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「あれ、この情報、また手入力しないといけないのか…」
日々の業務で、そんな小さな手間が積み重なっていませんか？kintoneに登録した情報を、NotionやShopify、Slackなど他のサービスにも反映させたい。だけど手作業だとミスが起きやすいし、何より時間がかかる…。そんな悩みを抱えている方にこそ知ってほしいのが、kintoneのWebhookを活用した自動連携です。
たとえば、kintoneに新しいタスクが追加されたタイミングで、Notionのデータベースへ情報がそのまま自動登録することや、在庫情報の更新がShopifyへ自動反映することもできます。または、kintoneのステータス変更をSlackに自動通知するようにすれば、チーム内での共有もスムーズになるはずです。
この記事では、「kintoneのWebhook機能を活用して外部アプリと自動連携する方法」を画像付きで詳しく解説します。「業務効率化のために自動化を試してみたいけど難しそう」と思っている方は、プログラミング知識不要で連携できるのでぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneの情報追加や更新をトリガーに、様々なツールと連携して業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
■概要 「kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する」ワークフローは、タスク管理の効率化に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット kintoneとNotionを連携させることで、タスクをスムーズに管理できるようになります。 また、手動で入力する必要がなくなるため、時間と労力を削減でき、他の重要な業務に集中することができます。
情報が自動で反映されるためデータ入力作業の負担が軽減されます。
これにより、タスクの見落としが少なくなり、効率的な作業が実現します。
特に、プロジェクト管理をしているチームにとっては、メンバー間のタスク共有が容易になるため、連携が強化されます。
さらに、データの自動同期により、間違いが減り、正確な情報が共有されるため、全体の業務効率が向上するでしょう。
kintoneのWebhookを活用した連携パターン
kintoneとWebhook機能を活用することで、kintoneのアプリ内にデータが追加されたり、更新されたりしたタイミングで、外部のシステムやアプリケーションにタイムリーに情報を送信することが可能になります。これにより、手作業によるデータ連携の手間を大幅に削減し、業務の効率化をサポートします。
ここでは、kintoneとWebhookを活用した具体的な連携パターンをテンプレートと共にご紹介。気になるテンプレートがあれば、気軽にクリックしてみてくださいね！
kintoneのデータを他のデータベース/CRMサービスに連携する
kintoneに新しいタスクや顧客情報が追加された際に、その情報をNotionなどのデータベースツールや他のCRMサービスへ自動的に同期・追加することができます。
ツール間の情報の一貫性を保ちつつ、二重入力の手間を省けることで、大幅な作業時間の節約に期待できます。自動化によって迅速にデータを連携でき、最新の情報に基づいた業務遂行を実現できるでしょう。
■概要 「kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する」ワークフローは、タスク管理の効率化に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット kintoneとNotionを連携させることで、タスクをスムーズに管理できるようになります。 また、手動で入力する必要がなくなるため、時間と労力を削減でき、他の重要な業務に集中することができます。
情報が自動で反映されるためデータ入力作業の負担が軽減されます。
これにより、タスクの見落としが少なくなり、効率的な作業が実現します。
特に、プロジェクト管理をしているチームにとっては、メンバー間のタスク共有が容易になるため、連携が強化されます。
さらに、データの自動同期により、間違いが減り、正確な情報が共有されるため、全体の業務効率が向上するでしょう。
kintoneのデータをECプラットフォームに連携する
kintoneで管理している在庫情報や商品マスタをShopifyなどのECプラットフォームに連携させることも可能です。
在庫数の変動をタイムリーにECサイトへ反映させたり、新商品の登録作業を効率化したりでき、販売機会の損失を防ぎ、スムーズなEC運営をサポートします。
■概要 kintoneの在庫情報をShopifyに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.業務でkintoneを活用している方 ・kintoneで在庫情報を管理している方 ・在庫情報を他のツールに手動で連携している方 2.Shopifyでオンラインストアを運営している方 ・自社のオンラインストアを管理、運営している方 ・在庫情報を更新を効率化したい方 kintoneはデータの一元管理に適したツールで、複数のアプリを組み合わせることで業務に沿ったデータベースの構築ができます。 このテンプレートは、kintoneの在庫情報のレコードが更新されると自動でShopifyに在庫情報を連携できるため、業務効率を向上させることができます。 また、手動作業による在庫情報の入力ミスを防止できるため、データ不一致によるネガティブコストを削減することができます。 ■注意事項 ・kintone、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートを使うメリット
しかし、Shopifyの在庫情報更新でkintoneのデータを元にしている場合、毎回更新情報を把握する必要があり、煩わしいと感じているかもしれません。
kintoneから在庫情報の更新を都度把握する必要が無くなり、Shopifyへの更新作業をシームレスに行うことが可能です。
kintoneのデータをチャットツールに連携する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
kintone上で特定のステータス更新や重要な変更が行われた際に、その内容をSlackなどのチャットツールへ速やかに自動通知することもできます。
