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「Microsoft SharePointのフォルダ整理、いつも手作業でやっているな…」
「毎月のファイル移動を忘れてしまったり、間違った場所に移動してしまったりすることがある…」
このように、Microsoft SharePoint上でのファイル管理、特に定期的なファイルの移動作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">毎月決まった日時に、Microsoft SharePointの特定フォルダ内にあるファイルを、指定した別のフォルダへ自動で移動させる仕組み</span>があれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SharePoint上のファイルを自動で移動する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePoint上でのファイル移動は、手作業で行うと手間がかかり、ミスも発生しがちです。ここでは、特定のスケジュールに基づいてファイルを自動で移動させる具体的なテンプレートを紹介します！この自動化により、定期的なバックアップやフォルダ整理の手間を削減できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">毎月や毎週など、設定したスケジュールをトリガーにして、Microsoft SharePoint上のファイルを指定したフォルダへ自動で移動させることができます。</span>
これまで手作業で行っていた定期的なファイルのバックアップや整理業務から解放され、作業漏れを防ぎながら業務の効率化が可能です！
それではここから代表的な例として、毎月決まった日時に、Microsoft SharePointの特定フォルダ内にあるファイルを、バックアップ用の別のフォルダに自動で移動するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft SharePointをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft SharePointとYoomのマイアプリ登録
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
1.「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓に「Microsoft SharePoint」と入力し、検索結果からMicrosoft SharePointのアイコンを選択します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
2.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにMicrosoft SharePointが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】毎月、Microsoft SharePointの特定フォルダ内のファイルをバックアップ用のフォルダに移動する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft SharePointのフォルダ内に、ファイルを格納しておきましょう！
※後続のMicrosoft SharePointのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のようなファイルを用意してみました。
テスト用のため、ファイルの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、トリガーの設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のトリガー「スケジュールトリガー」をクリックしましょう。
2.スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は日付指定から、通知する日を入力し、時刻は9時を設定しました。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしましょう。
1.アプリと連携する「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。アクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.API接続設定を行います。
「サイトID」「ドライブID」「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.同じ処理を繰り返す「同じ処理を繰り返す」をクリックしましょう。
※注意事項
「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
ここでは、繰り返しでファイルをMicrosoft SharePointの別フォルダに移動を行うための設定を行います。
繰り返し処理の設定を行うことで、Microsoft SharePointから複数のファイル情報を得た際に、複数ファイル全ての移動を「繰り返し対象の取得した値」で設定した値に応じて、順番に自動でできるようになります。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください。
Microsoft SharePointから取得する情報を、「繰り返し対象の取得した値」に設定します。
下図のように、取得した情報で、別フォルダ移動に使用する項目を、全て「取得した値」欄に設定してください。
※「＋取得した値を追加」をクリックすると設定欄が追加されます。
全て設定したら、「保存」しましょう。
1.アプリと連携する「ファイルを別のフォルダに移動」をクリックしましょう。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
「サイトID」「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「移動対象ファイルのアイテムID」「移動後のファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「移動先のフォルダ名」を入力してください。こちらに入力した値で「複製先フォルダのアイテムID」を検索します。
「移動先フォルダのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際に、別フォルダにファイルが移動されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
さまざまな業務アプリで発生するデータ登録やファイル受信、ページ作成などの動きを検知し、共有ストレージへのフォルダ作成やファイル保存、通知送信などを自動で行えます。
これにより、手作業でのアップロードや整理作業が不要となり、担当者の負担を軽減することが可能です。
ファイルの紛失や更新漏れ、共有ミスを防止し、常に最新の情報が関係者に行き渡る仕組みを構築できるでしょう。
Microsoft SharePointでの定期的なファイル移動を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたバックアップやフォルダ整理の手間を削減し、移動漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒な定型作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:移動が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A:失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q:ファイル移動後にSlackやTeamsに通知を送れますか？
A:はい、送れます。
「ファイルを別のフォルダに移動」の下に、SlackやTeamsに通知を送信するアクションを追加することで実現可能になります。
「ファイルを別のフォルダに移動」の下の「＋」マークをクリックし、「アプリ」で通知したいチャットツールを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」などの通知アクションを選択することで追加できます。
Q:移動先に同名のファイルがある場合はどうなりますか？
A:移動先に同名のファイルがある場合は、上書きされます。上書きしたくない場合は、「ファイルを別のフォルダに移動」の設定項目「移動後のファイル名」で、移動先のファイル名とは異なるファイル名を設定してください。
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