Outlookでタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookのタスク管理とZoomでのミーティング設定を併用していると、手作業での情報連携に手間を感じることはありませんか。タスクを確認してからZoomのURLを発行し、参加者にメールで案内するという一連の流れは、単純ですが時間と手間がかかります。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoomを連携させ、タスクを作成するだけでミーティング設定と案内メールの送信までを自動化し、こうした定型業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのタスク機能でWeb会議の予定を管理している営業やアシスタントの方
- Zoomミーティングの設定とOutlookでの参加者への案内を手作業で行っている方
- ZoomとOutlook間の連携を通じて、日々のスケジュール調整を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでタスクを作成するだけでZoomミーティングの作成と案内が完了するため、手作業で行っていた一連のプロセスに費やす時間を短縮できます
- ミーティングURLのコピーミスや案内メールの送信漏れといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」のアクションを設定します
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで作成したZoomミーティングの情報を関係者に自動で送信するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるユーザーのメールアドレスを任意に設定できます
- Outlookから案内メールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookでタスクが作成されたら、Zoomでミーティングを作成するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Outlookでタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookのタスク管理とZoomでのミーティング設定を併用していると、手作業での情報連携に手間を感じることはありませんか。タスクを確認してからZoomのURLを発行し、参加者にメールで案内するという一連の流れは、単純ですが時間と手間がかかります。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoomを連携させ、タスクを作成するだけでミーティング設定と案内メールの送信までを自動化し、こうした定型業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのタスク機能でWeb会議の予定を管理している営業やアシスタントの方
- Zoomミーティングの設定とOutlookでの参加者への案内を手作業で行っている方
- ZoomとOutlook間の連携を通じて、日々のスケジュール調整を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでタスクを作成するだけでZoomミーティングの作成と案内が完了するため、手作業で行っていた一連のプロセスに費やす時間を短縮できます
- ミーティングURLのコピーミスや案内メールの送信漏れといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」のアクションを設定します
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで作成したZoomミーティングの情報を関係者に自動で送信するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるユーザーのメールアドレスを任意に設定できます
- Outlookから案内メールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Outlookで管理しているタスクの打ち合わせを設定したいけど、毎回Zoomを開いてミーティングを作成するのが面倒…」
「ミーティングのURLをOutlookのタスク詳細に手作業で貼り付けており、手間がかかるし、URLを間違えそうで怖い…」
このように、Outlookでのタスク管理とZoomでのWeb会議設定を別々に行うことで、非効率やヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、Outlookでタスクを作成するだけで、対応するZoomミーティングが自動的に作成され、情報が連携される仕組みがあれば、こうした日々の細かな手間から解放され、ミーティング内容の準備といった、より本質的な業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても驚くほど簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに快適なものにしていきましょう！
OutlookとZoomを連携してできること
OutlookとZoomのAPIを連携させれば、手動で行っていたアプリケーション間の情報連携を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Outlookでタスクを作成した際に、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するといった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookでタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する
Outlookで新規タスクを作成した情報をトリガーとして、そのタスクに関連するZoomミーティングを自動で作成することができます。
タスク作成からミーティング設定までの一連の流れがシームレスに繋がり、手動でのミーティング作成やURLのコピー＆ペーストといった作業が不要になるため、設定ミスを防ぎながら迅速な会議準備が可能です。
Outlookでタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する
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■概要
日々の業務でOutlookのタスク管理とZoomでのミーティング設定を併用していると、手作業での情報連携に手間を感じることはありませんか。タスクを確認してからZoomのURLを発行し、参加者にメールで案内するという一連の流れは、単純ですが時間と手間がかかります。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoomを連携させ、タスクを作成するだけでミーティング設定と案内メールの送信までを自動化し、こうした定型業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのタスク機能でWeb会議の予定を管理している営業やアシスタントの方
- Zoomミーティングの設定とOutlookでの参加者への案内を手作業で行っている方
- ZoomとOutlook間の連携を通じて、日々のスケジュール調整を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでタスクを作成するだけでZoomミーティングの作成と案内が完了するため、手作業で行っていた一連のプロセスに費やす時間を短縮できます
- ミーティングURLのコピーミスや案内メールの送信漏れといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」のアクションを設定します
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで作成したZoomミーティングの情報を関係者に自動で送信するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるユーザーのメールアドレスを任意に設定できます
