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■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた申込書などのファイル情報を確認し、都度手作業でZoomミーティングを作成する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内容をOCRで自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングの作成までを自動化できます。
これにより、Microsoft SharePointとZoomを連携させた効率的な業務フローを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとZoomを連携させ、手作業でのミーティング設定を効率化したい方
・Microsoft SharePointにアップロードされた書類の情報を、ミスなく迅速に処理したいと考えている方
・定型的なZoomミーティング作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルの内容を確認して、Zoomミーティングを設定している…」
「ミーティングごとに参加者情報や日時を見返す必要があり、手間がかかる…」
このような情報連携に手間を感じていませんか？
もし、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の情報を自動で読み取り、Zoomミーティングを作成する仕組みがあれば、こうした作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointとZoomを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた申込書などのファイル情報を確認し、都度手作業でZoomミーティングを作成する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内容をOCRで自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングの作成までを自動化できます。
これにより、Microsoft SharePointとZoomを連携させた効率的な業務フローを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとZoomを連携させ、手作業でのミーティング設定を効率化したい方
・Microsoft SharePointにアップロードされた書類の情報を、ミスなく迅速に処理したいと考えている方
・定型的なZoomミーティング作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointとZoomを連携してできること
Microsoft SharePointとZoomのAPIを連携させれば、Microsoft SharePoint上でのアクションをトリガーにして、Zoomの操作を自動化することが可能です。
ここでは、具体的な自動化例をご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてください！
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する
Microsoft SharePointにアップロードされた申込書や依頼書などのファイルから、OCR機能を用いて顧客名や希望日時といった情報を自動で読み取り、その内容に基づいてZoomミーティングを作成します。
手作業での情報確認や転記が不要になるため、ミーティング設定にかかる時間を短縮し、入力ミスを減らすことが可能です。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた申込書などのファイル情報を確認し、都度手作業でZoomミーティングを作成する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内容をOCRで自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングの作成までを自動化できます。
これにより、Microsoft SharePointとZoomを連携させた効率的な業務フローを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとZoomを連携させ、手作業でのミーティング設定を効率化したい方
・Microsoft SharePointにアップロードされた書類の情報を、ミスなく迅速に処理したいと考えている方
・定型的なZoomミーティング作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、承認を得たらZoomでミーティングを作成する
上記の自動化フローに、担当者による承認プロセスを追加した連携です。
ファイルから読み取った情報でミーティングを作成する前に、一度担当者が内容を確認し承認するステップを挟むことで、誤った内容でのミーティング設定を防ぎ、より確実な業務運用を実現します。
特に、重要な商談や顧客対応など、ダブルチェックが欠かせない場面で効果を発揮します。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた申込書や契約書などの内容を確認し、手作業でZoomミーティングを設定する業務は、手間がかかり入力ミスなども発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる内容の読み取りから承認、そしてZoomミーティングの作成までを自動化でき、こうした課題を解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとZoomを連携させ、書類を起点とした業務フローを自動化したい方
・手作業による書類の確認や、Zoomミーティングの設定に時間的な負担を感じている方
・定型的なミーティング設定業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePointとZoomの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にMicrosoft SharePointとZoomを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Zoom
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた申込書などのファイル情報を確認し、都度手作業でZoomミーティングを作成する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内容をOCRで自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングの作成までを自動化できます。
これにより、Microsoft SharePointとZoomを連携させた効率的な業務フローを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとZoomを連携させ、手作業でのミーティング設定を効率化したい方
・Microsoft SharePointにアップロードされた書類の情報を、ミスなく迅速に処理したいと考えている方
・定型的なZoomミーティング作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Microsoft SharePointとZoomのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePointを検索・選択後、Microsoft 365にログインしていない場合、以下のように「アカウントを選択する」が表示されます。
アカウントを選択し、「パスワードの入力」の画面へ遷移後、パスワードを入力したら接続完了です。
Zoom
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた申込書などのファイル情報を確認し、都度手作業でZoomミーティングを作成する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内容をOCRで自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングの作成までを自動化できます。
これにより、Microsoft SharePointとZoomを連携させた効率的な業務フローを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとZoomを連携させ、手作業でのミーティング設定を効率化したい方
