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「GoogleカレンダーとSmartsheetを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Googleカレンダーに登録された予定を、Smartsheetへ手動で転記していて手間がかかっている…」
このように、日々の業務で利用する複数のツール間でのデータ連携に、限界を感じていませんか？
特に、スケジュール情報とタスク管理情報を手作業で同期させる業務は、入力ミスや転記漏れのリスクが伴い、地味ながらも神経を使う作業です。
もし、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、その情報を自動的にSmartsheetの指定したシートに行として追加する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業を削減できます。
入力ミスを心配することなく、より戦略的なプロジェクト管理や本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入が可能です。
ぜひこの機会に、面倒な手作業をなくし、もっとスマートで効率的な業務フローを実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>を用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとSmartsheetのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた情報転記やデータ登録といった作業を自動化し、業務の効率化を図れます。
例えば、Googleカレンダーに登録された会議の予定を、自動でSmartsheetに追加する、といった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleカレンダーに新しい予定が作成されるたびに、Smartsheetのプロジェクト管理シートなどに手動で情報を転記する作業は、手間がかかります。
この連携により、カレンダーに予定が登録されたら、その概要や日時といった情報がSmartsheetに自動で行として追加可能です。
<span class="mark-yellow">タスク登録の手間が不要になり、ヒューマンエラーを削減することができます。</span>
「会議」や「定例」といった特定のキーワードが含まれる予定だけをSmartsheetに転記したい場合、手作業でのフィルタリングと登録は面倒です。
このテンプレートを使えば、「件名に特定の単語を含む」といった条件を設定し、それに合致する予定のみを自動でSmartsheetに行として追加することが可能です。
<span class="mark-yellow">管理したい重要なタスクだけを効率的に抽出し、不要な情報に惑わされることなくプロジェクト管理を進めやすくなります。</span>
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとSmartsheetの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は「Google カレンダーで予定が作成されたら、Smartsheetで行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。
この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するGoogleカレンダーとSmartsheetのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Googleカレンダーの登録方法
Googleカレンダーを検索すると下記画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントを選択してください。
※注意事項：認証時に、Googleカレンダーへの権限を全て許可しましょう。
これで、Googleカレンダーのマイアプリ連携完了です！
2.Smartsheetの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はSmartsheetを検索しましょう。
Smartsheetを選択すると下記の画面が表示されるので、サインインしてください。
内容を確認して、「許可」をクリックします。
これで、Smartsheetのマイアプリ連携完了です！
ここからは、自動化フローの作成方法についてご説明します。
下記バナーの「試してみる」ボタンを押してください。
下記画面が表示されるので、「OK」ボタンをクリックしたら設定を開始しましょう！
まずは「予定が作成されたら」をクリックし、トリガーの設定を行いましょう！
下記画面は初期設定済みです。
Googleカレンダーと連携するアカウントやトリガーアクションの内容に誤りが無いか確認できたら、次のページに進みましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択可能です。
迅速なデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
カレンダーIDは、枠内をクリックし表示された候補から任意で選択してください。
候補には、マイアプリ連携したアカウントに紐づくIDが表示されます。
トリガーとなる予定の種別は、プルダウンより選択しましょう。
※すべての種別を対象にしたい場合は「選択してください」の状態にしてください。
検索キーワードで設定した単語を含む予定のみを抽出することもできます。
用途に合わせて設定してみましょう。（空欄のままでも問題ありません。）
ここまで設定ができたら、トリガーの起動テストを行いましょう！
Googleカレンダーを開き、テスト用の予定を作成してください。
予定を作成できたら、再びYoomの画面に戻りテストを実行します。
先ほど登録した予定に関する情報が取得した値に表示されるので、確認後「保存する」ボタンをクリックしてください。
ここで取得した値は、次のステップで活用できますよ！