- Outlookから案内メールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定条件のタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する
Outlookで作成されたタスクの中でも、「特定のキーワードを含むタスク」や「特定の担当者に割り当てられたタスク」など、予め設定した条件に合致した場合にのみ、Zoomミーティングを自動で作成するフローです。
不要なミーティングが自動生成されるのを防ぎ、本当に必要な打ち合わせだけを効率的に設定できるため、より柔軟で実用的な自動化を実現します。
Outlookで特定条件のタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
Outlookでタスクを管理し、Zoomでミーティングを設定する際、それぞれを個別に操作することに手間を感じていませんか。タスクを確認してから手動でZoomのURLを発行し、参加者に共有する一連の作業は、多忙な業務の中では負担となりがちです。このワークフローは、Outlookで特定の条件を満たすタスクが作成されると、Zoomミーティングを自動で作成し、関係者への通知までを完結させることで、こうした連携の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのタスクとZoomミーティングの設定を手作業で行い、非効率を感じている方
- チームのミーティング調整が多く、Outlookを起点としたZoom連携の自動化に関心がある方
- 手作業によるミーティング設定の漏れや、関係者への招待忘れといったミスを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのタスク作成をトリガーとして、ZoomミーティングのURL発行から招待メールの送信までが自動化されるため、手作業での日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業で発生しがちなURLの貼り間違いや、参加者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なミーティング設定を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、タスクの件名やカテゴリなど、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、タスクの情報をもとにミーティングを自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたZoomミーティングのURLなどの情報を関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、起動条件となるOutlookタスクの件名や重要度などを任意の値で設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるアカウントを任意で指定できます。
- Outlookからミーティング招待のメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由に設定できます。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookとZoomの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとZoomを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OutlookとZoomをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガーの設定およびZoomのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookでタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する
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■概要
日々の業務でOutlookのタスク管理とZoomでのミーティング設定を併用していると、手作業での情報連携に手間を感じることはありませんか。タスクを確認してからZoomのURLを発行し、参加者にメールで案内するという一連の流れは、単純ですが時間と手間がかかります。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoomを連携させ、タスクを作成するだけでミーティング設定と案内メールの送信までを自動化し、こうした定型業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのタスク機能でWeb会議の予定を管理している営業やアシスタントの方
- Zoomミーティングの設定とOutlookでの参加者への案内を手作業で行っている方
- ZoomとOutlook間の連携を通じて、日々のスケジュール調整を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでタスクを作成するだけでZoomミーティングの作成と案内が完了するため、手作業で行っていた一連のプロセスに費やす時間を短縮できます
- ミーティングURLのコピーミスや案内メールの送信漏れといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」のアクションを設定します
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで作成したZoomミーティングの情報を関係者に自動で送信するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるユーザーのメールアドレスを任意に設定できます
- Outlookから案内メールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1:OutlookとZoomのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
ZoomとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
まだZoomのアカウントを持っていない場合は、こちらからアカウントを作成しておきましょう。
※今回紹介するのは、ZoomをAdmin-managed権限範囲の連携方法です。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録をUser-managed権限で行う方法
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にOutlookとZoomのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Outlookでタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookのタスク管理とZoomでのミーティング設定を併用していると、手作業での情報連携に手間を感じることはありませんか。タスクを確認してからZoomのURLを発行し、参加者にメールで案内するという一連の流れは、単純ですが時間と手間がかかります。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoomを連携させ、タスクを作成するだけでミーティング設定と案内メールの送信までを自動化し、こうした定型業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのタスク機能でWeb会議の予定を管理している営業やアシスタントの方
- Zoomミーティングの設定とOutlookでの参加者への案内を手作業で行っている方
- ZoomとOutlook間の連携を通じて、日々のスケジュール調整を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでタスクを作成するだけでZoomミーティングの作成と案内が完了するため、手作業で行っていた一連のプロセスに費やす時間を短縮できます
- ミーティングURLのコピーミスや案内メールの送信漏れといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」のアクションを設定します
