【ノーコードで実現】様々なアプリとSmartsheetを連携し、情報集約を自動化する方法

Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する

試してみる

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■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方
・メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方

■注意事項
・Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「外部のツールで発生したタスク情報を、わざわざSmartsheetに手入力するのが面倒…」
「メールで受け取った依頼内容や添付ファイルを、Smartsheetの該当プロジェクトに転記・添付する作業に時間がかかっている」
このように、様々なツールとSmartsheet間での情報連携を手作業で行うことに、手間や限界を感じていませんか？

もし、メールの受信やCRMの更新、ストレージへのファイル追加などをトリガーに、Smartsheetに自動で情報を集約できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されますよね。
そして、プロジェクト管理や本来集中すべきコア業務に時間を使うことができるはずです！

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化させましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには様々なアプリケーションの情報をSmartsheetに自動で集約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する

試してみる

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■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方
・メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方

■注意事項
・Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Smartsheetへの情報集約を自動化するテンプレート

普段お使いのツールから自動でSmartsheetへ情報を集約する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

メールの情報を活用してSmartsheetを更新する

Gmailなどのメールツールで受信した内容をもとに、Smartsheetに行追加やファイル添付を自動化できるため、メールを起点としたデータ管理や情報共有の漏れがなくなります。

Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する

試してみる

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■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方
・メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方

■注意事項
・Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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データベース/CRMサービスのデータを活用してSmartsheetにシートを作成する

SalesforceなどのCRMで商談情報が更新されたら、Smartsheetにプロジェクト用のシートを自動作成できるため、案件成立後のスムーズなプロジェクト立ち上げと情報連携を実現したいときにおすすめです。

Salesforceで商談オブジェクトが成立したら、Smartsheetにシートを作成する

試してみる

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■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、Smartsheetで手動でプロジェクトシートを作成していませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談成立をトリガーとして、Smartsheetのシート作成までを自動化できます。Smartsheetを用いたプロジェクト管理の自動化を実現し、営業部門からプロジェクト部門へのスムーズな情報連携をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとSmartsheet間のデータ転記作業を効率化したいと考えている方
・Smartsheetの自動化を推進し、プロジェクト管理の立ち上げを迅速化したい方
・手作業によるシートの作成漏れや情報入力のミスをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Salesforce、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ストレージサービスのファイル情報を活用してSmartsheetでフォルダを作成しシートにファイルを添付する

Google Driveなどのストレージサービスにファイルが追加された際、Smartsheetでフォルダを作成し、関連シートにファイルを自動で添付できます。

これにより、ファイルベースのプロジェクト管理や情報集約の手間を削減できます。

Google Driveでファイルが新規作成されたら、Smartsheetでフォルダを作成しシートにファイルを添付する

試してみる

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■概要
Google Driveにアップロードされたファイルを、都度Smartsheetに手動で添付する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用することで、Google Driveに新しいファイルが作成された際に、Smartsheetで自動的にフォルダとシートを作成し、該当ファイルを添付するまでの一連の流れを自動化できます。Smartsheetを用いた業務の自動化を実現し、手作業によるファイル管理の煩雑さや更新漏れといった課題を解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとSmartsheetを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
・Smartsheetの自動化を推進し、チーム全体の業務効率化を実現したいと考えている方
・ファイル管理とタスク管理を連携させ、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■注意事項
・Google Drive、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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GmailとSmartsheetを連携してタスクを自動起票するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際にSmartsheetに行を自動で追加し、添付ファイルをアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Smartsheet／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとSmartsheetのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定およびテキスト抽出やSmartsheetなどのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する

試してみる

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■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方
・メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方

■注意事項
・Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：GmailとSmartsheetをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。

1．Gmailのマイアプリ連携

以下の手順をご覧ください。

2．Smartsheetのマイアプリ連携

以下の手順をご覧ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する

試してみる

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■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方
・メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方

■注意事項
・Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

テンプレートの設定へ移る前に、テスト用にGmailの送受信を行っておきましょう。
今回はGmailで企画の詳細を共有するという設定で、以下のように文章＋添付ファイルのメールを受信しておきました。

また、必要に応じてSmartsheetにもテスト用のワークスペースやシートを作成してください。
準備できたらYoomの画面へ戻り、テンプレートの1番上「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を開きます。

【連携アカウントとアクションを選択】

• タイトル：任意の文言へ変更も可能です。
• Gmailと連携するアカウント情報：マイアプリ登録したアカウントが表示されています。
• トリガーアクション：デフォルトから変更不要です。

入力したら「次へ」をクリックして進みましょう。

【アプリトリガーのAPI接続設定】

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご契約の料金プランによって選択できる間隔が異なります。
  基本的には一番短い間隔を設定することがおすすめです。