関係者間での情報共有を迅速かつ確実に行い、対応漏れを防ぎ、チーム全体の業務スピードを向上させることができるでしょう。
■概要 kintoneで管理している案件のステータスが「成約」に変わった後、契約書を作成して関係部署に共有する作業は、重要でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。この一連の作業に時間がかかったり、通知漏れが発生したりすることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、契約書の自動作成からSlackでの通知までを連携させ、こうした課題を円滑に解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
kintoneのタスク追加をトリガーにNotionにデータを自動連携するフローを作ってみよう
それでは例として、「kintoneに新しいタスクが追加された際に、そのタスク情報をNotionのデータベースにも自動で追加する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 「kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する」ワークフローは、タスク管理の効率化に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット kintoneとNotionを連携させることで、タスクをスムーズに管理できるようになります。 また、手動で入力する必要がなくなるため、時間と労力を削減でき、他の重要な業務に集中することができます。
情報が自動で反映されるためデータ入力作業の負担が軽減されます。
これにより、タスクの見落としが少なくなり、効率的な作業が実現します。
特に、プロジェクト管理をしているチームにとっては、メンバー間のタスク共有が容易になるため、連携が強化されます。
さらに、データの自動同期により、間違いが減り、正確な情報が共有されるため、全体の業務効率が向上するでしょう。
ステップ1：kintoneとNotionのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【kintoneのマイアプリ登録】
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からkintoneを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくできない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう！マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があるのでご注意ください。
先ほどと同様に検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成されているデータベースの一覧が表示されるので、フローで使用するデータベースにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
マイアプリ一覧にkintoneとNotionが表示されていれば、Yoomとの連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要 「kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する」ワークフローは、タスク管理の効率化に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット kintoneとNotionを連携させることで、タスクをスムーズに管理できるようになります。 また、手動で入力する必要がなくなるため、時間と労力を削減でき、他の重要な業務に集中することができます。
情報が自動で反映されるためデータ入力作業の負担が軽減されます。
これにより、タスクの見落としが少なくなり、効率的な作業が実現します。
特に、プロジェクト管理をしているチームにとっては、メンバー間のタスク共有が容易になるため、連携が強化されます。
さらに、データの自動同期により、間違いが減り、正確な情報が共有されるため、全体の業務効率が向上するでしょう。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：kintoneのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、kintoneのレコードが登録されたらフローボットが起動するようにするため、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかをチェックしましょう。連携するアカウント情報には、ステップ1でマイアプリ登録した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
次に、Webhookのイベント受信設定です。
Webhookの設定は、kintoneの管理画面で行います。下図赤枠内のURLをコピーしておき、kintoneの画面に移動しましょう！
kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
今回はテスト用に、下図のようなアプリを用意しました！
使用するアプリを開いたら、画面右側にある歯車マークをクリックしてください。
アプリの設定画面に切り替わるので、「設定」を選択します。
設定項目の中にある、「Webhook」をクリックしましょう！
Webhookの設定画面が表示されるので、「追加する」を押してWebhookを追加していきます。
「説明」欄は必要に応じて、ご自身が分かりやすい内容で入力してください。
「Webhook URL」に、Yoom画面でコピーしておいたURLを貼り付けます。
「通知を送信する条件」は「レコードの追加」にチェックを入れ、「保存」をクリックしたら設定完了です。
※最後に「アプリを更新」を押すのを忘れないようご注意ください！
※kintoneでの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
Webhookの設定が完了したら、動作チェックのためのテストを行います。
先ほどWebhookを設定したアプリ内に、テスト用のレコードを追加してください。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「テストタスク」など）でOKです！
