Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方 Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方 メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにSmartsheetへの行追加やファイル添付が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます Smartsheetへのデータ転記やファイル添付を自動化することで、入力ミスや添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文からSmartsheetの各列に対応する情報を抽出します 次に、Smartsheetの「行を追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい行を作成します 最後に、Smartsheetの「行にファイルを添付」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください Smartsheetの各オペレーション設定では、情報を追加・添付したい対象のシートIDを任意で設定してください
■注意事項
Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「外部のツールで発生したタスク情報を、わざわざSmartsheetに手入力するのが面倒…」
もし、メールの受信やCRMの更新、ストレージへのファイル追加などをトリガーに、Smartsheetに自動で情報を集約できる仕組み があれば、これらの煩わしい作業から解放されますよね。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定 できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なアプリケーションの情報をSmartsheetに自動で集約する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方 Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方 メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにSmartsheetへの行追加やファイル添付が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます Smartsheetへのデータ転記やファイル添付を自動化することで、入力ミスや添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文からSmartsheetの各列に対応する情報を抽出します 次に、Smartsheetの「行を追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい行を作成します 最後に、Smartsheetの「行にファイルを添付」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください Smartsheetの各オペレーション設定では、情報を追加・添付したい対象のシートIDを任意で設定してください
■注意事項
Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetへの情報集約を自動化するテンプレート
普段お使いのツールから自動でSmartsheetへ情報を集約する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
メールの情報を活用してSmartsheetを更新する
Gmailなどのメールツールで受信した内容をもとに、Smartsheetに行追加やファイル添付を自動化できる ため、メールを起点としたデータ管理や情報共有の漏れがなくなります。
Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方 Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方 メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにSmartsheetへの行追加やファイル添付が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます Smartsheetへのデータ転記やファイル添付を自動化することで、入力ミスや添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文からSmartsheetの各列に対応する情報を抽出します 次に、Smartsheetの「行を追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい行を作成します 最後に、Smartsheetの「行にファイルを添付」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください Smartsheetの各オペレーション設定では、情報を追加・添付したい対象のシートIDを任意で設定してください
■注意事項
Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベース/CRMサービスのデータを活用してSmartsheetにシートを作成する
SalesforceなどのCRMで商談情報が更新されたら、Smartsheetにプロジェクト用のシートを自動作成できる ため、案件成立後のスムーズなプロジェクト立ち上げと情報連携を実現したいときにおすすめです。
Salesforceで商談オブジェクトが成立したら、Smartsheetにシートを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、Smartsheetで手動でプロジェクトシートを作成していませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談成立をトリガーとして、Smartsheetのシート作成までを自動化できます。Smartsheetを用いたプロジェクト管理の自動化を実現し、営業部門からプロジェクト部門へのスムーズな情報連携をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとSmartsheet間のデータ転記作業を効率化したいと考えている方 Smartsheetの自動化を推進し、プロジェクト管理の立ち上げを迅速化したい方 手作業によるシートの作成漏れや情報入力のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで商談が成立すると自動でSmartsheetにシートが作成されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、迅速にプロジェクトを開始できます システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスやシートの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとSmartsheetをYoomと連携します トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションの分岐機能を活用し、商談のフェーズが「成立」になった場合にのみ、後続の処理が実行されるように設定します 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「シートを作成」アクションを設定します 最後に、同じくSmartsheetの「シートを共有」アクションを設定し、作成されたシートを任意のメンバーに共有します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceとの連携設定を行う際に、ご利用の環境に応じた任意のマイドメインURLを設定してください Smartsheetでシートを作成するアクションでは、特定のフォルダやテンプレートを指定するための親フォルダIDやテンプレートIDを任意で設定できます
