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「プロジェクト管理はSmartsheet、顧客リストはAirtableで管理しているけど、両方の情報を手動で同期するのが大変…」
「Smartsheetに新しいタスクを追加するたびに、Airtableにも同じ内容をコピー＆ペーストしており、入力ミスや更新漏れが心配…」
このように、複数のSaaSをまたいだ手作業でのデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加された瞬間に、その情報が自動でAirtableのデータベースに登録される仕組み</span>があれば、面倒な転記作業から解放され、情報の正確性を保ちながら、より重要な戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとAirtableを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとAirtableのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記や更新作業を自動化できます。
これにより、入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetに新しいプロジェクトのタスクや課題が追加されるたびに、その情報をAirtableに手動で転記する作業を自動化します。
この連携により、<span class="mark-yellow">タスク情報を素早くAirtableのデータベースに同期できる</span>ため、転記の手間が完全になくなり、ヒューマンエラーの心配もありません。
Smartsheetに追加された行の中から、「ステータスが完了になったもの」や「優先度がHighのもの」など、特定の条件に合致するデータのみを抽出し、Airtableに自動でレコードを追加します。
この分岐処理を含む連携を活用することで、<span class="mark-yellow">本当に必要な情報だけをAirtableに集約し、より効率的なデータ管理を実現</span>できます。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとAirtableの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Airtableにレコードを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにAirtableと入力し、対象のアイコンをクリックします。
以下の画面が表示されるので、任意の方法でログインしましょう。今回はメールアドレスでログインしています。
※Airtableのマイアプリ連携について、詳しくはこちらをご参照ください。
以下の画面が表示されたら、ページ下部の「+Add a base」をクリックしてワークスペースを選択します。
その後、「Grant access」をクリックしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、この後のテスト操作ために、カラムに日付を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。
テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Airtableでレコード作成する設定をしましょう。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
事前準備として、データの追加先となるAirtableの表をあらかじめ用意しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Airtableの準備が整ったら、Yoomの操作画面に戻ります。
「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」を入力しましょう。
ここは、Airtableのどの表にデータを書き込むかを指定するための項目です。注釈に沿ってそれぞれ入力してください。
「フィールド名」には、Airtable上でのカラム名（列タイトル）を入力します。
続いて、「値」の入力欄をクリックし、前のステップで取得済みのアウトプットから、登録したい項目に合わせて選択しましょう。
今回は以下の画像のように、それぞれの項目を入力しました。
「＋フィールド情報を追加」 をクリックすると、新しい項目を追加することが可能です。
必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でAirtableにレコードが追加されるか確認しましょう。
今回は以下の赤枠通り、追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからAirtableへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAirtableからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
データの流れが逆になるだけで、同様に業務の自動化と効率化を実現できます。
Airtableで管理している顧客情報や商品リストに新しいレコードが追加された際に、そのデータをSmartsheetのシートに自動で行として追加可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">データソースがAirtableの場合でも、プロジェクト管理ツールであるSmartsheetと情報の整合性を保つ</span>ことができ、手動でのデータ移行の手間を省きます。
Airtableで「特定のステータスを持つレコード」や「特定の日付以降に追加されたレコード」など、指定した条件に合うレコードのみをSmartsheetに連携します。
この連携により、<span class="mark-yellow">プロジェクトの進捗管理に必要な情報だけをSmartsheetに自動で集約</span>できるため、ノイズの少ない効率的なタスク管理が可能です。
SmartsheetやAirtableを活用することで、情報の集約や連携を自動化し、管理業務の手間を大幅に削減できます。
Yoomには、それぞれのアプリを軸にした実用的なテンプレートが多数揃っているため、チーム間の連携がよりスムーズになるはずです。
GoogleフォームやGoogle Workspaceと連携することで、フォーム送信やユーザー登録の情報を即時にSmartsheetに反映させることができます。
さらに、SmartsheetのデータをもとにMicrosoft TeamsやMicrosoft Excelに自動通知・記載を行うことで、スピーディーな情報共有と二重入力の防止に役立ちますよ！
GmailやGoogle スプレッドシートからの情報をAirtableに自動登録することで、問い合わせや社内データを一元管理できます。
また、Airtableの更新内容をSlackやNotionなど他ツールに通知・連携させることで、業務の進捗や情報共有をスピーディーに行うことが可能です。
SmartsheetとAirtableの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetとAirtable間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、面倒な定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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