※取得した値については、こちらをご確認ください。
次にSmartsheetと連携して、Googleカレンダーの予定から取得した情報をもとにSmartsheetに行を自動で追加する設定を行います！
「行を追加」という項目をクリックしましょう。
下記画面もデフォルトで設定されています。
設定に誤りが無いか確認後、「次へ」をクリックしてください。
シートIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択しましょう。
カラムIDは、候補からGoogleカレンダーの情報を自動登録したいカラムを選択してください。
候補には、上記で設定したシートのカラム情報が表示されます。
値は、下記画像を参考に設定しましょう。
このように設定することで、Googleカレンダーに予定が登録されたら「予定のタイトル」を自動で取得しSmartsheetの指定したカラムの行に追加することが可能です。
直接入力した値は、固定値となりフローボットが起動するたびに毎回同じ内容が反映されます。
取得した値と固定値を組み合わせて設定することも可能です。
設定が完了したら、テストを実行してください。
Smartsheetの指定したシートを開いて、行が自動で追加されているのを確認しましょう。
内容に問題が無ければ、設定を保存してください。
下記画面が表示されたら「トリガーをON」ボタンを押しましょう。
これで、「Google カレンダーで予定が作成されたら、Smartsheetで行を追加する」フローの完成です！
今回はGoogleカレンダーからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にSmartsheetからGoogleカレンダーへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで決定したタスクの締め切りを、個人のスケジュールに自動で反映させるといった活用が可能です。
Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクトの締め切りを、担当者が各自Googleカレンダーに手動で登録している場合、二重入力の手間や登録漏れが発生しがちです。
この連携を利用すれば、Smartsheetで新しい行が作成された際に、その情報を基にGoogleカレンダーへ自動で予定を作成することが可能です。
<span class="mark-yellow">スケジュール管理にかかる手間を削減し、重要なタスクの締め切りを登録し忘れることを防げます。</span>
Smartsheetで管理している全てのタスクではなく、自分が担当するタスクや、ステータスが「未着手」のタスクだけをGoogleカレンダーに登録したい、というニーズもあるかと思います。
この自動化では、特定の担当者やステータスといった条件に合致する行がSmartsheetで作成された場合にのみ、Googleカレンダーに予定を作成することが可能です。
<span class="mark-yellow">自分に関係のある重要なタスクだけをGoogleカレンダー上で可視化することが可能になり、より効率的なスケジュール管理に繋がります。</span>
GoogleカレンダーやSmartsheetのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
プロジェクト管理ツールと連携することで、タスクが登録されたらGoogleカレンダーに期限を登録する業務を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで手動で期限を登録する手間を省けるため、登録漏れなどの人為的ミスを削減したいときにおすすめです。
データベースやチャットツールと連携することで、Smartsheetに行が追加されたら、転記したり通知したりする業務を自動化できます。
簡単な設定だけで手作業での業務を削減できるため、業務の効率化を図りたいときに利用してみてください。
GoogleカレンダーとSmartsheetの連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたスケジュールとタスク間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、面倒な繰り返し作業から解放されます。
そして、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の直感的な操作だけで簡単に構築可能です。
もし、GoogleカレンダーとSmartsheetの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：Googleカレンダーの予定を更新・削除した場合も同期することはできますか？
A：はい、可能です。
Googleカレンダーのトリガーアクションを「予定が更新されたら」もしくは「予定が削除されたら」に変更することで設定できます。
ただし、Googleカレンダーには、あらかじめSmartsheetの対応する行のIDが登録されている必要があります。
Googleカレンダーを使用したその他の自動化については、こちらのテンプレート一覧をご確認ください。
Q：連携できるデータ項目は何がありますか？
A：解説したテンプレートでは、タイトルのみを連携していますが、ステップ3のテストで取得したその他の値も業務にあわせて連携できます。
主な連携できる項目は以下になります。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法はありますか？
A：連携に失敗した際には、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が送信されます。
この通知には、エラーが発生した操作の詳細も記載されているため、原因の特定がスムーズに行えます。
通知の送信先はメールのほか、SlackやChatworkにも設定可能です。
設定手順については、ヘルプページをご確認ください。
ご不明な点があれば、エラー時の対処法をご確認いただき、それでも解決できない場合は、サポート窓口へお問い合わせいただくことも可能です。
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