■注意事項
Salesforce、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスのファイル情報を活用してSmartsheetでフォルダを作成しシートにファイルを添付する
Google Driveなどのストレージサービスにファイルが追加された際、Smartsheetでフォルダを作成し、関連シートにファイルを自動で添付できます。
これにより、ファイルベースのプロジェクト管理や情報集約の手間を削減できます。
Google Driveでファイルが新規作成されたら、Smartsheetでフォルダを作成しシートにファイルを添付する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされたファイルを、都度Smartsheetに手動で添付する作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとSmartsheetを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方 Smartsheetの自動化を推進し、チーム全体の業務効率化を実現したいと考えている方 ファイル管理とタスク管理を連携させ、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加をトリガーにSmartsheetが自動更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手動でのファイル添付やシート作成が不要になるため、添付漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します 次に、オペレーションでSmartsheetの「フォルダを作成」アクションと「シートを作成」アクションをそれぞれ設定します 最後に、オペレーションでSmartsheetの「シートにファイルを添付」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetでフォルダやシートを作成するアクションでは、作成先となる任意の親フォルダIDを設定することが可能です。特定のワークスペースやフォルダ内で管理したい場合に設定してください。
■注意事項
Google Drive、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
GmailとSmartsheetを連携してタスクを自動起票するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際にSmartsheetに行を自動で追加し、添付ファイルをアップロードするフロー を解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Smartsheet Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとSmartsheetのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定およびテキスト抽出やSmartsheetなどのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方 Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方 メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにSmartsheetへの行追加やファイル添付が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます Smartsheetへのデータ転記やファイル添付を自動化することで、入力ミスや添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文からSmartsheetの各列に対応する情報を抽出します 次に、Smartsheetの「行を追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい行を作成します 最後に、Smartsheetの「行にファイルを添付」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください Smartsheetの各オペレーション設定では、情報を追加・添付したい対象のシートIDを任意で設定してください
■注意事項
Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとSmartsheetをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご覧ください。
2．Smartsheetのマイアプリ連携
以下の手順をご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Gmailでメールを受信したら、Smartsheetに行を追加し行にファイルを添付する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方 Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方 メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をトリガーにSmartsheetへの行追加やファイル添付が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます Smartsheetへのデータ転記やファイル添付を自動化することで、入力ミスや添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文からSmartsheetの各列に対応する情報を抽出します 次に、Smartsheetの「行を追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい行を作成します 最後に、Smartsheetの「行にファイルを添付」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください Smartsheetの各オペレーション設定では、情報を追加・添付したい対象のシートIDを任意で設定してください
■注意事項
Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
テンプレートの設定へ移る前に、テスト用にGmailの送受信を行っておきましょう。
また、必要に応じてSmartsheetにもテスト用のワークスペースやシートを作成してください。
【連携アカウントとアクションを選択】
タイトル：任意の文言へ変更も可能です。
Gmailと連携するアカウント情報：マイアプリ登録したアカウントが表示されています。
トリガーアクション：デフォルトから変更不要です。
入力したら「次へ」をクリックして進みましょう。
【アプリトリガーのAPI接続設定】
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。料金プラン
キーワード：赤線の説明書きを参考に、任意の言葉を指定してください。 入力したら「テスト」をクリックして実行します。
テストに成功し、次のような画面が表示されました。
さらに下へスクロールすると、以下の通り値が取得されていることが分かります。
※「取得した値」とは
確認したら「保存する」をクリックして、次へ進みましょう。
ステップ4：Gmailからのテキスト抽出
続いてテンプレートの2番目「テキストからデータを抽出する」を開きましょう。
【アクションを選択】
