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「Smooveで獲得した新規購読者を、営業管理のためにboardにも登録したい」
「でも、毎回手作業でSmooveからboardへ顧客情報をコピー＆ペーストするのは手間だし、入力ミスも起こりがち…」
このように、Smooveとboard間の手作業でのデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smooveに新しい購読者が登録されたタイミングで、その情報を自動的にboardの顧客情報として登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるでしょう。
また、入力ミスによるトラブルを減らし、より価値の高い営業戦略の立案や顧客対応といった、コア業務に集中できる時間を確保できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
これまで自動化を試したことがない方でもスムーズに導入できますので、ぜひこの機会に面倒な手作業を減らし、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Smooveとboardを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmooveとboardのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化し、業務プロセスを効率化できます。
例えば、Smooveで獲得したリード情報を、スムーズにboardの顧客情報として登録することが可能です。
こうした自動化により、迅速な営業アプローチに繋げられるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smooveのフォームなどから新しい購読者が登録されるたびに、その情報を手動でboardに顧客として登録する作業は、時間がかかります。
入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなるでしょう。
この自動化を設定することで、<span class="mark-yellow">Smooveに購読者が追加されたことをきっかけに、その氏名やメールアドレスといった情報を、boardへ新しい顧客として自動登録します。</span>
手作業による入力の手間やミスのリスクを減らし、最新の顧客情報を維持できます。
全ての購読者をboardに登録するのではなく、「特定のキャンペーン経由」や「特定のタグが付いた」購読者など、条件に合致するホットリードのみを顧客として管理したいケースもあるでしょう。
この自動化フローでは、<span class="mark-yellow">特定の条件を満たした購読者だけを、対象としてboardに顧客登録する</span>ことが可能です。
分岐処理を組み込むことで、営業チームは確度の高い見込み客リストに集中してアプローチしやすくなります。
それでは、実際にSmooveとboardを連携するフローを作成する手順を解説していきます。
今回は、ノーコードの業務自動化ツール「Yoom」を使用して、誰でも簡単に設定できる方法をご紹介します。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smooveで購読者が登録されたら、boardで顧客を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリ一覧の画面を表示したら、右上にある検索ボックスにSmooveと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の連携画面が表示されたら、「アカウント名」にはメールアドレスなど任意の名前を入力しましょう。
「API Key」は、Smooveにログインした上で発行し、ペーストして「追加」ボタンを押してください。
「マイアプリの作成に成功しました。」と表示されれば、Smooveとの連携は完了です！
先ほどと同じ手順で、マイアプリ連携からboardのアプリアイコンを探してクリックしてください。
アカウント名には任意のものを登録し、アクセストークンはboardにログインした状態で取得し、コピーして貼り付けます。
「追加」ボタンを押して、「マイアプリを作成しました。」の表示が出たらboardとの連携も完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Smooveの「新しい購読者が登録されたら」というアクションを設定しましょう。
タイトルを任意で設定し、Smooveと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
ここで一度Smooveにログインし、テスト用の購読者を登録しておきましょう。
これでアプリトリガーを動かすための、「新しい購読者が登録されたら」という条件が整います。
Smooveに新しく購読者を追加できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押してみましょう。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」として、Smooveに追加した購読者の内容が反映されていれば成功です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Smooveに新しく購読者が追加されたことをYoomで検知したら、その情報を使ってboardに顧客を登録していきます。
タイトルを任意で設定し、boardと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
まずはマイアプリ連携の際にboardで取得したAPIキーを入力します。
※APIキーを紛失した、もしくはエラーが出るという人は、boardで新たにAPIキーを取得しなおして入力してください。
次に「顧客名」と「顧客略称名」を設定していきましょう。
この例では顧客名も顧客略称名も同じ情報を入力していますが、必要なら他の情報を入力することも可能です。
また、取得した値を活用することで、今後新たにSmooveで購読者が作成される度に自動で新しい情報が反映されていきます。
「敬称」はデフォルト状態だと「御中」になるため、今回は「様」と入力しています。
次に「デフォルト設定番号」を入力しましょう。boardにログインして、任意の「支払い条件編集」画面のURLから番号を抽出し入力してください。
その他の必須ではない項目は、必要に応じて手入力による固定値や取得した値を活用して設定してみてください。
手入力やプルダウンで選択した箇所は、今後このフローで登録されるすべての顧客に適用されます。
必要な設定を終えたら「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
ここで実際にboardにログインしてみましょう。Smooveの情報から設定した通りの内容で、顧客として追加されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでSmooveに新しく購読者が登録されたら、自動でboardに同じ顧客情報が登録されるようになりました。
今回はSmooveからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardの情報をSmooveに連携したいというニーズもあるでしょう。
例えば、boardで新規に作成された顧客情報を、メールマーケティングのためにSmooveのコンタクトリストへ自動で追加するといった活用が可能です。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
boardで新規顧客が作成された際に、その顧客情報を手動でSmooveのコンタクトリストに登録するのは二度手間です。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">boardでの顧客作成をトリガーとして、対応する情報をSmooveにコンタクトとして自動で作成</span>できます。
登録作業の手間を減らし、マーケティングリストへの追加漏れを防ぐのに役立つでしょう。
boardで管理している顧客のうち、「契約済み」や「特定のサービス利用者」といった条件に合致する顧客だけを、Smooveの特定のリストに追加したい場合に役立つ自動化です。
<span class="mark-yellow">boardで作成された顧客情報の中から、特定の条件を満たすものだけを抽出し、Smooveにコンタクトとして登録</span>します。
セグメントに合わせた、きめ細やかなメールマーケティングを効率的に実施できるでしょう。
顧客が作成・更新されたら、メール配信や顧客管理システムへ顧客・リードを自動登録・更新します。
また、案件が登録されたら、ヘルプデスクへチケットを自動作成したり、チャットツールへ通知。
逆に、外部のメールシステムや顧客管理システムからの情報をトリガーに顧客・案件を自動作成・更新します。
手動でのデータ転記がなくなり、業務の効率とデータ精度が向上するでしょう。
この連携を実現することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmooveからboardへのデータ転記作業を減らし、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、マーケティング部門と営業部門間の情報共有がスムーズになり、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるでしょう。
また、本来注力すべき、コア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築することが可能です。
もし、日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：氏名やメールアドレス以外の項目も連携できますか？
A：はい、可能です。
あらかじめSmooveに情報を登録しておけば、以下の項目もboardに連携できます。
Q：特定の購読者を絞り込む条件を具体的に設定できますか？
A：はい、できます。
例えば「住所に特定のワードが含まれる」「メールアドレスに特定のワードが含まれる（ドメインの指定）」といった設定が可能です。
詳しい設定方法は「分岐」の設定方法をご確認ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
また、特定の購読者を絞り込んで後続オペレーションに連携させる自動化については、以下のテンプレートもチェックしてみてください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
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