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「Smartsheetで管理しているプロジェクト情報を、boardの顧客情報と紐づけたい！」
「Smartsheetに新しい行が追加されるたびに、boardに手動でデータを転記するのが面倒で、ミスも発生しがち…」
このように、Smartsheetとboard間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetで新しい行が作成されたら、関連する情報を自動的にboardに登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業を削減可能です。
入力ミスや情報共有の遅れといったリスクをなくし、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Smartsheetとboardを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとboardのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたデータ入力や更新作業を自動化し、業務の効率を向上させることが可能になります。
例えば、Smartsheetの行情報をトリガーにして、boardの顧客情報を自動で作成・更新するといった連携が実現可能です。
これから具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで新しいタスクやプロジェクトに関する行が作成されたら、その情報を自動的に抽出し、boardに新しい顧客情報として登録するフローです。
<span class="mark-yellow">手作業によるデータ転記の手間を排除し、入力ミスや登録漏れを防ぎます。</span>
この連携により、プロジェクト管理と顧客情報管理が迅速に同期され、最新の状態で情報を一元管理できます。
Smartsheetで作成された行の中から、例えば「ステータスが“契約済み」といった特定の条件に合致する行のみを抽出し、boardの顧客情報として自動で登録するフローです。
この分岐処理を含む連携によって、<span class="mark-yellow">連携すべき重要なデータだけをboardに反映させることができ、より精度の高いデータ管理を実現します。</span>
それでは、さっそく実際にSmartsheetとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとboardの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が作成されたら、boardに顧客情報を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するSmartsheetとboardのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Smartsheetの登録方法
Smartsheetを検索すると下記画面が表示されます。
下記画面が表示されるので、サインインしましょう。
内容を確認したら、「許可」ボタンを押してください。
これで、Smartsheetのマイアプリ連携完了です！
2.boardの登録方法
先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はboardを検索しましょう。
アカウント名とアクセストークンを入力したら「追加」ボタンをクリックします。
※アクセストークンの取得方法はこちらをご覧ください。
これで、boardのマイアプリ連携完了です！
Yoomのテンプレートを活用すれば、業務の自動化フローを作成できます。
下記バナーをクリックし、移行先の画面で「このテンプレートを試してみる」ボタンを押しましょう。
テンプレートがコピーできたら、「OK」ボタンを押して設定をスタートしてください！
最初に自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行います。
「行が作成されたら」という項目をクリックしましょう。
下記画面は初期設定されているため、確認できたら「次へ」をクリックし進みましょう。
起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。
迅速なデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でのご使用がおすすめです。
※使用するご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
シートIDと作成日時のカラムIDは、枠内をクリックし候補から選択してください。
シートIDを選択してからカラムIDを選択しないと、うまく表示されないため注意しましょう。
ここまで設定が完了したら、Smartsheetの指定したシートにテスト用のメッセージを追加しましょう。
（下記画像は、一例です。）
再びYoomの画面に戻り「テスト」をクリックしてください。
先ほど追加した行の情報が取得した値に表示されるので確認後、設定を保存しましょう。
※取得した値については、こちらをご確認ください。
続いてboardと連携して、Smartsheetの行に追加した情報をboardの顧客に自動で登録する設定を行います！
「顧客の登録」という項目をクリックしましょう。
次の画面も設定済みのため、誤りが無いか確認できたら次のページに進んでください。
「APIキー」は、こちらのページを開き表示されたAPIキーをコピーし設定してください。
「顧客名」は、枠内をクリックして表示される取得した値から選択してください。
（デフォルトでは、Smartsheetの行から「顧客名（値１）」を自動で反映できるように設定しています。）
顧客略称名も、Smartsheetに追加した行から取得した値を反映できるように設定されているので確認しましょう。
デフォルト支払条件IDは、こちらのページから確認できます。
使用したい支払い条件をクリックし、以下の赤枠の箇所がIDとなるのでコピーして設定しましょう。
その他の項目は、必要に応じて任意で設定してください。（空欄のままでも問題ありません。）
設定が完了したら、「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、boardに顧客が自動で作成されるので確認してください。
問題無ければYoomの画面に戻り、「保存する」ボタンを押しましょう。
下記画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックしてください。
これで、「Smartsheetで行が作成されたら、boardに顧客情報を登録する」フローの完成です！
今回はSmartsheetからboardへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にboardからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
BIツールであるboardで新しい顧客情報が登録された際に、その情報をトリガーとしてSmartsheetに新しい行を自動で追加するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">営業部門が登録した顧客情報を素早くプロジェクト管理部門へ共有できるため、部門間の連携がスムーズになり、案件の引き継ぎ漏れなどを防ぎます。</span>
boardに登録された顧客情報の中から、「特定の業界」や「特定の契約プラン」といった条件に合致する顧客データのみを抽出し、Smartsheetに自動で追加するフローです。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">特定の対応が必要な顧客だけをプロジェクトチームに自動でエスカレーションできるため、対応の優先順位付けが容易になり、より戦略的な顧客管理が可能になります。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやboardのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Google スプレッドシートやGoogleフォームなど、さまざまなデータソースからSmartsheetに自動的に情報を追加できます。
例えば、新しい行がGoogle スプレッドシートで追加されるたびにSmartsheet内でフォルダを作成することが可能です。
これにより、手動でのデータ転記作業を減らし、情報管理を効率化します。
新しい案件が登録された際、その情報を他のツールに自動で転送することで、情報管理の効率を向上させることができます。
例えば、boardで新しい案件を登録すると、kintoneに自動でレコードを追加したり、Google Driveにフォルダを作成したりすることが可能です。
これにより、手作業での入力ミスや重複を防ぎ、チーム全体で情報を迅速に共有できます。
Smartsheetとboardの連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになるでしょう。
これまで単純作業に費やしていた時間を、本来注力すべき戦略的な分析や顧客対応といったコア業務に充てられる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：board側で顧客登録以外に何ができますか？
A：boardのアクションを変更することで、顧客登録以外の設定も可能です。
boardでは、下記画像のような連携が可能です。
boardを使用したその他の自動化については、こちらのテンプレート一覧をご確認ください。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：連携が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
詳しい設定方法はこちらのヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：連携はリアルタイムで実行されますか？
A：トリガーの起動間隔の最短は、ミニプランで10分、チームプランで5分です。
そのため素早い連携を求める場合は、より上のプランをおすすめします。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
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