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで作成したZoomミーティングの情報を関係者に自動で送信するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるユーザーのメールアドレスを任意に設定できます
- Outlookから案内メールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Outlookでタスクが作成されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「タスクが作成されたら」のアイコンをクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「タスクが作成されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
-
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認してくださいね！
迷ったら、選べる中で一番短い時間にしておくのがおすすめです。
-
タスクリストID：入力欄をクリックし、候補の中から選択しましょう。
設定が終わったら、Outlookでテストタスクを作成しましょう。
今回は以下のようなタスクを作成しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Outlookから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:Zoomでミーティングを作成する設定
次に、「ミーティングを作成」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。
アクションに「新しいカードを作成」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
-
トピック：入力欄をクリックすると以下のようにOutlookから取得した情報を引用できるので、適宜活用してください。
-
開始日時：デフォルトだと今日の日付になっています。
手入力する場合は、「2025-03-18T12:00:00」の形式で記入すればOKです。
今回は変更していません。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テスト後、Zoomの画面できちんと社員が追加されているか確認しておくと安心です。
ステップ5:Zoomでミーティングを作成する設定
最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
タイトルやアカウント情報を設定したら、メール内容を設定していきます。
メール内容を設定していきます。
-
件名・本文：今回は下記のように設定しました。
入力欄をクリックすると、Zoomで作成した招待リンクやパスコードを引用できます。
事前に取得した情報を活用しながらメール本文を作成しましょう。
設定が終わったら次へ進みます。
なお、詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「メールを送付する」の設定方法
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認した後、「テスト」をクリックして動作を確かめます。
ちゃんとメールが送信されているか確認しておくと安心です。
今回はテストとしてGmailに送っているので、以下のように送れました。
テストが成功したら保存するのを忘れないようにしましょう！
ステップ6:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Outlookでタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する方法でした！
ZoomのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
ミーティングの作成を起点にタスク管理や情報共有を自動化できるため、こちらも非常に便利な連携パターンです。
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookに通知する
Zoomで新しいミーティングが作成されたことをトリガーとして、そのミーティング情報をOutlookに自動で通知（メール送信など）する連携です。
関係者へのミーティング情報の共有漏れを防ぎ、スケジュール調整や参加依頼をスムーズに行えるため、チーム全体のコミュニケーションが円滑になります。
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加者にOutlookで案内メールを手作業で送っていませんか。こうした定型的な連絡業務は、手間がかかる上に、送信漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると、その情報を基にOutlookから自動でメールが送信されるため、共有作業の効率化と確実性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとOutlookを日常的に利用し、ミーティングの共有作業に手間を感じている方
- ミーティング設定後の案内メール送信を自動化し、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomやOutlookに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのミーティング作成をトリガーにOutlookのメールが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの作成や送信がなくなることで、宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Zoomで作成されたミーティング情報を記載したメールが自動で送信されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたい宛先（To, CC, BCC）を任意で設定してください個人のメールアドレスだけでなく、チームのメーリングリストなどを指定することも可能です
- 送信するメールの件名や本文も自由に編集できますZoomのミーティング作成時に取得した情報を活用し、会議名や参加URLなどを本文に自動で差し込む設定がおすすめです
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomで特定条件のミーティングが作成されたら、Outlookに通知する
Zoomで作成されたミーティングの中でも、「特定のホストが作成したミーティング」や「議題に特定のキーワードが含まれるミーティング」など、設定した条件に合致するものだけをOutlookに通知できます。
自分に関わりの深い重要なミーティング情報だけを確実に受け取れるため、大量の通知に埋もれることなく、効率的な情報収集とタスク管理を実現します。
Zoomで特定条件のミーティングが作成されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングが作成されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業は、頻繁に発生すると手間になる場合があります。特に、重要な会議だけを確実に通知したい場合、手作業では見落としのリスクも伴います。このワークフローは、ZoomとOutlookを連携させ、特定の条件を満たすミーティングが作成された際に自動でメール通知を送信するため、面倒な手作業から解放され、重要な情報の共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議設定が多く、Outlookを使った関係者への通知を手作業で行っている方
- 特定の条件のミーティングのみを関係者に共有し、業務を効率化したいチームリーダーの方
- ZoomとOutlook間の情報連携を自動化し、会議情報の共有漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると、条件に応じてOutlookから自動で通知されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を短縮できます。
