【簡単設定】Microsoft SharepointのデータをFreshserviceに自動的に連携する方法

Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointでファイルを管理し、FreshserviceでITサービス管理を行っているものの、手作業でのチケット作成に手間を感じていませんか。
ファイルが追加されるたびに手動でチケットを作成する作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとFreshserviceの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが作成されると自動でチケットが作成されるため、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとFreshservice間の手作業での情報連携に課題を感じている担当者の方
・社内のファイル管理とITサービス管理の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・freshserviceとsharepointの連携により、チケット作成の対応漏れや遅延を防ぎたい方

■注意事項
・Freshservice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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「Microsoft Sharepointにアップロードしたファイルを元に、Freshserviceでインシデントチケットを作成している」
「ファイル名や関連情報を手作業でコピー＆ペーストしているため、時間がかかるしミスも発生しがち…」
このように、Microsoft SharepointとFreshservice間のデータ連携を手作業で行うことに、非効率さや限界を感じてはいませんか？

もし、Microsoft Sharepointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceのチケットを自動で作成する仕組みがあれば、こうした定型業務を削減可能です。

また、より重要な問い合わせ対応やシステム改善といったコア業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに業務を効率化できます。
ぜひこの記事を参考に、日々の作業をもっと楽にしていきましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft SharepointとFreshserviceを連携するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する

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■概要
Microsoft SharePointでファイルを管理し、FreshserviceでITサービス管理を行っているものの、手作業でのチケット作成に手間を感じていませんか。
ファイルが追加されるたびに手動でチケットを作成する作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとFreshserviceの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが作成されると自動でチケットが作成されるため、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとFreshservice間の手作業での情報連携に課題を感じている担当者の方
・社内のファイル管理とITサービス管理の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・freshserviceとsharepointの連携により、チケット作成の対応漏れや遅延を防ぎたい方

■注意事項
・Freshservice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharepointとFreshserviceを連携してできること

Microsoft SharepointとFreshserviceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報連携を自動化し、業務の効率を飛躍的に向上させることが可能になります。

Yoomでは、これらの連携をノーコードで実現するためのテンプレートを多数ご用意しており、アカウント登録後すぐに試すことが可能です。
登録は30秒程度で完了しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する

Microsoft Sharepointに新しいファイルが作成されるたびに、手動でFreshserviceを開いてチケットを作成する作業は、時間がかかるだけでなく対応漏れの原因にもなり得ます。

このテンプレートを利用すると、ファイル作成をトリガーとしてFreshserviceのチケットが自動で作成可能です。

これにより、迅速な初動対応が可能となり、手作業による転記ミスや対応漏れをなくすことができるでしょう。

Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する

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■概要
Microsoft SharePointでファイルを管理し、FreshserviceでITサービス管理を行っているものの、手作業でのチケット作成に手間を感じていませんか。
ファイルが追加されるたびに手動でチケットを作成する作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとFreshserviceの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが作成されると自動でチケットが作成されるため、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとFreshservice間の手作業での情報連携に課題を感じている担当者の方
・社内のファイル管理とITサービス管理の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・freshserviceとsharepointの連携により、チケット作成の対応漏れや遅延を防ぎたい方

■注意事項
・Freshservice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharepointとFreshserviceの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にMicrosoft SharepointとFreshserviceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharepointとFreshserviceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する」フローを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Microsoft SharepointとFreshserviceのマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピーする
• Microsoft Sharepointのトリガー設定とFreshserviceのアクション設定
• トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する

Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する

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■概要
Microsoft SharePointでファイルを管理し、FreshserviceでITサービス管理を行っているものの、手作業でのチケット作成に手間を感じていませんか。
ファイルが追加されるたびに手動でチケットを作成する作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとFreshserviceの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが作成されると自動でチケットが作成されるため、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとFreshservice間の手作業での情報連携に課題を感じている担当者の方
・社内のファイル管理とITサービス管理の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・freshserviceとsharepointの連携により、チケット作成の対応漏れや遅延を防ぎたい方

■注意事項
・Freshservice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1:Microsoft SharepointとFreshserviceのマイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

1.Microsoft Sharepointの登録方法

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Microsoft SharePointを検索すると、次の画面が表示されます。
連携したいアカウントを選択しましょう。

