・
「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルの内容を確認して、Zoomミーティングを設定している…」
「ミーティングごとに参加者情報や日時を見返す必要があり、手間がかかる…」
このような情報連携に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の情報を自動で読み取り、Zoomミーティングを作成する仕組み</span>があれば、こうした作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとZoomのAPIを連携させれば、Microsoft SharePoint上でのアクションをトリガーにして、Zoomの操作を自動化することが可能です。
ここでは、具体的な自動化例をご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてください！
Microsoft SharePointにアップロードされた申込書や依頼書などのファイルから、OCR機能を用いて顧客名や希望日時といった情報を自動で読み取り、その内容に基づいてZoomミーティングを作成します。
<span class="mark-yellow">手作業での情報確認や転記が不要になるため、ミーティング設定にかかる時間を短縮し、入力ミスを減らすことが可能</span>です。
上記の自動化フローに、担当者による承認プロセスを追加した連携です。
ファイルから読み取った情報でミーティングを作成する前に、一度担当者が内容を確認し承認するステップを挟むことで、<span class="mark-yellow">誤った内容でのミーティング設定を防ぎ、より確実な業務運用を実現</span>します。
特に、重要な商談や顧客対応など、ダブルチェックが欠かせない場面で効果を発揮します。
それでは、実際にMicrosoft SharePointとZoomを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Zoom
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePointを検索・選択後、Microsoft 365にログインしていない場合、以下のように「アカウントを選択する」が表示されます。
アカウントを選択し、「パスワードの入力」の画面へ遷移後、パスワードを入力したら接続完了です。
Zoom
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「サイトID」「フォルダID」は候補から選択します。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
この記事では、サンプルとして以下のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードしています。
※営業担当者と製品担当者の間の社内連携を想定した内容です。
ファイルをアップロード後、テストを行い成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Microsoft SharePointのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
続いて、分岐条件を指定に進みます。
以下のとおり、デフォルトで値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
※作成日時と最終更新日時が等しいかどうかで分岐をさせます。
このようにすることで、等しい場合は新規作成、等しくない場合は更新というルートで切り分けることができます。
なお、取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報が反映されます。
作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、Microsoft SharePointからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
次に、API接続設定です。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択し、「アイテムID」は取得した値から選択します。
設定後、テストを行い成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
OCRで読み取ったテキストを使って、Zoomでミーティングを作成するための設定をします。
5つ目のオペレーションにある、「ミーティングを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「メールアドレス」を手動で入力し、「トピック（ミーティング名）」は取得した値から選択します。
同様に、「開始日時」「会議時間」も取得した値や直接入力により設定してください。
テストを実行し、Zoomにミーティングが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
Zoomで作成されたミーティングについてメールで通知するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定に進みます。
「タイトル」を確認し、「To」を手動で入力してください。
「To」には、取得した値を設定することもできます。
「件名」「本文」は取得した値から選択し、必要に応じて任意のテキストを手動で入力します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、メール送信のテストです。
「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックしてください。
（テストを行うと、「To」に設定したアドレスに実際にメールが送信されるのでご注意ください）
テストを実行し、メールが届いていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はMicrosoft SharePointからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomでのアクションをきっかけにMicrosoft SharePointの操作を自動化することも可能です。
ミーティング後の情報整理などを効率化したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Zoomで新しいミーティングが作成されたら、そのミーティング名でMicrosoft SharePoint上に専用のフォルダを自動で作成する連携です。
<span class="mark-yellow">ミーティングごとに関連資料や議事録を保管するフォルダを手動で作成する手間がなくなり、情報の整理・管理がスムーズに</span>なります。
上記の自動化に条件分岐を追加し、ミーティングの件名に「商談」や「定例」といった特定のキーワードが含まれている場合のみ、Microsoft SharePointにフォルダを作成する連携です。
<span class="mark-yellow">必要なミーティングのフォルダだけを自動で作成し、不要なフォルダが乱立するのを防ぐ</span>ため、より整理された効率的なファイル管理が実現します。
Microsoft SharePointやZoomのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
kintoneなどと連携することで、レコードが追加されたらMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成できます。
簡単な設定だけでフォルダの作成漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Garoonなどのカレンダーアプリと連携することで、予定が登録されたらZoomでミーティングを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで、Zoomを開いてミーティングを作成する手間を省けるので、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
Microsoft SharePointとZoomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Zoomミーティングの設定や関連フォルダの作成といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
Microsoft SharePointとZoomの連携に興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRで読み取れるファイル形式や精度は？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わることがあります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が指定文字数以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
Q：自動化の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、アカウント発行時に登録したアドレスにメールが自動通知されます。
通知内容からエラー箇所と原因を確認できるので、ヘルプページを参考に対応を行ってください。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
Q：担当者以外の関係者にも通知できますか？
A：はい、可能です。
「メールを送る」のオペレーションで「To」「CC」「BCC」に送信先のメールアドレスを指定いただくことで通知できます。
.png)
.webp)
.webp)