タイトル：任意の文言へ変更も可能です。
変換タイプ：データ抽出に使用するAIを選択してください。
※タスクとは
選択したら「次へ」をクリックしましょう。
【詳細を設定】
対象のテキスト：入力欄をクリックすると前の工程で取得した値が表示されるので、Gmailの本文や件名などキーワードが含まれる項目を選択してください。 ※「←取得したアウトプットを引用してください」のような説明書きは、残しておくと通知先にそのまま反映されるため削除しましょう。
抽出したい項目：任意の項目をカンマ区切りで指定してください。
指示内容：AIに指示したい内容を自由に記載できます。 今回は単純な内容なので、空欄で続行しました。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
ステップ5：Smartsheetの行を追加
次はテンプレートの3番目「行を追加」を開きます。
【連携アカウントとアクションを選択】
ステップ3と同様に各項目を設定し、「次へ」をクリックします。
【API接続設定】
シートID / カラムID：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、該当するシートを選択してください。
値：抽出した値から、シートに入力したい項目を選択します。
他のセルにも入力したい場合は、記入欄下部の「＋セル情報を追加」 をクリックすることで情報を追加できます。
今回は以下のように、他のセルにも連携するよう設定しました。
設定が終わったらテストを行います。
テストに成功したことを確認したら、保存して次へ進みましょう。
ステップ6：Smartsheetの行を検索
テンプレートの4番目「行を検索」を開きましょう。
【連携アカウントとアクションを選択】
前の工程と同様に各項目を設定し、「次へ」をクリックしましょう。
【API接続設定】
シートID：入力欄をクリックして、表示される候補からステップ5と同じシートを選択してください。
検索クエリ：ファイルを添付するセルを取得するため、行を検索するワードを指定します。 今回は取得したテキストの値から、メールアドレスを選択しました。
設定したらテストを実行しましょう。
ステップ7：Smartsheetの行にファイルを添付
テンプレートの最後「行にファイルを添付」を開きましょう。
【連携アカウントとアクションを選択】
前の工程と同様に設定し、「次へ」をクリックします。
【API接続設定】
シートID：前の工程と同じシートを候補から選択してください。
行ID：「行を検索」の工程で取得した値から、「行IDのリスト」を選びます。
ファイルの添付方法 / ファイル：取得した値を使用するか、アップロードするかを選びましょう。 取得した値を使用する場合は、メールに添付されていたファイルを選択してください（今回はこちらの方法で進めました）。
アップロードする場合は、「ファイルを追加」をクリックすると直接ファイルを選択できるようになっています。
設定が終わったらテストを行いましょう。
Smartsheetを確認すると、次のようにメールの内容が追加されています！
ここまで確認出来たら、Yoomの画面へ戻り「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
これですべての設定が完了しました！
Smartsheetを活用したその他の自動化例
Yoomを利用することで、Smartsheetを使った様々な業務を自動化できます。簡単な設定だけで通知漏れを防げるため、人為的ミスを削減 したいときに利用してみてください。
Apolloでコンタクトが作成されたらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
営業活動で利用するApolloに新しいコンタクトが追加されるたび、プロジェクト管理ツールのSmartsheetに手作業で情報をコピー＆ペーストしていませんか。この作業は時間もかかり、入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloでのコンタクト作成をトリガーに、Smartsheetへ自動で行を追加できるため、手作業による情報登録の手間を削減し、抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
ApolloとSmartsheetを併用しており、手作業でのデータ連携に課題を感じている方 Apolloで獲得したコンタクト情報をSmartsheetで管理し、業務を効率化したい方 手入力による転記ミスを防ぎ、常に最新の顧客情報をチームで共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Apolloにコンタクトが作成されると自動でSmartsheetに行が追加されるため、手作業による転記作業の時間を削減できます。 システムが自動でデータ連携を行うことで、手入力による転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ApolloとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定し、Apolloから取得した情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかをシートIDで任意に設定することが可能です。 ■注意事項
・Apollo、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを登録する際、Smartsheetにも同じ情報を手作業で入力するのは手間がかかる作業です。また、手作業による二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Smartsheetへも自動でユーザー情報が追加されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとSmartsheetでユーザー情報を個別に管理している方 手作業によるアカウント情報の登録作業で、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方 新メンバーのオンボーディングプロセスを効率化したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録だけでSmartsheetへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になることで、担当者による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得した情報の中からSmartsheetの項目に必要なデータを整形します。 最後に、オSmartsheetの「ユーザーを追加」アクションを設定し、整形したデータを基にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Smartsheetに追加したい情報に合わせて、抽出する条件や項目を自由に設定することが可能です。 例えば、Google Workspaceのユーザー情報に含まれる氏名から「姓」と「名」を分割して抽出したり、メールアドレスからドメイン部分を除外したりといったカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに新しいプロジェクトや顧客情報を追加するたびに、Smartsheetで関連フォルダを手動で作成していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでSmartsheetにフォルダが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、プロジェクト管理を行っている方 手作業によるフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じる方 単純作業におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスの標準化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダ作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることが可能になります。 