• キーワード：赤線の説明書きを参考に、任意の言葉を指定してください。

入力したら「テスト」をクリックして実行します。

テストに成功し、次のような画面が表示されました。

さらに下へスクロールすると、以下の通り値が取得されていることが分かります。
この値は以降の工程で使用します。

※「取得した値」とは

確認したら「保存する」をクリックして、次へ進みましょう。

ステップ4：Gmailからのテキスト抽出

続いてテンプレートの2番目「テキストからデータを抽出する」を開きましょう。

【アクションを選択】

• タイトル：任意の文言へ変更も可能です。
• 変換タイプ：データ抽出に使用するAIを選択してください。
  抽出元の文字数に応じて自由に選べますが、（）内のタスク数が最小限のものを推奨します。

※タスクとは

選択したら「次へ」をクリックしましょう。

【詳細を設定】

• 対象のテキスト：入力欄をクリックすると前の工程で取得した値が表示されるので、Gmailの本文や件名などキーワードが含まれる項目を選択してください。
  取得した値を活用することにより、メールを受信する度に自動で新しい内容が反映されます。

※「←取得したアウトプットを引用してください」のような説明書きは、残しておくと通知先にそのまま反映されるため削除しましょう。

• 抽出したい項目：任意の項目をカンマ区切りで指定してください。

• 指示内容：AIに指示したい内容を自由に記載できます。

今回は単純な内容なので、空欄で続行しました。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功すると、取得した値が表示されます。
確認したら「保存する」をクリックして次に進みましょう。

ステップ5：Smartsheetの行を追加

次はテンプレートの3番目「行を追加」を開きます。

【連携アカウントとアクションを選択】

ステップ3と同様に各項目を設定し、「次へ」をクリックします。

【API接続設定】

• シートID / カラムID：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、該当するシートを選択してください。
  候補は、マイアプリ連携したアカウントに紐づいて表示されます。

• 値：抽出した値から、シートに入力したい項目を選択します。

他のセルにも入力したい場合は、記入欄下部の「＋セル情報を追加」をクリックすることで情報を追加できます。

今回は以下のように、他のセルにも連携するよう設定しました。

設定が終わったらテストを行います。
※「テスト」をクリックすると、実際にSmartsheetへ内容が追加されます。

テストに成功したことを確認したら、保存して次へ進みましょう。

ステップ6：Smartsheetの行を検索

テンプレートの4番目「行を検索」を開きましょう。
この工程では、ファイルを添付する行を検索します。

【連携アカウントとアクションを選択】

前の工程と同様に各項目を設定し、「次へ」をクリックしましょう。

【API接続設定】

• シートID：入力欄をクリックして、表示される候補からステップ5と同じシートを選択してください。

• 検索クエリ：ファイルを添付するセルを取得するため、行を検索するワードを指定します。

今回は取得したテキストの値から、メールアドレスを選択しました。
こうすることで、メールアドレスと同じ行にファイルを追加できます。

設定したらテストを実行しましょう。
値が取得されたことを確認し、保存して次へ進みます。

ステップ7：Smartsheetの行にファイルを添付

テンプレートの最後「行にファイルを添付」を開きましょう。

【連携アカウントとアクションを選択】

前の工程と同様に設定し、「次へ」をクリックします。

【API接続設定】

• シートID：前の工程と同じシートを候補から選択してください。

• 行ID：「行を検索」の工程で取得した値から、「行IDのリスト」を選びます。

• ファイルの添付方法 / ファイル：取得した値を使用するか、アップロードするかを選びましょう。

取得した値を使用する場合は、メールに添付されていたファイルを選択してください（今回はこちらの方法で進めました）。

アップロードする場合は、「ファイルを追加」をクリックすると直接ファイルを選択できるようになっています。

設定が終わったらテストを行いましょう。
以下のような画面が表示されたら成功です。

Smartsheetを確認すると、次のようにメールの内容が追加されています！

ここまで確認出来たら、Yoomの画面へ戻り「保存する」をクリックしましょう。

ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

これですべての設定が完了しました！
以下の画面が表示されたらトリガーをONにして、フローボットが正常に起動するか確認してみてください。

Smartsheetを活用したその他の自動化例

Yoomを利用することで、Smartsheetを使った様々な業務を自動化できます。
例えば、メッセージツールと連携することで、Smartsheetの情報が更新されたら自動で通知を送れます。
簡単な設定だけで通知漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。

Apolloでコンタクトが作成されたらSmartsheetに行を追加する

試してみる

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■概要
「Apolloでコンタクトが作成されたらSmartsheetに行を追加する」フローは、営業活動や顧客管理の効率化をサポートする業務ワークフローです。Apolloで新しいコンタクトが登録されると、自動的にSmartsheetにその情報が追加されます。これにより、手動でのデータ入力を省き、正確かつ迅速な情報管理が可能となります。営業チームは一元化されたデータを活用して、より効果的な戦略を立てることができるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Apolloを活用して顧客情報を管理している営業担当者の方
・Smartsheetを利用してチーム全体でデータを共有・管理したい方
・手動でのデータ入力に時間を取られている営業チームリーダーの方