・Microsoft SharePointにアップロードされた書類の情報を、ミスなく迅速に処理したいと考えている方
・定型的なZoomミーティング作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「サイトID」「フォルダID」は候補から選択します。
候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
この記事では、サンプルとして以下のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードしています。
※営業担当者と製品担当者の間の社内連携を想定した内容です。
ファイルをアップロード後、テストを行い成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：分岐設定
Microsoft SharePointのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
続いて、分岐条件を指定に進みます。
以下のとおり、デフォルトで値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
※作成日時と最終更新日時が等しいかどうかで分岐をさせます。
このようにすることで、等しい場合は新規作成、等しくない場合は更新というルートで切り分けることができます。
なお、取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報が反映されます。
ステップ5：Microsoft SharePointのファイルのダウンロード設定
作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、Microsoft SharePointからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
次に、API接続設定です。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択し、「アイテムID」は取得した値から選択します。
設定後、テストを行い成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：Zoomのアクション設定
OCRで読み取ったテキストを使って、Zoomでミーティングを作成するための設定をします。
5つ目のオペレーションにある、「ミーティングを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「メールアドレス」を手動で入力し、「トピック（ミーティング名）」は取得した値から選択します。
同様に、「開始日時」「会議時間」も取得した値や直接入力により設定してください。
テストを実行し、Zoomにミーティングが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ8：メールの送信設定
Zoomで作成されたミーティングについてメールで通知するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「メールを送る」をクリックしてください。
続いて、メールの設定に進みます。
「タイトル」を確認し、「To」を手動で入力してください。
「To」には、取得した値を設定することもできます。
「件名」「本文」は取得した値から選択し、必要に応じて任意のテキストを手動で入力します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
次に、メール送信のテストです。
「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックしてください。
（テストを行うと、「To」に設定したアドレスに実際にメールが送信されるのでご注意ください）
テストを実行し、メールが届いていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ9：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
ZoomのデータをMicrosoft SharePointに連携したい場合
今回はMicrosoft SharePointからZoomへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にZoomでのアクションをきっかけにMicrosoft SharePointの操作を自動化することも可能です。
ミーティング後の情報整理などを効率化したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft SharePointでフォルダを作成する
Zoomで新しいミーティングが作成されたら、そのミーティング名でMicrosoft SharePoint上に専用のフォルダを自動で作成する連携です。
ミーティングごとに関連資料や議事録を保管するフォルダを手動で作成する手間がなくなり、情報の整理・管理がスムーズになります。
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定するたびに、議事録や関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手動で作成する作業は、手間がかかり作成漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると、自動でMicrosoft SharePointに関連フォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、重要な情報の集約と管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとMicrosoft SharePointを活用し、ミーティング情報の管理を徹底したい方
・手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
・ミーティングに関連する事務作業を自動化し、業務効率を改善したいチームリーダーの方
■注意事項
・Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomで特定のミーティングが作成されたら、Microsoft SharePointでフォルダを作成する
上記の自動化に条件分岐を追加し、ミーティングの件名に「商談」や「定例」といった特定のキーワードが含まれている場合のみ、Microsoft SharePointにフォルダを作成する連携です。
必要なミーティングのフォルダだけを自動で作成し、不要なフォルダが乱立するのを防ぐため、より整理された効率的なファイル管理が実現します。
■概要
Zoomでミーティングを設定するたびに、議事録や関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手動で作成していませんか？
こうした手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則のミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomで特定のミーティングが作成された際に、Microsoft SharePointへ自動でフォルダが作成され、Microsoft SharePointとZoomを連携させた情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでのミーティングが多く、Microsoft SharePointでの情報管理に手間を感じている方
・Microsoft SharepointとZoomを使ったファイル管理のルールを統一し、手作業でのフォルダ作成をなくしたい方
・ミーティングに関連する情報管理を自動化し、業務の効率化を目指すすべてのビジネスパーソン
■注意事項
・Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointやZoomを使ったその他の自動化例
Microsoft SharePointやZoomのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
kintoneなどと連携することで、レコードが追加されたらMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成できます。