パスワードを入力後、「サインイン」をクリックしてください。

これで、Microsoft SharePointとのマイアプリ連携が完了しました！

2.Freshserviceの登録方法

Freshserviceを検索すると、以下の画面が表示されます。
案内に従って、アカウント名・APIキー・サブドメインを入力し、「登録」を行ってください。

これで、Freshserviceとのマイアプリ連携が完了しました！

ステップ2:テンプレートのコピー

Yoomでは、初めての方でも簡単に始められるように 豊富なテンプレート をご用意しています。
まずはテンプレートを使って、フロー作成を体験してみましょう。
下記バナーをクリックし移行先の画面で「このテンプレートを試す」ボタンを押すと、選択したテンプレートが自動で管理画面にコピー されます。

Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointでファイルを管理し、FreshserviceでITサービス管理を行っているものの、手作業でのチケット作成に手間を感じていませんか。
ファイルが追加されるたびに手動でチケットを作成する作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとFreshserviceの連携を自動化し、特定のフォルダにファイルが作成されると自動でチケットが作成されるため、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとFreshservice間の手作業での情報連携に課題を感じている担当者の方
・社内のファイル管理とITサービス管理の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・freshserviceとsharepointの連携により、チケット作成の対応漏れや遅延を防ぎたい方

■注意事項
・Freshservice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ポップアップが表示されるので、「OK」ボタンをクリック して設定を進めてください。

ステップ3:Microsoft SharePointのトリガー設定

最初に自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行います。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」という項目をクリックしてください。

以下の画面は初期設定済みです。
内容を確認したら、「次へ」をクリックして進んでください。

トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分のいずれかから設定可能です。
ご利用プランによって、設定できる最短の起動間隔が異なるため、事前にご確認ください。
なお、基本的にはプランで許可されている最短の起動間隔で設定することをおすすめします。

サイトIDとフォルダIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で選択してください。

続いて、トリガーの動作テストをおこないましょう。
Microsoft Sharepointにログインし、先ほど設定したフォルダにテスト用の書類をアップロードしてください。

Yoomの画面に再び戻り、テストを実行してください。

先ほどMicrosoft Sharepointにアップロードした情報が取得した値に表示されるので、確認できたら「保存する」ボタンを押しましょう。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4:分岐設定

次に、Microsoft Sharepointにアップロードしたファイルの「作成日時」と「更新日時」が等しい時のみ分岐し、Freshserviceに連携できるように設定していきます。
「分岐条件｜作成のみ抽出」という項目をクリックしましょう。

• 「分岐」の設定方法

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

次の画面は初期設定されています。
オペレーションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時＿トリガー」になっていることを確認してください。

分岐条件は、下記画像の通り取得した値から「最終更新日時＿トリガー」になっていることを確認します。
このように設定することで、ファイルの作成時のみフローが進むようになります。

ここまでの確認が完了したら「保存する」ボタンを押しましょう。

ステップ5:Freshserviceにチケットを作成する

Freshserviceと連携して、Microsoft Sharepointの情報を引用しFreshserviceのチケットを自動で作成する設定を行います！
「チケットを作成」という項目をクリックしましょう。

次の画面も初期設定されています。
設定に誤りが無ければ「次へ」ボタンをクリックし進んでください。

件名は、下記画像のように自動で設定されます。
このように設定することで、Microsoft Sharepointに作成した「アイテム名」（ステップ3で取得した値）を自動で取得してFreshserviceのチケットの件名に自動で登録することが可能です。

※「取得した値」は変数となるので、Microsoft Sharepointに新規ファイルが作成される度にそのデータを活用することができます！

問題の詳細は、自由に設定できます。
例えば下記画像のように設定すると、Microsoft Sharepointに新規作成したファイルの「URL」（ステップ3で取得した値）を取得し設定できます。
用途に合わせて、メッセージの内容や取得する値を変更してご利用ください！

メールアドレス・優先度・ステータスは、枠外の注釈を確認し設定しましょう。
手入力やプルダウンから設定した項目は、今後このフローで追加されるすべてのチケットに反映します。

ここまで設定できたら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると取得した値が表示されます。

Freshserviceに新規チケットが自動で作成されているので確認しましょう。

問題無ければ、Yoomの画面に戻り設定を保存してください。

ステップ6:トリガーをONにする

これで「Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する」フローの完成です！
「トリガーをON」にして、フローがきちんと動くか試してみましょう。

FreshserviceのデータをMicrosoft Sharepointに連携したい場合

今回はMicrosoft SharepointからFreshserviceへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にFreshserviceからMicrosoft Sharepointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Freshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Sharepointにフォルダを作成する