今回は下図のようなレコードを追加しました。
レコードを追加したら、Yoomの画面に戻ります。
「テスト」をクリックし、先ほど追加したレコードの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されることを確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」をクリックして次の設定に進みます。
ステップ4：kintoneのレコード取得設定
続いて、ステップ3で取得したレコード情報から、追加されたレコードの詳細を取得する設定です。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報にはステップ3と同じアカウントが選択されていることを確認しましょう。実行アクションは変更せず、「レコードを取得する」のままにしてくださいね！
データベースの連携設定では、先ほどWebhookの設定を行ったアプリと連携していきます。
入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、アプリのURL内の「/k/●●●/」部分を手入力してください。入力後は「次へ」をクリックしてくださいね！
（私はアプリ数が多くて候補に作成したアプリが出てこなかったので、URLから手入力しました！笑）
次に、データベース操作の詳細設定です。
追加されたレコードから取得したい情報を、条件で指定していきます。
今回は追加されたレコードの全ての情報を取得したいので、下図のように設定しました。
下図のように、「担当者名」や「期日」など、必ず値が入る条件が「空でない」と設定すると、レコードの全ての情報を取得できるようになりますよ！
設定後は「テスト」をクリックして、レコードの詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認します。
確認したら「保存する」を押して次の設定に進みましょう！
ステップ5：Notionのレコード追加設定
最後に、kintoneのレコード情報をNotionに追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。実行アクションは変更せず、「レコードを追加する」のままでOKです！
データベースの連携では、kintoneのレコード情報を反映するNotionのデータベースとの連携設定を行います。
「データベースID」欄をクリックして表示される候補から選択するか、注釈を参照してIDを手入力してください。
次に、追加するレコードの詳細を設定していきます。
各項目をクリックして表示されるアウトプットを使って設定していきましょう！
たとえば、「レコード番号」欄には、取得した値の「レコードを取得する」内にある、「レコード番号」を設定します。
アウトプットを使って設定することで、kintoneから取得した情報を、そのまま引用してNotionに反映することができますよ！
その他の項目も、同じように適切なアウトプットを選択して設定していきましょう。
※「追加するレコードの値」の各項目は、連携しているNotionのデータベースに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、Notionのデータベースを編集してくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、実際にNotionに情報が反映されているかチェックしてみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「kintoneに新しいタスクが追加された際に、そのタスク情報をNotionのデータベースにも自動で追加する」フローの作成手順でした！
kintoneのWebhook機能を使ったその他の自動化例
kintoneのWebhook機能を活用することで、様々な業務プロセスを自動化することが可能になります。
kintoneを使った自動化例
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加したり、Salesforceのリード情報をkintoneに自動反映したりすることができます。また、kintoneにレコードが登録されたタイミングで、Microsoft SharePointにフォルダを作成したり、Zoomミーティングを自動で作成することも可能です。
■概要 Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。 Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。 ■注意事項 ・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 ・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ■概要 kintoneで顧客情報や案件を管理する中で、新しいレコードが追加されるたびに手動でZoomミーティングを作成し、URLを発行する作業に手間を感じていないでしょうか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけでZoomミーティングが自動で作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をトリガーに、Microsoft SharePointへ任意のフォルダを自動で作成し、こうした定型業務の手間やミスを削減できます。
まとめ
この記事では、「kintoneのWebhook機能を活用して外部アプリと自動連携する方法」について、ノーコードで実現する具体的な手順をご紹介しました。
kintoneに登録されたデータをトリガーに、外部のツールと自動で情報を連携することで、手作業による転記ミスや作業時間のロスを削減できます。たとえば、タスクの追加と同時に別ツールのデータベースへ情報を反映させたり、ステータスの変更に応じてチャット通知を送るといった連携が可能です。
Yoomには、今回ご紹介したkintoneとWebhookを活用した連携テンプレート以外にも、さまざまな業務に応じた自動化テンプレートが多数用意されています。
「毎日の入力作業が面倒」「ツール間の情報共有がうまくいかない」「更新漏れが多くて困っている」と感じている方は、まずはテンプレートを試してみてください。専門知識がなくても、すぐに業務改善を始められますよ！