手動での繰り返し作業がなくなることで、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。 続いて、オペレーションでSmartsheetを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。この際、スプレッドシートの情報を元にフォルダ名などを動的に設定することが可能です。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローボットを起動させたいスプレッドシートのIDおよびシートIDを任意のものに設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかの条件や、セルに書き込む値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、SmartsheeとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や問い合わせ情報を、Smartsheetに一件ずつ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、その内容を自動的にSmartsheetへ登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで集めた回答をSmartsheetに手作業で入力している担当者の方 フォーム回答の転記作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でSmartsheetに行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。 システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、自動化の起点となるフォームを指定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を指定のシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。 Smartsheetに行を追加する設定では、登録先のシートはもちろん、どの列にGoogleフォームのどの回答内容を反映させるかを自由に設定できます。また、特定のテキストを固定値として入力することも可能です。 ■注意事項
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Meta広告で獲得したリード情報を、一件ずつSmartsheetに手作業で入力するのは時間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリードが登録されると、自動でSmartsheetの指定したシートに行が追加されます。手作業によるデータ転記の手間を省き、迅速かつ正確なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を手作業で管理しているマーケティング担当者の方 Smartsheetを顧客管理やタスク管理に利用しており、入力作業を自動化したいと考えている方 リード獲得から次のアクションまでの時間を短縮し、営業機会の損失を防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）でのリード獲得からSmartsheetへの情報反映が自動化されるため、これまでデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Meta広告（Facebook）とSmartsheetをYoomと連携します。 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を任意のシートに追加するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetの「行を追加」アクションを設定する際、どのシートにリード情報を追加するかを指定するために、対象となるシートのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Smartsheetでタスクやプロジェクトを管理する際、重要な更新のたびに手動でSlackに通知するのは手間がかかる作業です。このワークフローは、Smartsheetで特定の条件に合う行が作成されたら、Slackの指定チャンネルへ自動で通知します。手作業による共有漏れや遅延を防ぎ、チーム内の情報連携を円滑にすることで、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetで管理するタスクの進捗を、Slackを使って迅速にチームに共有したい方 手作業での情報共有に起因する、通知漏れや遅延などの課題を解消したいと考えている方 SmartsheetとSlackを連携させ、定型的な報告業務を自動化し、生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetで特定の条件を満たす行が追加されると自動でSlackに通知されるため、手動での情報共有にかかる時間を短縮できます。 人の手による確認や転記作業が不要になるため、通知漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を基に作成したメッセージを通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐条件は、Smartsheetの列の値（例：「ステータス」が「完了」の場合など）を基に、通知を実行したい条件を任意で設定してください。 Slackへの通知内容は、Smartsheetの行から取得したタスク名や担当者、期日などの情報を含めて、自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
SmartsheetとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetをご利用の際、新しいタスクや行が追加されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は重要な一方で、連絡漏れや遅延のリリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されると自動でOutlookからメールを送信できるため、smartsheetとoutlookを連携させた効率的な情報共有体制を構築し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Smartsheetでのタスク更新をOutlookを使い手動で関係者に通知している方 smartsheetとoutlook間での転記や連絡作業におけるミスや漏れをなくしたい方 定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が作成されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務にかかる時間を短縮できます 手作業による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現することで、業務の信頼性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のシートを選択します 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定してください Smartsheetのトリガーで取得した情報を本文に含めることで、より具体的な通知が可能です ■注意事項
SmartsheetとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Smartsheetで行が追加されたら、Asanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクト情報を管理し、そこから発生するタスクをAsanaで管理しているものの、ツール間の情報連携を手作業で行うことに手間を感じていないでしょうか。また、手作業によるタスクの作成漏れや転記ミスが発生することもあるかもしれません。このワークフローは、Smartsheetで行が追加されると、その情報を基にAsanaへ自動でタスクを作成します。SmartsheetとAsanaの連携を自動化し、プロジェクト管理とタスク管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとAsanaを併用し、プロジェクトとタスクの管理を手作業で行っている方 Smartsheetへの情報追加をきっかけに、Asanaでのタスク作成を自動化したい方 ツール間のデータ連携における入力ミスや漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行が追加されると自動でAsanaにタスクが作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮します 手作業によるタスクの作成漏れや内容の転記ミスを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとAsanaをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を元に作成したいタスクの内容を設定します ■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定では、どのシートの行追加を検知の対象とするか、シートIDを任意で設定してください Asanaでタスクを作成する際に、タスクのタイトルや説明文にSmartsheetのどの列の情報を反映させるかを自由に設定してください。また、どのプロジェクトにタスクを追加するかや、担当者の割り当ても任意で設定が可能です ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
SmartsheetとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理する際、関連ファイルを格納するために都度Google Driveへ手動でフォルダを作成していませんか？この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスなどを引き起こしがちであり、情報管理を煩雑にする一因です。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで行が追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、こうしたsmartsheetとgoogle drive間の連携課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとGoogle Driveを併用し、案件ごとのファイル管理を手作業で行っている方 Smartsheetでのタスク追加と連動した、Google Driveでのフォルダ作成を自動化したい方 手作業によるフォルダ作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetに行を追加するだけでGoogle Driveにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのフォルダ作成が不要になることで、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定して、対象のシートを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、作成先のフォルダや新しいフォルダ名を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボットを起動する対象のシートを任意で指定してください。 Google Driveでフォルダを作成する際に、Smartsheetの行情報（例：案件名など）をフォルダ名に設定したり、作成先の親フォルダを任意で指定したりすることが可能です。 ■注意事項
SmartsheetとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が追加されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetで管理しているプロジェクト情報やリード情報を、手作業でHubSpotに転記する業務に手間を感じていませんか？このような定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されるだけでHubSpotにコンタクトが自動で作成されるため、SmartsheetとHubSpotの連携を円滑にし、手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartsheetとHubSpotを利用しており、二重入力の手間を解消したいと考えている方 SmartsheetからHubSpotへのデータ転記ミスを防ぎ、情報精度を高めたい方 二つのツール間での連携を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Smartsheetへの情報追加をトリガーに、HubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、SmartsheetとHubSpotをYoomと連携します 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Smartsheetのトリガー設定で、フローボット起動の対象としたいシートのIDを任意で設定してください HubSpotのコンタクト作成オペレーションで、氏名やメールアドレスなどの各項目にSmartsheetのどの列の情報を紐付けるかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Smartsheetと様々なツールとの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記やファイル管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防げます。
これにより、プロジェクトメンバーは常に最新の情報を共有しながら業務を進めることが可能になり、より戦略的なタスクに集中できるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。 もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：もっと複雑な条件で自動化を実行できますか？
A：ステップ3【アプリトリガーのAPI接続設定】のキーワード設定時に、検索演算子を利用することでGmail の検索結果を詳細に絞り込めます。Gmail の検索を絞り込む
Q：自動化が途中で失敗した場合どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
*Slack・Chatworkへの通知設定
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
*エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：メールに複数の添付ファイルがある場合は？
A：今回解説したテンプレートの場合、受信メールにファイルが複数添付されている場合、一度のフローボット起動で連携できるファイルは一つだけなのでご注意ください。
※「同じ処理を繰り返す」の設定方法
.jpg)
.jpg){kind=small}
