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「外部のツールで発生したタスク情報を、わざわざSmartsheetに手入力するのが面倒…」
「メールで受け取った依頼内容や添付ファイルを、Smartsheetの該当プロジェクトに転記・添付する作業に時間がかかっている」
このように、様々なツールとSmartsheet間での情報連携を手作業で行うことに、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールの受信やCRMの更新、ストレージへのファイル追加などをトリガーに、Smartsheetに自動で情報を集約できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されますよね。
そして、プロジェクト管理や本来集中すべきコア業務に時間を使うことができるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なアプリケーションの情報をSmartsheetに自動で集約する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのツールから自動でSmartsheetへ情報を集約する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで受信した内容をもとに、Smartsheetに行追加やファイル添付を自動化できる</span>ため、メールを起点としたデータ管理や情報共有の漏れがなくなります。
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMで商談情報が更新されたら、Smartsheetにプロジェクト用のシートを自動作成できる</span>ため、案件成立後のスムーズなプロジェクト立ち上げと情報連携を実現したいときにおすすめです。
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスにファイルが追加された際、Smartsheetでフォルダを作成し、関連シートにファイルを自動で添付できます。</span>
これにより、ファイルベースのプロジェクト管理や情報集約の手間を削減できます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際にSmartsheetに行を自動で追加し、添付ファイルをアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Smartsheet／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご覧ください。
2．Smartsheetのマイアプリ連携
以下の手順をご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
テンプレートの設定へ移る前に、テスト用にGmailの送受信を行っておきましょう。
今回はGmailで企画の詳細を共有するという設定で、以下のように文章＋添付ファイルのメールを受信しておきました。
また、必要に応じてSmartsheetにもテスト用のワークスペースやシートを作成してください。
準備できたらYoomの画面へ戻り、テンプレートの1番上「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を開きます。
【連携アカウントとアクションを選択】
入力したら「次へ」をクリックして進みましょう。
【アプリトリガーのAPI接続設定】
入力したら「テスト」をクリックして実行します。
テストに成功し、次のような画面が表示されました。
さらに下へスクロールすると、以下の通り値が取得されていることが分かります。
この値は以降の工程で使用します。
確認したら「保存する」をクリックして、次へ進みましょう。
続いてテンプレートの2番目「テキストからデータを抽出する」を開きましょう。
【アクションを選択】
選択したら「次へ」をクリックしましょう。
【詳細を設定】
※「←取得したアウトプットを引用してください」のような説明書きは、残しておくと通知先にそのまま反映されるため削除しましょう。
今回は単純な内容なので、空欄で続行しました。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
確認したら「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次はテンプレートの3番目「行を追加」を開きます。
【連携アカウントとアクションを選択】
ステップ3と同様に各項目を設定し、「次へ」をクリックします。
【API接続設定】
他のセルにも入力したい場合は、記入欄下部の「＋セル情報を追加」をクリックすることで情報を追加できます。
今回は以下のように、他のセルにも連携するよう設定しました。
設定が終わったらテストを行います。
※「テスト」をクリックすると、実際にSmartsheetへ内容が追加されます。
テストに成功したことを確認したら、保存して次へ進みましょう。
テンプレートの4番目「行を検索」を開きましょう。
この工程では、ファイルを添付する行を検索します。
【連携アカウントとアクションを選択】
前の工程と同様に各項目を設定し、「次へ」をクリックしましょう。
【API接続設定】
今回は取得したテキストの値から、メールアドレスを選択しました。
こうすることで、メールアドレスと同じ行にファイルを追加できます。
設定したらテストを実行しましょう。
値が取得されたことを確認し、保存して次へ進みます。
テンプレートの最後「行にファイルを添付」を開きましょう。
【連携アカウントとアクションを選択】
前の工程と同様に設定し、「次へ」をクリックします。
【API接続設定】
取得した値を使用する場合は、メールに添付されていたファイルを選択してください（今回はこちらの方法で進めました）。
アップロードする場合は、「ファイルを追加」をクリックすると直接ファイルを選択できるようになっています。
設定が終わったらテストを行いましょう。
以下のような画面が表示されたら成功です。
Smartsheetを確認すると、次のようにメールの内容が追加されています！
ここまで確認出来たら、Yoomの画面へ戻り「保存する」をクリックしましょう。
これですべての設定が完了しました！
以下の画面が表示されたらトリガーをONにして、フローボットが正常に起動するか確認してみてください。
Yoomを利用することで、Smartsheetを使った様々な業務を自動化できます。
例えば、メッセージツールと連携することで、Smartsheetの情報が更新されたら自動で通知を送れます。
簡単な設定だけで通知漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Smartsheetと様々なツールとの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報転記やファイル管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防げます。</span>
これにより、プロジェクトメンバーは常に最新の情報を共有しながら業務を進めることが可能になり、より戦略的なタスクに集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：もっと複雑な条件で自動化を実行できますか？
A：ステップ3【アプリトリガーのAPI接続設定】のキーワード設定時に、検索演算子を利用することでGmail の検索結果を詳細に絞り込めます。
詳しくはGmail の検索を絞り込むをご覧ください。
また、ステップ3【連携アカウントとアクションを選択】で、トリガーアクションを「特定ラベルのメールを受信したら」へ変更すると、任意のラベルがついたメールのみを起点にできます。
Q：自動化が途中で失敗した場合どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
*エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
Q：メールに複数の添付ファイルがある場合は？
A：今回解説したテンプレートの場合、受信メールにファイルが複数添付されている場合、一度のフローボット起動で連携できるファイルは一つだけなのでご注意ください。
もし複数のファイルが添付されることがある場合は、ステップ6と7の間にチームプラン以上で利用できるループ処理を利用することで、同じ行に複数のファイルを添付することが可能です。
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