■注意事項
・Apollo、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する」フローは、Google WorkspaceとSmartsheetの連携を自動化する業務ワークフローです。新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されると、同時にSmartsheetにもその情報が自動で追加されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を省けます。YoomのAPI連携機能を活用することで、スムーズかつ正確なデータ同期が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google WorkspaceとSmartsheetを日常的に利用している企業のIT担当者
・ユーザー管理を効率化し、手動作業を減らしたいと考えているチームリーダー
・データ連携の自動化を通じて業務プロセスを最適化したい経営者

■注意事項
・Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成するフローです。

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Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する

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■概要
「Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを自動的にSmartsheetに整理・管理する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力や転記の手間を省き、迅速かつ正確なデータ管理が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集したデータをSmartsheetで一元管理したいビジネスユーザーの方
・手動でのデータ転記に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・データ管理の効率化を図り、ミスを減らしたい業務担当者の方
・Smartsheetを既に活用しており、Googleフォームとの連携を検討している方

■注意事項
・Googleフォーム、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する

試してみる

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■概要
「Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する」ワークフローは、広告キャンペーンから得られたリード情報を自動的にSmartsheetに転送し、管理をスムーズにする業務ワークフローです。これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、迅速な対応が可能になります。特に複数の広告プラットフォームを利用している場合、この連携が大きな助けとなります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）を活用してリード獲得を行っているマーケティング担当者
・Smartsheetでリード情報を一元管理したい営業チームのリーダー
・広告データの手動入力に時間を取られている業務担当者

■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Smartsheetで特定条件に合う行が作成されたら、Slackに通知する

試してみる

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■概要
Smartsheetでタスクやプロジェクトを管理する際、重要な更新のたびに手動でSlackに通知するのは手間がかかる作業です。このワークフローは、Smartsheetで特定の条件に合う行が作成されたら、Slackの指定チャンネルへ自動で通知します。手作業による共有漏れや遅延を防ぎ、チーム内の情報連携を円滑にすることで、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetで管理するタスクの進捗を、Slackを使って迅速にチームに共有したい方
・手作業での情報共有に起因する、通知漏れや遅延などの課題を解消したいと考えている方
・SmartsheetとSlackを連携させ、定型的な報告業務を自動化し、生産性を高めたい方

■注意事項
・SmartsheetとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する

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■概要
プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetをご利用の際、新しいタスクや行が追加されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は重要な一方で、連絡漏れや遅延のリリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されると自動でOutlookからメールを送信できるため、smartsheetとoutlookを連携させた効率的な情報共有体制を構築し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetでのタスク更新をOutlookを使い手動で関係者に通知している方
・SmartsheetとOutlook間での転記や連絡作業におけるミスや漏れをなくしたい方
・定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Smartsheetで行が追加されたら、Asanaにタスクを作成する

試してみる

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■概要
Smartsheetでプロジェクト情報を管理し、そこから発生するタスクをAsanaで管理しているものの、ツール間の情報連携を手作業で行うことに手間を感じていないでしょうか。また、手作業によるタスクの作成漏れや転記ミスが発生することもあるかもしれません。このワークフローは、Smartsheetで行が追加されると、その情報を基にAsanaへ自動でタスクを作成します。SmartsheetとAsanaの連携を自動化し、プロジェクト管理とタスク管理をより円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとAsanaを併用し、プロジェクトとタスクの管理を手作業で行っている方
・Smartsheetへの情報追加をきっかけに、Asanaでのタスク作成を自動化したい方
・ツール間のデータ連携における入力ミスや漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■注意事項
・SmartsheetとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方
・Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する

試してみる

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■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報やリード情報を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか？このような定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されるだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、SmartsheetとHubSpotの連携を円滑にし、手作業による課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとHubSpotを利用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方
・SmartsheetからHubSpotへのデータ転記ミスを防ぎ、情報精度を高めたい方
・二つのツール間での連携を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Smartsheetと様々なツールとの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記やファイル管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防げます。

これにより、プロジェクトメンバーは常に最新の情報を共有しながら業務を進めることが可能になり、より戦略的なタスクに集中できるはずです！

今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：もっと複雑な条件で自動化を実行できますか？

A：ステップ3【アプリトリガーのAPI接続設定】のキーワード設定時に、検索演算子を利用することでGmail の検索結果を詳細に絞り込めます。
詳しくはGmail の検索を絞り込むをご覧ください。
また、ステップ3【連携アカウントとアクションを選択】で、トリガーアクションを「特定ラベルのメールを受信したら」へ変更すると、任意のラベルがついたメールのみを起点にできます。

Q：自動化が途中で失敗した場合どうなりますか？

A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。

*Slack・Chatworkへの通知設定

通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。

*エラーの対応方法

ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。

Q：メールに複数の添付ファイルがある場合は？

A：今回解説したテンプレートの場合、受信メールにファイルが複数添付されている場合、一度のフローボット起動で連携できるファイルは一つだけなのでご注意ください。
もし複数のファイルが添付されることがある場合は、ステップ6と7の間にチームプラン以上で利用できるループ処理を利用することで、同じ行に複数のファイルを添付することが可能です。

※「同じ処理を繰り返す」の設定方法