- 手作業による通知の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な会議情報を関係者に確実に共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ミーティングのトピックや参加者など、特定の条件で後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定の宛先へ通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ミーティングの議題に特定のキーワードが含まれる場合や、特定の参加者がいる場合など、通知を実行する条件を任意で設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）や、メールの件名・本文を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookやZoomを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやZoomのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Outlookを使った自動化例
受信メールのAIによる内容要約や、特定の条件に基づく外部サービスからの情報取得と通知を自動化。
また、受信ファイルの自動変換・格納や、契約書・名刺画像からのOCRデータ抽出と他システムへの登録、自動返信までを連携できます。
これにより、メール対応から情報活用、顧客管理に至るまで、手作業を大幅に削減し、業務全体の効率性と精度を向上させられるはずです。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 名刺交換を行う機会が多い方
- 日々多くの名刺交換を行い、手動での情報入力に時間を取られている営業担当者
- 名刺交換後のアプローチをスムーズに行いたい方
2. 顧客の名刺データを効率的に管理したい方
- 名刺情報の活用により、迅速なフォローアップを進めたい方
- Salesforceでの顧客情報の一元管理を実現したい方
- 顧客管理の効率改善とデジタルトランスフォーメーションを推進している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、Gmailの受信メールに添付された名刺画像をもとに、Salesforceでの取引先責任者の登録およびOutlookでのお礼メール送信が自動化されます。
Salesforceのデータ登録時、名刺画像が自動的にアップロードされるため、データとの照合が容易です。
画像の撮影やスキャンとメール送信だけで名刺情報がデジタル化されるため、担当者の作業負担が軽減されます。
営業やカスタマーサポートの担当者は、顧客へのアプローチやフォローアップをスムーズに進められます。
OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでWordに変換しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
メールで届いたPDFファイルの内容を再利用するために、都度手作業でWordに変換していませんか。こうしたルーティンワークは時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスも起こりやすく非効率です。このワークフローを活用することで、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFを自動でWord形式に変換し、OneDriveの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するPDFをWordに変換する定型業務を効率化したい方
- 手作業によるファイル形式の変換で発生するミスを防ぎたい方
- ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、PDFからWordへの変換、OneDriveへの格納までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手によるファイル変換や保存作業をなくすことで、ファイル形式の誤りや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- RPA機能を使い、任意のオンライン変換サービスなどでPDFをWordに変換するブラウザ操作を設定します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段階で取得した添付ファイルのファイル名などの情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズしてください。
- RPA機能では、実際に操作したいファイル変換サービスのURLやクリックするボタン、入力する項目などを、ご利用の環境に合わせて設定します。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を、受信したメールの件名や日付といった情報を用いて動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Outlookで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受け取った契約書の内容を確認し、Google スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された契約書をOCRで読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動で情報を追加できるため、このような課題を解消するための有用ツールとなるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る契約書の管理を手作業で行っている方
- 契約情報をGoogle スプレッドシートに手入力しており、入力ミスや漏れを防ぎたい方
- 定型的な契約書処理を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書の情報を自動で読み取り転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務の効率化に繋がります。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してファイル情報を取得し、次のアクションで「メールの添付ファイルをダウンロード」を設定してデータをダウンロードします。
- その後、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした契約書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（会社名、契約金額など）を任意でカスタムすることが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、前段のオペレーションで取得した値をどの列に記録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Amazon Seller Centralで注文一覧を取得して通知する
試してみる
■概要
Amazon Seller Centralでの注文状況の確認と、Outlookでの関連メールの管理に手間を感じていませんか？複数のアプリを横断する手作業は、時間がかかるだけでなく、確認漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Amazon Seller Centralから注文情報を自動で取得し、指定の宛先へ通知できます。日々の注文確認業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon Seller CentralとOutlookを使って注文管理を行っているEC担当者の方
- 手作業での注文確認による対応遅延や、情報共有の漏れをなくしたいと考えている方
- Amazon Seller CentralとOutlookを連携させ、EC運営に関わる定型業務を自動化したい事業者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーに注文情報を自動取得するため、手動で確認する手間と時間を削減できます。
