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「Microsoft Sharepointにアップロードしたファイルを元に、Freshserviceでインシデントチケットを作成している」
「ファイル名や関連情報を手作業でコピー＆ペーストしているため、時間がかかるしミスも発生しがち…」
このように、Microsoft SharepointとFreshservice間のデータ連携を手作業で行うことに、非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Sharepointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceのチケットを自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした定型業務を削減可能です。
また、より重要な問い合わせ対応やシステム改善といったコア業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに業務を効率化できます。
ぜひこの記事を参考に、日々の作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharepointとFreshserviceを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharepointとFreshserviceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報連携を自動化し、業務の効率を飛躍的に向上させることが可能になります。
Yoomでは、これらの連携をノーコードで実現するためのテンプレートを多数ご用意しており、アカウント登録後すぐに試すことが可能です。
登録は30秒程度で完了しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Sharepointに新しいファイルが作成されるたびに、手動でFreshserviceを開いてチケットを作成する作業は、時間がかかるだけでなく対応漏れの原因にもなり得ます。
このテンプレートを利用すると、<span class="mark-yellow">ファイル作成をトリガーとしてFreshserviceのチケットが自動で作成可能です。</span>
これにより、迅速な初動対応が可能となり、手作業による転記ミスや対応漏れをなくすことができるでしょう。
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharepointとFreshserviceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharepointとFreshserviceの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Microsoft Sharepointの登録方法
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointを検索すると、次の画面が表示されます。
連携したいアカウントを選択しましょう。
パスワードを入力後、「サインイン」をクリックしてください。
これで、Microsoft SharePointとのマイアプリ連携が完了しました！
2.Freshserviceの登録方法
Freshserviceを検索すると、以下の画面が表示されます。
案内に従って、アカウント名・APIキー・サブドメインを入力し、「登録」を行ってください。
これで、Freshserviceとのマイアプリ連携が完了しました！
Yoomでは、初めての方でも簡単に始められるように 豊富なテンプレート をご用意しています。
まずはテンプレートを使って、フロー作成を体験してみましょう。
下記バナーをクリックし移行先の画面で「このテンプレートを試す」ボタンを押すと、選択したテンプレートが自動で管理画面にコピー されます。
ポップアップが表示されるので、「OK」ボタンをクリック して設定を進めてください。
最初に自動化のきっかけとなるトリガーの設定を行います。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」という項目をクリックしてください。
以下の画面は初期設定済みです。
内容を確認したら、「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分のいずれかから設定可能です。
ご利用プランによって、設定できる最短の起動間隔が異なるため、事前にご確認ください。
なお、基本的にはプランで許可されている最短の起動間隔で設定することをおすすめします。
サイトIDとフォルダIDは、枠内をクリックし表示される候補から任意で選択してください。
続いて、トリガーの動作テストをおこないましょう。
Microsoft Sharepointにログインし、先ほど設定したフォルダにテスト用の書類をアップロードしてください。
Yoomの画面に再び戻り、テストを実行してください。
先ほどMicrosoft Sharepointにアップロードした情報が取得した値に表示されるので、確認できたら「保存する」ボタンを押しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に、Microsoft Sharepointにアップロードしたファイルの「作成日時」と「更新日時」が等しい時のみ分岐し、Freshserviceに連携できるように設定していきます。
「分岐条件｜作成のみ抽出」という項目をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面は初期設定されています。
オペレーションは「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時＿トリガー」になっていることを確認してください。
分岐条件は、下記画像の通り取得した値から「最終更新日時＿トリガー」になっていることを確認します。
このように設定することで、ファイルの作成時のみフローが進むようになります。
ここまでの確認が完了したら「保存する」ボタンを押しましょう。
Freshserviceと連携して、Microsoft Sharepointの情報を引用しFreshserviceのチケットを自動で作成する設定を行います！
「チケットを作成」という項目をクリックしましょう。
次の画面も初期設定されています。
設定に誤りが無ければ「次へ」ボタンをクリックし進んでください。
件名は、下記画像のように自動で設定されます。
このように設定することで、Microsoft Sharepointに作成した「アイテム名」（ステップ3で取得した値）を自動で取得してFreshserviceのチケットの件名に自動で登録することが可能です。
※「取得した値」は変数となるので、Microsoft Sharepointに新規ファイルが作成される度にそのデータを活用することができます！
問題の詳細は、自由に設定できます。
例えば下記画像のように設定すると、Microsoft Sharepointに新規作成したファイルの「URL」（ステップ3で取得した値）を取得し設定できます。
用途に合わせて、メッセージの内容や取得する値を変更してご利用ください！
メールアドレス・優先度・ステータスは、枠外の注釈を確認し設定しましょう。
手入力やプルダウンから設定した項目は、今後このフローで追加されるすべてのチケットに反映します。
ここまで設定できたら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると取得した値が表示されます。
Freshserviceに新規チケットが自動で作成されているので確認しましょう。
問題無ければ、Yoomの画面に戻り設定を保存してください。
これで「Microsoft Sharepointで指定フォルダにファイルが作成されたら、Freshserviceでチケットを作成する」フローの完成です！
「トリガーをON」にして、フローがきちんと動くか試してみましょう。
今回はMicrosoft SharepointからFreshserviceへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にFreshserviceからMicrosoft Sharepointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Freshserviceで新しいチケットが作成された際に、関連資料やログを保管するためのフォルダを都度Microsoft Sharepoint上で手動作成する作業は手間がかかります。
この自動化により、<span class="mark-yellow">Freshserviceでのチケット作成をトリガーとして、チケット情報に基づいた名称のフォルダがMicrosoft Sharepointに自動で生成/span>することが可能です。
情報の一元管理と整理が格段に効率化されます。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointやFreshserviceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルやフォルダが作成されたら、チャットツールへ通知したり、データベースやタスク管理ツールに情報やタスクを自動転記します。
逆に、他ツールの情報をトリガーにフォルダを作成したりファイルを格納します。
情報連携の正確性と業務効率が向上します。
チケットが作成されたらチャットツールへ通知したり、AIで内容を解析し結果を追加します。
逆に、様々なツールの情報をトリガーにチケットやタスクを自動作成します。
手動でのチケット作成や通知漏れをなくし、顧客サポートのスピードと正確性が向上します。
Microsoft SharepointとFreshserviceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル管理とチケット起票の間のデータ転記作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報連携の遅延やミスを気にすることなく、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：連携が失敗した場合、通知や再実行はされますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：チケット作成後、Slackなど別ツールにも通知できますか？
A：はい、できます。
「チケットを作成」直下にある「+」ボタンをクリックし、アプリ一覧から「Slack」を選択することで、連携設定が行えます。
なお、Slack以外にも多くのアプリと連携が可能で、業務フロー全体の効率化に役立ちます。
連携可能なアプリについては、下記のページをご参照ください。
Q：特定のファイルだけで自動化を起動できますか？
A：はい、可能です。
値と等しい {{最終更新日時_トリガー}}の下にある「+」ボタンをクリックし、再び「分岐」オペレーションを追加することで、特定のファイルだけを自動で連携できるようになります。
例えば、下記画像のように設定すると「アイテム名に見積書という値を含む」場合のみにFreshserviceに自動でチケットを作成することが可能です。
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