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「Outlookで受信した重要メールが他の業務に紛れて見逃してしまった…」
「普段使っているZoho Mailにも情報を共有したいけれど、毎回手動で転送するのは面倒…」
複数のメールツールを併用していると、情報共有の遅れや手作業による非効率さを感じることはありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信した特定のメール情報を自動でZoho Mailに通知する仕組み</span>があれば、重要な連絡の見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
これにより、ビジネスチャンスを逃さず、業務に充てられる時間も増やせます。
今回ご紹介する自動化は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。ぜひ導入して、日々の業務をもっと効率的にしましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとZoho Mailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとZoho MailのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていたメール確認や転送作業を自動化でき、業務効率を大幅に向上できます。
Yoomのテンプレートを使えば、アカウント登録だけで簡単にOutlookとZoho Mailの連携を体験可能なので気になる方はぜひ試してみてください。
Outlookで重要なメールを受信しても、他の通知に埋もれて見逃してしまうことがないですか？
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールの件名や本文などを自動でZoho Mailに通知</span>できます。これにより、重要な連絡をすぐに把握でき、迅速な対応が可能になります。
全てのメール通知がZoho Mailに届くと、逆に情報が埋もれてしまうこともあります。
この自動化では、<span class="mark-yellow">「特定の差出人」や「件名に特定のキーワードを含む」など条件に合致するメールのみをZoho Mailに通知</span>できるため、本当に必要な連絡だけを確実にキャッチし、対応漏れを防げます。
それでは、さっそく実際にOutlookとZoho Mailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとZoho Mailの連携を進めていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookでメールを受信したら、Zoho Mailに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Outlookのマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックすると入力欄が表示されます。
入力欄に「Outlook」と入力しましょう。
アプリが表示されますので、選択します。
Outlookと連携するアカウントを選択します。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックしましょう。
Zoho Mailのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンを選択し「Zoho Mail」と入力します。
アプリが表示されますので、クリックしましょう。
クリックすると下記の画面が表示されます。今回はJPのデータセンターを利用しているため、「jp」と入力しました。
入力したら「追加」をクリックします。
表示内容を確認し、問題なければ「承諾する」をクリックしましょう。
以下のバナーにある、「試してみる」ボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されます。
「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「メールを受信したら」をクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
アカウント情報が入力されていない場合は、プルダウンメニューから選択することも可能です。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、メールフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックすると、先ほどOutlookと連携するアカウント情報で設定したアカウントのメールフォルダが一覧で表示されます。
その中から使用したいフォルダを選び、クリックしてください。
テストボタンをクリックする前に、テストメールを用意してください。
今回のフローボットはOutlookがメールを受信したら起動します。そのため、実際にフローボットが起動するかを確認するには、Outlookの先ほど指定したフォルダにテストメールを送る必要があります。
今回は下記のメールを送信しました。
Outlookでメールを受信しているのも確認できました。
ここまで確認できたら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
「メールを送信」をクリックします。
Zoho Mailと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
アカウントIDを設定します。
入力欄をクリックするとアカウントが表示されますので、使用したいアカウントを選択してください。
送信者のメールアドレスを設定します。
下記のように入力欄をクリックし取得した値から設定できます。
入力欄に直接メールアドレスを入力することも可能ですが、その場合毎回同じメールアドレスが設定されますので、注意が必要です。
また、送信者のメールアドレスにはZoho Mailのメールアドレスを設定するようにしてください。
受信者のメールアドレスを設定します。
こちらも入力欄をクリックすることで、取得した値から設定可能です。
※Zoho Mail以外のメールアドレスを設定すると、そちらのメールアドレスにメールが転送されます。
例えば送信者のメールアドレスに「Zoho Mail」、受信者のメールアドレスに「Gmail」を設定した場合、メールはZoho Mailの送信済みフォルダ、Gmailの受信トレイに入ります。
Zoho Mailのみで管理したい場合は、受信者のメールアドレスもZoho Mailのアドレスにすることをおすすめします。（送信者、受信者のメールアドレスを同じアドレスにすることも可能です）
CC、BCCも同様に、入力欄をクリックし取得した値から設定することも可能です。
また、直接入力すると送信者や受信者のメールアドレスと同様に、毎回同じメールアドレスにメールが送信されますのでご注意ください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
開封確認、エンコーディング、スケジュール送信、スケジュールタイプ、タイムゾーンはそれぞれ注釈を確認し、ご記入ください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
スケジュール時刻も同様に注釈を確認し、ご入力ください。使用しない場合は空欄でも問題ありません。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、メールが送信されます。
Zoho Mailへメールが送られていることを確認しておきましょう。
ここまで確認できたらYoom画面に戻り、忘れないように「保存する」をクリックしてください。
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると、下記の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が「Outlookでメールを受信したらZoho Mailに通知する方法」でした！
今回はOutlookからZoho Mailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoho MailからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
普段メインで使っているOutlook上で、Zoho Mailの受信情報も一元管理したい場合に、<span class="mark-yellow">Zoho Mailで受信したメールの情報を自動でOutlookに通知</span>できます。
これにより、複数のメールボックスを確認する手間が省け、情報連携がスムーズになります。
Zoho Mailで受信したメールの中から、特定の重要なものだけをOutlookで確認したいというニーズに応えるため、<span class="mark-yellow">指定した条件に合致するメールだけをフィルタリングしてOutlookに通知</span>します。
この設定により、ノイズを減らし、重要な情報だけを効率的に把握することが可能です。
OutlookやZoho Mailを活用すれば、日々の情報整理や連絡業務をもっとスムーズにできます。ここでは、業務効率化やリアルタイムな情報共有に役立つ便利な自動化例をご紹介します。
Outlookと他のツールを連携すれば、受信したメールからの情報整理や共有が自動化できます。テンプレート作成や商品登録、OCRによるデータ変換なども簡単に行え、業務の手間を減らせます。
これにより、重要な情報をすばやく活用し、チーム内の作業スピードを向上できます。
Zoho Mailは、特定条件でのメール振り分けや通知、翻訳などの自動化にも対応できます。チャットツールやGoogle スプレッドシートとの連携により、必要な情報をすぐに共有できるので、見落としや対応遅れを防げます。顧客対応や社内連携を円滑に進めたい場合にも最適です。
OutlookとZoho Mailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの確認や転送といった作業の手間を削減し、重要な連絡の見逃しや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報連携の遅れや漏れを心配することなく、最新の情報を元に業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：設定したのに自動連携がうまく動作しない時の確認点は？
A：全ての必須項目が設定されているか、「メールを送信」の項目の送信者のメールアドレスはZoho Mailのアドレスになっているかをご確認ください。
また、フローボットがエラーで停止してしまった場合は、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラーとなった原因なども記載しておりますのでこちらもご確認ください。
「対処方法が分からない…」などでお困りの場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：この連携はYoomの無料プランでずっと使い続けられますか？
Yoomの無料プランでは、毎月100タスクを無料で使用できます。
今回ご紹介したテンプレートでは1回1タスクを使用しますので、このテンプレートのみの使用の場合は月100回が上限となります。
月100回以上の利用をお考えの場合は有料プランがおすすめです。
各種プランについて詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
Q：メール情報を外部ツールに連携する際のセキュリティは？
Yoomでは2要素認証やSAML認証、OAuth認証などの導入も行っておりますので、安心してご利用いただけます。
Yoomのセキュリティについて詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
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