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「Smartsheetでプロジェクトを管理しているけど、関連ファイルはSharePointに手動でアップロードしている…」
「Smartsheetで行を追加するたびに、SharePointに対応するフォルダを手作業で作成するのが面倒…」
このように、プロジェクト管理ツールSmartsheetとファイル共有サービスMicrosoft SharePointを併用する中で、二重入力や手作業によるデータ連携に手間やストレスを感じていませんか？
このような定型的な繰り返し作業は、<span class="mark-yellow">SmartsheetとMicrosoft SharePointを自動連携させる仕組みを構築する</span>ことで、手間なく正確に処理できるようになります。
また、ファイル管理の抜け漏れやヒューマンエラーを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中する貴重な時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考に業務自動化の一歩を踏み出してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとMicrosoft SharePointのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報登録や更新作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Smartsheetに新しい行が追加されたタイミングで、その情報を基にSharePointに自動でフォルダを作成する、といった連携が実現します。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐにテンプレートとして利用できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで新しいプロジェクトやタスクの行が作成されるたびに、手動でSharePointに関連フォルダを作成する作業は、時間がかかるだけでなく、命名規則のミスや作成漏れの原因にもなります。
このテンプレートを利用すれば、Smartsheetで行が作成された際に、<span class="mark-yellow">行の情報を基にしたフォルダをSharePointに自動で作成できる</span>ため、プロジェクト開始時の準備を迅速化し、ファイル管理体制を即座に整えることができます。
全てのタスクやプロジェクトに対してフォルダを作成する必要がない場合、このテンプレートが有効です。
例えば「ステータスが“進行中”になった」や「特定の担当者がアサインされた」といった<span class="mark-yellow">特定の条件を満たす行がSmartsheetで作成された場合にのみ、SharePointにフォルダを自動生成</span>できます。
不要なフォルダの作成を防ぎ、SharePoint内を常に整理された状態に保ちながら、重要なプロジェクトのファイル管理を効率化します。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくSmartsheetからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にSmartsheetと入力するとSmartsheetのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.以下の画面が表示されます。連携したいアカウントでログインしてください。
2.以下の画面が表示されます。内容を確認し、「許可」をクリックしてください。
テストのため、あらかじめSmartsheetでテスト用のデータベースを作っておきましょう。
データベースには作成日時を入れておくと、後から手順を確認するときに役立ちます！
Microsoft SharePointも同じように検索します。
なお、「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。
1.Microsoft 365にログインしたままであれば、すぐにマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントでログインしてください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ログインできれば、Microsoft SharePointのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にSmartsheetとMicrosoft SharePointのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「行が作成されたら」のアイコンをクリックします。
Smartsheetと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「行が作成されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきましょう！
設定が終わったらテストのため、Smartsheetの画面で行を作成し、終わったらテストをクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Smartsheetから取得した情報を引用できるようになります。
設定を終えたら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。
※なお、以下の画像には表示されていませんが、実際には各項目に具体的な値が反映されます。
最後に、「フォルダを作成」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。アクションに「フォルダを作成」を選んだら、「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
設定が終わったら、テストしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です！
テスト後は、Microsoft SharePointの画面できちんとファイルが作成されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Smartsheetで行が作成されたら、Microsoft SharePointでフォルダを作成する方法でした！
今回はSmartsheetからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharePointからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、ファイル管理を起点としたプロジェクト管理の自動化も可能になります。
例えば、クライアントから受領した契約書やレポートがMicrosoft SharePointに格納されたら、<span class="mark-yellow">Smartsheetにファイル情報を含む新しい行が自動で記録</span>されます。
手動での台帳更新作業が不要になり、提出物の管理漏れを防ぎます。
例えば「特定のフォルダに格納された」あるいは「ファイル名に“請求書”という単語が含まれる」といった条件で絞り込み、<span class="mark-yellow">該当するファイルがアップロードされた時のみSmartsheetに行を追加</span>できます。
これにより、必要な情報だけをSmartsheetに集約し、より精度の高いタスク管理や進捗追跡が実現します。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやMicrosoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！"
行の作成や追加をトリガーとして、メール通知、データ自動追加、クラウドストレージへのフォルダ自動作成を実現します。
また、別のデータベースやフォームのデータに基づいて、プロジェクト・ワークシート管理ツール内に情報を自動登録することも可能です。
これにより、手動でのデータ入力や連携作業の手間を削減し、データ管理と情報共有を効率化できそうです。
リストへのアイテム追加時にチャットツールへ自動通知します。
また、受信した添付ファイルや投稿されたファイルをMicrosoft SharePointに自動アップロード。
さらに、電子契約サービスでの締結完了時に、関連ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納することも可能です。
手動でのファイル管理や情報伝達の手間を削減し、文書管理と情報共有を効率化しましょう。
SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたプロジェクト情報と関連ファイルの紐付け作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、プロジェクト管理とファイル管理がシームレスに繋がり、担当者は常に最新の正しい情報に基づいて業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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