- 人の手を介さず情報を取得し通知することで、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとAmazon Seller CentralをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで受信メールから必要な情報を抽出します。
- 次に、Amazon Seller Centralの「注文情報の一覧を取得」アクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した注文情報を基に通知文を作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成した通知文を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理を開始したいメールが格納されるフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- AIによるテキスト抽出では、受信したメール本文から注文番号など、後続の処理で必要となる情報を自由に指定して抽出できます。
- Amazon Seller Centralでの注文情報取得は、対象のマーケットプレイスIDや販売地域、注文期間、注文ステータスなどを細かく指定可能です。
- AIによるテキスト生成では、取得した注文情報を整理したり、通知文を作成したりするためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数に応じて消費タスク数が変動する点にご注意ください。
- Outlookからの通知設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、本文に前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、Amazon Seller CentralのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの受信内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信する重要なメールの確認や共有に手間を感じていませんか？特に長文のメールは内容を把握するだけでも時間がかかり、チームへの共有が遅れがちになることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、AIが本文を自動で要約しMicrosoft Teamsへ通知するため、情報共有の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの内容をMicrosoft Teamsで共有する作業に手間を感じている方
- 重要なメールの見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現したいと考えている方
- AIの要約機能を活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するとAIが自動で内容を要約しTeamsへ通知するため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや共有遅延のリスクを軽減し、重要情報のスピーディーかつ正確な伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文を要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約内容を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」アクションでは、「〇〇字程度で要約して」「箇条書きでまとめて」など、プロンプトを任意の内容にカスタマイズできます。また、メールの件名や差出人といった変数を含めてプロンプトを作成することも可能です。
- Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文にはAIによる要約結果だけでなく、元のメールの件名や差出人といった情報を変数として埋め込み、通知内容を柔軟に設計できます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomを使った自動化例
ミーティング終了後の議事録作成（文字起こし・要約、PDF化）から指定ストレージへの自動保存までを実現します。
さらに、外部データに基づいたミーティングの自動設定と参加者への情報共有、既存ミーティング情報の自動編集も可能に。
会議の準備から事後処理に至るまでの一連のプロセスを効率化し、時間短縮と生産性向上をもたらします。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
ミーティングの予定が変更になるたびに、Google スプレッドシートを更新し、さらにZoomのミーティング情報も手動で編集するのは手間がかかる作業です。また、手作業による更新は、情報の不一致や更新漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されるだけで、該当するZoomミーティングの情報が自動で編集されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでミーティング管理を行い、Zoomと手動で連携している方
- 頻繁な予定変更に伴う、Zoomのミーティング情報更新作業に手間を感じている方
- 手作業によるミーティング情報の更新漏れや、入力ミスなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を更新するだけでZoomの情報も自動で編集されるため、これまで二重入力に費やしていた作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ミーティング情報の更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティング情報を編集」アクションを設定します。ここで、更新された行の情報をもとに、該当のミーティング情報を編集するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティング情報を編集するアクションでは、トリガーのGoogle スプレッドシートから取得した値を、議題や開始時間といった任意の項目に変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの送信内容をもとにZoomにミーティングを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームの送信内容をもとにZoomにミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.採用担当者・人事担当者
・面接や面談のスケジュール調整を効率化したい方
・Googleフォームで応募者や候補者から面談希望日時を収集している方
・Zoomミーティングの手動作成の手間を省きたい方
2.セミナー・イベント主催者
・個別相談会や説明会などのオンラインイベントの予約をGoogleフォームで受け付けている方
・予約情報に基づいてZoomミーティングを自動作成し、参加者にスムーズな参加体験を提供したい方
■このテンプレートを使うメリット
・GoogleフォームとZoomの連携により、予約受付からミーティング作成までを自動化し、予約管理業務を効率化します。
・手作業によるミーティング作成時のミスを防ぎ、正確な情報に基づいたミーティングを開催することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する
試してみる
■概要
Salesforceでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを業務に使用している方
・取引先企業との会議に使用している方
・リモートでミーティングを行うことで効率化している方
2.Salesforceのデータベースを活用している方
・リード情報の登録に使用している方
・ミーティングを設定するための情報登録を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomは効率的にミーティングを行うことができるツールです。
リード登録された企業とのミーティングをZoomで設定することで迅速なミーティングを実現でき、取引開始へと繋げられるかもしれません。