Freshserviceで新しいチケットが作成された際に、関連資料やログを保管するためのフォルダを都度Microsoft Sharepoint上で手動作成する作業は手間がかかります。

この自動化により、Freshserviceでのチケット作成をトリガーとして、チケット情報に基づいた名称のフォルダがMicrosoft Sharepointに自動で生成/span>することが可能です。

情報の一元管理と整理が格段に効率化されます。

Freshserviceでチケットが作成されたら、Microsoft Sharepointにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Freshserviceで新しいチケットが発行されるたびに、関連情報を管理するためMicrosoft Sharepointに手動でフォルダを作成していませんか。
この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、FreshserviceとMicrosoft Sharepointを連携させ、チケット作成をトリガーにフォルダを自動で作成できるため、こうした手作業をなくし、効率的な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Freshserviceでチケット管理を行い、手作業での後続処理に手間を感じている方
・Microsoft Sharepointでの情報管理をより効率化したいと考えているチームリーダーの方
・FreshserviceとSharepointの連携で、定型業務の自動化を進めたい情報システム担当者の方

■注意事項
・Freshservice、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft SharePointやFreshserviceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointやFreshserviceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Microsoft SharePointを使った自動化例

ファイルやフォルダが作成されたら、チャットツールへ通知したり、データベースやタスク管理ツールに情報やタスクを自動転記します。
逆に、他ツールの情報をトリガーにフォルダを作成したりファイルを格納します。
情報連携の正確性と業務効率が向上します。

 

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

試してみる

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointにファイルを格納するたびに、Smartsheetのシートを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間もかかり、入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化できます。Microsoft SharePointにファイルが格納されると、その情報が自動でSmartsheetに行として追加されるため、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointでのファイル更新後、Smartsheetへの手動入力に課題を感じている方
・SmartsheetとMicrosoft SharePointを連携させ、プロジェクト管理や情報共有の迅速化を目指すチームリーダーの方
・手作業によるデータ転記ミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている業務担当者の方

■注意事項
・SmartsheetとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、Discordに自動で通知する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointで新しいフォルダが作成された際に、Discordへ自動的に通知を送るワークフローです。
Yoomの強力なAPI連携やRPA機能を活用することで、sharepoint 自動化を実現し、チーム内での情報共有やコラボレーションを効率化します。
フォルダ管理がよりスムーズになり、業務の透明性が向上します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用しているが、フォルダ管理の通知が手動で煩雑に感じている方
・Discordを主なコミュニケーションツールとして使用しており、Microsoft SharePointとの連携を強化したい方
・業務フローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している管理者の方
・Yoomを活用して既存のSaaSアプリを効率的に連携させたい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する

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■概要
「Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、Microsoft SharePoint上のファイル管理を効率化します。
指定条件に合致したデータが自動でBacklogに反映されるため、対応漏れを防げます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用して社内のファイル管理を行っている方
・指定した条件のファイルが集まった際に、Backlogでタスクを起票する業務が発生している方
・ファイル格納から課題作成までのプロセスをよりスムーズに行いたいと考えている方
・複数業務を並行しており、手動でBacklogに課題を追加する手間を減らしたい方
・Backlogを使ってチーム内で業務やタスクを管理している企業

■注意事項
・Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointにファイルが格納されたらOCR・AI解析し、Asanaにタスクを追加する

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■概要
「Microsoft SharePointにファイルが格納されたらOCR・AI解析し、Asanaにタスクを追加する」フローは、Microsoft SharePointに保存された請求書や契約書をOCRとAIで読み取り、Asanaに必要なタスクを自動で起票する業務ワークフローです。
一般 事務 aiの活用で手入力ミスや確認の手間を大幅に削減します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointで請求書や契約書を管理し、一般 事務 ai導入に興味がある方
・OCRを使った自動読み取りで書類処理の手間を省きたい総務・経理担当者
・Asanaでのタスク作成が多く、効率化やミス防止を図りたいプロジェクトリーダー
・定型的な書類処理をRPAやAIで自動化し、クリエイティブな業務に集中したい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、Google スプレッドシートに行を自動で挿入する

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■概要
「Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、Google スプレッドシートに行を自動で挿入する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Microsoft SharePointで新しいファイルが追加されるたびに、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに記録されるため、手動でのデータ入力が不要になります。
これにより、情報の一元管理が可能となり、業務効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートを日常的に使用している業務担当者の方
・ファイル管理とデータ整理のプロセスを自動化したいIT担当者の方
・手動でのデータ入力によるミスを減らしたいチームリーダーの方
・業務効率化を図り、時間を有効活用したい経営者の方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

