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「Freshserviceで新しいチケットが作成されるたびに、関連ファイルを保管するためMicrosoft Sharepointに手動でフォルダを作成している」
「チケット番号や顧客名をフォルダ名に反映させる作業は、単純ながらもミスが許されず、意外と時間がかかってしまう」
このように、日々の定型業務に追われ、本来の業務に集中できていないと感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Freshserviceのチケット作成をトリガーに、フォルダをMicrosoft Sharepointへ自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした手作業による時間的ロスや入力ミスといった悩みを削減できるかもしれません。
これにより、より付加価値の高いコア業務へ集中できる時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshserviceとMicrosoft Sharepointを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshserviceとMicrosoft SharepointのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。
例えば、Freshserviceのチケット情報を基にSharepointにフォルダを自動作成したり、その逆の連携も可能です。
このような自動化により、データ入力の手間やミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
ここでは具体的な自動化例を紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Freshserviceで新しいサポートチケットが作成されるたびに、手動でMicrosoft Sharepointに関連フォルダを作成する作業は、時間がかかり入力ミスの原因にもなります。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">チケット作成をトリガーに、チケット情報（顧客名やチケット番号など）を含んだフォルダをSharepointに自動で作成</span>可能です。
情報管理の抜け漏れを防ぎ、対応履歴や関連資料を一元管理できるようになるでしょう。
それでは、実際にFreshserviceとMicrosoft Sharepointを連携させる自動化フローを作成していきましょう。
今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるYoomを使用して設定を進めていきますので、専門知識は一切不要です。
画面の指示に従って操作するだけで、誰でも簡単に設定を完了できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はFreshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Sharepointにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するFreshserviceとMicrosoft SharePointのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Freshserviceの登録方法
Freshserviceを検索すると下記画面が表示されます。
注釈を確認しアカウント名・APIキー・サブドメインを入力し、登録してください。
これで、Freshserviceのマイアプリ連携完了です！
2.Microsoft SharePointの登録方法
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointを検索すると下記画面が表示されます。
連携したいアカウントを選択しましょう。
パスワードを入力できたら、サインインしてください。
これで、Microsoft SharePointのマイアプリ連携完了です！
それでは、ここから自動化フローの構築を始めましょう。
Yoomでは、初めての方でも簡単に使い始められるように、実用的で分かりやすいテンプレートを多数ご用意しています。
まずは、下記バナーをクリックし移行先の画面で「このテンプレートを試す」ボタンをクリックしてください。
ワンクリックで、自動化の世界への第一歩を踏み出せます！
下記画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
「OK」ボタンをクリックしましょう。
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、「トリガー」と呼びます。
まずは、「チケットが作成されたら」という項目を押してください！
次の画面は初期設定されています。
アカウント情報に間違いがないか確認したうえで、「次へ」ボタンを押しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、 トリガーの動作テストを行いましょう！
Freshserviceにログインし、テスト用のチケットを作成してください。
例として下記画面のように設定してみました！
作成できたらYoomの画面に戻り、画面下部にある「テスト」ボタンを押しましょう。
テストが成功すると、取得した値に、Freshserviceで作成したチケットのデータが表示されるます。
正確に取得されているかどうかを確認し、設定を保存しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、Freshserviceで作成チケットの情報を引用しMicrosoft SharePointのフォルダを自動作成する設定を行いましょう。
「フォルダを作成」という項目を押します。
下記画面は自動で設定されます。
アカウント情報をチェックしたら、「次へ」ボタンをクリックしてください。
サイトIDとドライブIDは、枠内をクリックすると候補が表示されるので選択しましょう。
親フォルダ名は、注釈を確認し名前を設定しましょう。（下記画像は例です。）
親フォルダのアイテムIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択します。
フォルダ名は、下記画面のように自動設定されています。
このように設定すると、Freshserviceにチケットが作成されたら「件名」を引用し、Microsoft SharePointの指定したドライブに自動登録することが可能です。
ここまで設定できたら、「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、Microsoft SharePointに新規フォルダが自動で登録されるので確認してください。
内容を確認できたら、Yoomの画面に戻り設定を保存しましょう。
下記画面が表示されたら、「トリガーをON」に設定してください。
これで、「Freshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Sharepointにフォルダを作成する」フローの完成です！
今回はFreshserviceからMicrosoft Sharepointへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft SharepointでのアクションをきっかけにFreshserviceのデータを操作する自動化も可能です。
例えば、特定のフォルダにファイルが追加されたら、それをトリガーにFreshserviceでチケットを自動作成するといった業務フローも構築できます。
顧客から受け取ったファイルを特定のSharepointフォルダにアップロードした後、Freshserviceでチケットを手動作成する作業は二度手間であり、対応漏れのリスクも伴います。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Sharepointの指定フォルダにファイルが作成されたことをトリガーに、Freshserviceのチケットを自動で作成</span>するため、迅速かつ確実な対応開始を実現し、顧客満足度の向上にも繋がります。
今回ご紹介した連携以外でも、FreshserviceやMicrosoft SharePointのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
チケットが作成されたらチャットツールへ通知したり、AIで内容を解析し結果を追加します。
逆に、様々なツールの情報をトリガーにチケットやタスクを自動作成します。
手動でのチケット作成や通知漏れをなくし、顧客サポートのスピードと正確性が向上します。
ファイルやフォルダが作成されたら、チャットツールへ通知したり、データベースやタスク管理ツールに情報やタスクを自動転記します。
逆に、他ツールの情報をトリガーにフォルダを作成したりファイルを格納します。
情報連携の正確性と業務効率が向上します。
本記事では、FreshserviceとMicrosoft Sharepointの連携を自動化する方法について解説しました。
この連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチケット作成に伴うフォルダ作成などのデータ転記作業をなくし、ヒューマンエラーを減らせるかもしれません。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて顧客対応を進められるようになり、本来注力すべき問題解決などのコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作のみで簡単に構築できます。
もしFreshserviceやMicrosoft Sharepointに関する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：フォルダ名のルールは自由に設定できますか？
A：はい、できます。
記事では「件名」を例に挙げていますが、実運用では「優先度」や「日付」など、企業独自の命名規則でフォルダを管理したいケースも多いかと思います。
その場合、取得した値から「優先度」「作成日時」を選択することで実現可能です。
Q：SlackやMicrosoft Teamsに通知を送ることもできますか？
A：はい、可能です。
フォルダが自動作成されたことをチームのコミュニケーションツールに通知したい場合は、下記の通り設定できます。
「フォルダを作成」アクションの直下にある「＋」ボタンをクリックし、連携したいコミュニケーションツールを選択してアクションを設定しましょう。
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