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「Outlookで管理しているタスクの打ち合わせを設定したいけど、毎回Zoomを開いてミーティングを作成するのが面倒…」
「ミーティングのURLをOutlookのタスク詳細に手作業で貼り付けており、手間がかかるし、URLを間違えそうで怖い…」
このように、Outlookでのタスク管理とZoomでのWeb会議設定を別々に行うことで、非効率やヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookでタスクを作成するだけで、対応するZoomミーティングが自動的に作成され、情報が連携される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間から解放され、ミーティング内容の準備といった、より本質的な業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても驚くほど簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに快適なものにしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとZoomのAPIを連携させれば、手動で行っていたアプリケーション間の情報連携を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Outlookでタスクを作成した際に、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するといった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Outlookで新規タスクを作成した情報をトリガーとして、そのタスクに関連するZoomミーティングを自動で作成することができます。
<span class="mark-yellow">タスク作成からミーティング設定までの一連の流れがシームレスに繋がり、手動でのミーティング作成やURLのコピー＆ペーストといった作業が不要になる</span>ため、設定ミスを防ぎながら迅速な会議準備が可能です。
Outlookで作成されたタスクの中でも、「特定のキーワードを含むタスク」や「特定の担当者に割り当てられたタスク」など、予め設定した条件に合致した場合にのみ、Zoomミーティングを自動で作成するフローです。
<span class="mark-yellow">不要なミーティングが自動生成されるのを防ぎ、本当に必要な打ち合わせだけを効率的に設定できる</span>ため、より柔軟で実用的な自動化を実現します。
それでは、さっそく実際にOutlookとZoomを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくOutlookからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にOutlookと入力するとOutlookのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
1.連携するアカウントでログインしてください。
Zoomも同じように検索します。
今回はZoom（OAuth）の方を選びます。
1.以下の画面で
Client ID・Client secret・Secret Tokenを設定していきます。
まだZoomのアカウントを持っていない場合は、こちらからアカウントを作成しておきましょう。
※今回紹介するのは、ZoomをAdmin-managed権限範囲の連携方法です。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録をUser-managed権限で行う方法
2.こちらのページからログインします。
その後、右上の「Develop」メニューをクリックして、「Build App」を選択しましょう。
3.General Appを選んだら、「Create」をクリックして進めていきましょう。
詳しいマイアプリ登録については、以下のリンク先を参照してみてくださいね。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にOutlookとZoomのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「タスクが作成されたら」のアイコンをクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「タスクが作成されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったら、Outlookでテストタスクを作成しましょう。
今回は以下のようなタスクを作成しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Outlookから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「ミーティングを作成」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。
アクションに「新しいカードを作成」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テスト後、Zoomの画面できちんと社員が追加されているか確認しておくと安心です。
最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
タイトルやアカウント情報を設定したら、メール内容を設定していきます。
メール内容を設定していきます。
なお、詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「メールを送付する」の設定方法
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認した後、「テスト」をクリックして動作を確かめます。
ちゃんとメールが送信されているか確認しておくと安心です。
今回はテストとしてGmailに送っているので、以下のように送れました。
テストが成功したら保存するのを忘れないようにしましょう！
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Outlookでタスクが作成されたら、Zoomミーティングを作成する方法でした！
今回はOutlookからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
ミーティングの作成を起点にタスク管理や情報共有を自動化できるため、こちらも非常に便利な連携パターンです。
Zoomで新しいミーティングが作成されたことをトリガーとして、そのミーティング情報をOutlookに自動で通知（メール送信など）する連携です。
<span class="mark-yellow">関係者へのミーティング情報の共有漏れを防ぎ、スケジュール調整や参加依頼をスムーズに行える</span>ため、チーム全体のコミュニケーションが円滑になります。
Zoomで作成されたミーティングの中でも、「特定のホストが作成したミーティング」や「議題に特定のキーワードが含まれるミーティング」など、設定した条件に合致するものだけをOutlookに通知できます。
<span class="mark-yellow">自分に関わりの深い重要なミーティング情報だけを確実に受け取れる</span>ため、大量の通知に埋もれることなく、効率的な情報収集とタスク管理を実現します。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやZoomのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
受信メールのAIによる内容要約や、特定の条件に基づく外部サービスからの情報取得と通知を自動化。
また、受信ファイルの自動変換・格納や、契約書・名刺画像からのOCRデータ抽出と他システムへの登録、自動返信までを連携できます。
これにより、メール対応から情報活用、顧客管理に至るまで、手作業を大幅に削減し、業務全体の効率性と精度を向上させられるはずです。
ミーティング終了後の議事録作成（文字起こし・要約、PDF化）から指定ストレージへの自動保存までを実現します。
さらに、外部データに基づいたミーティングの自動設定と参加者への情報共有、既存ミーティング情報の自動編集も可能に。
会議の準備から事後処理に至るまでの一連のプロセスを効率化し、時間短縮と生産性向上をもたらします。
OutlookとZoomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク管理とミーティング設定の間の情報転記や共有作業をまるごと無くし、ヒューマンエラーのリスクを根本から解消できます。</span>
これにより、担当者は面倒な事務作業から解放され、会議の準備や本来のタスクといった、より創造的で重要な業務に集中できる時間を確保することが可能です。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的なマウス操作だけで簡単に構築できます。
もしOutlookとZoomの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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