試してみる

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Microsoft SharePointに格納する

試してみる

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■概要
「Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Microsoft SharePointに格納する」ワークフローは、Zoomの会議後に自動で録画内容をテキスト化し、Microsoft SharePointに保存する業務ワークフローです。
Zoomでのミーティング終了時にレコーディングが自動的に文字起こしされ、Microsoft SharePointに格納されます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、会議後の記録作成に時間を取られているビジネスパーソン
・Microsoft SharePointでの情報管理を効率化したいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者
・会議内容の正確な記録と共有を重視するプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。

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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローは、チームの情報共有とファイル管理をスムーズに行う業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが生まれるたびに、対応するフォルダが自動的にSharePointに作成されることで、情報の一元管理と整理が簡単になります。これにより、チームメンバーは必要な資料や情報に迅速にアクセスでき、作業効率が向上します。
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■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとMicrosoft SharePointを両方活用しているチームリーダーの方
情報共有とファイル管理のプロセスを自動化したいIT担当者の方
複数のプロジェクトで効率的なドキュメント管理を目指しているプロジェクトマネージャーの方
手動でのフォルダ作成による時間の無駄を感じている企業の経営者の方

■注意事項
・Confluence、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Freshserviceを使った自動化例

チケットが作成されたらチャットツールへ通知したり、AIで内容を解析し結果を追加します。
逆に、様々なツールの情報をトリガーにチケットやタスクを自動作成します。
手動でのチケット作成や通知漏れをなくし、顧客サポートのスピードと正確性が向上します。

Freshserviceでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し結果を追加する

試してみる

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■概要
Freshserviceに寄せられる大量の問い合わせチケットの対応に、時間や手間がかかっていませんか。
一件ずつ内容を確認し、適切な対応を考える作業は担当者の大きな負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Freshserviceに新しいチケットが作成された際に、ChatGPTが自動で内容を解析し、要約や返信案をチケットに追記するため、問い合わせ対応の初動を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Freshserviceでのチケット対応をChatGPTを活用して効率化したいと考えている方
・ChatGPTとFreshserviceの連携で、問い合わせの一次対応を自動化したいサポートチームの方
・手作業でのチケット内容の確認や要約作成に多くの時間を費やしている方

■注意事項
・Float、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Freshserviceでチケットが作成されたら、Discordで通知する

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■概要
Freshserviceで新しいチケットが作成された際、関係者への共有に手間がかかっていませんか？
手動での通知作業は、対応の遅延や共有漏れにつながる可能性があります。
このワークフローは、FreshserviceのAPI連携を利用し、チケット作成をトリガーとしてDiscordへ自動で通知を送信するため、このような課題を解消し、スムーズな一次対応をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Freshserviceで作成されたチケット情報を、チームへ共有したいと考えている方
・FreshserviceのAPIなどを活用した情報共有フローの自動化を検討している方
・手作業による通知業務での、連絡漏れや対応遅延などの課題を解消したい方

■注意事項
・Freshservice、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Freshserviceでチケットが作成されたら、Slackで通知する

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■概要
Freshserviceで新しいチケットが作成された際、関係者への迅速な情報共有は重要ですが、手作業での通知は手間がかかり、対応漏れの原因にもなり得ます。
特にSlackを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームでは、この連携が不可欠です。
このワークフローを活用すれば、Freshserviceでチケットが作成されたタイミングで、自動でSlackに通知することが可能になり、情報共有の迅速化と対応漏れの防止を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Freshserviceで起票されたチケットの対応速度を向上させたいカスタマーサポート担当者の方
・Slackを活用して、チーム内のチケット対応状況をリアルタイムで把握したいと考えているマネージャーの方
・FreshserviceとSlack間の情報連携を手作業で行っており、自動化による効率化を目指している方

■注意事項
・Freshservice、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Freshserviceにチケットを作成する