しかしSalesforceに登録されたリード情報を使用して手作業でZoomでミーティングを作成するのは、時間がかかり迅速な対応とは言えません。
このフローは登録されたリードごとにミーティングを自動で作成後発行されたリンクを自動で相手へ送付することができます。
ミーティングの設定に関する一連の業務を自動化することで、ミーティングの設定までの時間を短縮し、顧客満足度向上へと繋げます。
また手作業を省くことで業務進行を円滑にします。
■注意事項
・Salesforce、Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしと要約を行い、Googleドキュメントに保存する
試してみる
■概要
Zoomでのオンラインミーティング後、録画内容をGoogleドキュメントへ手作業で議事録としてまとめるのは、時間もかかり大変な作業ではないでしょうか。特に重要な会議ほど内容の正確な記録が求められますが、手作業では聞き逃しや要約の抜け漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、会議の文字起こしからAIによる要約、そしてGoogleドキュメントへの保存までを自動化し、議事録作成の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、Googleドキュメントでの議事録作成に手間を感じている方
- 会議内容の要点を素早く共有し、チーム内の情報連携を円滑にしたいと考えている方
- 重要な打ち合わせの記録を手作業に頼らず、正確かつ効率的に残したい営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後、自動で文字起こしと要約、Googleドキュメントへの保存まで行われるため、議事録作成にかかる時間を削減できます
- AIによる文字起こしと要約を利用することで、手作業による聞き逃しや要点の抜け漏れを防ぎ、会議録の品質向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します
- 続いて、オペレーションでZoomのアクションを選択し、ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードします
- ダウンロードした音声ファイルを、オペレーションの「音声文字起こし機能」でテキスト化します
- 次に、オペレーションの「AI機能」で、文字起こしされたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、新しいドキュメントを作成して要約結果などを自動で保存するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のメールアドレスやミーティングIDの会議のみをフローの実行対象とするよう設定できます
- 音声文字起こし機能では、前段のZoomのアクションで取得した音声ファイルを文字起こし対象として指定してください
- AIによる要約では、文字起こししたテキストを変数として設定し、「箇条書きで」「500字以内で」など、要約の形式や条件を自由にカスタマイズできます
- Googleドキュメントに保存する際のドキュメントタイトルを、固定テキストや会議名などの変数を組み合わせて任意に設定できます
- ドキュメントの本文には、AIの要約結果だけでなく、会議名や参加者リストなど、前段のフローで取得した情報を組み合わせて自由に書き込めます
■注意事項
- Zoom、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約して議事録PDFをBoxに保存する
試してみる
■概要
Zoomでの会議後、議事録を作成するために録画を視聴し、手作業で文字起こしや要約を行うことに手間を感じていないでしょうか。重要な作業でありながら、多くの時間を要するため、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、録画データの文字起こし、AIによる要約、議事録PDFの作成、Boxへの保存までを自動化し、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議が多く、議事録作成の手間を減らしたい担当者の方
- 会議の録画データを手作業で文字起こし・要約している業務担当者の方
- 会議内容の共有や保管を効率化し、チーム全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議後の録画ダウンロードから文字起こし、要約、保存までの一連の流れを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮します。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を均一化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「レコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- その後、音声文字起こし機能を使って、ダウンロードした録画データを文字起こしします。
- 続いて、AI機能を使って、文字起こししたテキストを要約するアクションを設定します。
- 次に、Googleドキュメントで要約をもとに議事録を作成するアクションを設定します。
- 最後に、Boxで作成した議事録PDFを指定フォルダにアップロードするアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、対象とするアカウントのメールアドレスやフローの起動間隔を任意に設定してください。
- 音声文字起こし機能のアクション設定で、文字起こしの対象とする音声ファイルを指定できます。
- AI機能による要約の設定では、要約対象の文章として前段の文字起こし結果を変数で指定し、要約の条件も任意にカスタマイズ可能です。
- Googleドキュメントでの書類作成設定では、議事録の雛形や発行する書類のファイル名、本文に差し込む内容などを任意に設定できます。
- Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名、ファイルの添付方法などを任意に選択してください。
■注意事項
- Zoom、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
OutlookとZoomの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク管理とミーティング設定の間の情報転記や共有作業をまるごと無くし、ヒューマンエラーのリスクを根本から解消できます。
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、会議の準備や本来のタスクといった、より創造的で重要な業務に集中できる時間を確保することが可能です。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的なマウス操作だけで簡単に構築できます。
もしOutlookとZoomの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：【簡単設定】Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookに通知する方法
よくあるご質問
Q：Outlookの「タスク」ではなく「予定」から連携できますか？
A：はい。可能です。
Yoomでは、Outlookの予定表にZoomで開催する会議の予定が登録された際、Zoomミーティングの作成を自動化するなどのテンプレートを用意しています。
ぜひ活用してみてください！
Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成する
Q：連携フローがエラーになったらどうなりますか？
A：Yoomのワークスペースにメンバーを追加することで、作成したフローをメンバーに共有できるようになります。
異なるワークスペースで作成したフローもテンプレートとして公開することで、公開用URLを共有されたメンバーがコピーできるようになります。
参照：ワークスペースへのメンバー追加方法／フローボットのテンプレートを公開する方法
Q：連携フローがエラーになったらどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