簡単な設定だけでフォルダの作成漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Microsoft SharePointでリストに新しいアイテムが追加・更新された際に、Microsoft Teamsへ自動的に通知を送るワークフローです。
重要な更新情報をリアルタイムでメンバーに伝達し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してプロジェクト管理を行っており、情報共有をスムーズにしたい方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、通知機能を有効活用したいチームリーダー
・業務フローの自動化を検討中で、SharePointとTeamsの連携を図りたいIT担当者
・チームのコミュニケーションを強化したい経営者
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Microsoft SharePointでリストのアイテムが更新されたら、Outlookに通知する」フローは、Microsoft SharePointのリスト更新を即座にOutlookへ知らせる業務ワークフローです。Microsoft SharePointでの情報更新を見逃さないように、チーム全体に迅速な通知が必要になることがあります。
このワークフローを使えば、Microsoft SharePointでアイテムが更新されるたびに自動でOutlookに通知が送られ、効率的に情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを日常的に利用しており、リストの更新情報をリアルタイムで把握したい方
・Outlookでのメール通知を活用して、チームメンバーに共有情報を迅速に伝えたい方
・手動での通知作業を減らし、業務の効率化を図りたいIT管理者の方
・情報更新の見逃しによる業務遅延を防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Microsoft SharePointに新規ファイルが作成されたらBoxにも追加する」フローは、ファイル管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、SharePointに新しいファイルがアップロードされた際に、自動的にBoxにも同じファイルが追加されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとBoxを併用している企業のIT担当者
・ファイル管理の効率化を図りたいプロジェクトリーダー
・業務プロセスの自動化を推進する経営者
・RPAやAIを活用した業務改善に関心がある方
・ドキュメントのセキュリティとバックアップを強化したい管理者
■注意事項
・Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてNotionに追加する」ワークフローは、ファイル情報の管理を効率化します。
書類の内容をOCRで読み取り、自動でファイル情報を追加できるため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイルの管理を行っている方
・Microsoft SharePoint上のファイルを利用して業務を行っているが、必要な情報を別のプラットフォームに手動で転記するのが面倒な方
・Microsoft SharePointの書類をOCRして、Notionに自動でデータ追加したいと考えている方
・Notionを利用して情報の一元管理を進めている方
・業務の効率化を目指しており、ファイルのOCRと情報共有を自動化したい方
■注意事項
・Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
Zoomを使った便利な自動化例
Garoonなどのカレンダーアプリと連携することで、予定が登録されたらZoomでミーティングを自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで、Zoomを開いてミーティングを作成する手間を省けるので、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
Hubspotのコンタクトページから、Zoomのミーティングを登録し、Gmailで会議情報をコンタクトに送付するフローボットです。Zoomの会議URLの発行と招待メールの送付を自動的に実施することが可能です。
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Zoomのウェビナーにその情報を用いて、登録者として追加するフローです。
SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をChatworkに通知するフローです。
Zoomで企業とのミーティングが終了したら、Miroに新たにボードを作成するフローです。
■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Zoomミーティング終了後、ChatGPTで議事録を作成し参加者にメール送信する」フローは、会議の記録作成と共有を自動化する業務ワークフローです。
特に頻繁にミーティングを行うチームや、記録の正確性を重視する組織に最適なワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング後の議事録作成に時間をかけているビジネスパーソン
・会議内容を正確に記録し、チーム全体で共有したいプロジェクトマネージャー
・ChatGPTを活用して業務の効率化を図りたいIT担当者
・議事録の質を向上させ、情報共有をスムーズに行いたい企業の管理職
・多人数が参加するミーティングで、手動での議事録作成が負担になっているチームリーダー
■注意事項
・Zoom、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Zoomで行われた通話の内容を自動的に文字起こしし、その文字起こし結果をOpenAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する仕組みです。
これにより、通話の内容を迅速に確認し、要点を簡潔に把握することができ、後から簡単に検索・分析できる形でデータとして管理することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで定期的に会議や通話を行い、その内容を効率的に記録・管理したい方
・通話内容を要約してGoogle スプレッドシートで整理したいプロジェクトリーダーやチームメンバー
・通話の内容を素早く理解し、後から確認できるように保存したい担当者
・OpenAIを使って通話内容の要約を自動化し、作業効率を上げたい方
・文字起こしや要約作業を手動で行う負担を減らしたいチーム
■注意事項
・OpenAI、Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
まとめ
Microsoft SharePointとZoomの連携を自動化することで、Zoomミーティングの設定や関連フォルダの作成といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
Microsoft SharePointとZoomの連携に興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：OCRで読み取れるファイル形式や精度は？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わることがあります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が指定文字数以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
Q：自動化の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：自動化フローでエラーが発生した場合、フローボット内でエラーとして記録され、アカウント発行時に登録したアドレスにメールが自動通知されます。
通知内容からエラー箇所と原因を確認できるので、ヘルプページを参考に対応を行ってください。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
Q：担当者以外の関係者にも通知できますか？
A：はい、可能です。
「メールを送る」のオペレーションで「To」「CC」「BCC」に送信先のメールアドレスを指定いただくことで通知できます。
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