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■概要
お問い合わせメールなどを確認し、都度Freshserviceへ手動でチケットを作成する作業に手間を感じていませんか？
手作業による転記ミスや対応漏れは、顧客対応の品質低下に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、FreshserviceのAPI連携などを複雑に設定することなく、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIがその内容を自動で解析しFreshserviceにチケットを作成するため、問い合わせ対応の初動をスムーズに自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した問い合わせをFreshserviceで管理しており、手作業での起票に課題を感じている方
・FreshserviceのAPIを利用した連携に関心があるものの、専門知識がなく自動化を断念していた方
・顧客からの問い合わせ対応の速度と正確性を向上させ、サポート品質を高めたいと考えている方

■注意事項
・Freshservice、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームから回答が送信されたら、Freshserviceにタスクを作成する

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■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼内容を、手作業でFreshserviceに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Freshserviceへ自動でタスクを作成できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受けた依頼をFreshserviceで管理し、手作業での転記に手間を感じている方
・FreshserviceのAPIを活用した業務効率化に関心があるものの、専門知識がなくお困りの方
・定型的なタスク作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているマネージャーの方

■注意事項
・Freshservice、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Freshserviceでチケットを作成する

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■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルで受けた問い合わせや依頼を、手作業でFreshserviceにチケットとして起票していませんか。
この作業は、対応漏れや転記ミスを引き起こす可能性があり、管理が煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、Freshserviceへ自動でチケットを作成できるため、こうした課題を解消し、freshserviceとteamsをスムーズに連携させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・FreshserviceとMicrosoft Teamsで、問い合わせや依頼を管理している情報システムや総務担当の方
・Microsoft Teamsのチャネルで受けた依頼の対応漏れや、チケットの起票忘れを防ぎたい方
・手作業によるチケット起票の手間をなくし、依頼対応の初動を迅速化したいと考えている方

■注意事項
・Freshservice、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Slackでメッセージがチャンネルに投稿されたら、Freshserviceでチケットを作成する

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■概要
Slackで受けた問い合わせや依頼を、手作業でFreshserviceにチケットとして起票する際に、手間や対応漏れを感じていませんか。
このワークフローは、特定のSlackチャンネルへの投稿をトリガーとして、Freshserviceのチケットを自動で作成します。
FreshserviceとSlack間の連携をスムーズにし、手作業による転記の手間やヒューマンエラーをなくし、迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・FreshserviceとSlackを活用し、問い合わせ対応を手作業で行っているヘルプデスク担当者の方
・Slackで受けた依頼内容を、Freshserviceへチケットとして起票し管理している情報システム部の方
・SlackとFreshserviceの連携を自動化し、チームの対応速度を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Freshservice、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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フォームから回答が送信されたら、内容をChatGPTで解析しFreshserviceにチケットを作成する

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■概要
フォームから寄せられる問い合わせの対応時、内容を一件ずつ確認して手作業でチケットを作成するプロセスに手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、フォームで受け付けた内容をChatGPTが自動で解析・要約し、その結果をもとにFreshserviceへチケットを自動で作成できます。
FreshserviceとChatGPTを連携させることで、問い合わせ対応の初動を効率化し、担当者の負担を軽減することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Freshserviceへのチケット起票を手作業で行っているカスタマーサポート担当者の方
・ChatGPTを活用して、フォームから寄せられる問い合わせ内容の要約や分類を自動化したい方
・FreshserviceとChatGPTを連携させて、問い合わせ対応業務を効率化したいと考えている方

■注意事項
・ChatGPT、FreshserviceのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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まとめ

Microsoft SharepointとFreshserviceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル管理とチケット起票の間のデータ転記作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は情報連携の遅延やミスを気にすることなく、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになるでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。

よくあるご質問

Q：連携が失敗した場合、通知や再実行はされますか？

A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。

• Slack・Chatworkへの通知設定

通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。

• エラーの対応方法

ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。

Q：チケット作成後、Slackなど別ツールにも通知できますか？

A：はい、できます。
「チケットを作成」直下にある「+」ボタンをクリックし、アプリ一覧から「Slack」を選択することで、連携設定が行えます。
なお、Slack以外にも多くのアプリと連携が可能で、業務フロー全体の効率化に役立ちます。
連携可能なアプリについては、下記のページをご参照ください。

• 連携アプリ一覧｜Yoom

Q：特定のファイルだけで自動化を起動できますか？
A：はい、可能です。
値と等しい {{最終更新日時_トリガー}}の下にある「+」ボタンをクリックし、再び「分岐」オペレーションを追加することで、特定のファイルだけを自動で連携できるようになります。
例えば、下記画像のように設定すると「アイテム名に見積書という値を含む」場合のみにFreshserviceに自動でチケットを作成することが可能です。