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「ミーティングの予定が入るたびに、アジェンダや関連情報を手作業でまとめるのが大変…」
「カレンダーに登録された情報をもとに、次のアクションを考えるのに時間がかかってしまう…」
このように、日々のスケジュール管理に付随する手作業での情報整理や準備に、多くの時間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">カレンダーに新しい予定が登録されると、その内容をChatGPTが自動的に解析してくれる仕組み</span>などがあれば、このようなスケジュール管理にまつわる業務を減らすことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">スケジュール情報をAIで解析する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、Googleカレンダーに予定が作成されたら、その内容をChatGPTが自動で解析し、結果をメールで共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／ChatGPT
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleカレンダーを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントでログインします。
以下のように表示されたら「次へ」をクリックします。
Googleアカウントへのアクセス権限を全て許可して「続行」をクリックします。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録は完了です。
以下の手順をご参照ください。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし、設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはそのトリガーである、はGoogleカレンダーに予定が作成されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここで連携テストを行います。その際にトリガー条件を満たす必要があるため、Googleカレンダーに予定を作成してください。
この後設定する3つ目のアクションでは、メールの送付先をゲストに設定するので、テスト用の予定にもゲストを招待します。
カレンダーIDのフィールドをクリックし、連携するカレンダーIDを選択してください。
種別を設定し、予定を絞りたいキーワードがある場合は「検索キーワード」を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。また、Google カレンダーのデータも確認可能です。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、ChatGPTでテキストを生成する設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
ChatGPTのモデルを選択します。
テキストに、指示文と先ほど取得した値から「予定のタイトル」「開始日時」「終了日時」「場所」「説明」を選択しましょう。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。なお、取得した値を活用せずテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
この時、「←Googleカレンダーのアウトプットを設定してください」というテキストは削除してください。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、メールを送信する設定を行います。
以下のようにタイトルとアプリが既に設定されているので、下の項目を設定していきます。
メール内容のTo(宛先)は、前項で取得した値から「ゲスト」を選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
なお、値は固定されますが、手動でメールアドレスを設定することも可能です。
件名にも、任意で前項で取得した値を設定可能です。
本文には、前項で取得した値から「text」を選択します。
取得した値を使用することで、テキストが固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ！ここでもテキストを直接入力した箇所は固定値のため定型文となります。
この時、「←ChatGPTのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
全て入力したら「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面から、メールの送信テストを行います。
内容を確認し「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、メールが送信されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Googleカレンダーに予定が作成されたら、その内容をChatGPTが自動で解析し、結果をメールで共有する方法は以上です。
スケジュール管理の自動化を導入することで、予定作成や通知、情報共有の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomには、カレンダーやタスク管理ツールとAIを連携させ、日々のスケジュール運用を最適化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご覧ください！
GoogleカレンダーとChatGPTの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会議の事前準備や関連情報のリサーチといった作業の手間を減らし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、会議の準備にかかる時間を短縮し、より質の高い議論を行うための時間を確保したり、他のコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：解析結果をSlackやNotionに送れますか？
A：可能です。メール通知だけでなく、お使いのチャットツールに通知したり、Notionのページにテキストを追加することなども可能ですのでお試しください。
Q：特定の予定だけを自動化の対象にできますか？
A：可能です。その場合はGoogleカレンダーのトリガーアクションの後に、「分岐」アクションを追加し、特定の条件を設定することができます。
例えば、取得した値のタイトル名に特定のキーワードを含む場合にのみ通知するように設定可能です。
「分岐」についてはこちらのヘルプページもご参照ください。
Q：うまく動かない時、どこを確認すれば良いですか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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