>
この自動化は、Googleカレンダーの予定情報をそのままHarvestに連携するシンプルな構成のため、すぐに導入できます。
Googleカレンダーに登録された予定の中から、件名に特定のキーワードを含む場合など、あらかじめ設定した条件に一致する予定のみを、Harvestのタスクに連携する自動化です。
すべての予定ではなく、<span class="mark-yellow">特定の業務に関連する予定だけをHarvestに自動でタスク化できる</span>ため、Harvest上のタスクリストを整理された状態に保ち、より精度の高いプロジェクト管理を支援します。
それでは、実際にGoogleカレンダーとHarvestを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとHarvestの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／Harvest
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Harvestで新規Taskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GoogleカレンダーとYoomのマイアプリ登録
アプリ一覧でGoogleカレンダーと検索し、対象アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
選択したGoogleアカウントの確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
Harvestの場合
アプリ一覧でHarvestと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、画像赤枠部分をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここから、いよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「予定が作成されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとトリガーアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleカレンダーと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Googleカレンダーで予定を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogleカレンダーをチェックし、トリガーとなるアクション（予定の作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
検索キーワード欄には、必要に応じて作成した予定に含まれるキーワードを設定してください。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Googleカレンダーに作成された予定に関する情報が表示されます。
以下の画像の取得した値を利用し、Harvestへタスクの作成が可能です。
また、取得した値は以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「Create Task」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Harvestと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
作成するタスクの内容を設定します。
Account ID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
Name
作成するタスクの名前を入力します。
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogleカレンダーから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
※なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがHarvestに登録されてしまうので注意が必要です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でHarvestにタスクが作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成されたタスクに関する情報が一覧で表示されます。
あわせてHarvestの管理画面を開き、実際に設定した内容でタスクが作成されているかを確認してみてください。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Harvestに自動で新規タスクが作成されるようになります。
実際にGoogleカレンダーで予定を登録し、Harvestにタスクが正しく追加されるかを確認してみましょう。
今回はGoogleカレンダーからHarvestへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHarvestからGoogleカレンダーへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Harvestで新しく作業時間（Time Entry）が記録された際に、その情報を基にGoogleカレンダーに予定を自動で登録する連携です。
この連携によって、<span class="mark-yellow">Harvestで記録した稼働実績が自動的にカレンダーにも反映される</span>ため、チームメンバーの稼働状況の可視化や、過去の作業内容の振り返りが容易になるはずです。
Harvestで経費（Expense）が記録されたら、その情報をGoogleカレンダーに予定として自動登録することもできます。
プロジェクトに関連する経費が発生した日付や内容をGoogleカレンダー上で簡単に確認できるようになるため、<span class="mark-yellow">経費精算時のダブルチェックや、プロジェクトごとのコスト発生タイミングの把握がスムーズ</span>になるはずです。
GoogleカレンダーやHarvestのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
プロジェクト管理ツールと連携することで、タスクが登録された際にGoogleカレンダーに期限を登録する業務を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで手動で期限を登録する手間を省けるため、登録漏れなどの人為的ミスを削減したいときにおすすめです。
他のアプリをトリガーとして利用することで、Harvestへのタスクやユーザーの追加を自動化できます。
簡単な設定で手作業によるデータ登録を削減できるため、業務を効率化したいときに利用してみてください。
GoogleカレンダーとHarvestの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーの予定情報をHarvestへ転記する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて工数管理や請求業務を進められるようになります。
また、登録漏れなどの心配から解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行の仕組みはありますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
なお、自動での再実行はされませんが、手動での再実行は可能です。
実施する場合は、通知されたメール内のリンクを開き、エラーとなっているオペレーションのページから行ってください。
Q：件名以外の条件で連携する予定を絞れますか？
A：はい、分岐の設定をフローに組み込むことで実現可能です。
以下の設定方法をご確認ください。
また、分岐の設定方法はこちらもご確認ください。
「設定方法」
フローボットでGoogleカレンダーのトリガーアクション「予定が作成されたら」以下の＋ボタンをクリックします。
オペレーションタイプの選択画面から、「分岐」をクリックします。
分岐条件の設定画面から、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーション
Googleカレンダーの「予定が作成されたら」アクションを選択します。
取得した値
プルダウン項目から分岐の対象としたい項目を選択し、その値を条件として分岐させる設定を行いましょう。
この設定により、連携する予定の条件をより詳細に絞り込むことが可能です。
Q：時間指定のない「終日の予定」はどう扱われますか？
A：Googleカレンダーで作成した予定は、Harvestに連携した際に予定のタイトルのみがタスクに登録されます。
時間の情報は連携されないため、ご注意ください。
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