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「Airtableの情報を毎回コピー＆ペーストして請求書を作成するのが面倒…」
「手作業での請求書作成は、入力ミスや送付漏れがないか心配で何度も確認してしまう…」
このように、Airtableのデータを用いた請求書発行業務に時間と手間がかかっていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Airtableに新しいレコードが追加されるたびに、その情報をもとにした請求書PDFが自動で作成される仕組み</span>があればこうした定型業務から解放されますね。
その結果、より戦略的なコア業務に集中するための貴重な時間を確保できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Airtableのレコード情報をもとに請求書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Airtableでレコードが登録されたら、請求書を作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
AirtableとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに、請求書発行に用いるテスト用テーブルをご用意ください。
この時、メールアドレスとCreated Timeフィールドを含めるようにしましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードが登録されたら」のまま「次へ」をクリック。
まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明通りにベースID・テーブルID・Created Timeのフィールド名を入力してテストしましょう。
今回は「Created Time」という名称を使ってテーブルを作成しましたが、他の名称でも問題ありません。
成功したら保存してください。
なお、取得した値に取得したいレコードが反映していないことがあります。
その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加できます！
※取得する値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Airtableのテーブル情報をもとに、請求書を自動で発行する設定をします。
まず準備として発行書類の雛形を用意しておきましょう。
今回は以下のような雛形を用意しました。
合計金額のセル(B7)は、初期費用(B5)と月額料金(B6)を足した金額になるよう関数を入れており、このあと変数として数字が入ることで正しく表示されます。
用意したらYoomの設定画面に戻り「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に雛形となる書類を連携します。
先ほど用意したスプレッドシートのファイルIDを候補から選択してください。
同様に格納先のGoogle DriveフォルダIDを選択しましょう。
最後に出力ファイル名を設定して「次へ」をクリックしてください。
Airtableから取得した値や日付などの変数、固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズできます。
会社名など、変動する値は取得した値から選択しましょう。
置換条件の設定に移るので「設定方法」に従って設定を進めていきましょう。
まずデフォルトで置換対象の文字列が並んでいますが、これが雛形の項目と合っていない場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックしてください。
すると、雛形の項目に沿った内容に変わります。
あとは「置換対象の文字列」に対応する項目を「置換後の文字列」に入力していきましょう。
以下のようにAirtableから取得した値を選択すると、テーブル情報を変数として反映させることができます。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
全ての項目を埋めたらテストしてください。
成功したら保存しましょう。「ダウンロード」から書類を確認することもできます。
※成功しない場合は書類発行オペレーションが実行できないをご確認ください。
雛形に沿って、Airtableの内容を反映した書類が発行されました！
また、先ほど指定したGoogle Driveのフォルダに書類が格納されました。
※雛形と同じ形式(今回でいうとGoogle スプレッドシート)とPDFの2種類で作成・格納されます。
先ほど作成した請求書をYoomのメール機能で送付します。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。
まず、ToにAirtableから取得したメールアドレスの値を入力しましょう。
CC・BCCの設定もできます。
次に件名と本文を入力してください。
ステップ4と同様、Airtableから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
添付ファイルは予め設定されているので、そのまま「次へ」をクリックしましょう。
メール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。
送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認してみましょう。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存してください。
Airtableの情報をもとに作成された請求書が、Yoomのアドレスから送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Airtableでレコードが登録されたら、請求書を作成する方法でした！
レコードが登録・更新されたら、メールやチャットツールに通知したり、オンラインストレージにフォルダを自動作成します。
また、ステータス更新をトリガーに請求書を自動作成します。
手動でのデータ転記や通知漏れがなくなり、情報共有と業務処理のスピードが向上します。
Airtableと連携して請求書作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報の転記作業や書類作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は請求書発行業務に追われることなく、月末月初の繁忙期でも余裕を持って他のコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：レコード更新時でも自動化できますか？
A：はい、できます。
連携アカウントとアクションを選択する画面で、Airtableのアクションを「レコードが更新されたら」に変更してください。
Q：請求書のデザインはどこまで変えられますか？
A：雛形となるGoogle スプレッドシートを自社仕様にカスタマイズすることで、会社のロゴや社印を入れたりインボイス制度に対応したフォーマットにしたりと、様々な形式でお使いいただけます。
Q：メール送信前に社内の承認フローを挟めますか？
A：「承認を依頼」アクションを追加することで可能です。
承認者や承認内容の詳細を設定しましょう。
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